【正文】 物管公司 /管理處有權隨時選派兩名行政人員檢查更衣柜。 用餐要到管理處飯?zhí)没蛑付ㄎ恢茫豢稍谵k公室內(nèi)用餐。 文件（特別是機密、重要的文件）歸檔后分類后存放在文件柜內(nèi)，柜內(nèi)不要放置與工作無關的物品、或過時的文件等。 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 收集二次用紙（單面用過的紙） 對已無效、且原有的內(nèi)容不屬保密的二次用紙，除可留作自用外，統(tǒng)一放到指定位置，以作公用。 管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能，若目前使用的未有該項功能，應結(jié)合實際情況提出整改意見，并向公司報批加裝。 總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線 。 各管理處的分機號碼統(tǒng)一使用“ 8”開頭的三位數(shù)，各部門分機號碼按如下規(guī)定執(zhí)行。 使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。 服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督； 遇緊急事故時能服從召集命令，迅速到達現(xiàn)場增援； 室內(nèi)遵守消防規(guī)定，嚴禁使用及裝接高負荷的電器，嚴禁私接電線，（禁止明爐烹飪）； 室內(nèi)不得使用或存放危險及違禁物品； 個人被鋪及其他物品必須疊 放整齊，保持室內(nèi)清潔； 愛護室內(nèi)一切公共設施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設備； 愛護管理處統(tǒng)一配備的設施和物品，員工離職或損壞將按有關規(guī)定折舊或賠償； 各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日； 任何時侯均不得制造噪音、氣味； 、留宿外人或親友； ，干凈的收入柜內(nèi)，不得堆積室內(nèi)； ，遺失由當事人自行負責； 、賭博（打撲克、麻將）或其他不良行為； ，不得浪費，隨手關水掣、電掣； 30 ； ，必須向舍監(jiān)報告； 下班后舍員著裝仍需得體，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內(nèi)衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內(nèi)走動； ，一律要向公安部門申辦暫住證。 ． 10 司機應保持車輛外觀及車內(nèi)的整潔，備用修理工具齊全；停入停車場時應保障油箱儲油不少于 1/4，外出時需在正規(guī)停車場保管車輛、否則發(fā)生損毀、遺失或被盜等到情況，責任由當事人負責。 ． 3 停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時代監(jiān)控室）以備緊急情況使用車輛。 車輛使用范圍 ． 1 公司接送往來賓客等接待用車； ． 2 公司領導業(yè)務用車； ． 3 員工外出開會、聯(lián)系業(yè)務用車； 28 ． 4 其它緊急和特殊情況用車等。 ,若制服有損壞者按規(guī)定折舊作出賠償 ,若未能交還制服者按全額賠償 。 管理處行政人員辦理圖書登記手續(xù)，并及時更新書籍明細。 如遇維修需待料處理，由工程部與行政采購員協(xié)商購買事項，并將預計完成時間回復客服部前臺，在購 料完成維修后該單才作為完成單返回客服部作回單處理。 工程部接單人在完成該項任務后，第一時間回復前臺，前臺按相關的單號做好記錄。 對講機僅供工作上的聯(lián)系，不準用對 講機講與工作無關的事情，不得講影響公司 /管理處形象的說話或泄露公司 /管理處秘密。 對講機的維修 對講機的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負責，由資源部指定統(tǒng)一的維修商進行維修保養(yǎng)。 手機號碼為公司的一種資源，使用者不得利用此號碼作違法違紀使用。公司不承擔任何責任。 手機費用管理 CDMA 手機交由員工使用的當月起，員工相應享有與其職位相應的手機報銷。 對用戶維修由相關部門下單，工程部領料，完成維修后，客服中心在進行驗收的同時，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 在次月 1 日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任 審核。 、財務人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 《請購單》經(jīng)核準后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時，行政助理應重新依權限報批。 急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下，由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購，價值在人民幣五百元以上，一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。 經(jīng)市場調(diào)查，固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時，臨時尋找的供應商，采購品單價在 300 元（含）以上，或總價值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供應商來進行比較、核價。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。 適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應商管理及倉庫管理等。 資產(chǎn)的處理 資產(chǎn)的處理應填寫《實物資產(chǎn)處理申請表》，并根據(jù)有關規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn) 批準后交由財務部操作。 。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構成所有權的改變。 資產(chǎn)的定 義 泛指使用期為 1 年以上（含 1 年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。 職責： 管理處主任為印章的第一責任人，負責印章日常保管、使用審批，并在休息時以面授權形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。 頁號數(shù)的規(guī)則（適用于總頁數(shù)在 1 頁以上的表格；對于只有 1 頁的表格，不需加頁號數(shù)）： 1） 頁號數(shù)內(nèi)容：第 頁，共 頁。 香港月報制度：每月 28 日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。 1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部 借出。 定期組織清理文件（每年的 6 月和 12 月）。 內(nèi)部傳閱 收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應拖延。 《收文登記表》。 員工因謀求私利，參加業(yè)務單位請吃，影響公司形象者，將予警告和通報批評處理，屢犯者，將予辭退。 對于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為，公司 /管理處有權根據(jù)有關法律法規(guī)進行處理與追究。 ，應當即時取回和保管好文件。 對于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計劃，草案人必須在有關的討論會議后立即回收，以避免草案或計劃外泄，造成公司方面不必要的負面影響。 行政月報 半年度行政工作報告； 年度 工作報告； 各類會議紀要； 申報管理處年度行政預算 行政工作制度及流程 1 保密規(guī)定 為了加強對公司 /管理處信息資料的綜合保護，完善公司辦公室 /管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國家有關保密管理規(guī)定及勞動法規(guī)，結(jié)合公司 /管理處運作之實際，特制定本規(guī)定。 檔案管理 制定公司及管理處的《檔案管理制度》； 負責公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理； 發(fā)揮檔案價值，保障檔案安全完整； 監(jiān)督管理處檔案管理工作； 組織實施公司本部檔案室盤點工 作。 三、資源部與管理處行政具體業(yè)務管理的工作描述： 事務類型 資源部 管理處行政 行政規(guī)章制度 起草公司及管理處行政管理制度； 執(zhí)行公司行政管理制度； 監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度 檢查、完善現(xiàn)行各 項行政管理制度。 1）管理體系文件的發(fā)放管理。 2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。 執(zhí)行物管公司行政管理制度； 匯報管理處行政手冊的執(zhí)行情況及提出改進建議。 依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序； 管理好物管公司的所有文檔資料； 匯報管理處的檔案管理情況，并提出優(yōu)化改進建議； 印章 /用章管理 制定公司《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關制度和流程； 監(jiān)督、實施公司印章、蓋章及其他相關制度和流程； 審批各管理處刻制管理處印章申請； 嚴格執(zhí)行《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關制度和流程； 按工作需要申請刻制管理處印章，并妥善保管； 資產(chǎn)采購及管理 制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴格要求實施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作； 指導、監(jiān)督、檢查各管理處的資產(chǎn)管理工作； 在各管理處之間合理調(diào)配各類資產(chǎn)，組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作； 制定資產(chǎn)采購流程及相關應用表格； 按照行政采購審批權限實施物管公司的資產(chǎn)按公司《資產(chǎn)管理制度》、的職責要求，嚴格實施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司 /管理處各方面運作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司 /管理處認定為秘密的其他資料。 保密文件的傳遞 保密文件須以密封形式分發(fā)至接收人，并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司 /管理處內(nèi)的特別指定人送往。 員工保密的義務 員工負有對公司 /管理處上述信息及資料保密的義務，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關保密資料。 在職員工如違反本保密規(guī)定，公司 /管理處有權依據(jù)勞動法 有關規(guī)定即時解除與員工的勞動合同，且不給予任何經(jīng)濟補償；造成公司損失的，公司 /管理處有權要求員工賠償。 3 收發(fā)文及檔案管理 文件定義 本規(guī)定所提的文件是指：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門 /管理處 /物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。 發(fā)件 起草：由需要發(fā)件的部門 /管理處起草文件。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。由各管理處指定專人負責，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如： 對于保管期限已到的文件，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來文單位 /收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人（管理處主任 /物管公司經(jīng)理）等； 對于保管期限未到、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上； 檔案管理 文件的移交 對于各部門 /管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規(guī)定期限內(nèi)由物管公 10 司秘書移交至項目管理中心檔案室，具體移交期限如下： 重要文件如公司 /管理處證書、合同、及其他法律文件，應在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。 2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。 5 表格格式的管理規(guī)定 適用范圍 公司（“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。 2） 頁號數(shù)的字體：宋體， 9 號。 6 文件格式的管理規(guī)定 適用對象 本規(guī)定適用于公司 /管理處所有對內(nèi)和對外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。 管理處行政人員按《印章申請使用流程》辦理蓋章手續(xù)。其中，單位價值在 RMB2020以上（含 RMB2020 元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類，財務軟件系統(tǒng)中劃分為 A 類資產(chǎn)；單位價值在 RMB2020元以下的資產(chǎn)，屬非固定資產(chǎn)類，財務軟件系統(tǒng)中劃分為 H 類資產(chǎn)。 資產(chǎn)管理部門責任 負責按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報廢、減少、盤點等組織、登記手續(xù)，并對資產(chǎn)進行必要的維護安排。 。 由于使用中損壞而處理的，在歸檔時必須附有損壞報告。 職責 各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單，并負責倉庫管理 作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。倉存金額最高限額在 10,000 元內(nèi)，零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含） 三次。 采購審批權限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財務審批權限》執(zhí)行。 大件貴重物品除按照資金使用程序報批外，仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準。 行政助理接到核準后的《請購單 》后，應密切跟進交貨事宜，并及早做好相關的收貨準備工作。 倉庫管理 . 物品出倉 ：《請購單》中申購的物品； 必需的辦公用品。 倉庫管理 倉庫物品應擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應分名別類，在物品前掛上物品標簽卡； 倉庫除倉管員外，無特殊情況其他人員不準入內(nèi)； 倉庫應通風良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對易腐爛、發(fā)霉的物品應定期晾曬； 倉庫內(nèi)的機械設備應定期保養(yǎng)上油； 倉庫內(nèi)應擺放足夠的滅火器； 倉庫內(nèi)應做好安全用電管理，不準在倉庫內(nèi)進行加工、烹調(diào) 等作業(yè)，必須做到人走燈關； 倉庫內(nèi)應做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉管員休息或不在崗位時，應將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管，在此期間如需領用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。 各部門內(nèi)部需領用物品時，由部門提出申請，報人事行政經(jīng)理批準后方可領用。具體參照“手機通信費用管理規(guī)定”。 員工如想把原屬于自己的 CDMA 手機號碼退出公司集團網(wǎng)，可以向資源部提出申請，由資源部辦理。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)， 將會受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關責任的權利。 行政助理應建立對講機的設備臺帳，及時掌握對講機的性能狀況及使用情況。 用對講機時應先報崗位，然后講要找的崗位，再說具體事情；使用對講機時應使用禮貌用語，要求別人辦事時應多用“請”字，如“消防中心 CALL 巡樓保安，請即到層檢查號煙