【正文】 密文件。 對(duì)于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計(jì)劃，草案人必須在有關(guān)的討論會(huì)議后立即回收，以避免草案或計(jì)劃外泄，造成公司方面不必要的負(fù)面影響。 保密文件的銷毀 如因特殊原因須復(fù)印密件，經(jīng)辦人須嚴(yán)格控制復(fù)印的份數(shù)，如復(fù)印錯(cuò)誤或有多印份數(shù)，須立即作銷毀處理，不得用作二次紙循環(huán)再用。 ，應(yīng)當(dāng)即時(shí)取回和保管好文件。 員工有責(zé)任對(duì)工作過(guò)程中所接觸到的敏感資料或保密文件 做出特別處理與控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。 對(duì)于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為，公司 /管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理與追究。 公司任何員工個(gè)人不得要求和盡量避免受請(qǐng)參加業(yè)務(wù)單位的請(qǐng)吃。 員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請(qǐng)吃，影響公司形象者，將予警告和通報(bào)批評(píng)處理，屢犯者，將予辭退。無(wú)具體收文部門的文件，由資源部負(fù)責(zé)收文登記。 《收文登記表》。 打?。河砂l(fā)文部門 /管理處負(fù)責(zé)。 內(nèi)部傳閱 收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。 文件保管及處理 物管公司秘書及各管理處行政人員負(fù)責(zé)文件的保管工作。 定期組織清理文件（每年的 6 月和 12 月）。 檔案的保管 公司的檔案由資源部指定專人進(jìn)行保管， 一般雇員不得私自保留檔案。 1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請(qǐng)表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項(xiàng)目中心行政及信息管理部 借出。 檔案原件的歸還 1）借用人將檔案歸還時(shí)，須經(jīng)項(xiàng)目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認(rèn)。 香港月報(bào)制度：每月 28 日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報(bào)該管理處工作狀況至物管公司秘書及項(xiàng)目。 位置：公司標(biāo)志在表頭的最左邊，其右邊為“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠標(biāo)志的右邊）。 頁(yè)號(hào)數(shù)的規(guī)則（適用于總頁(yè)數(shù)在 1 頁(yè)以上的表格；對(duì)于只有 1 頁(yè)的表格，不需加頁(yè)號(hào)數(shù)）： 1） 頁(yè)號(hào)數(shù)內(nèi)容：第 頁(yè)，共 頁(yè)。 字體大?。焊鶕?jù)具體表格的排版而自行確定。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。 使用規(guī)定 6． 對(duì)外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。 職責(zé)： 管理處主任為印章的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章日常保管、使用審批，并在休息時(shí)以面授權(quán)形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。 加蓋的印章應(yīng)端正、清晰，加印位置應(yīng)“齊年蓋月”。 資產(chǎn)的定 義 泛指使用期為 1 年以上（含 1 年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。 資源部為公司所有資產(chǎn)主管部門。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。 固定資產(chǎn)的折舊 固定資產(chǎn)每月折舊費(fèi)用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門 /管理處承擔(dān)。 。 當(dāng)一項(xiàng)物品被認(rèn)定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個(gè)新的資產(chǎn)編號(hào)，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號(hào)的標(biāo)簽粘貼在該物品上。 資產(chǎn)的處理 資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫《實(shí)物資產(chǎn)處理申請(qǐng)表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn) 批準(zhǔn)后交由財(cái)務(wù)部操作。 固定資產(chǎn)的變賣，必須附有變賣的有關(guān)資料，包括變賣報(bào)告、手續(xù)、票據(jù)復(fù)印件等。 適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購(gòu)工作，供應(yīng)商管理及倉(cāng)庫(kù)管理等。 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)資金審核及調(diào)撥。每月保持物品庫(kù)存量在倉(cāng)庫(kù)最高庫(kù)存量及最低庫(kù)存量之間。 /費(fèi)用類 指單位價(jià)值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /費(fèi)用。 經(jīng)市場(chǎng)調(diào)查，固定供應(yīng)商無(wú)法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價(jià)格高時(shí)，臨時(shí)尋找的供應(yīng)商，采購(gòu)品單價(jià)在 300 元（含）以上，或總價(jià)值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行比較、核價(jià)。 對(duì)于批量貨品或大宗物品，均要求供應(yīng)商送貨上門。 急需及臨時(shí)需采購(gòu)的小件物品價(jià)值在人民幣五百元以下，由申請(qǐng)部門填寫《請(qǐng)購(gòu)表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)后交行政助理統(tǒng)籌采購(gòu)，價(jià)值在人民幣五百元以上，一律報(bào)公司資源部及總經(jīng)理批準(zhǔn)。 18 行政助理應(yīng)獲取正式書面的報(bào)價(jià)資料，內(nèi)容須詳細(xì)、真實(shí)，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號(hào)、規(guī)格、產(chǎn)地、價(jià)格、貨期等），還須顯示供應(yīng)商的詳細(xì)資料，必要時(shí)要有蓋章確認(rèn)，并附上公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品樣板、技術(shù)參數(shù)資料、質(zhì)檢證明等。 《請(qǐng)購(gòu)單》經(jīng)核準(zhǔn)后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時(shí)，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報(bào)批。 手續(xù)完備的《請(qǐng)購(gòu)表》、《入倉(cāng)單》、相關(guān)申請(qǐng)報(bào)告及發(fā)票到財(cái)務(wù)部報(bào)銷。 、財(cái)務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 物品盤點(diǎn) 每月 25 日前，人事行政助理對(duì)倉(cāng)庫(kù)內(nèi)物品進(jìn)行逐一清點(diǎn)。 在次月 1 日前將前月《庫(kù)存物品盤點(diǎn)表》、《入倉(cāng)單》、《出倉(cāng)單》交人事資源部主任 審核。 委托方 /供應(yīng)商將作為管理處對(duì)外采購(gòu)的優(yōu)先合作對(duì)象，可在合作時(shí)享受付款方式、評(píng)審條件、貨品驗(yàn)收方面的優(yōu)惠和方便。 對(duì)用戶維修由相關(guān)部門下單，工程部領(lǐng)料，完成維修后，客服中心在進(jìn)行驗(yàn)收的同時(shí)，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 11 集團(tuán)網(wǎng) 手機(jī)使用管理規(guī)定 手機(jī)所有 手機(jī)為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權(quán)為新世界物管公司所有，手機(jī)與手機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級(jí)以上員工使用。 手機(jī)費(fèi)用管理 CDMA 手機(jī)交由員工使用的當(dāng)月起，員工相應(yīng)享有與其職位相應(yīng)的手機(jī)報(bào)銷。 如享有報(bào)銷補(bǔ)助員工現(xiàn)使用中的 CDMA 手機(jī)，想加入集團(tuán)網(wǎng)，可把手機(jī)號(hào)碼及身份證復(fù)印件交給資源部，由資源部代為辦理。公司不承擔(dān)任何責(zé)任。 使用者在手機(jī)使用期間須妥善保管好手機(jī)及配件，如有損壞或遺失，公司將視實(shí)際情況要求使用者作出相應(yīng)賠償。 手機(jī)號(hào)碼為公司的一種資源，使用者不得利用此號(hào)碼作違法違紀(jì)使用。 員工一經(jīng)領(lǐng)用手機(jī)及其配件或使用公司配發(fā)的手機(jī)號(hào)碼，則視作自愿遵守上述規(guī)定。 對(duì)講機(jī)的維修 對(duì)講機(jī)的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負(fù)責(zé)，由資源部指定統(tǒng)一的維修商進(jìn)行維修保養(yǎng)。 對(duì)講機(jī)的使用 對(duì) 講機(jī)必須隨身攜帶，小心愛護(hù)，使用時(shí)應(yīng)小心輕放，嚴(yán)禁手提對(duì)講機(jī)天線，嚴(yán)禁用對(duì)講機(jī)敲擊硬物，因使用不當(dāng)造成損壞須照價(jià)賠償。 對(duì)講機(jī)僅供工作上的聯(lián)系，不準(zhǔn)用對(duì) 講機(jī)講與工作無(wú)關(guān)的事情，不得講影響公司 /管理處形象的說(shuō)話或泄露公司 /管理處秘密。 13 《工作任務(wù)單》使用辦法 目的 加快工作效率、避免工作延誤，把每一項(xiàng)工作明確到人和完成時(shí)間，以保證“成本、效率、質(zhì)量、態(tài)度”均使客戶得到滿意 使用說(shuō)明： 每一張工作任務(wù)單只有一項(xiàng)工作內(nèi)容，一個(gè)編號(hào)； 工作任務(wù)單共 3 聯(lián)：第一聯(lián)為白色，由下單部門保管；第二聯(lián)為紅色，由接單部門保管；第三聯(lián)為藍(lán)色，由倉(cāng)庫(kù)保管； “接待人”（客戶服務(wù)中心前臺(tái)）在接到報(bào)單人的電話時(shí)，需馬上詳細(xì)記錄、填寫“報(bào) 單人”姓名、“報(bào)單時(shí)間”和 “報(bào)單內(nèi)容”；若報(bào)單人到客戶服務(wù)中心前臺(tái)，則請(qǐng)報(bào)單人親自填寫 ． 4 接待人在確認(rèn)報(bào)單內(nèi)容后，需填寫“接待人”、“發(fā)單人”、“發(fā)單時(shí)間”“要求完成時(shí)間”欄內(nèi)容，并在 4 小時(shí)內(nèi)交接單部門 （一） 接單部門不得以任何理由拒簽工作任務(wù)單，接單人為接單部門的主管 （二） 接單人需填寫“接單時(shí)間”、“維修人員”，并在 4 小時(shí)內(nèi)交維修人員 （三） 維修人員填寫所需材料，憑工作任務(wù)單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)料 （四） 維修人員需填寫“到達(dá)時(shí)間”、“完成時(shí)間”或“未完成工作情況反饋”、“工時(shí)”、“工價(jià)”“總費(fèi)用” （五） 在完成工作以后，屬于有償服務(wù)的，馬上需請(qǐng)業(yè)主在“有償收費(fèi) 確認(rèn)”欄簽名；并把工作任務(wù)單交客戶服務(wù)中心確認(rèn)，由客戶服務(wù)中心前臺(tái)評(píng)分后，分別送下單部門主管、管理處主任進(jìn)行評(píng)分；由客戶服務(wù)中心前臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)保管，每月 25 日把工作任務(wù)單 25 統(tǒng)計(jì)表交人事行政助理進(jìn)行績(jī)效考評(píng) 當(dāng)任務(wù)單的任務(wù)沒(méi)有完成時(shí)，逾期一天，報(bào)管理處主任；逾期三天，報(bào)公司秘書轉(zhuǎn)總經(jīng)理。 工程部接單人在完成該項(xiàng)任務(wù)后，第一時(shí)間回復(fù)前臺(tái)，前臺(tái)按相關(guān)的單號(hào)做好記錄。如屬公共維修，次日由管區(qū)的高級(jí)助理現(xiàn)場(chǎng)核查后，在第一、三聯(lián)簽名確認(rèn)。 如遇維修需待料處理，由工程部與行政采購(gòu)員協(xié)商購(gòu)買事項(xiàng)，并將預(yù)計(jì)完成時(shí)間回復(fù)客服部前臺(tái)，在購(gòu) 料完成維修后該單才作為完成單返回客服部作回單處理。 14 圖書借閱管理規(guī)定 圖書的收集和管理 圖書館藏書來(lái)源： 購(gòu)買、定期收集、公司 /管理處 /部門 /員工提供。 管理處行政人員辦理圖書登記手續(xù)，并及時(shí)更新書籍明細(xì)。 15 制服管理規(guī)定 15． 1 目的 為了統(tǒng)一物管公司對(duì)外形象，加強(qiáng)員工的歸屬感，促進(jìn)公司的業(yè)務(wù)和管理水平，公司均為各崗位的員工訂制制服，現(xiàn)特制定相關(guān)的員工制服管理規(guī)定，具體內(nèi)容如下： 15. 2 一般規(guī)定 員工入職時(shí)可獲發(fā)兩套工作制服 。 ,若制服有損壞者按規(guī)定折舊作出賠償 ,若未能交還制服者按全額賠償 。 15. 4 工衣?lián)Q洗 工衣清潔原則上由員工自行負(fù)責(zé)，但管理處也會(huì)提供 必要的換洗服務(wù)，集中換統(tǒng)一律由公司行政部指定統(tǒng)一由一家合標(biāo)準(zhǔn)之洗滌服務(wù)商進(jìn)行，各管理處均按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。 車輛使用范圍 ． 1 公司接送往來(lái)賓客等接待用車； ． 2 公司領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)用車； ． 3 員工外出開會(huì)、聯(lián)系業(yè)務(wù)用車； 28 ． 4 其它緊急和特殊情況用車等。 ． 4 無(wú)法安排用車時(shí)，資源部將開具“無(wú)公司車輛安排回執(zhí)”。 ． 3 停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時(shí)代監(jiān)控室）以備緊急情況使用車輛。 ． 7 司機(jī)下班后應(yīng)將車輛停入停車場(chǎng)，同時(shí)及時(shí)登記行程公里數(shù)，掌握用油情況及控制用油量。 ． 10 司機(jī)應(yīng)保持車輛外觀及車內(nèi)的整潔，備用修理工具齊全；停入停車場(chǎng)時(shí)應(yīng)保障油箱儲(chǔ)油不少于 1/4，外出時(shí)需在正規(guī)停車場(chǎng)保管車輛、否則發(fā)生損毀、遺失或被盜等到情況，責(zé)任由當(dāng)事人負(fù)責(zé)。 員工應(yīng)保證無(wú)不良嗜好，不得攜眷住宿； 住宿作為員工福利，房屋租金、管理費(fèi)及必要正常的修繕維護(hù)費(fèi)由管理處負(fù)責(zé)，水電費(fèi)用由員工自行負(fù)擔(dān)。 服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督； 遇緊急事故時(shí)能服從召集命令，迅速到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)增援； 室內(nèi)遵守消防規(guī)定，嚴(yán)禁使用及裝接高負(fù)荷的電器，嚴(yán)禁私接電線，（禁止明爐烹飪）； 室內(nèi)不得使用或存放危險(xiǎn)及違禁物品； 個(gè)人被鋪及其他物品必須疊 放整齊，保持室內(nèi)清潔； 愛護(hù)室內(nèi)一切公共設(shè)施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設(shè)備； 愛護(hù)管理處統(tǒng)一配備的設(shè)施和物品，員工離職或損壞將按有關(guān)規(guī)定折舊或賠償； 各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日； 任何時(shí)侯均不得制造噪音、氣味； 、留宿外人或親友； ，干凈的收入柜內(nèi)，不得堆積室內(nèi)； ，遺失由當(dāng)事人自行負(fù)責(zé)； 、賭博（打撲克、麻將）或其他不良行為； ，不得浪費(fèi)，隨手關(guān)水掣、電掣； 30 ； ，必須向舍監(jiān)報(bào)告； 下班后舍員著裝仍需得體，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內(nèi)衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內(nèi)走動(dòng)； ，一律要向公安部門申辦暫住證。 接電話聽不懂對(duì)方語(yǔ)言時(shí)，應(yīng)說(shuō)：“對(duì)不起，請(qǐng)您用普通話，好嗎？”或“不好意思，請(qǐng)稍候，我不會(huì)說(shuō)廣州話”。 使用敬語(yǔ)，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。 31 任何情況下，嚴(yán)禁使用撥號(hào)上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。 各管理處的分機(jī)號(hào)碼統(tǒng)一使用“ 8”開頭的三位數(shù)，各部門分機(jī)號(hào)碼按如下規(guī)定執(zhí)行?！薄ⅰ澳鷵艿姆謾C(jī)正忙，請(qǐng)改撥其他分機(jī)號(hào)碼。 總機(jī)接外線電話至分機(jī)時(shí)，一般電話鈴聲響五次無(wú)人接聽，即掛線 。 行政人員要做好電話費(fèi)用的核準(zhǔn)報(bào)銷工作，并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話的正常合理使用。 管理處的電話小總機(jī)應(yīng)有可打印分機(jī)電話清單及計(jì)費(fèi)的功能，若目前使用的未有該項(xiàng)功能，應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況提出整改意見，并向公司報(bào)批加裝。若負(fù)責(zé)人不在，又確因業(yè)務(wù)需要掛長(zhǎng)途電話的，必須通過(guò)電話請(qǐng)示批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行撥打，并在三日以內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)，逾期不補(bǔ)辦者視為私人電話，電話費(fèi)由其本人全額支付。 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 收集二次用紙（單面用過(guò)的紙） 對(duì)已無(wú)效、且原有的內(nèi)容不屬保密的二次用紙，除可留作自用外，統(tǒng)一放到指定位置，以作公用。 21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定 保持辦公區(qū)域的整潔 通道上不許放置任何的物品。 文件（特別是機(jī)密、重要的文件）歸檔后分類后存放在文件柜內(nèi)，柜內(nèi)不要放置與工作無(wú)關(guān)的物品、或過(guò)時(shí)的文件等。 辦公屏風(fēng)、玻璃部分不可張貼任何紙張（包括圖紙等）；木板部分只能張貼與工作無(wú)關(guān)的內(nèi)容， 33 并及時(shí)更換破損不齊的或過(guò)時(shí)的內(nèi)容。 用餐要到管理處飯?zhí)没蛑付ㄎ恢?，不可在辦公室內(nèi)用餐。 員工證必須當(dāng)值時(shí)按規(guī)定佩戴，不得掛在腰際或以其他外衣遮蓋，違者以不配戴論處。 物管公司 /管理處有權(quán)隨時(shí)選派兩名行政人員檢查更衣柜。 鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件，否則所發(fā)生損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任，并按情節(jié)輕重論處或依法究辦： 離職時(shí)應(yīng)將 鑰匙交回資源