【正文】 密文件。 對于尚在草擬或討論中的、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計劃，草案人必須在有關的討論會議后立即回收，以避免草案或計劃外泄，造成公司方面不必要的負面影響。 保密文件的銷毀 如因特殊原因須復印密件，經(jīng)辦人須嚴格控制復印的份數(shù)，如復印錯誤或有多印份數(shù)，須立即作銷毀處理，不得用作二次紙循環(huán)再用。 ，應當即時取回和保管好文件。 員工有責任對工作過程中所接觸到的敏感資料或保密文件 做出特別處理與控制，以避免保密文件的泄露甚至流失。 對于涉及互聯(lián)網(wǎng)的泄密行為，公司 /管理處有權根據(jù)有關法律法規(guī)進行處理與追究。 公司任何員工個人不得要求和盡量避免受請參加業(yè)務單位的請吃。 員工因謀求私利，參加業(yè)務單位請吃，影響公司形象者，將予警告和通報批評處理，屢犯者，將予辭退。無具體收文部門的文件，由資源部負責收文登記。 《收文登記表》。 打?。河砂l(fā)文部門 /管理處負責。 內(nèi)部傳閱 收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應拖延。 文件保管及處理 物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。 定期組織清理文件（每年的 6 月和 12 月）。 檔案的保管 公司的檔案由資源部指定專人進行保管， 一般雇員不得私自保留檔案。 1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部 借出。 檔案原件的歸還 1）借用人將檔案歸還時，須經(jīng)項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整，并簽名確認。 香港月報制度：每月 28 日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。 位置：公司標志在表頭的最左邊，其右邊為“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”和表格名稱（兩行上下排列、緊靠標志的右邊）。 頁號數(shù)的規(guī)則（適用于總頁數(shù)在 1 頁以上的表格；對于只有 1 頁的表格，不需加頁號數(shù)）： 1） 頁號數(shù)內(nèi)容：第 頁，共 頁。 字體大?。焊鶕?jù)具體表格的排版而自行確定。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。 使用規(guī)定 6． 對外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期；正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。 職責： 管理處主任為印章的第一責任人，負責印章日常保管、使用審批，并在休息時以面授權形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。 加蓋的印章應端正、清晰，加印位置應“齊年蓋月”。 資產(chǎn)的定 義 泛指使用期為 1 年以上（含 1 年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。 資源部為公司所有資產(chǎn)主管部門。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構成所有權的改變。 固定資產(chǎn)的折舊 固定資產(chǎn)每月折舊費用最終由該固定資產(chǎn)的使用部門 /管理處承擔。 。 當一項物品被認定為資產(chǎn)后，由資源部登記，給予其一個新的資產(chǎn)編號，按統(tǒng)一的位置將資產(chǎn)編號的標簽粘貼在該物品上。 資產(chǎn)的處理 資產(chǎn)的處理應填寫《實物資產(chǎn)處理申請表》，并根據(jù)有關規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn) 批準后交由財務部操作。 固定資產(chǎn)的變賣，必須附有變賣的有關資料，包括變賣報告、手續(xù)、票據(jù)復印件等。 適用范圍 適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應商管理及倉庫管理等。 財務部負責資金審核及調撥。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。 /費用類 指單位價值在 1000 元以下（物品的使用期不限）的物品 /費用。 經(jīng)市場調查，固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時，臨時尋找的供應商，采購品單價在 300 元（含）以上，或總價值在 1,000 元 (含 )，要求有 3 家或 3 家以上供應商來進行比較、核價。 對于批量貨品或大宗物品，均要求供應商送貨上門。 急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下，由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購，價值在人民幣五百元以上，一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。 18 行政助理應獲取正式書面的報價資料，內(nèi)容須詳細、真實，除包括產(chǎn)品的必要信息外（如貨號、規(guī)格、產(chǎn)地、價格、貨期等），還須顯示供應商的詳細資料，必要時要有蓋章確認，并附上公司簡介、產(chǎn)品樣板、技術參數(shù)資料、質檢證明等。 《請購單》經(jīng)核準后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時，行政助理應重新依權限報批。 手續(xù)完備的《請購表》、《入倉單》、相關申請報告及發(fā)票到財務部報銷。 、財務人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 物品盤點 每月 25 日前，人事行政助理對倉庫內(nèi)物品進行逐一清點。 在次月 1 日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任 審核。 委托方 /供應商將作為管理處對外采購的優(yōu)先合作對象，可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優(yōu)惠和方便。 對用戶維修由相關部門下單，工程部領料，完成維修后，客服中心在進行驗收的同時，監(jiān)管材料是否得到合理使用。 11 集團網(wǎng) 手機使用管理規(guī)定 手機所有 手機為聯(lián)通公司送給新世界物管公司，所有權為新世界物管公司所有，手機與手機號碼統(tǒng)一由資源部配于新世界物管公司主管級以上員工使用。 手機費用管理 CDMA 手機交由員工使用的當月起，員工相應享有與其職位相應的手機報銷。 如享有報銷補助員工現(xiàn)使用中的 CDMA 手機，想加入集團網(wǎng)，可把手機號碼及身份證復印件交給資源部，由資源部代為辦理。公司不承擔任何責任。 使用者在手機使用期間須妥善保管好手機及配件，如有損壞或遺失，公司將視實際情況要求使用者作出相應賠償。 手機號碼為公司的一種資源，使用者不得利用此號碼作違法違紀使用。 員工一經(jīng)領用手機及其配件或使用公司配發(fā)的手機號碼，則視作自愿遵守上述規(guī)定。 對講機的維修 對講機的維修統(tǒng)一由各管理處行政助理負責，由資源部指定統(tǒng)一的維修商進行維修保養(yǎng)。 對講機的使用 對 講機必須隨身攜帶，小心愛護，使用時應小心輕放，嚴禁手提對講機天線，嚴禁用對講機敲擊硬物，因使用不當造成損壞須照價賠償。 對講機僅供工作上的聯(lián)系，不準用對 講機講與工作無關的事情，不得講影響公司 /管理處形象的說話或泄露公司 /管理處秘密。 13 《工作任務單》使用辦法 目的 加快工作效率、避免工作延誤，把每一項工作明確到人和完成時間，以保證“成本、效率、質量、態(tài)度”均使客戶得到滿意 使用說明： 每一張工作任務單只有一項工作內(nèi)容，一個編號； 工作任務單共 3 聯(lián)：第一聯(lián)為白色，由下單部門保管；第二聯(lián)為紅色，由接單部門保管；第三聯(lián)為藍色，由倉庫保管； “接待人”（客戶服務中心前臺）在接到報單人的電話時，需馬上詳細記錄、填寫“報 單人”姓名、“報單時間”和 “報單內(nèi)容”；若報單人到客戶服務中心前臺，則請報單人親自填寫 ． 4 接待人在確認報單內(nèi)容后，需填寫“接待人”、“發(fā)單人”、“發(fā)單時間”“要求完成時間”欄內(nèi)容，并在 4 小時內(nèi)交接單部門 （一） 接單部門不得以任何理由拒簽工作任務單，接單人為接單部門的主管 （二） 接單人需填寫“接單時間”、“維修人員”，并在 4 小時內(nèi)交維修人員 （三） 維修人員填寫所需材料，憑工作任務單到倉庫領料 （四） 維修人員需填寫“到達時間”、“完成時間”或“未完成工作情況反饋”、“工時”、“工價”“總費用” （五） 在完成工作以后，屬于有償服務的，馬上需請業(yè)主在“有償收費 確認”欄簽名；并把工作任務單交客戶服務中心確認，由客戶服務中心前臺評分后，分別送下單部門主管、管理處主任進行評分；由客戶服務中心前臺進行統(tǒng)計保管，每月 25 日把工作任務單 25 統(tǒng)計表交人事行政助理進行績效考評 當任務單的任務沒有完成時，逾期一天，報管理處主任；逾期三天，報公司秘書轉總經(jīng)理。 工程部接單人在完成該項任務后，第一時間回復前臺，前臺按相關的單號做好記錄。如屬公共維修，次日由管區(qū)的高級助理現(xiàn)場核查后，在第一、三聯(lián)簽名確認。 如遇維修需待料處理，由工程部與行政采購員協(xié)商購買事項，并將預計完成時間回復客服部前臺，在購 料完成維修后該單才作為完成單返回客服部作回單處理。 14 圖書借閱管理規(guī)定 圖書的收集和管理 圖書館藏書來源： 購買、定期收集、公司 /管理處 /部門 /員工提供。 管理處行政人員辦理圖書登記手續(xù)，并及時更新書籍明細。 15 制服管理規(guī)定 15． 1 目的 為了統(tǒng)一物管公司對外形象，加強員工的歸屬感，促進公司的業(yè)務和管理水平，公司均為各崗位的員工訂制制服，現(xiàn)特制定相關的員工制服管理規(guī)定，具體內(nèi)容如下： 15. 2 一般規(guī)定 員工入職時可獲發(fā)兩套工作制服 。 ,若制服有損壞者按規(guī)定折舊作出賠償 ,若未能交還制服者按全額賠償 。 15. 4 工衣?lián)Q洗 工衣清潔原則上由員工自行負責，但管理處也會提供 必要的換洗服務，集中換統(tǒng)一律由公司行政部指定統(tǒng)一由一家合標準之洗滌服務商進行，各管理處均按統(tǒng)一標準執(zhí)行。 車輛使用范圍 ． 1 公司接送往來賓客等接待用車； ． 2 公司領導業(yè)務用車； ． 3 員工外出開會、聯(lián)系業(yè)務用車； 28 ． 4 其它緊急和特殊情況用車等。 ． 4 無法安排用車時，資源部將開具“無公司車輛安排回執(zhí)”。 ． 3 停放公司指定車位，鑰匙交回資源部（或存放在時代監(jiān)控室）以備緊急情況使用車輛。 ． 7 司機下班后應將車輛停入停車場，同時及時登記行程公里數(shù)，掌握用油情況及控制用油量。 ． 10 司機應保持車輛外觀及車內(nèi)的整潔，備用修理工具齊全；停入停車場時應保障油箱儲油不少于 1/4，外出時需在正規(guī)停車場保管車輛、否則發(fā)生損毀、遺失或被盜等到情況，責任由當事人負責。 員工應保證無不良嗜好，不得攜眷住宿； 住宿作為員工福利，房屋租金、管理費及必要正常的修繕維護費由管理處負責，水電費用由員工自行負擔。 服從舍監(jiān)管理、派遣與監(jiān)督； 遇緊急事故時能服從召集命令，迅速到達現(xiàn)場增援； 室內(nèi)遵守消防規(guī)定，嚴禁使用及裝接高負荷的電器，嚴禁私接電線，（禁止明爐烹飪）； 室內(nèi)不得使用或存放危險及違禁物品； 個人被鋪及其他物品必須疊 放整齊，保持室內(nèi)清潔； 愛護室內(nèi)一切公共設施及物品，不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品，不得任意改造、改建室內(nèi)現(xiàn)有裝修及設備； 愛護管理處統(tǒng)一配備的設施和物品，員工離職或損壞將按有關規(guī)定折舊或賠償； 各房間的清潔由舍監(jiān)安排住宿人輪流清潔值日； 任何時侯均不得制造噪音、氣味； 、留宿外人或親友； ，干凈的收入柜內(nèi)，不得堆積室內(nèi)； ，遺失由當事人自行負責； 、賭博（打撲克、麻將）或其他不良行為； ，不得浪費，隨手關水掣、電掣； 30 ； ，必須向舍監(jiān)報告； 下班后舍員著裝仍需得體，不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內(nèi)衣褲甚至赤裸身軀在小區(qū)內(nèi)走動； ，一律要向公安部門申辦暫住證。 接電話聽不懂對方語言時，應說：“對不起，請您用普通話，好嗎？”或“不好意思，請稍候，我不會說廣州話”。 使用敬語，將要找的通話人姓名及要做的事交待清楚。 31 任何情況下，嚴禁使用撥號上網(wǎng)聊天、瀏覽、玩游戲等。 各管理處的分機號碼統(tǒng)一使用“ 8”開頭的三位數(shù)，各部門分機號碼按如下規(guī)定執(zhí)行?！?、“您撥的分機正忙，請改撥其他分機號碼。 總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛線 。 行政人員要做好電話費用的核準報銷工作，并協(xié)助管理處主任監(jiān)督電話的正常合理使用。 管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能，若目前使用的未有該項功能，應結合實際情況提出整改意見，并向公司報批加裝。若負責人不在，又確因業(yè)務需要掛長途電話的，必須通過電話請示批準后，方可進行撥打，并在三日以內(nèi)補辦審批手續(xù)，逾期不補辦者視為私人電話，電話費由其本人全額支付。 20 節(jié)約用紙、使用二次用紙的規(guī)定 收集二次用紙（單面用過的紙） 對已無效、且原有的內(nèi)容不屬保密的二次用紙，除可留作自用外，統(tǒng)一放到指定位置，以作公用。 21 辦公區(qū)域的管理規(guī)定 保持辦公區(qū)域的整潔 通道上不許放置任何的物品。 文件（特別是機密、重要的文件）歸檔后分類后存放在文件柜內(nèi)，柜內(nèi)不要放置與工作無關的物品、或過時的文件等。 辦公屏風、玻璃部分不可張貼任何紙張（包括圖紙等）；木板部分只能張貼與工作無關的內(nèi)容， 33 并及時更換破損不齊的或過時的內(nèi)容。 用餐要到管理處飯?zhí)没蛑付ㄎ恢茫豢稍谵k公室內(nèi)用餐。 員工證必須當值時按規(guī)定佩戴，不得掛在腰際或以其他外衣遮蓋，違者以不配戴論處。 物管公司 /管理處有權隨時選派兩名行政人員檢查更衣柜。 鑰匙保管人應遵守下列條件，否則所發(fā)生損失由保管人負擔責任，并按情節(jié)輕重論處或依法究辦： 離職時應將 鑰匙交回資源