【正文】 、若文件不符合相關(guān)規(guī)定，可退回來文單位并說明理由。② 在文件會簽過程中，若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)簽署需擬辦意見未提到的相關(guān)部門或相關(guān)人員出具意見，應(yīng)及時根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見將文件轉(zhuǎn)呈至指定部門或人員。② 集團(tuán)總裁審批權(quán)限外的文件根據(jù)集團(tuán)審批意見，及時擬定公文上報(bào)控股集團(tuán)審批，并做好上報(bào)文件的跟催、審批后分發(fā)工作。，注重效用，注重針對性和可操作性。，對文件所涉及事項(xiàng)做到簡單了解，加強(qiáng)與來文單位溝通。上邊推一推，下邊動一動，突擊收集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件，日常重視力度應(yīng)加強(qiáng)；防止“重坐門等客，輕主動服務(wù)”。不局限于當(dāng)“保管員”，紙質(zhì)檔案之外的電子文檔、臺賬的建立、保管要深入； 防止“重制度建立，輕制度落實(shí)”。財(cái)務(wù)專用章和法人章應(yīng)分開保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管，法人章有子（分）公司辦公室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管。嚴(yán)禁給內(nèi)容填寫不完整的文件用章；1嚴(yán)禁私自辦理印章交接手續(xù)；1合同正文原則上不能有手寫修改之處，如必須修改相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)由合同雙方領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋公章，否則不予蓋章；1一式多份的合同、文件須審核每份是否內(nèi)容一致；1作廢或損壞的印章不得私自銷毀，必須由總經(jīng)理帶回集團(tuán)總部檔案室予以統(tǒng)一封存；1合同落款處須有子分公司（或項(xiàng)目部）總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字，如無簽字的予以退回補(bǔ)簽。用車范圍：以下情況可安排用車集團(tuán)、子（分）公司大型接待（政府、媒體、企事業(yè)單位等）；集團(tuán)總裁級及以上領(lǐng)導(dǎo)因公出差至子（分）公司；集團(tuán)總部總經(jīng)理及以下人員去項(xiàng)目公司項(xiàng)目公司不得安排車輛接送。第七部分 接待管理一、總則接待是集團(tuán)公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分，為了加強(qiáng)對外公共關(guān)系、提高宣傳效果、樹立公司良好的外部形象，規(guī)范接待工作，特制定本制度。若因人數(shù)過多而不便一次接待的，在條件允許的情況下，可分批接待；（二）因工作需要安排客人用餐、住宿、用車、旅游、訂票的必須提前一天以上通知相關(guān)接待部門；（三）總部在酒店用餐時，在經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人和總裁領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行接待；各分公司需經(jīng)分公司第一負(fù)責(zé)人同意后方可接待；（四）一般來訪人員，公司只負(fù)責(zé)幫其預(yù)訂住宿，住宿期間產(chǎn)生的任何費(fèi)用原則上公司不予支付，負(fù)責(zé)接待人員須事先與客人交代清楚；政府來訪人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行操作；（五）接待費(fèi)用納入部門成本考核：對口接待費(fèi)用劃入接待部門。 會議組織管理一般分為會前準(zhǔn)備、會中控制和會后落實(shí)三個步驟。 會中控制包括：會議紀(jì)律的強(qiáng)調(diào)、會議議程的執(zhí)行、會議時間的控制及突發(fā)、臨時狀況的處理。對于會議上布置和安排的任務(wù)，行政部門要進(jìn)行整理和匯總，定期跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度情況。擬定會議紀(jì)要要注意以下幾點(diǎn)： 會議紀(jì)要要做到言簡意賅，突出核心內(nèi)容即可，切勿用含糊不清的語句和字眼。 會議紀(jì)要的發(fā)放范圍要根據(jù)會議的類型及紀(jì)要中涉及的范圍進(jìn)行確定；對于專項(xiàng)會議或涉密的會議，紀(jì)要原則上只發(fā)放參會人員。案例2： 辦字〔2013〕**號 簽發(fā)人：關(guān)于****的報(bào)告尊敬的***： 您好！***項(xiàng)目現(xiàn)已取得土地*****，各項(xiàng)工作正有序推進(jìn)，現(xiàn)由于******，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門討論后，建議****。針對這種情況我司已經(jīng)多次與該公司協(xié)調(diào)，并兩次發(fā)函要求該公司處理，該公司以我項(xiàng)目計(jì)算建筑面積有誤（該公司要求按滴水為界計(jì)算建筑面積）為由，故意不辦。案例4： 辦字〔2013〕***號 簽發(fā)人：關(guān)于前往美國明尼蘇達(dá)州考察的請示尊敬的董事長：您好！根據(jù)您在5月2日項(xiàng)目匯報(bào)會上的要求，農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)***總裁、***副總裁協(xié)同***副總裁擬定于6月20日左右前往美國明尼蘇達(dá)州布盧明頓市，針對西安項(xiàng)目4地塊商業(yè)Mall規(guī)劃建設(shè)事宜考察美國最具規(guī)模的封閉式購物中心—Mall of America，計(jì)劃考察周期為7天，根據(jù)初步計(jì)算，往返機(jī)票及火車票費(fèi)用約為85000元、食宿費(fèi)用約為25000元，共計(jì)約為壹拾壹萬元整（￥110,），所有費(fèi)用以發(fā)生為準(zhǔn)，據(jù)實(shí)報(bào)銷，總額控制在11萬元以內(nèi)，不納入農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)預(yù)算考核。二、檔案管理案例案例5：檔案保管圖1 圖2案例分析： 檔案存檔工作要注重檔案類別、時間先后、邏輯關(guān)聯(lián)性三大原則進(jìn)行歸檔存放；圖1中檔案存放凌亂、無序，檔案盒和檔案卷宗交叉混存，檔案名目字體不一、模糊不清；圖2中按照檔案分類的“三原則”，注重?cái)[放的分類性和一致性，存檔情況良好；案例6：檔案借閱圖3案例分析：檔案借閱工作應(yīng)注重借閱審批權(quán)限的合規(guī)性、借閱流程規(guī)范性和借閱時長控制性；圖3作為某項(xiàng)目公司某月度借閱檔案審批情況，審批人經(jīng)檔案保管員、檔案保管部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目公司負(fù)責(zé)人層層把關(guān)，借閱時間和歸還時間作出明確，借閱人和歸還人均簽字確認(rèn)；流程規(guī)范、審批環(huán)節(jié)完備、借閱時間合理、匯總記錄工作細(xì)致，整體借閱工作反映良好；三、印章使用案例案例7： 案例分析：***物流公司因辦理房地產(chǎn)開發(fā)資質(zhì)事宜，需在《***雨潤農(nóng)產(chǎn)品全球采購中心有限公司股東決議》上加蓋“雨潤控股集團(tuán)有限公司”及“江蘇雨潤農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán)有限公司”公章。17:45—19:00******洽談***、***、***19:00—20:30用餐***、***、*****月**日待定送客人去機(jī)場備注 ***、***、*** ***、***、***雨潤***集團(tuán)辦公室***年***月***日案例分析： **省**市市長來集團(tuán)參觀考察。 40