【正文】 計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)等合同時，應(yīng)在合同條款中明確規(guī)定檔案工作的內(nèi)容，包括：(1) 在合同中明確約定對參建單位的歸檔要求：要求各參建單位必須嚴格執(zhí)行《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002），完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的項目文件的編制和整理、歸檔工作，確保項目文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。(4) 在合同中明確約定參建單位完成歸檔工作與支付工程款的對應(yīng)關(guān)系：在合同中明確約定參建單位移交的歸檔文件材料必須經(jīng)建設(shè)單位審查合格并確認歸檔后，方可向參建單位支付一次性工程款或工程尾款。 項目文件的收集 收集內(nèi)容項目文件的歸檔范圍、分類、保管期限、保管單位，依據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002）和《基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》（詳見附錄B）。案卷質(zhì)量應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T118222008）和《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002）的要求，分類、組卷、排列、編目規(guī)范、系統(tǒng)。(7) 成冊、成套的項目文件宜保持其原有形態(tài)。以件為單位編寫頁號，每份文件頁號均從“1”開始?？萍紮n案分類目錄樣式見附錄 D。③案卷內(nèi)文件可采用整卷裝訂或以件為單位裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。 項目文件中間檢查 中間檢查主要內(nèi)容在項目實施過程中檢查業(yè)主項目部和各參建單位對項目文件的管理情況：是否配備足夠的項目文件管理人員及建立相應(yīng)的項目文件管理機制；是否應(yīng)用收集袋（盒）等收集方法保證文件材料收集齊全、完整；看現(xiàn)場項目文件保管條件是否符合要求；是否進行檔案工作交底。凡歸檔審查不合格，由業(yè)主項目部出具限期整改通知，直到歸檔審查合格。(3) 由參建單位移交的項目檔案，基建項目檔案移交表及移交清冊一式三份。(3) 參建單位除保管自身形成的檔案，還應(yīng)根據(jù)本規(guī)定的條款，適當(dāng)增加項目檔案的制作和移交份數(shù)。由建設(shè)單位計劃部門、基建部門、生產(chǎn)技術(shù)部門、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)職能管理部門，業(yè)主項目部以及設(shè)計、施工、監(jiān)理、運行單位的項目負責(zé)人共同參加項目檔案內(nèi)部驗收，檢查所有已歸檔的項目檔案，評價檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性情況以后，寫出驗收意見，對存在的問題提出改進要求，限期解決。造成檔案損失的，依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。(3) 未納入南方電網(wǎng)公司重點建設(shè)項目的其它項目檔案竣工驗收，建設(shè)單位辦公室部門要每年向上級檔案主管部門提出檔案合并驗收申請，由上級主管辦公室部門牽頭組織有關(guān)地方檔案行政管理部門組成驗收組進行項目檔案竣工驗收，并將項目竣工驗收意見上報上級主管基建部門備案。 移交考核(1) 對不能按合同及本規(guī)定的要求向建設(shè)單位進行基建項目檔案移交的參建單位，建設(shè)單位按合同條款扣留工程尾款。項目電子文件的歸檔應(yīng)依據(jù)《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》，一般要求由移交部門（單位）通過電子檔案管理信息系統(tǒng)在線移交基建項目電子文件，建設(shè)單位辦公室負責(zé)檢測電子文件是否合格，如檢測不合格退回移交部門（單位）重新制作、整理。(6) 在歸檔審查過程中，需要填寫《建設(shè)項目文件歸檔審查表》 詳見附錄 H）一式三份，由移交項目文件的參建單位、監(jiān)理單位、業(yè)主項目部、運行單位、辦公室部門的責(zé)任人依次審核簽字蓋章，由移交單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位各自保留一份歸檔。不合格單位在接到中間檢查情況表后應(yīng)按要求進行整改，填寫《項目文件材料中間檢查整改情況反饋表》（詳見附錄G），報送業(yè)主項目部備案。(2) 裝具規(guī)格及制成材料①檔案盒采用 220g 以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。③竣工檔案立卷說明應(yīng)包含下列內(nèi)容：工程概況：包括工程名稱、開工時間、竣工時間、建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運行維護單位、工程造價等。(2) 編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背的樣式具體見附錄 C。(2) 圖紙按專業(yè)、圖號順序排列。(3) 施工單位形成的施工文件，一般按單項工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷。(3) 各類文件應(yīng)按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。檔案工作交底記錄樣式詳見附錄 A。③施工單位負責(zé)工程項目施工文件、設(shè)備文件的收集、整理；參加建設(shè)單位（業(yè)主項目部）組織的項目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設(shè)單位辦公室部門移交歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。經(jīng)參建單位申請，建設(shè)單位可為其相關(guān)業(yè)務(wù)人員提供檔案業(yè)務(wù)相關(guān)培訓(xùn)。5 管理內(nèi)容與方法公司基建項目檔案管理遵循 “誰主辦、誰形成、誰負責(zé)”和“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”的原則，實行“前期準(zhǔn)備、過程控制、同步歸檔、分階段移交”的管理方式。牽頭組織建設(shè)項目檔案的驗收工作。 項目電子文件歸檔項目建設(shè)單位各部門和各參建單位通過內(nèi)網(wǎng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)或其他脫機存儲介質(zhì)向建設(shè)單位檔案管理部門移交經(jīng)整理的項目電子文件。Q/CSG中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司企業(yè)管理制度Q/CSG2130582011中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司基建項目檔案管理規(guī)定104 / 10420110131 發(fā)布中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司20110131 實施發(fā) 布目次中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司基建項目檔案管理規(guī)定.............. 11 總則 ................................................................................... 1 2 規(guī)范性引用文件 ......................................................................... 1 3 術(shù)語和定義 ............................................................................. 1 4 職責(zé) ................................................................................... 2 5 管理內(nèi)容與方法 ......................................................................... 3 6 附則 .................................................................................. 11 附錄A：基建項目檔案工作交底記錄 ......................................................... 12 附錄C：案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷脊背 ......................................... 43 附錄D：科技檔案分類目錄 ................................................................. 47 附錄E：檔號章 ........................................................................... 48 附錄F：項目文件材料中間檢查情況表 ....................................................... 49 附錄G：項目文件材料中間檢查整改情況反饋表 ............................................... 50 附錄H：基建項目文件歸檔審查表 ........................................................... 51 附錄I：基建項目檔案移交表 ............................................................... 52 附錄J：基建項目檔案移交清冊封面 ......................................................... 53 附錄L：建設(shè)單位基建項目檔案管理流程 ..................................................... 55 Q/CSG2130582011中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司基建項目檔案管理規(guī)定1 總則 為加強和規(guī)范南方電網(wǎng)公司（以下簡稱公司）基建工程項目檔案管理，確?；椖繖n案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，實現(xiàn)公司系統(tǒng)基建檔案一體化管理，按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定、 南方電網(wǎng)公司基建管理規(guī)定》和一體化管理制度編制規(guī)范，特制定本規(guī)定。4 職責(zé) 各級職能部門職責(zé) 各級辦公室部門是公司建設(shè)項目檔案的歸口管理部門，負責(zé)本單位作為項目法人或建設(shè)單位的基建項目檔案管理，負責(zé)對職責(zé)范圍內(nèi)基建項目檔案工作進行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 計劃發(fā)展部門負責(zé)項目前期文件、后評價文件的收集、整理和移交，并向基建部門復(fù)制移交一套完整的項目前期文件；配合辦公室部門開展項目檔案內(nèi)部驗收工作。確保建設(shè)項目檔案的完整、準(zhǔn)確、有序、規(guī)范及安全。 向建設(shè)項目的設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)等參建單位付款時，一次性付款及尾款支付需經(jīng)建設(shè)單位辦公室部門簽字蓋章，證明參建單位已按歸檔要求移交項目文件。④其他參建單位負責(zé)合同范圍內(nèi)的管理文件、材料的收集、整理，經(jīng)建設(shè)單位業(yè)務(wù)職能4Q/CSG2130582011部門審核合格后，向建設(shè)單位辦公室移交。 業(yè)務(wù)培訓(xùn)項目立項后，建設(shè)單位辦公室部門組織對業(yè)主項目部、相關(guān)職能部門文件管理人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。 收集方法建設(shè)單位及參建單位應(yīng)使用收集袋(盒)對項目文件材料進行存放。(4) 監(jiān)理單位形成的監(jiān)理文件，一般應(yīng)按專業(yè)或時間、文種組卷。(3) 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。由建設(shè)單位向各參建單位提供項目檔案分類編號方案，各參建單位在項目文件移交前，檔號、案卷題名一般用鉛筆在檔案裝具上臨時編制，通過電子檔案管理信息系統(tǒng)著錄案卷、卷內(nèi)目錄，待項目文件通過歸檔審查移交給建設(shè)單位進行匯總整理，統(tǒng)一編目后，再打印案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背裝盒。7Q/CSG2130582011立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關(guān)人員等。②檔案盒外表尺寸為 310mm220mm，厚度分別為 50、60mm。項目竣工驗收后，中間檢查文件由業(yè)主項目部收集整理后向辦公室部門移交。 項目文件移交 移交程序(1) 各階段形成的項目文件材料辦理移交時需辦理《基建項目檔案移交表》（詳見附錄I），并附基建項目檔案移交清冊（由移交清冊封面、案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄共同組成，移交清冊封面樣式見附錄 J，案卷移交目錄樣式見附錄 K）。(2) 建設(shè)單位各職能部門收集整理的項目文件與工程建設(shè)階段同步歸檔，分為項目立項、設(shè)計、建設(shè)準(zhǔn)備、建設(shè)實施、竣工驗收、后評價等六個階段。(2) 對不能按要求移交項目文件歸檔的業(yè)務(wù)職能部門項目負責(zé)人，建設(shè)單位按工作職責(zé)要求進行考核。 項目檔案管理工作的考核 對基建項目檔案管理工作成績優(yōu)秀的單位，應(yīng)予以獎勵。 條進行收集，按 條進行整理，按 條進行移交。情節(jié)特別嚴重的，對項目建設(shè)單位（法人）通報批評。 項目檔案內(nèi)部驗收：建設(shè)單位辦公室部門完成項目檔案的匯總整理后，通知業(yè)主項目部協(xié)助開展項目檔案驗收工作。除后評價文件外，各職能部門收集整理的項目文件最遲在工程投產(chǎn)后 90 天內(nèi)完成歸檔。交接雙方逐卷核對無誤后在移交表及移交清冊上簽字蓋章，“移交人”、“歸檔文件審核9（Q/CSG2130582011人”由業(yè)務(wù)職能部門負責(zé)簽字蓋章，交接雙方各存一份，以備查考。 項目文件歸檔審查 歸檔審查程序(1) 施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位在項目文件收集、編制和整理后，經(jīng)自查合格后，由監(jiān)理單位對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行審查，經(jīng)審查合格后的項目文件進入歸檔審查；(2) 建設(shè)項目竣工投產(chǎn)前，業(yè)主項目部協(xié)調(diào)辦公室部門并組織監(jiān)理單位、施工單位、運行單位對施工、監(jiān)理單位收集整理的項目施工文件、監(jiān)理文件進行預(yù)檢，預(yù)