【正文】 備文件收集袋（盒）及專用文件柜，并在文件保管場所采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保項目文件的安全。項目電子文件應及時備份，并進行離線存儲。 檔案工作交底建設單位辦公室部門在工程立項后應對業(yè)主項目部進行檔案工作交底，業(yè)主項目部在工程開工后應對參建單位進行檔案工作交底，參建單位辦公室部門在工程開工后對其工程項目部進行交底。檔案工作交底記錄樣式詳見附錄 A。 業(yè)務培訓項目立項后，建設單位辦公室部門組織對業(yè)主項目部、相關職能部門文件管理人員進行檔案業(yè)務培訓。項目開工后，經(jīng)參建單位申請，業(yè)主項目部可組織參建單位的項目文件管理人員檔案業(yè)務培訓。培訓內(nèi)容包括項目文件管理人員的工作職責、文件的歸檔收集要求、文件整理組卷要求、文件審查驗收要求、文件的移交手續(xù)及電子化移交等。 項目文件的收集 收集內(nèi)容項目文件的歸檔范圍、分類、保管期限、保管單位，依據(jù)《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002）和《基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表》（詳見附錄B）。 收集要求(1) 文件材料必須收集齊全、完整。各單位參照本規(guī)定附錄 B 中的歸檔范圍進行項目文件的收集，包括文字、圖表、聲像、照片、電子文件等不同形式和紙質、錄像帶、錄音帶、光盤等不同載體的應當歸檔保存的全部項目文件。5Q/CSG2130582011(2) 質量要求：歸檔文件材料應以原件歸檔，一般不使用復印件；字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認可手續(xù)完備；歸檔文件材料幅面要求采用 A4 紙(297210mm)尺寸；文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應復印后歸檔；錄音、錄像文件應保證載體的有效性；長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。(3) 各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。 收集方法建設單位及參建單位應使用收集袋(盒)對項目文件材料進行存放。收集袋是在文件收集過程中所使用的用以分門別類裝放文件的袋子(盒)，收集文件時參照本規(guī)定 要求分類保存并擬出案卷題名，標示在文件袋上即可形成收集袋。 項目文件的整理 整理要求基建項目所形成的全部項目文件應按檔案管理的要求，在檔案人員的指導下，由文件形成部門（單位）負責整理，將項目文件參照本規(guī)定 進行分類后，按其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷（組卷）。案卷質量應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T118222008）和《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002）的要求，分類、組卷、排列、編目規(guī)范、系統(tǒng)。 組卷原則組卷應遵循工程建設各階段項目文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于基建項目檔案的保管和利用。 組卷方法(1) 建設單位形成的項目前期、過程管理、竣工驗收、試運行、后評價等管理性文件，一般應按問題、時間組卷。(2) 設計單位形成的設計文件一般應按專業(yè)、 卷冊組卷。(3) 施工單位形成的施工文件，一般按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷。(4) 監(jiān)理單位形成的監(jiān)理文件，一般應按專業(yè)或時間、文種組卷。(5) 原材料質量證明文件，一般應按專業(yè)、品種、型號組卷。(6) 設備文件一般按專業(yè)、臺件組卷。(7) 成冊、成套的項目文件宜保持其原有形態(tài)。(8) 同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。6Q/CSG2130582011 卷內(nèi)文件的排列(1) 文字材料按時間、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2) 圖紙按專業(yè)、圖號順序排列。(3) 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。 案卷的編目(1) 編制卷內(nèi)文件頁號①卷內(nèi)文件按有書寫內(nèi)容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。以件為單位編寫頁號，每份文件頁號均從“1”開始。②印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。③竣工圖每冊自成一卷，不必重新編寫頁號。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，案卷脊背裱裝于案卷裝具脊背處。(2) 編制案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背的樣式具體見附錄 C。由建設單位向各參建單位提供項目檔案分類編號方案，各參建單位在項目文件移交前，檔號、案卷題名一般用鉛筆在檔案裝具上臨時編制，通過電子檔案管理信息系統(tǒng)著錄案卷、卷內(nèi)目錄，待項目文件通過歸檔審查移交給建設單位進行匯總整理，統(tǒng)一編目后，再打印案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背裝盒。案卷按照“案卷封面—卷內(nèi)目錄—文件材料—備考表”的順序進行排列。(3) 編制檢索工具①參建單位完成整理后，編制好科技檔案分類目錄和卷內(nèi)目錄作為案卷清冊，準備接受項目文件歸檔審查?？萍紮n案分類目錄樣式見附錄 D。②建設單位辦公室部門完成項目檔案的匯總整理后，為每一個單項工程設立相應的項目檔案目錄夾。檔案目錄夾按照“竣工檔案立卷說明 — 科技檔案分類目錄 — 對應分類目錄中的卷內(nèi)目錄”的順序排列?？⒐n案立卷說明標題字體采用二號黑體、正文字體采用三號仿宋體。③竣工檔案立卷說明應包含下列內(nèi)容：工程概況：包括工程名稱、開工時間、竣工時間、建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、運行維護單位、工程造價等。7Q/CSG2130582011立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關人員等。 案卷的裝訂(1) 案卷的裝訂要求①文件右下頁邊齊整、無倒頁；破損的文件應修復；去掉留存在文件材料上的金屬物；文件幅面參差不齊的應折疊或托裱為統(tǒng)一幅面。②圖紙按 GB/ 技術制圖、復制圖的折疊方法進行折疊，一般要求向內(nèi)折疊后幅面為 A4（297mm210mm ）尺寸，標題欄外露。③案卷內(nèi)文件可采用整卷裝訂或以件為單位裝訂兩種形式，圖紙可不裝訂。裝訂時應采用棉繩三孔一線左側裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進行裝訂（永久保存的除外）。裝訂的案卷厚度一般不超過 40mm。以件為單位裝訂的文件或不裝訂的圖紙在每份文件材料的右上角加蓋檔號章，檔號章樣式見附錄 E。(2) 裝具規(guī)格及制成材料①檔案盒采用 220g 以上的單層無酸牛皮紙板雙裱壓制。②檔案盒外表尺寸為 310mm220mm，厚度分別為 50、60mm。③案卷表格（案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表）規(guī)格為：297mm210mm，宜采用 70g 以上白色書寫紙制作。④案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字跡要清晰端正。 項目文件中間檢查 中間檢查主要內(nèi)容在項目實施過程中檢查業(yè)主項目部和各參建單位對項目文件的管理情況：是否配備足夠的項目文件管理人員及建立相應的項目文件管理機制；是否應用收集袋（盒）等收集方法保證文件材料收集齊全、完整；看現(xiàn)場項目文件保管條件是否符合要求；是否進行檔案工作交底。 中間檢查形式由業(yè)主項目部組織對設計、施工、監(jiān)理單位的項目文件中間檢查。建設單位辦公室部門組織對業(yè)主項目部的項目文件中間檢查，監(jiān)督業(yè)主項目部組織開展對參建單位的中間檢查，參加 220 千伏及以上電壓等級項目的中間檢查工作。 檢查反饋與整改落實中間檢查應以書面形式發(fā)出檢查通知，檢查結束后由檢查單位填寫《項目文件材料中間檢查情況表》（詳見附錄F），記錄目前該項目的文件材料總體情況及存在問題，要求不合格單8Q/CSG2130582011位限期整改。不合格單位在接到中間檢查情況表后應按要求進行整改，填寫《項目文件材料中間檢查整改情況反饋表》（詳見附錄G），報送業(yè)主項目部備案。項目竣工驗收后，中間檢查文件由業(yè)主項目部收集整理后向辦公室部門移交。 中間檢查次數(shù)及時間新建的 500kV及以上輸變電工程，至少檢查兩次；新建的 220kV輸變電工程至少檢查一次；其它工程可根據(jù)實際情況參照執(zhí)行。 項目文件歸檔審查 歸檔審查程序(1) 施工單位、監(jiān)理單位、設計單位在項目文件收集、編制和整理后，經(jīng)自查合格后，由監(jiān)理單位對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查，經(jīng)審查合格后的項目文件進入歸檔審查；(2) 建設項目竣工投產(chǎn)前，業(yè)主項目部協(xié)調辦公室部門并組織監(jiān)理單位、施工單位、運行單位對施工、監(jiān)理單位收集整理的項目施工文件、監(jiān)理文件進行預檢，預檢合格方可組織竣工驗收；(3) 工程竣工投產(chǎn)后一個月內(nèi)，業(yè)主項目部牽頭協(xié)調辦公室部門并組織參建單位、運行單位等，對參建單位收集整理的項目文件進行歸檔審查。凡歸檔審查不合格，由業(yè)主項目部出具限期整改通知，直到歸檔審查合格。(4) 業(yè)主項目部、運行、設計、施工 、監(jiān)理單位負責審查項目文件的真實、完整、準確性，辦公室部門檢查項目檔案分類、整理、排列、裝訂等是否符合檔案管理要求。(5) 歸檔審查合格后，參建單位與建設單位辦公室部門辦理項目檔案交接手續(xù)。業(yè)主項目部負責收集歸檔審查記錄并移交辦公室部門歸檔。(6) 在歸檔審查過程中，需要填寫《建設項目文件歸檔審查表》 詳見附錄 H）一式三份，由移交項目文件的參建單位、監(jiān)理單位、業(yè)主項目部、運行單位、辦公室部門的責任人依次審核簽字蓋章，由移交單位、監(jiān)理單位、建設單位各自保留一份歸檔。 項目文件移交 移交程序(1) 各階段形成的項目文件材料辦理移交時需辦理《基建項目檔案移交表》（詳見附錄I），并附基建項目檔案移交清冊（由移交清冊封面、案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄共同組成，移交清冊封面樣式見附錄 J，案卷移交目錄樣式見附錄 K）。(2) 由業(yè)務職能部門移交的項目檔案，基建項目檔案移交表及移交清冊一式二份。交接雙方逐卷核對無誤后在移交表及移交清冊上簽字蓋章，“移交人”、“歸檔文件審核9（Q/CSG2130582011人”由業(yè)務職能部門負責簽字蓋章，交接雙方各存一份，以備查考。(3) 由參建單位移交的項目檔案，基建項目檔案移交表及移交清冊一式三份。交接雙方逐卷核對無誤后在移交表及移交清冊上簽字蓋章，“歸檔文件審核人”由建設單位業(yè)務職能部門負責簽字蓋章，移交方、接收方、業(yè)務職能部門三方各自留存一份備查。(4) 建設單位辦公室部門審核并接收經(jīng)各業(yè)務職能部門及參建單位移交的項目文件，負責全部項目檔案的匯總整理，并向各職能部門分發(fā)檔案分類目錄，編制項目檔案立卷說明。 移交要求(1) 建設單位各職能部門和各參建單位向建設單位辦公室部門移交基建項目檔案時，應同時移交紙質和電子文件，以及音像、照片等其它載體形式的文件。項目電子文件的歸檔應依據(jù)《中國南方電網(wǎng)有限責任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》，一般要求由移交部門（單位）通過電子檔案管理信息系統(tǒng)在線移交基建項目電子文件，建設單位辦公室負責檢測電子文件是否合格，如檢測不合格退回移交部門（單位）重新制作、整理。(2) 建設單位各職能部門收集整理的項目文件與工程建設階段同步歸檔，分為項目立項、設計、建設準備、建設實施、竣工驗收、后評價等六個階段。工程建設每完成一個階段，相應的職能部門即向辦公室部門移交經(jīng)整理的項目文件歸檔。除后評價文件外，各職能部門收集整理的項目文件最遲在工程投產(chǎn)后 90 天內(nèi)完成歸檔。(3) 參建單位除保管自身形成的檔案，還應根據(jù)本規(guī)定的條款，適當增加項目檔案的制作和移交份數(shù)。參建單位向建設單位移交的項目檔案要求至少為兩套，在工程投產(chǎn)后 45 天內(nèi)完成歸檔。建設單位接收并保管一套完整的全套項目檔案，并向運行單位或運行檢修部門移交一套與生產(chǎn)運行有關的項目檔案。(4) 建設單位辦公室部門在工程投產(chǎn)后 90 天內(nèi)完成匯總整理。 移交考核(1) 對不能按合同及本規(guī)定的要求向建設單位進行基建項目檔案移交的參建單位，建設單位按合同條款扣留工程尾款。(2) 對不能按要求移交項目文件歸檔的業(yè)務職能部門項目負責人，建設單位按工作職責要求進行考核。 項目檔案驗收項目檔案驗收由建設單位辦公室部門作為主管部門牽頭組織，業(yè)主項目部協(xié)助開展，分為10Q/CSG2130582011內(nèi)部驗收和外部驗收兩個階段。 項目檔案內(nèi)部驗收：建設單位辦公室部門完成項目檔案的匯總整理后，通知業(yè)主項目部協(xié)助開展項目檔案驗收工作。由建設單位計劃部門、基建部門、生產(chǎn)技術部門、財務部門、審計部門等相關職能管理部門，業(yè)主項目部以及設計、施工、監(jiān)理、運行單位的項目負責人共同參加項目檔案內(nèi)部驗收，檢查所有已歸檔的項目檔案，評價檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)性情況以后，寫出驗收意見，對存在的問題提出改進要求，限期解決。建設、設計、施工、監(jiān)理單位按改進意見進行整改。 項目檔案外部驗收：