【正文】 Q/CSG2130582011基建項(xiàng)目檔案工作交底記錄（適用于業(yè)主項(xiàng)目部參建單位交底）13工程名稱編 號(hào)交 底 人時(shí)間年 月 日參 加 人員 名 單交底內(nèi)容： ；工程代號(hào)： X 套的項(xiàng)目文件給建設(shè)單位，其中保證一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目文件原件提交給建設(shè)單位。 基建項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的國(guó)家或省級(jí)地方政府重點(diǎn)工程項(xiàng)目，不能參與申報(bào)投產(chǎn)達(dá)標(biāo)、優(yōu)質(zhì)工程的評(píng)比。 項(xiàng)目檔案驗(yàn)收項(xiàng)目檔案驗(yàn)收由建設(shè)單位辦公室部門作為主管部門牽頭組織，業(yè)主項(xiàng)目部協(xié)助開展，分為10Q/CSG2130582011內(nèi)部驗(yàn)收和外部驗(yàn)收兩個(gè)階段。工程建設(shè)每完成一個(gè)階段，相應(yīng)的職能部門即向辦公室部門移交經(jīng)整理的項(xiàng)目文件歸檔。(2) 由業(yè)務(wù)職能部門移交的項(xiàng)目檔案，基建項(xiàng)目檔案移交表及移交清冊(cè)一式二份。 中間檢查次數(shù)及時(shí)間新建的 500kV及以上輸變電工程，至少檢查兩次；新建的 220kV輸變電工程至少檢查一次；其它工程可根據(jù)實(shí)際情況參照?qǐng)?zhí)行。③案卷表格（案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表）規(guī)格為：297mm210mm，宜采用 70g 以上白色書寫紙制作。 案卷的裝訂(1) 案卷的裝訂要求①文件右下頁(yè)邊齊整、無(wú)倒頁(yè)；破損的文件應(yīng)修復(fù)；去掉留存在文件材料上的金屬物；文件幅面參差不齊的應(yīng)折疊或托裱為統(tǒng)一幅面。案卷按照“案卷封面—卷內(nèi)目錄—文件材料—備考表”的順序進(jìn)行排列。有譯文的外文資料，譯文在前，原文在后。(5) 原材料質(zhì)量證明文件，一般應(yīng)按專業(yè)、品種、型號(hào)組卷。收集袋是在文件收集過(guò)程中所使用的用以分門別類裝放文件的袋子(盒)，收集文件時(shí)參照本規(guī)定 要求分類保存并擬出案卷題名，標(biāo)示在文件袋上即可形成收集袋。項(xiàng)目開工后，經(jīng)參建單位申請(qǐng)，業(yè)主項(xiàng)目部可組織參建單位的項(xiàng)目文件管理人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。(3) 在合同中明確約定參建單位的歸檔流程：參建單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工投產(chǎn)一個(gè)月內(nèi)提供項(xiàng)目文件原件至建設(shè)單位接受歸檔審查，同時(shí)應(yīng)提交與文字、圖紙檔案目錄相一致的電子文件。 各基建項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)籌安排基建項(xiàng)目檔案管理所需資金，在工程管理費(fèi)用中明確必要的檔案管理經(jīng)費(fèi)，用于檔案培訓(xùn)、檔案整理、設(shè)施及設(shè)備購(gòu)置費(fèi)、專項(xiàng)驗(yàn)收等開支。 管理內(nèi)容公司基建項(xiàng)目檔案管理以 單項(xiàng)工程為管理單位，收集保存從項(xiàng)目立項(xiàng)直至竣工投產(chǎn)、評(píng)優(yōu)及項(xiàng)目后評(píng)價(jià)的全套工程檔案資料。 基建部門負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程管理文件、招投標(biāo)文件、結(jié)算文件進(jìn)行收集、整理和移交；負(fù)責(zé)督促業(yè)主項(xiàng)目部完成項(xiàng)目管理文件的收集、整理，督促業(yè)主項(xiàng)目部牽頭組織對(duì)參建單位項(xiàng)目文件的歸檔審查；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作；組織向運(yùn)行單位移交相關(guān)檔案。 各級(jí)計(jì)劃發(fā)展部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目規(guī)劃前期文件、后評(píng)價(jià)文件的收集、整理、移交。 本規(guī)定明確了公司系統(tǒng)基建檔案管理的職責(zé)、內(nèi)容、方法和程序，適用于公司系統(tǒng)基建檔案管理。 項(xiàng)目文件歸檔項(xiàng)目建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)和各參建單位將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過(guò)整理的項(xiàng)目文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。參加工程竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目文件歸檔審查工作。 業(yè)主項(xiàng)目部職責(zé) 業(yè)主項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對(duì)職責(zé)范圍內(nèi)形成的項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程管理文件進(jìn)行收集、整理和移交；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和督促參建單位完成職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、整理；牽頭協(xié)調(diào)辦公室部門并組織參建單位、運(yùn)行單位對(duì)參建單位收集整理的項(xiàng)目文件進(jìn)行歸檔審查；負(fù)責(zé)督促參建單位履行歸檔職責(zé)，完成歸檔工作；協(xié)助辦公室部門開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。 建設(shè)單位應(yīng)向參建單位進(jìn)行檔案工作交底，并采取項(xiàng)目檔案中間檢查、項(xiàng)目文件歸3Q/CSG2130582011檔審查、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等措施，積極主動(dòng)地控制項(xiàng)目檔案質(zhì)量，保證基建項(xiàng)目檔案的完整、真實(shí)、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。②設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件的收集、整理；參加建設(shè)單位（業(yè)主項(xiàng)目部）組織的項(xiàng)目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設(shè)單位辦公室部門移交歸檔審查合格的項(xiàng)目文件；參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。 檔案工作交底建設(shè)單位辦公室部門在工程立項(xiàng)后應(yīng)對(duì)業(yè)主項(xiàng)目部進(jìn)行檔案工作交底，業(yè)主項(xiàng)目部在工程開工后應(yīng)對(duì)參建單位進(jìn)行檔案工作交底，參建單位辦公室部門在工程開工后對(duì)其工程項(xiàng)目部進(jìn)行交底。5Q/CSG2130582011(2) 質(zhì)量要求：歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，一般不使用復(fù)印件；字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備；歸檔文件材料幅面要求采用 A4 紙(297210mm)尺寸；文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應(yīng)復(fù)印后歸檔；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件使用不可擦除型光盤。(2) 設(shè)計(jì)單位形成的設(shè)計(jì)文件一般應(yīng)按專業(yè)、 卷冊(cè)組卷。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，主件在前、附件在后的順序排列。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)，案卷脊背裱裝于案卷裝具脊背處。竣工檔案立卷說(shuō)明標(biāo)題字體采用二號(hào)黑體、正文字體采用三號(hào)仿宋體。以件為單位裝訂的文件或不裝訂的圖紙?jiān)诿糠菸募牧系挠疑辖羌由w檔號(hào)章，檔號(hào)章樣式見(jiàn)附錄 E。 檢查反饋與整改落實(shí)中間檢查應(yīng)以書面形式發(fā)出檢查通知，檢查結(jié)束后由檢查單位填寫《項(xiàng)目文件材料中間檢查情況表》（詳見(jiàn)附錄F），記錄目前該項(xiàng)目的文件材料總體情況及存在問(wèn)題，要求不合格單8Q/CSG2130582011位限期整改。業(yè)主項(xiàng)目部負(fù)責(zé)收集歸檔審查記錄并移交辦公室部門歸檔。 移交要求(1) 建設(shè)單位各職能部門和各參建單位向建設(shè)單位辦公室部門移交基建項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交紙質(zhì)和電子文件，以及音像、照片等其它載體形式的文件。(4) 建設(shè)單位辦公室部門在工程投產(chǎn)后 90 天內(nèi)完成匯總整理。(2) 納入南方電網(wǎng)公司重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，建設(shè)單位辦公室部門要在項(xiàng)目竣工投產(chǎn)三至六個(gè)月內(nèi)，向上級(jí)單位辦公室部門提出專項(xiàng)檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，由上級(jí)單位辦公室部門牽頭組織有關(guān)部門形成驗(yàn)收組進(jìn)行項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收，共同評(píng)價(jià)和考核項(xiàng)目檔案管理效果，形成檔案驗(yàn)收意見(jiàn)，并將國(guó)家或各省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果呈公司基建部備案。11Q/CSG2130582011附錄A：基建項(xiàng)目檔案工作交底記錄（適用于建設(shè)單位檔案管理部門對(duì)業(yè)主項(xiàng)目部）12工程名稱編 號(hào)交 底 人時(shí)間年 月 日參 加 人員 名 單交底內(nèi)容： ；工程代號(hào)：2. 歸檔要求：（1）業(yè)主項(xiàng)目部需提交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目過(guò)程管理文件原件到檔案管理部門；（2）業(yè)主項(xiàng)目部需監(jiān)督和指導(dǎo)設(shè)計(jì)單位提交三套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目竣工圖；（3）業(yè)主項(xiàng)目部需監(jiān)督和指導(dǎo)施工單位提交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目施工文件、竣工驗(yàn)收文件、設(shè)備文件；（4）業(yè)主項(xiàng)目部需監(jiān)督和指導(dǎo)監(jiān)理單位提交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項(xiàng)目監(jiān)理文件； 條進(jìn)行收集，按 條進(jìn)行整理，按 條進(jìn)行移交。5. 聲像檔案按本單位聲像檔案管理辦法進(jìn)行整理和移交Q/CSG2130582011附錄 B：基建項(xiàng)目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表14分類號(hào)綜合描述歸 檔 文 件保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計(jì)單位監(jiān)理單位運(yùn)行單位80電網(wǎng)工程項(xiàng)目建設(shè)綜合800綜合基建工程文件材料綜合基建工程總結(jié)、工程創(chuàng)優(yōu)、效益分析及綜合性工程文件材料等永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期801綜合性招投標(biāo)文件材料無(wú)法分開放入項(xiàng)目中的綜合性招投標(biāo)文件材料永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期802綜合性合同無(wú)法分開放入項(xiàng)目中的綜合性合同(包括：施工合同、設(shè)備采購(gòu)合同等)永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期81調(diào)度自動(dòng)化及通信工程（專指獨(dú)立審批獨(dú)立建設(shè)的電力系統(tǒng)調(diào)度自動(dòng)化及通信工程）810工程建設(shè)文件材料8100憑證、合同、協(xié)議工程建設(shè)報(bào)告及審批文件、征地證書、協(xié)議、建設(shè)許可證、設(shè)計(jì)、施工、招投標(biāo)及運(yùn)行設(shè)備制造商等單位相互來(lái)往的合同、協(xié)議、文件永久長(zhǎng)期8101可行性研究、原始調(diào)材料建設(shè)規(guī)劃、方案、可行性研究報(bào)告及審批文件、紀(jì)要地質(zhì)勘察測(cè)繪等原始調(diào)查材料。6 附則 本規(guī)定由南方電網(wǎng)公司基建部負(fù)責(zé)解釋。建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位按改進(jìn)意見(jiàn)進(jìn)行整改。參建單位向建設(shè)單位移交的項(xiàng)目檔案要求至少為兩套，在工程投產(chǎn)后 45 天內(nèi)完成歸檔。交接雙方逐卷核對(duì)無(wú)誤后在移交表及移交清冊(cè)上簽字蓋章，“歸檔文件審核人”由建設(shè)單位業(yè)務(wù)職能部門負(fù)責(zé)簽字蓋章，移交方、接收方、業(yè)務(wù)職能部門三方各自留存一份備查。(4) 業(yè)主項(xiàng)目部、運(yùn)行、設(shè)計(jì)、施工 、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查項(xiàng)目文件的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確性，辦公室部門檢查項(xiàng)目檔案分類、整理、排列、裝訂等是否符合檔案管理要求。 中間檢查形式由業(yè)主項(xiàng)目部組織對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的項(xiàng)目文件中間檢查。裝訂時(shí)應(yīng)采用棉繩三孔一線左側(cè)裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進(jìn)行裝訂（永久保存的除外）。②建設(shè)單位辦公室部門完成項(xiàng)目檔案的匯總整理后，為每一個(gè)單項(xiàng)工程設(shè)立相應(yīng)的項(xiàng)目檔案目錄夾。②印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁(yè)碼。(8) 同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長(zhǎng)。 組卷原則組卷應(yīng)遵循工程建設(shè)各階段項(xiàng)目文件材料的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于基建項(xiàng)目檔案的保管和利用。 收集要求(1) 文件材料必須收集齊全、完整。 項(xiàng)目文件現(xiàn)場(chǎng)保管條件建設(shè)單位、參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中應(yīng)配備文件收集袋（盒）及專用文件柜，并在文件保管場(chǎng)所采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保項(xiàng)目文件的安全。明確項(xiàng)目文件編制整理的套數(shù)、深度、質(zhì)量要求、電子化要求及移交時(shí)間。 各級(jí)基建部門應(yīng)切實(shí)重視檔案工作，建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作責(zé)任制，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將項(xiàng)目文件的歸檔情況作為業(yè)績(jī)考核的重要內(nèi)容。 審計(jì)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)決算審計(jì)報(bào)告的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作。 各級(jí)物資部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的物資采購(gòu)過(guò)程文件、購(gòu)貨合同的收集、整理、移交。 項(xiàng)目檔案項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過(guò)程中形成的、應(yīng)歸檔保存的文件材料。2 規(guī)范性引用文件《中華人民共和國(guó)檔案法》（中華人民共和國(guó)主席令[1987]第 58 號(hào)）《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（國(guó)家檔案局令 第 5 號(hào)）《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 282002）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 118222008）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2 號(hào)）《建設(shè)項(xiàng)目（工程〕檔案驗(yàn)收辦法》（國(guó)檔發(fā)[1992]8 號(hào)）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T188942002）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T118212002）《中國(guó)南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》（Q/CSG 218042009）3 術(shù)語(yǔ)和定義 項(xiàng)目文件項(xiàng)目文件指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及后評(píng)價(jià)等項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的文字、圖表、聲像等形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件。會(huì)同辦公室部門完成基建項(xiàng)目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范的制定和執(zhí)行檢查。 財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)決算報(bào)告的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作。 基本要求 項(xiàng)目檔案的管理工作，必須貫穿于工程建設(shè)始終，做到項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步。建設(shè)單位在與參建單位簽訂設(shè)