【正文】 的文件，該卷保管期限從長。(3) 既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。②印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。由建設(shè)單位向各參建單位提供項目檔案分類編號方案，各參建單位在項目文件移交前，檔號、案卷題名一般用鉛筆在檔案裝具上臨時編制，通過電子檔案管理信息系統(tǒng)著錄案卷、卷內(nèi)目錄，待項目文件通過歸檔審查移交給建設(shè)單位進行匯總整理，統(tǒng)一編目后，再打印案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、案卷脊背裝盒。②建設(shè)單位辦公室部門完成項目檔案的匯總整理后，為每一個單項工程設(shè)立相應(yīng)的項目檔案目錄夾。7Q/CSG2130582011立卷依據(jù)、案卷數(shù)量、信息化程度及保管條件、檔案編制有關(guān)人員等。裝訂時應(yīng)采用棉繩三孔一線左側(cè)裝訂或使用裝訂寶裝訂，也可采用不銹鋼鋼釘進行裝訂（永久保存的除外）。②檔案盒外表尺寸為 310mm220mm，厚度分別為 50、60mm。 中間檢查形式由業(yè)主項目部組織對設(shè)計、施工、監(jiān)理單位的項目文件中間檢查。項目竣工驗收后，中間檢查文件由業(yè)主項目部收集整理后向辦公室部門移交。(4) 業(yè)主項目部、運行、設(shè)計、施工 、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審查項目文件的真實、完整、準(zhǔn)確性，辦公室部門檢查項目檔案分類、整理、排列、裝訂等是否符合檔案管理要求。 項目文件移交 移交程序(1) 各階段形成的項目文件材料辦理移交時需辦理《基建項目檔案移交表》（詳見附錄I），并附基建項目檔案移交清冊（由移交清冊封面、案卷移交目錄、卷內(nèi)目錄共同組成，移交清冊封面樣式見附錄 J，案卷移交目錄樣式見附錄 K）。交接雙方逐卷核對無誤后在移交表及移交清冊上簽字蓋章，“歸檔文件審核人”由建設(shè)單位業(yè)務(wù)職能部門負(fù)責(zé)簽字蓋章，移交方、接收方、業(yè)務(wù)職能部門三方各自留存一份備查。(2) 建設(shè)單位各職能部門收集整理的項目文件與工程建設(shè)階段同步歸檔，分為項目立項、設(shè)計、建設(shè)準(zhǔn)備、建設(shè)實施、竣工驗收、后評價等六個階段。參建單位向建設(shè)單位移交的項目檔案要求至少為兩套，在工程投產(chǎn)后 45 天內(nèi)完成歸檔。(2) 對不能按要求移交項目文件歸檔的業(yè)務(wù)職能部門項目負(fù)責(zé)人，建設(shè)單位按工作職責(zé)要求進行考核。建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理單位按改進意見進行整改。 項目檔案管理工作的考核 對基建項目檔案管理工作成績優(yōu)秀的單位，應(yīng)予以獎勵。6 附則 本規(guī)定由南方電網(wǎng)公司基建部負(fù)責(zé)解釋。5. 聲像檔案按本單位聲像檔案管理辦法進行整理和移交Q/CSG2130582011附錄 B：基建項目文件歸檔范圍、分類、保管期限參照表14分類號綜合描述歸 檔 文 件保管期限建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位監(jiān)理單位運行單位80電網(wǎng)工程項目建設(shè)綜合800綜合基建工程文件材料綜合基建工程總結(jié)、工程創(chuàng)優(yōu)、效益分析及綜合性工程文件材料等永久長期長期長期801綜合性招投標(biāo)文件材料無法分開放入項目中的綜合性招投標(biāo)文件材料永久長期長期長期802綜合性合同無法分開放入項目中的綜合性合同(包括：施工合同、設(shè)備采購合同等)永久長期長期長期81調(diào)度自動化及通信工程（專指獨立審批獨立建設(shè)的電力系統(tǒng)調(diào)度自動化及通信工程）810工程建設(shè)文件材料8100憑證、合同、協(xié)議工程建設(shè)報告及審批文件、征地證書、協(xié)議、建設(shè)許可證、設(shè)計、施工、招投標(biāo)及運行設(shè)備制造商等單位相互來往的合同、協(xié)議、文件永久長期8101可行性研究、原始調(diào)材料建設(shè)規(guī)劃、方案、可行性研究報告及審批文件、紀(jì)要地質(zhì)勘察測繪等原始調(diào)查材料。 條進行收集，按 條進行整理，按 條進行移交。11Q/CSG2130582011附錄A：基建項目檔案工作交底記錄（適用于建設(shè)單位檔案管理部門對業(yè)主項目部）12工程名稱編 號交 底 人時間年 月 日參 加 人員 名 單交底內(nèi)容： ；工程代號：2. 歸檔要求：（1）業(yè)主項目部需提交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目過程管理文件原件到檔案管理部門；（2）業(yè)主項目部需監(jiān)督和指導(dǎo)設(shè)計單位提交三套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目竣工圖；（3）業(yè)主項目部需監(jiān)督和指導(dǎo)施工單位提交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目施工文件、竣工驗收文件、設(shè)備文件；（4）業(yè)主項目部需監(jiān)督和指導(dǎo)監(jiān)理單位提交一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目監(jiān)理文件； 條進行收集，按 條進行整理，按 條進行移交。情節(jié)特別嚴(yán)重的，對項目建設(shè)單位（法人）通報批評。(2) 納入南方電網(wǎng)公司重點建設(shè)項目的項目檔案專項驗收，建設(shè)單位辦公室部門要在項目竣工投產(chǎn)三至六個月內(nèi)，向上級單位辦公室部門提出專項檔案驗收申請，由上級單位辦公室部門牽頭組織有關(guān)部門形成驗收組進行項目檔案竣工驗收，共同評價和考核項目檔案管理效果，形成檔案驗收意見，并將國家或各省重點建設(shè)項目檔案驗收結(jié)果呈公司基建部備案。 項目檔案內(nèi)部驗收：建設(shè)單位辦公室部門完成項目檔案的匯總整理后，通知業(yè)主項目部協(xié)助開展項目檔案驗收工作。(4) 建設(shè)單位辦公室部門在工程投產(chǎn)后 90 天內(nèi)完成匯總整理。除后評價文件外，各職能部門收集整理的項目文件最遲在工程投產(chǎn)后 90 天內(nèi)完成歸檔。 移交要求(1) 建設(shè)單位各職能部門和各參建單位向建設(shè)單位辦公室部門移交基建項目檔案時，應(yīng)同時移交紙質(zhì)和電子文件，以及音像、照片等其它載體形式的文件。交接雙方逐卷核對無誤后在移交表及移交清冊上簽字蓋章，“移交人”、“歸檔文件審核9（Q/CSG2130582011人”由業(yè)務(wù)職能部門負(fù)責(zé)簽字蓋章，交接雙方各存一份，以備查考。業(yè)主項目部負(fù)責(zé)收集歸檔審查記錄并移交辦公室部門歸檔。 項目文件歸檔審查 歸檔審查程序(1) 施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計單位在項目文件收集、編制和整理后，經(jīng)自查合格后，由監(jiān)理單位對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進行審查，經(jīng)審查合格后的項目文件進入歸檔審查；(2) 建設(shè)項目竣工投產(chǎn)前，業(yè)主項目部協(xié)調(diào)辦公室部門并組織監(jiān)理單位、施工單位、運行單位對施工、監(jiān)理單位收集整理的項目施工文件、監(jiān)理文件進行預(yù)檢，預(yù)檢合格方可組織竣工驗收；(3) 工程竣工投產(chǎn)后一個月內(nèi)，業(yè)主項目部牽頭協(xié)調(diào)辦公室部門并組織參建單位、運行單位等，對參建單位收集整理的項目文件進行歸檔審查。 檢查反饋與整改落實中間檢查應(yīng)以書面形式發(fā)出檢查通知，檢查結(jié)束后由檢查單位填寫《項目文件材料中間檢查情況表》（詳見附錄F），記錄目前該項目的文件材料總體情況及存在問題，要求不合格單8Q/CSG2130582011位限期整改。④案卷封面、案卷脊背和案卷表格中的字跡要清晰端正。以件為單位裝訂的文件或不裝訂的圖紙在每份文件材料的右上角加蓋檔號章，檔號章樣式見附錄 E。②圖紙按 GB/ 技術(shù)制圖、復(fù)制圖的折疊方法進行折疊，一般要求向內(nèi)折疊后幅面為 A4（297mm210mm ）尺寸，標(biāo)題欄外露?？⒐n案立卷說明標(biāo)題字體采用二號黑體、正文字體采用三號仿宋體。(3) 編制檢索工具①參建單位完成整理后，編制好科技檔案分類目錄和卷內(nèi)目錄作為案卷清冊，準(zhǔn)備接受項目文件歸檔審查。④案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號，案卷脊背裱裝于案卷裝具脊背處。 案卷的編目(1) 編制卷內(nèi)文件頁號①卷內(nèi)文件按有書寫內(nèi)容的頁面編號，單面書寫的文件在右下角，雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。(6) 設(shè)備文件一般按專業(yè)、臺件組卷。(2) 設(shè)計單位形成的設(shè)計文件一般應(yīng)按專業(yè)、 卷冊組卷。 項目文件的整理 整理要求基建項目所形成的全部項目文件應(yīng)按檔案管理的要求，在檔案人員的指導(dǎo)下，由文件形成部門（單位）負(fù)責(zé)整理，將項目文件參照本規(guī)定 進行分類后，按其形成規(guī)律和有機聯(lián)系組成案卷（組卷）。5Q/CSG2130582011(2) 質(zhì)量要求：歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，一般不使用復(fù)印件；字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備；歸檔文件材料幅面要求采用 A4 紙(297210mm)尺寸；文件材料的載體和書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙書寫和簽批，熱感傳真紙應(yīng)復(fù)印后歸檔；錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性；長期存儲的電子文件使用不可擦除型光盤。培訓(xùn)內(nèi)容包括項目文件管理人員的工作職責(zé)、文件的歸檔收集要求、文件整理組卷要求、文件審查驗收要求、文件的移交手續(xù)及電子化移交等。 檔案工作交底建設(shè)單位辦公室部門在工程立項后應(yīng)對業(yè)主項目部進行檔案工作交底，業(yè)主項目部在工程開工后應(yīng)對參建單位進行檔案工作交底，參建單位辦公室部門在工程開工后對其工程項目部進行交底。項目文件經(jīng)基建部門歸檔審查合格后，工程竣工投產(chǎn) 45 天內(nèi)，各參建單位要將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）向建設(shè)單位辦公室部門移交歸檔。②設(shè)計單位負(fù)責(zé)項目設(shè)計文件的收集、整理；參加建設(shè)單位（業(yè)主項目部）組織的項目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設(shè)單位辦公室部門移交歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。 項目檔案管理方法及工作流程 項目文件管理前期準(zhǔn)備 明確合同關(guān)于檔案工作的條款。 建設(shè)單位應(yīng)向參建單位進行檔案工作交底，并采取項目檔案中間檢查、項目文件歸3Q/CSG2130582011檔審查、項目檔案驗收等措施，積極主動地控制項目檔案質(zhì)量，保證基建項目檔案的完整、真實、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。按項目檔案管理過程分為項目文件管理前期準(zhǔn)備、項目文件收集、項目文件整理、項目文件中間檢查、項目文件歸檔審查、項目文件移交歸檔、項目檔案驗收七個方面的內(nèi)容。 業(yè)主項目部職責(zé) 業(yè)主項目部負(fù)責(zé)對職責(zé)范圍內(nèi)形成的項目建設(shè)過程管理文件進行收集、整理和移交；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和督促參建單位完成職責(zé)范圍內(nèi)項目文件的收集、整理；牽頭協(xié)調(diào)辦公室部門并組織參建單位、運行單位對參建單位收集整理的項目文件進行歸檔審查；負(fù)責(zé)督促參建單位履行歸檔職責(zé)，完成歸檔工作；協(xié)助辦公室部門開展項目檔案驗收工作。2Q/CSG2130582011 物資部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)項目物資采購過程文件、訂貨合同及協(xié)議的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項目檔案內(nèi)部驗收工作。參加工程竣工驗收、項目文件歸檔審查工作。 各級基建部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的項目建設(shè)過程管理文件的收集、整理、移交，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、督促參建單位收集、整理、移交項目文件。 項目文件歸檔項目建設(shè)單位各機構(gòu)和各參建單位將項目各階段形成并經(jīng)過整理的項目文件向建設(shè)單位檔案管理機構(gòu)移交。 基建項目檔案管理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法規(guī)和公司保密工作相關(guān)規(guī)定。 本規(guī)定明確了公司系統(tǒng)基建檔案管理的職責(zé)、內(nèi)容、方法和程序，適用于公司系統(tǒng)基建檔案管理。 電子文件本規(guī)范所指的電子文件，是指在工程建設(shè)過程中形成的，依賴計算機等電子設(shè)備生成、1《Q/CSG2130582011交換或存儲的具有憑證效力的各類記錄，包括項目前期文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件、項目竣工圖和項目竣工驗收文件等在內(nèi)的各類項目文件電子版。 各級計劃發(fā)展部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的項目規(guī)劃前期文件、后評價文件的收集、整理、移交。 建設(shè)單位各職能部門職責(zé) 辦公室部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督和考核各業(yè)務(wù)職能部門對項目文件的收集、整理和移交，負(fù)責(zé)審核接收各業(yè)務(wù)職能部門經(jīng)整理后移交的項目文件，審核接收各參建單位經(jīng)歸檔審查合格后的項目文件，匯總整理基建項目檔案。 基建部門負(fù)責(zé)對項目建設(shè)過程管理文件、招投標(biāo)文件、結(jié)算文件進行收集、整理和移交；負(fù)責(zé)督促業(yè)主項目部完成項目管理文件的收集、整理，督促業(yè)主項目部牽頭組織對參建單位項目文件的歸檔審查；配合辦公室部門開展項目檔案內(nèi)部驗收工作；組織向運行單位移交相關(guān)檔案。 生產(chǎn)運行部門負(fù)