【正文】 Q/CSG中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司企業(yè)管理制度Q/CSG2130582011中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司基建項(xiàng)目檔案管理規(guī)定104 / 10420110131 發(fā)布中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司20110131 實(shí)施發(fā) 布目次中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司基建項(xiàng)目檔案管理規(guī)定.............. 11 總則 ................................................................................... 1 2 規(guī)范性引用文件 ......................................................................... 1 3 術(shù)語和定義 ............................................................................. 1 4 職責(zé) ................................................................................... 2 5 管理內(nèi)容與方法 ......................................................................... 3 6 附則 .................................................................................. 11 附錄A：基建項(xiàng)目檔案工作交底記錄 ......................................................... 12 附錄C：案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷脊背 ......................................... 43 附錄D：科技檔案分類目錄 ................................................................. 47 附錄E：檔號章 ........................................................................... 48 附錄F：項(xiàng)目文件材料中間檢查情況表 ....................................................... 49 附錄G：項(xiàng)目文件材料中間檢查整改情況反饋表 ............................................... 50 附錄H：基建項(xiàng)目文件歸檔審查表 ........................................................... 51 附錄I：基建項(xiàng)目檔案移交表 ............................................................... 52 附錄J：基建項(xiàng)目檔案移交清冊封面 ......................................................... 53 附錄L：建設(shè)單位基建項(xiàng)目檔案管理流程 ..................................................... 55 Q/CSG2130582011中國南方電網(wǎng)責(zé)任有限公司基建項(xiàng)目檔案管理規(guī)定1 總則 為加強(qiáng)和規(guī)范南方電網(wǎng)公司（以下簡稱公司）基建工程項(xiàng)目檔案管理，確?；?xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司系統(tǒng)基建檔案一體化管理，按照國家和行業(yè)有關(guān)規(guī)定、 南方電網(wǎng)公司基建管理規(guī)定》和一體化管理制度編制規(guī)范，特制定本規(guī)定。 本規(guī)定明確了公司系統(tǒng)基建檔案管理的職責(zé)、內(nèi)容、方法和程序，適用于公司系統(tǒng)基建檔案管理。 基建項(xiàng)目檔案管理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法規(guī)和公司保密工作相關(guān)規(guī)定。2 規(guī)范性引用文件《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令[1987]第 58 號）《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》（國家檔案局令 第 5 號）《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 282002）《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 118222008）《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)[2006]2 號）《建設(shè)項(xiàng)目（工程〕檔案驗(yàn)收辦法》（國檔發(fā)[1992]8 號）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T188942002）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T118212002）《中國南方電網(wǎng)有限責(zé)任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》（Q/CSG 218042009）3 術(shù)語和定義 項(xiàng)目文件項(xiàng)目文件指建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收及后評價等項(xiàng)目管理過程中形成的文字、圖表、聲像等形式和紙質(zhì)、光盤等不同載體的全部文件。 項(xiàng)目檔案項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過程中形成的、應(yīng)歸檔保存的文件材料。 電子文件本規(guī)范所指的電子文件，是指在工程建設(shè)過程中形成的，依賴計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備生成、1《Q/CSG2130582011交換或存儲的具有憑證效力的各類記錄，包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件、項(xiàng)目竣工圖和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等在內(nèi)的各類項(xiàng)目文件電子版。 項(xiàng)目文件歸檔項(xiàng)目建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)和各參建單位將項(xiàng)目各階段形成并經(jīng)過整理的項(xiàng)目文件向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交。 項(xiàng)目電子文件歸檔項(xiàng)目建設(shè)單位各部門和各參建單位通過內(nèi)網(wǎng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)或其他脫機(jī)存儲介質(zhì)向建設(shè)單位檔案管理部門移交經(jīng)整理的項(xiàng)目電子文件。4 職責(zé) 各級職能部門職責(zé) 各級辦公室部門是公司建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)本單位作為項(xiàng)目法人或建設(shè)單位的基建項(xiàng)目檔案管理，負(fù)責(zé)對職責(zé)范圍內(nèi)基建項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。 各級計(jì)劃發(fā)展部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目規(guī)劃前期文件、后評價文件的收集、整理、移交。 各級基建部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目建設(shè)過程管理文件的收集、整理、移交，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)、督促參建單位收集、整理、移交項(xiàng)目文件。會同辦公室部門完成基建項(xiàng)目檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)規(guī)范的制定和執(zhí)行檢查。 各級物資部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)的物資采購過程文件、購貨合同的收集、整理、移交。 建設(shè)單位各職能部門職責(zé) 辦公室部門負(fù)責(zé)培訓(xùn)、指導(dǎo)、監(jiān)督和考核各業(yè)務(wù)職能部門對項(xiàng)目文件的收集、整理和移交，負(fù)責(zé)審核接收各業(yè)務(wù)職能部門經(jīng)整理后移交的項(xiàng)目文件，審核接收各參建單位經(jīng)歸檔審查合格后的項(xiàng)目文件，匯總整理基建項(xiàng)目檔案。參加工程竣工驗(yàn)收、項(xiàng)目文件歸檔審查工作。牽頭組織建設(shè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作。 計(jì)劃發(fā)展部門負(fù)責(zé)項(xiàng)目前期文件、后評價文件的收集、整理和移交，并向基建部門復(fù)制移交一套完整的項(xiàng)目前期文件；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作。 基建部門負(fù)責(zé)對項(xiàng)目建設(shè)過程管理文件、招投標(biāo)文件、結(jié)算文件進(jìn)行收集、整理和移交；負(fù)責(zé)督促業(yè)主項(xiàng)目部完成項(xiàng)目管理文件的收集、整理，督促業(yè)主項(xiàng)目部牽頭組織對參建單位項(xiàng)目文件的歸檔審查；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作；組織向運(yùn)行單位移交相關(guān)檔案。2Q/CSG2130582011 物資部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目物資采購過程文件、訂貨合同及協(xié)議的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作。 財務(wù)部門負(fù)責(zé)財務(wù)決算報告的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作。 審計(jì)部門負(fù)責(zé)財務(wù)決算審計(jì)報告的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作。 生產(chǎn)運(yùn)行部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)試運(yùn)行文件的收集、整理和移交；參加項(xiàng)目文件歸檔審查工作；配合辦公室部門開展項(xiàng)目檔案內(nèi)部驗(yàn)收工作。 業(yè)主項(xiàng)目部職責(zé) 業(yè)主項(xiàng)目部負(fù)責(zé)對職責(zé)范圍內(nèi)形成的項(xiàng)目建設(shè)過程管理文件進(jìn)行收集、整理和移交；負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和督促參建單位完成職責(zé)范圍內(nèi)項(xiàng)目文件的收集、整理；牽頭協(xié)調(diào)辦公室部門并組織參建單位、運(yùn)行單位對參建單位收集整理的項(xiàng)目文件進(jìn)行歸檔審查；負(fù)責(zé)督促參建單位履行歸檔職責(zé)，完成歸檔工作；協(xié)助辦公室部門開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。5 管理內(nèi)容與方法公司基建項(xiàng)目檔案管理遵循 “誰主辦、誰形成、誰負(fù)責(zé)”和“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)”的原則，實(shí)行“前期準(zhǔn)備、過程控制、同步歸檔、分階段移交”的管理方式。確保建設(shè)項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、有序、規(guī)范及安全。 管理內(nèi)容公司基建項(xiàng)目檔案管理以 單項(xiàng)工程為管理單位，收集保存從項(xiàng)目立項(xiàng)直至竣工投產(chǎn)、評優(yōu)及項(xiàng)目后評價的全套工程檔案資料。按項(xiàng)目檔案管理過程分為項(xiàng)目文件管理前期準(zhǔn)備、項(xiàng)目文件收集、項(xiàng)目文件整理、項(xiàng)目文件中間檢查、項(xiàng)目文件歸檔審查、項(xiàng)目文件移交歸檔、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收七個方面的內(nèi)容。 基本要求 項(xiàng)目檔案的管理工作，必須貫穿于工程建設(shè)始終，做到項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度同步。 各級基建部門應(yīng)切實(shí)重視檔案工作，建立和落實(shí)項(xiàng)目檔案工作責(zé)任制，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將項(xiàng)目文件的歸檔情況作為業(yè)績考核的重要內(nèi)容。 建設(shè)單位在與參建單位簽訂項(xiàng)目有關(guān)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)的合同、協(xié)議時，應(yīng)明確關(guān)于檔案工作的條款，具體要求見本規(guī)定 。 建設(shè)單位應(yīng)向參建單位進(jìn)行檔案工作交底，并采取項(xiàng)目檔案中間檢查、項(xiàng)目文件歸3Q/CSG2130582011檔審查、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收等措施，積極主動地控制項(xiàng)目檔案質(zhì)量，保證基建項(xiàng)目檔案的完整、真實(shí)、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。經(jīng)參建單位申請，建設(shè)單位可為其相關(guān)業(yè)務(wù)人員提供檔案業(yè)務(wù)相關(guān)培訓(xùn)。 向建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)等參建單位付款時，一次性付款及尾款支付需經(jīng)建設(shè)單位辦公室部門簽字蓋章，證明參建單位已按歸檔要求移交項(xiàng)目文件。 各基建項(xiàng)目應(yīng)統(tǒng)籌安排基建項(xiàng)目檔案管理所需資金，在工程管理費(fèi)用中明確必要的檔案管理經(jīng)費(fèi)，用于檔案培訓(xùn)、檔案整理、設(shè)施及設(shè)備購置費(fèi)、專項(xiàng)驗(yàn)收等開支。 項(xiàng)目檔案管理方法及工作流程 項(xiàng)目文件管理前期準(zhǔn)備 明確合同關(guān)于檔案工作的條款。建設(shè)單位在與參建單位簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、調(diào)試、物資供應(yīng)、設(shè)備監(jiān)造、咨詢服務(wù)等合同時，應(yīng)在合同條款中明確規(guī)定檔案工作的內(nèi)容，包括：(1) 在合同中明確約定對參建單位的歸檔要求：要求各參建單位必須嚴(yán)格執(zhí)行《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002），完成各自職責(zé)范圍或合同規(guī)定的項(xiàng)目文件的編制和整理、歸檔工作，確保項(xiàng)目文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。明確項(xiàng)目文件編制整理的套數(shù)、深度、質(zhì)量要求、電子化要求及移交時間。(2) 在合同中明確約定參建單位的歸檔職責(zé)：①監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，審核、簽認(rèn)竣工文件；負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目監(jiān)理文件的收集、整理；負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查施工、設(shè)計(jì)單位形成的項(xiàng)目施工、竣工文件的收集、整理、歸檔情況；參加建設(shè)單位（業(yè)主項(xiàng)目部）組織的項(xiàng)目文件歸檔審查；按合同條款要求向建設(shè)單位辦公室部門移交經(jīng)歸檔審查合格的項(xiàng)目文件；參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。②設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件的收集、整理；參加建設(shè)單位（業(yè)主項(xiàng)目部）組織的項(xiàng)目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設(shè)單位辦公室部門移交歸檔審查合格的項(xiàng)目文件；參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。③施工單位負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目施工文件、設(shè)備文件的收集、整理；參加建設(shè)單位（業(yè)主項(xiàng)目部）組織的項(xiàng)目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設(shè)單位辦公室部門移交歸檔審查合格的項(xiàng)目文件；參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。④其他參建單位負(fù)責(zé)合同范圍內(nèi)的管理文件、材料的收集、整理，經(jīng)建設(shè)單位業(yè)務(wù)職能4Q/CSG2130582011部門審核合格后，向建設(shè)單位辦公室移交。(3) 在合同中明確約定參建單位的歸檔流程：參建單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工投產(chǎn)一個月內(nèi)提供項(xiàng)目文件原件至建設(shè)單位接受歸檔審查，同時應(yīng)提交與文字、圖紙檔案目錄相一致的電子文件。項(xiàng)目文件經(jīng)基建部門歸檔審查合格后，工程竣工投產(chǎn) 45 天內(nèi)，各參建單位要將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）向建設(shè)單位辦公室部門移交歸檔。(4) 在合同中明確約定參建單位完成歸檔工作與支付工程款的對應(yīng)關(guān)系：在合同中明確約定參建單位移交的歸檔文件材料必須經(jīng)建設(shè)單位審查合格并確認(rèn)歸檔后，方可向參建單位支付一次性工程款或工程尾款。 項(xiàng)目文件現(xiàn)場保管條件建設(shè)單位、參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中應(yīng)配