【正文】 Q/CSG中國南方電網(wǎng)責任有限公司企業(yè)管理制度Q/CSG2130582011中國南方電網(wǎng)責任有限公司基建項目檔案管理規(guī)定104 / 10420110131 發(fā)布中國南方電網(wǎng)責任有限公司20110131 實施發(fā) 布目次中國南方電網(wǎng)責任有限公司基建項目檔案管理規(guī)定.............. 11 總則 ................................................................................... 1 2 規(guī)范性引用文件 ......................................................................... 1 3 術語和定義 ............................................................................. 1 4 職責 ................................................................................... 2 5 管理內容與方法 ......................................................................... 3 6 附則 .................................................................................. 11 附錄A：基建項目檔案工作交底記錄 ......................................................... 12 附錄C：案卷封面、卷內目錄、卷內備考表、案卷脊背 ......................................... 43 附錄D：科技檔案分類目錄 ................................................................. 47 附錄E：檔號章 ........................................................................... 48 附錄F：項目文件材料中間檢查情況表 ....................................................... 49 附錄G：項目文件材料中間檢查整改情況反饋表 ............................................... 50 附錄H：基建項目文件歸檔審查表 ........................................................... 51 附錄I：基建項目檔案移交表 ............................................................... 52 附錄J：基建項目檔案移交清冊封面 ......................................................... 53 附錄L：建設單位基建項目檔案管理流程 ..................................................... 55 Q/CSG2130582011中國南方電網(wǎng)責任有限公司基建項目檔案管理規(guī)定1 總則 為加強和規(guī)范南方電網(wǎng)公司（以下簡稱公司）基建工程項目檔案管理，確?；椖繖n案的完整、準確和系統(tǒng)，實現(xiàn)公司系統(tǒng)基建檔案一體化管理，按照國家和行業(yè)有關規(guī)定、 南方電網(wǎng)公司基建管理規(guī)定》和一體化管理制度編制規(guī)范，特制定本規(guī)定。 本規(guī)定明確了公司系統(tǒng)基建檔案管理的職責、內容、方法和程序，適用于公司系統(tǒng)基建檔案管理。 基建項目檔案管理必須嚴格執(zhí)行國家保密法規(guī)和公司保密工作相關規(guī)定。2 規(guī)范性引用文件《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令[1987]第 58 號）《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國家檔案局令 第 5 號）《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 282002）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T 118222008）《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發(fā)[2006]2 號）《建設項目（工程〕檔案驗收辦法》（國檔發(fā)[1992]8 號）《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T188942002）《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T118212002）《中國南方電網(wǎng)有限責任公司電子文件歸檔與整理規(guī)范》（Q/CSG 218042009）3 術語和定義 項目文件項目文件指建設項目在立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工驗收及后評價等項目管理過程中形成的文字、圖表、聲像等形式和紙質、光盤等不同載體的全部文件。 項目檔案項目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項目文件，包括項目從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的全過程中形成的、應歸檔保存的文件材料。 電子文件本規(guī)范所指的電子文件，是指在工程建設過程中形成的，依賴計算機等電子設備生成、1《Q/CSG2130582011交換或存儲的具有憑證效力的各類記錄，包括項目前期文件、項目施工文件、項目監(jiān)理文件、項目竣工圖和項目竣工驗收文件等在內的各類項目文件電子版。 項目文件歸檔項目建設單位各機構和各參建單位將項目各階段形成并經(jīng)過整理的項目文件向建設單位檔案管理機構移交。 項目電子文件歸檔項目建設單位各部門和各參建單位通過內網(wǎng)、電子檔案管理信息系統(tǒng)或其他脫機存儲介質向建設單位檔案管理部門移交經(jīng)整理的項目電子文件。4 職責 各級職能部門職責 各級辦公室部門是公司建設項目檔案的歸口管理部門，負責本單位作為項目法人或建設單位的基建項目檔案管理，負責對職責范圍內基建項目檔案工作進行統(tǒng)一領導、組織協(xié)調、指導、監(jiān)督、檢查。 各級計劃發(fā)展部門負責職責范圍內的項目規(guī)劃前期文件、后評價文件的收集、整理、移交。 各級基建部門負責職責范圍內的項目建設過程管理文件的收集、整理、移交，負責組織協(xié)調、督促參建單位收集、整理、移交項目文件。會同辦公室部門完成基建項目檔案管理工作標準和業(yè)務規(guī)范的制定和執(zhí)行檢查。 各級物資部門負責職責范圍內的物資采購過程文件、購貨合同的收集、整理、移交。 建設單位各職能部門職責 辦公室部門負責培訓、指導、監(jiān)督和考核各業(yè)務職能部門對項目文件的收集、整理和移交，負責審核接收各業(yè)務職能部門經(jīng)整理后移交的項目文件，審核接收各參建單位經(jīng)歸檔審查合格后的項目文件，匯總整理基建項目檔案。參加工程竣工驗收、項目文件歸檔審查工作。牽頭組織建設項目檔案的驗收工作。 計劃發(fā)展部門負責項目前期文件、后評價文件的收集、整理和移交，并向基建部門復制移交一套完整的項目前期文件；配合辦公室部門開展項目檔案內部驗收工作。 基建部門負責對項目建設過程管理文件、招投標文件、結算文件進行收集、整理和移交；負責督促業(yè)主項目部完成項目管理文件的收集、整理，督促業(yè)主項目部牽頭組織對參建單位項目文件的歸檔審查；配合辦公室部門開展項目檔案內部驗收工作；組織向運行單位移交相關檔案。2Q/CSG2130582011 物資部門負責職責范圍內項目物資采購過程文件、訂貨合同及協(xié)議的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項目檔案內部驗收工作。 財務部門負責財務決算報告的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項目檔案內部驗收工作。 審計部門負責財務決算審計報告的收集、整理和移交；配合辦公室部門開展項目檔案內部驗收工作。 生產(chǎn)運行部門負責生產(chǎn)試運行文件的收集、整理和移交；參加項目文件歸檔審查工作；配合辦公室部門開展項目檔案內部驗收工作。 業(yè)主項目部職責 業(yè)主項目部負責對職責范圍內形成的項目建設過程管理文件進行收集、整理和移交；負責協(xié)調和督促參建單位完成職責范圍內項目文件的收集、整理；牽頭協(xié)調辦公室部門并組織參建單位、運行單位對參建單位收集整理的項目文件進行歸檔審查；負責督促參建單位履行歸檔職責，完成歸檔工作；協(xié)助辦公室部門開展項目檔案驗收工作。5 管理內容與方法公司基建項目檔案管理遵循 “誰主辦、誰形成、誰負責”和“統(tǒng)一領導、分級管理、統(tǒng)一標準”的原則，實行“前期準備、過程控制、同步歸檔、分階段移交”的管理方式。確保建設項目檔案的完整、準確、有序、規(guī)范及安全。 管理內容公司基建項目檔案管理以 單項工程為管理單位，收集保存從項目立項直至竣工投產(chǎn)、評優(yōu)及項目后評價的全套工程檔案資料。按項目檔案管理過程分為項目文件管理前期準備、項目文件收集、項目文件整理、項目文件中間檢查、項目文件歸檔審查、項目文件移交歸檔、項目檔案驗收七個方面的內容。 基本要求 項目檔案的管理工作，必須貫穿于工程建設始終，做到項目檔案管理與項目建設進度同步。 各級基建部門應切實重視檔案工作，建立和落實項目檔案工作責任制，建立項目檔案管理網(wǎng)絡，將項目文件的歸檔情況作為業(yè)績考核的重要內容。 建設單位在與參建單位簽訂項目有關設計、施工、監(jiān)理、調試、物資供應、設備監(jiān)造、咨詢服務的合同、協(xié)議時，應明確關于檔案工作的條款，具體要求見本規(guī)定 。 建設單位應向參建單位進行檔案工作交底，并采取項目檔案中間檢查、項目文件歸3Q/CSG2130582011檔審查、項目檔案驗收等措施，積極主動地控制項目檔案質量，保證基建項目檔案的完整、真實、系統(tǒng)、準確。經(jīng)參建單位申請，建設單位可為其相關業(yè)務人員提供檔案業(yè)務相關培訓。 向建設項目的設計、施工、監(jiān)理、調試、物資供應、設備監(jiān)造、咨詢服務等參建單位付款時，一次性付款及尾款支付需經(jīng)建設單位辦公室部門簽字蓋章，證明參建單位已按歸檔要求移交項目文件。 各基建項目應統(tǒng)籌安排基建項目檔案管理所需資金，在工程管理費用中明確必要的檔案管理經(jīng)費，用于檔案培訓、檔案整理、設施及設備購置費、專項驗收等開支。 項目檔案管理方法及工作流程 項目文件管理前期準備 明確合同關于檔案工作的條款。建設單位在與參建單位簽訂設計、施工、監(jiān)理、調試、物資供應、設備監(jiān)造、咨詢服務等合同時，應在合同條款中明確規(guī)定檔案工作的內容，包括：(1) 在合同中明確約定對參建單位的歸檔要求：要求各參建單位必須嚴格執(zhí)行《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T282002），完成各自職責范圍或合同規(guī)定的項目文件的編制和整理、歸檔工作，確保項目文件完整、準確、系統(tǒng)。明確項目文件編制整理的套數(shù)、深度、質量要求、電子化要求及移交時間。(2) 在合同中明確約定參建單位的歸檔職責：①監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況，審核、簽認竣工文件；負責工程項目監(jiān)理文件的收集、整理；負責監(jiān)督、檢查施工、設計單位形成的項目施工、竣工文件的收集、整理、歸檔情況；參加建設單位（業(yè)主項目部）組織的項目文件歸檔審查；按合同條款要求向建設單位辦公室部門移交經(jīng)歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。②設計單位負責項目設計文件的收集、整理；參加建設單位（業(yè)主項目部）組織的項目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設單位辦公室部門移交歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。③施工單位負責工程項目施工文件、設備文件的收集、整理；參加建設單位（業(yè)主項目部）組織的項目文件歸檔審查，按合同條款要求向建設單位辦公室部門移交歸檔審查合格的項目文件；參加項目檔案驗收工作。④其他參建單位負責合同范圍內的管理文件、材料的收集、整理，經(jīng)建設單位業(yè)務職能4Q/CSG2130582011部門審核合格后，向建設單位辦公室移交。(3) 在合同中明確約定參建單位的歸檔流程：參建單位應在項目竣工投產(chǎn)一個月內提供項目文件原件至建設單位接受歸檔審查，同時應提交與文字、圖紙檔案目錄相一致的電子文件。項目文件經(jīng)基建部門歸檔審查合格后，工程竣工投產(chǎn) 45 天內，各參建單位要將整理完畢的全部檔案（含竣工圖）向建設單位辦公室部門移交歸檔。(4) 在合同中明確約定參建單位完成歸檔工作與支付工程款的對應關系：在合同中明確約定參建單位移交的歸檔文件材料必須經(jīng)建設單位審查合格并確認歸檔后，方可向參建單位支付一次性工程款或工程尾款。 項目文件現(xiàn)場保管條件建設單位、參建單位在項目建設過程中應配