【正文】 你在進行時間管理時，要特別注意以下 5 點： 時間管理與目標設定、目標執(zhí)行有相輔相成的關系，時間管理與目標管理是不可分的。你對什么進行投資會收獲什么，你投資于健康就會在健康上收獲，你投資于人際關系，你就會在人際關系上有收獲。 一談到時間管理，多數人都會想到：一是在工作上如何有效地利用時間。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。當應當提交的任務與臨時的事項沖突時，就陷入了魚與熊掌的被動狀態(tài)。工作屬地相同原則指將工作地點相同的業(yè)務盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因為工作地點變化造成的時間浪費。久而久之，你的計劃失去了嚴肅性，你的上級也會認為你不是一個很精干的員工。每個工作日結束的前半個小時，先盤點一下當天計劃的完成情況，并整理一下第二天計劃內容的工作思路與方法。做好你職責范圍內的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門提建議，搞策劃。但是，絕大多數員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事 務。 ◆ 不要在工作時間干私事 一些員工放任自己，在工作時間為私人事務分心。 ◆ 分派任務 在寫出了任務清單后，認真考慮一下，哪些任務是可 以分派給團隊中的別的成員的。 甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。 通過將合同經理和客戶數據庫進行共享，公司可以為客戶提供更高標準的服務。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時間，使員工可以將時間用在更為重要的公司事務上。 ◆ 充分利用辦公空間 如果辦公場所狹小，就要想辦法充分利用每一寸空間。過期的文件、不用的信箋、從來不開的臺燈 ??不一而足。 混亂 許多成功的主管的桌面都有一個非常突出的特點 —— 沒有雜物，非常整齊。 大量管理資料下載 只 訂閱那些員工真正會去看的出版物，鼓勵員工使用更有價值的搜索工具。在辦公室時關掉移動電話。 效率低下的文件管理制度 文件管理的雜亂無章會造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時間浪費。 大量管理資料下載 檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的 8 種通病，然后加以改進。 2020 年的 “ 愛蟲病毒 ” 只用了兩天就幾乎讓美國癱瘓。不要堆積郵件。 ◎ 如何留下一個有效的語音信息的首要原則是：簡明扼要、語速放慢。在你按下 “ 發(fā)送 ” 鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會是如何 ── 比如被老板看見。尊重他人的 “ 電子空間 ” 。對網絡語言有理智地接受，比如網上常喜歡用簡單的字母代替語言，或用同音不同字的方法表示時，不要以為時髦便經常使用。電腦一族不妨對照著專家提供的癥狀表現，檢查一下自己是否患有 “ 電腦失寫癥 ” 。歐美等國已把 “ 電腦失寫癥 ” 做了專題研究。二是突然變得心情沮喪、心神不寧、經常失眠、易疲倦，感覺再也無法支撐下去，并開始大量吸煙和酗酒。聯(lián)合國重新定義了新世紀的文盲，其中第三類是不能使用計算機進行學習、交流和管理的人。開車的同時拿著電話講話是很危險 的。 ● 如果你給對方打電話，要讓對方知道你用的是手機。美國《洛杉磯時報》認為： “ 該影片或許是 90 年代探索互聯(lián)網給人際關系帶來沖擊的《電子情書》稍微黑暗的翻版。說到名字時，他要說出名字的拼法，同時要求對方復述，以核對是否準確，當你用電話遞送消息時，即使是一般的社交 消息，你也必須弄清楚對方是否真正明白了你的意思。 “ 對不起，我不想浪費你的時間。除非你是在等一個非常重要的電話，否則就讓語音信箱留信息。電話響兩聲，對打電話的人來說，是完全可以接受的等待時間，也是他期待你拿起電話的最佳狀態(tài)。數目、時間、日期、地點等等，要特別注意，最好能重復一遍，并且確知對方 已經完全聽清楚了。比 平時高興的時候更多的笑意。借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘。在工作中這些資料都是十分重要 的。如果你打電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的；若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力?？雌饋泶螂娫捄苋菀祝瑢χ捦餐瑢Ψ浇徽?，覺得和當面交談一樣簡單，其實不然，打電話大有講究，可以說是一門學問、一門藝術。因此，你的善意、親切、好感，完全依靠你的語言和聲音來傳達。在電話中，可以認識許多人，這些人和你并沒見面，或者見面很少，只因為在電話中接觸得多了，因此一聽到你的聲音，就對你產生了某種印象。 ? 在情況適宜時，才遞上名片。在名片旁，不妨粘一張便條紙，寫上得到的時間、此人的特征、從他身上可 獲得哪些幫助和資訊等等。在對方離去之前，或話題尚未結束，不必急于將對方的名片收藏起來。首先在人多的場合，一定要帶足夠的名片。名片是表達自我的 “ 作品 ” 。 ● 交換名片 大量管理資料下載 向對方遞名片時，應面帶微笑，注視對方，將名片正面對著對方，用雙手的拇指和食指分別持握名片上端的兩 角送給對方。就字體而言，行、草、篆、隸及各種美術字體均可。不提倡在名片上印人像、漫畫、花卉、寵物。所以，千萬別小看了名片，在現代職業(yè)場上，一張小小的名片往往能起到你無法估量的作用。經常閱讀期刊的人如果把所有的期刊堆疊成一座小山，不僅不利調閱，占空間，有時同事借走后一去 不回，也不容易察覺。如果說過去的紙張使用量是 1，目前用量卻是 ，可見電腦化時代并未能真正減少紙張的使用。 ◇ 過多而無用的筆 你可能在桌上、抽屜放了一堆鉛筆、原子筆、熒光筆 ?? 去蕪存菁留下幾支你常用的，辦公桌看起來會清爽一點！ ◇ 不斷暴增的名片 把用得到的名片資料鍵入電腦或電子記事本，然后扔掉這些占空間的紙卡，以后你只要指尖輕輕一點，就可以馬上找到你要聯(lián)絡的人，這會省下你不少寶貴時間。 如果你就是這張桌子的主人，那么，就說明你生性活潑、精力充沛、充滿野心。 這種辦公桌你肯定也不會太陌生，它總是被掩蓋在各種各樣的檔案之下，而且這些檔案還有向周圍領域（如架子和地板）擴張的傾向。各種文檔分門別類， 排列的非常合理而且具有邏輯性。 ● 自我張揚型 —— 桌面上擺著照片等私人物品 這類員工時常需要娛樂一番，也喜歡津津樂道地同別人談起自己的家事。 沒有裝飾品的辦公桌：此類人把私生活和工作嚴格分開來，在工作之余不喜歡與同事一起玩樂也不愿意多說話。辦公桌里有什么內容，主人也就有什么內容；辦公桌是什么檔次，主人也是什么檔次。 如果首飾讓人會質疑女性的專業(yè)特性，如太大、太耀眼類首飾在上班時就不適合配戴，因為當你甩頭的時候，你的耳環(huán)可能會產生叮當的聲響，破壞他人的注意力。女士著裝以套裙為宜，短袖、長袖不拘，無袖露肩則不宜。最初，一些大公司只允許雇員星期五穿便裝，但很快發(fā)現，衣著舒適的工作人員工作效率高，因此 “ 星期五便裝 ” 便成為每日可穿的 類型。還有一些更加自由的是那些在家上班的人，他們通過電腦科技與商業(yè)社會取得聯(lián)絡。西裝背心對高層行政人員來說永遠是流行服飾。今天，上班服的選擇可謂多姿多彩，不過并非完全沒有了 “ 游戲規(guī)則 ” 。最好是雞心領套頭衫，既便于打領帶，又顯得協(xié)調。領帶夾僅用于固定領帶，并無裝飾作用。很多人認為標簽是衣服名貴的象征，不舍得剪去，反而用線加固。有時候，以全黑、黑白的基本型出現，反而更能切合上班時的氣氛與環(huán)境。從衣著、發(fā)式、妝容到飾物、儀態(tài) ， 甚至指甲都是你要關心的。否則，吃虧的人絕對是你。儀表與著裝會影響別人對你的專業(yè)能力和任職資格 判斷。 上班時穿正式的服裝勝過千言萬語的表達。 做個幽雅的男人 男士上班應著裝正式，穿西裝，打領帶，穿皮鞋。如果你對顏色沒有很深的研究，請你慎用顏色多、花樣復雜的領帶，建議采用傳統(tǒng)型的領帶，比如條紋、格 子。男士一定要記得每天更換襯衫，否則會給別人留下你一夜未歸的印象。因此穿深色西裝時 ，一定要記得穿深色的襪子。現在，男性愿意在上班服上大把出錢，但是他們花得很明智。襪子的顏色只可能是黑色、海軍藍或炭灰色。一般來說，注重實效的上班著裝往往包括卡其褲、運動衫褲、 T 恤和牛仔褲。 服裝的搭配絕非易事，但是如果你要做一個優(yōu)雅的男人的話，穿著講究就是你必不可少的日常行為了，而考究的衣著會讓你得到想要的回報！ “ 女為工作者容 ” 女士的上班著裝最好以保守為宜。絲襪一定要高于裙子下擺，無論是站著還是坐都不能露出大腿來。不要在男士面前化妝。 雜亂無章的辦公桌：此類人多數思維敏銳 ，就是再復雜的情況下，也能夠很快找出頭緒而處理公事。該類員工有時會覺得自己不受賞識并感到孤獨。有時候，你可以讓你的辦公桌 “ 亂 ” 一點， “ 雜 ” 一點，千萬不能太 “ 干凈 ” 。你經常出差，所以時間對于你來說非常重要；而且你也的確雜務纏身，所以你不需要故意做出很繁忙樣子；你對別人的觀點并不在乎，因為你對自己的能力足夠自信。這一張桌子簡直就是你的 “ 戰(zhàn)利品 ” 展示桌。如果有突然事情被耽擱，也記得禮貌地請同事代勞。 這個時候你應該覺悟了吧？好好對待你的辦公桌，運用一些方法歸納用品，把你的創(chuàng)意與重要訊息，歸納到一個有跡可尋、隨時能找到的地方，從此讓你的工作更加有效率。 除了用產品分門別類，還可以依據經常接觸的部門業(yè)務來分，例如業(yè)務部、行銷部、財務部等；或是依文件功能，如合約類、工作報告類、廠商資料類等。一般來說， 100個檔案中，每個只裝 2 份的文件，不如分類成 20 個檔案，每個有 10份文件來得方便。印制名片的紙張，宜選莊重樸素的白色、米色、淡藍色、淡黃色、淡灰色，并且以一張名片一色為好。名片上的文字同其他應用文一樣，首先要合乎規(guī)范，否則就會引起誤解，影響交際效果。因此，名片的遞送、接受、存放也要講究社交禮儀。當與多人交換名片時，應依照職位高低的順序，或是由近及遠，依次進行，切勿跳躍式地進行，以免對方誤認 為有厚此薄彼之感。記住了的名字，趕快打電話給他。 接收他人遞過來的名片時，應盡快起身，面帶微笑，用雙手拇指和食指接住名片下方的兩角，并說 “ 謝謝 ” 、“ 能得到您的名片，深感榮幸 ” 等等。應放在西服左胸的內衣袋或名片夾里，以示尊重。而對于一個善于利用名片的人來說，收到一張名片就意味著多一個朋友、多一個工作上的合作伙伴。 大量管理資料下載 辦公室智慧 電話的學問 面對面的交談，有表情、有手勢，可以幫助我們表達思想、情感。 有些人做不到這點，平時對人還不錯，可是一打電話就機械、單調，甚至粗聲惡氣，像吵架一樣，讓人聽起來很不愉快。 有時候，即便接電話的人并不是你直接要找的人，你也要用非常友好的、禮貌的態(tài)度對待。 （二）帶著喜悅的心情 大量管理資料下載 打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是也會被你歡快的語調所感染，對你留下極佳的印象。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是 “ 喂 ” 了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下不好的印象。我們首先應了解對方來電的目的，即便自己無法處理，也應認真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，不但可以不誤事而且贏得對方的好感。 所以，我們打電話時第一件事，就是用聲調，表達出你友誼的微笑來。因此，你在電話中談話，不能完全根據你平時說話的習慣。為什么？你要利用這段時間平靜自己的情緒，在你不知道來電人是誰、來電內容是什么之前，不要將你的情緒帶給將要和你對話的那個人，哪怕你此刻是歡快的， 你怎么知道對方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音？當然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應該了。這種情況很常見。對某些職業(yè)而言，如果你不立即回復電話，就可能失去一次交易的機會。 如果你發(fā)現你在電話中有某項不良習慣，就把紙條貼在電話機上來矯正?，F在，它成了和手表一樣的普通東西，成了老板招之即來的呼叫器，成了鍛煉拇指的健身器，成了各色段子的中轉站，成了游戲機，成了數碼相機，成了掌上電腦 ?? 手機正在變得像叮當一樣無所不能。廣播你們的談話永遠都是不禮貌 的行為。 ● 開車時使用手機，一定要小心。盡管手機給人們帶來了恐慌，卻仍然抵不過人們從它身上獲得的巨大便利和樂趣，所有不適都只是人們?yōu)檫@從未有過的偉大時代所必須付出的小小的美麗的代價。 大量管理資料下載 現在高科技和電子技術發(fā)展越來越快，人們不隨時緊追就可能落伍，一些人對此問題處理不當，很容易患上 “ 電腦恐懼癥 ” 。其次他們自身要善于調節(jié)，以平常心對待一切。平時，我們稍留意一下，就不難發(fā)現身邊也有些人不同程度地患有 “ 電腦失寫癥 ” 。 如有序地安排作息時間，不要長時間地坐在電腦前工作，而且要注意使用多種漢字輸入法，比如用拼音和五筆間換著輸入文字。應當做到用詞精練并且達意。假如你沒有做到這一點，收件人很可能認為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。對于連篇累牘的文件，應考慮使用傳真來代替電子郵件。你習慣使用 Email 并不意味著所有的人都習慣。如果你發(fā)的 Email 時間性很強，最好使用 Email 信筒中提示你對方收到時間的功能。因為一旦發(fā)送出去，你不知道誰會看到這條信息。 工作空間安排不合理 花上幾天時間觀察公司的工作方式，找出由于工作空 間安排不合理造成的效率低下問題。這些外來因素會分散員工的注意力，降低工作效率。如果確實需要開會，要限制時間