【正文】 ● 即使你單獨(dú)一人，或者認(rèn)為自己離別人夠遠(yuǎn)了，也必須記?。河冒察o的、平常的聲音說話。 ● 如果你給對(duì)方打電話，要讓對(duì)方知道你用的是手機(jī)。 ● 永遠(yuǎn)不要用手機(jī)討論敏感或保密性的信息。你永遠(yuǎn)都不知道什么樣的人可能正站在你旁邊。開車時(shí)不要撥號(hào)。開車的同時(shí)拿著電話講話是很危險(xiǎn) 的。 ● 給客戶打電話和有重要的事時(shí)，最好使用固定電話。 但是，只有最保守與最悲觀的人才會(huì)將應(yīng)用新技術(shù)視為打開 “ 潘多拉之盒 ” 。 一句老生常談在最后也許依然有效：必須記住，技術(shù)進(jìn)步并不 能許諾給我們一個(gè)美麗新世界，一切取決于我們?nèi)绾问褂盟Ｂ?lián)合國重新定義了新世紀(jì)的文盲，其中第三類是不能使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行學(xué)習(xí)、交流和管理的人。更新觀念 ,更新知識(shí) ,更新技能 ,改變?nèi)松?!然而，卻有那么多的人越來越陷于電腦中，帶來很多的綜合癥狀 ?? ● 電腦恐懼癥 隨著電腦等高科技進(jìn)入人們的工作和生活，由此帶來的相關(guān)問題也逐漸顯現(xiàn)。研究者提醒這類人士，要正確對(duì)待電腦，處理好電腦帶來的各種問題，否則高科技和電子技術(shù)將給這些人的身心帶來煩擾。特別是年齡在 35 歲至 50 歲之間、工作表現(xiàn)良好的中年男士更易與此 “ 病 ” 結(jié)緣，而一旦患上“ 電腦恐懼癥 ” ，便意味著他們已經(jīng)步入了 “ 男性更年期 ” 。二是突然變得心情沮喪、心神不寧、經(jīng)常失眠、易疲倦，感覺再也無法支撐下去，并開始大量吸煙和酗酒。四是開始光顧健身房，希望擁有健美的體形，并一反常態(tài)地像年輕人一樣注重穿著打扮。 要解決這一問題，首先要為中年男士創(chuàng)造一個(gè)寬松和諧的工作環(huán)境。此外 ，妻子要多體貼、安慰和支持丈夫，幫助他們擺脫心理障礙，愉快地工作和生活。歐美等國已把 “ 電腦失寫癥 ” 做了專題研究。 在國內(nèi)， “ 電腦失寫癥 ” 人群也開始逐漸浮出水面。經(jīng)醫(yī)生診斷是患上了 “ 電腦失寫癥 ” 。一家公司的文員小張說，她患了 “ 電腦失寫癥 ” ，原因是她經(jīng)常面對(duì)著電腦打字，腦子里所想所記的全是電腦輸入法，結(jié)果有一天她到招辦報(bào)名考試需要手寫 個(gè)人說明時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)好多漢字忘了怎么寫了。電腦一族不妨對(duì)照著專家提供的癥狀表現(xiàn)，檢查一下自己是否患有 “ 電腦失寫癥 ” 。 “ 電腦失寫癥 ” 主要表現(xiàn)在由于長(zhǎng)期連續(xù)地面對(duì)電腦打字，由于單調(diào)且重復(fù)的刺激腦皮層而造成的，造成對(duì)手寫漢字的暫時(shí)性失憶；對(duì)大量常用的漢字的失寫；手寫出來的文字潦草，難以 辨認(rèn)；用錯(cuò)別字、網(wǎng)絡(luò)語言或網(wǎng)絡(luò)符號(hào)代替一般的文字。根據(jù)一些曾經(jīng)患過 “ 電腦失寫癥 ”的朋友的體會(huì)，我們只要稍微改變一下使用電腦和工作、生活的習(xí)慣，就能起到很好的防治效果。養(yǎng)成定期閱讀和手寫的習(xí)慣，多閱讀文章，能夠強(qiáng)化對(duì)漢字形狀的記憶。對(duì)網(wǎng)絡(luò)語言有理智地接受，比如網(wǎng)上常喜歡用簡(jiǎn)單的字母代替語言，或用同音不同字的方法表示時(shí)，不要以為時(shí)髦便經(jīng)常使用。但是，也千萬別和 “ 她 ” 過于親密，否則，將引火上身呢！因此，你必須記住下面一些與伊妹兒親密接觸的法則。你也許認(rèn)為你寫得明白易懂，但有些用詞是會(huì)讓人誤解的。這樣可以 避免事后為了對(duì)郵件內(nèi)容進(jìn)行解釋而浪費(fèi)高昂的長(zhǎng)途電話費(fèi)。尊重他人的 “ 電子空間 ” 。許多人并不喜歡收到笑話或連鎖信之類的東西。當(dāng)未得到對(duì)方允許而發(fā)送郵件時(shí)，必須確保郵件內(nèi)容對(duì)收件者是有價(jià)值的。 ◎ 在電腦上，沒有一樣?xùn)|西是保密的。在你按下 “ 發(fā)送 ” 鍵前，必須考慮清楚，假如該郵件被他人看到，后果會(huì)是如何 ── 比如被老板看見。 ◎ 盡可能縮小郵件附件。有些電子郵件的附件可能是不必要的。不要想當(dāng)然。 ◎ 如何留下一個(gè)有效的語音信息的首要原則是：簡(jiǎn)明扼要、語速放慢。當(dāng)你要表達(dá)問 候時(shí)，也要注意內(nèi)容簡(jiǎn)短。 ◎ 除非你確定你的新客戶習(xí)慣這種交流方式，否則不要給他們發(fā) Email。別人的名片上有 Email地址并不能說明他們真的使用 Email。不要堆積郵件。慣例是 24 小時(shí)之內(nèi)。 ◎ 如果必要，做好 Email 的備份。然后把這封 Email的內(nèi)容打印出來或保存在你的文檔中，以防萬一。 2020 年的 “ 愛蟲病毒 ” 只用了兩天就幾乎讓美國癱瘓。如果是你打開了帶病毒 Email，然后散布到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)，你會(huì)顯得很愚蠢而且不專業(yè)。 ◎ 不要發(fā)送任何涉及公司保密信息的 Email。 辦公室智慧 提高工作效率 (1) 檢查一下你的辦公室 每個(gè)辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機(jī)無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使人根本無法高效工作 —— 這并不奇怪。 大量管理資料下載 檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的 8 種通病，然后加以改進(jìn)。例如，一名用性能低下的個(gè)人電腦的圖形設(shè)計(jì)人員每次打開或保存一幅圖像時(shí)都要等待 2030 秒鐘；用低速撥號(hào)上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問題，網(wǎng)頁可能打不開，甚至?xí)斐呻娔X死機(jī)。你在新設(shè)備上的投資將很快會(huì)在提高的工作效率中收回來。例如，由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠(yuǎn)，每次電話會(huì)議結(jié)束后你都要重新輸入會(huì)議記錄。 效率低下的文件管理制度 文件管理的雜亂無章會(huì)造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時(shí)間浪費(fèi)。看看是否需要增加文件柜，使所有的員工都能夠容易地將文件歸類 ，以便于查找。 未加管制的信息流 由于電子郵件和移動(dòng)電話等通訊技術(shù)的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場(chǎng)信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡(luò)。 減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。在辦公室時(shí)關(guān)掉移動(dòng)電話。 組織拙劣的會(huì)議 召開不必要、沒有重點(diǎn)的會(huì)議將會(huì)降低工作效率，打擊員工的士氣。 開會(huì)之前要看看這一問題能否通過打電話或是其他方式解決。指定會(huì)議主持人，其責(zé)任是在有跑題跡象時(shí)采取行動(dòng)，使會(huì)議回到正軌。 大量管理資料下載 只 訂閱那些員工真正會(huì)去看的出版物，鼓勵(lì)員工使用更有價(jià)值的搜索工具。另外，尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)變。 干擾 許多小公司的辦公室不夠?qū)挸ǎ碌拇舐曊f話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關(guān)門的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者 降低嗓門。 混亂 許多成功的主管的桌面都有一個(gè)非常突出的特點(diǎn) —— 沒有雜物，非常整齊。 環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。建議采取以下 5 個(gè)步驟，營造出高效率的辦公環(huán)境。過期的文件、不用的信箋、從來不開的臺(tái)燈 ??不一而足。 ◆ 將過期的文件加以清理存放 沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。 如果一個(gè)文件你在過去 12 個(gè)月里都沒有找來看過，那么它就在此列。 ◆ 注意你的電腦顯示器 在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時(shí)，要釋放更多的空間是比較困難的。 ◆ 充分利用辦公空間 如果辦公場(chǎng)所狹小，就要想辦法充分利用每一寸空間。如果桌上要擺 傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等多種辦公設(shè)備，可以考慮購買一臺(tái)多功能一體機(jī)。如果擔(dān)心會(huì)丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來。 改善工作流程 從自動(dòng)化表格處理到即時(shí)訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更智能地進(jìn)行工作。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時(shí)間，使員工可以將時(shí)間用在更為重要的公司事務(wù)上。 ◆ 改進(jìn)公司范圍內(nèi)的信息共享 電腦網(wǎng)絡(luò)可以用來向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會(huì)更為快捷也更為經(jīng)濟(jì)。公司還可以創(chuàng)建電子 數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負(fù)擔(dān)。例如，利用在線日程安排，項(xiàng)目經(jīng)理可以很快看到團(tuán)隊(duì)中每位成員的時(shí)間表，找到合適的開會(huì)時(shí)間，然后利用在線日程安排程序?qū)㈤_會(huì)通知發(fā)給每位與會(huì)者。 通過將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫進(jìn)行共享，公司可以為客戶提供更高標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)。 ◆ 快速、經(jīng)濟(jì)的溝通交流 即時(shí)訊息工具使員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通，不受地域限制，而不會(huì)帶來高額的費(fèi)用。 ◆ 實(shí)施在線協(xié)作 駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會(huì)議室，編輯文件或是進(jìn)行演示。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。 甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。如果做不到這點(diǎn)，就會(huì)精力不濟(jì)、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。 ◆ 每天都以計(jì)劃開始 在核對(duì)電子郵件或語音郵件之前，每個(gè)工作日的頭 15 分鐘用于寫下任務(wù)清單。這樣你就會(huì)精確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。 ◆ 分派任務(wù) 在寫出了任務(wù)清單后，認(rèn)真考慮一下，哪些任務(wù)是可 以分派給團(tuán)隊(duì)中的別的成員的。和你一樣，同事也希望對(duì)每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個(gè)小時(shí)才把任務(wù)分派給同事，同事會(huì)不高興的，因?yàn)槟阌锌赡艽騺y了他們的計(jì)劃。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個(gè)小時(shí)而不是每隔 10 分鐘查看一次電子郵件；將電話轉(zhuǎn)為語音郵件，只回復(fù)那些確有急事的電話；要求將會(huì)議安排在你方便的時(shí)候召開。在一個(gè)星期內(nèi)強(qiáng)迫自己早點(diǎn)開始工作，早一點(diǎn)離開。 ◆ 不要在工作時(shí)間干私事 一些員工放任自己，在工作時(shí)間為私人事務(wù)分心。這些小事情會(huì)影響你的工作，如果 你將很多時(shí)間用于與工作無關(guān)的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。這樣做既可以保證你在正常工作時(shí)能夠?qū)Ｐ闹轮咎幚砭o急事務(wù)，又能夠使你不用工作到很晚的時(shí)間。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事 務(wù)。例如，一臺(tái)性能強(qiáng)大的電腦可以使你更快地進(jìn)行網(wǎng)頁搜索或是同時(shí)運(yùn)行多個(gè)應(yīng)用程序。 ◆ 今日事，今日畢 許多員工由于白天完成不了任務(wù)，養(yǎng)成了熬夜的習(xí)慣。因此，員工要想方設(shè)法提高工作效率， 做到 “ 今日事，今日畢 ” 。做好你職責(zé)范圍內(nèi)的重要工作就可以了，不要忙著給其它部門提建議，搞策劃。 簡(jiǎn)要途徑 不管是主動(dòng)還是被動(dòng)，管理與技術(shù)員工都試圖通過提高效率來緩解工作壓力。在績(jī)效管理的框架中，每個(gè)管理人員都必須是自己時(shí)間的管理者，以提高個(gè)人的績(jī)效。 對(duì)于技術(shù)與管理員工，制定計(jì)劃的周期可定為一個(gè)月。每個(gè)工作日結(jié)束的前半個(gè)小時(shí)，先盤點(diǎn)一下當(dāng)天計(jì)劃的完成情況，并整理一下第二天計(jì)劃內(nèi)容的工作思路與方法。這樣必將影響下一天仍至當(dāng)月的整個(gè)工作計(jì)劃，從而陷入明日復(fù)明日的被動(dòng)局面。不能將計(jì)劃制定在能力所能達(dá)到的 100%，而應(yīng)該制定在能力所能達(dá)到的 80%。因?yàn)?，管理者每天都?huì)遇到一些意想不到的情況以及上級(jí)交辦的臨時(shí)任務(wù)。久而久之，你的計(jì)劃失去了嚴(yán)肅性，你的上級(jí)也會(huì)認(rèn)為你不是一個(gè)很精干的員工。 分類的原則主要包括輕重緩急的原則，相關(guān)性原則，工作屬地相同原則。很多時(shí)候管理者會(huì)忽略時(shí)間的要求，只看重任務(wù)的重要性，這樣理解是片面的。因?yàn)?管理本身是一項(xiàng)連續(xù)性的工作，任務(wù)可能是過去某項(xiàng)工作的延續(xù)，或者是未來某項(xiàng)工作的 大量管理資料下載 基礎(chǔ)。工作屬地相同原則指將工作地點(diǎn)相同的業(yè)務(wù)盡量歸并到一塊完成，這樣可以減少因?yàn)楣ぷ鞯攸c(diǎn)變化造成的時(shí)間浪費(fèi)。如果這一點(diǎn)處理的好，可避免在現(xiàn)場(chǎng)、自己的辦公室、物資部、監(jiān)理、業(yè)主及其它部門之間頻繁接觸。 管理人員在接收 工作任務(wù)的同時(shí)，都被要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。將任務(wù)完成的時(shí)間定在提交任務(wù)成果的最后一刻是很不明智的，這與上面提到的計(jì)劃的彈性是一脈相承的。當(dāng)應(yīng)當(dāng)提交的任務(wù)與臨時(shí)的事項(xiàng)沖突時(shí)，就陷入了魚與熊掌的被動(dòng)狀態(tài)。 ● 敦促過程管理者。管理人員在組織某項(xiàng)工作時(shí)往往只偏重于自己本身所應(yīng)完成的職責(zé)，將工作傳遞到相關(guān)工作部門與工作崗位之后便聽之任之了。在檢查工作結(jié)果的時(shí)候，所在的中間環(huán)節(jié)又各自抱怨給予他的時(shí)間太短了，或者是某個(gè)中間環(huán)節(jié)耽誤的時(shí)間太久了等等。所以作為一名管理者，要把握工作的完整性。所以，作為一名組織者，你的職責(zé)不僅僅是將文件傳遞出去，更重要的是敦促你的中間環(huán)節(jié)處理者按你的要求及時(shí)完成分管職責(zé)。 管理好時(shí)間 要提高工作效率，就要掌握好時(shí)間，利用好時(shí)間，管理好時(shí)間。人生的每 一件事情都跟時(shí)間有關(guān)。 一談到時(shí)間管理，多數(shù)人都會(huì)想到：一是在工作上如何有效地利用時(shí)間。二是在業(yè)余時(shí)如何有效地利用時(shí)間用于學(xué)習(xí)或工作。你進(jìn)行時(shí)間管理，應(yīng)該涉及人生的 8 大領(lǐng)域，而不僅是某一兩個(gè)領(lǐng)域。 時(shí)間管理就是耕耘你自己。你對(duì)什么進(jìn)行投資會(huì)收獲什么，你投資于健康就會(huì)在健康上收獲，你投資于人際關(guān)系，你就會(huì)在人際關(guān)系上有收獲。比如在休息日，你也許該在家庭、健康、休閑上有更多的時(shí)間分配，而不是用于工作。 大量管理資料下載 然而，經(jīng)理人在時(shí)間管理上的最大誤區(qū)是對(duì)時(shí)間管理目的性不清楚。所以，你要有效地進(jìn)行時(shí)間管理，你首先必須有一套明確的遠(yuǎn)期、中期、近期目標(biāo)；其次是有一個(gè)價(jià)值觀和信念；第三是根據(jù)目標(biāo)制定你的長(zhǎng)期計(jì)劃和短期計(jì)劃，然后分解為年計(jì)劃、月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃；第四是相應(yīng)的日結(jié)果、月結(jié)果、年結(jié)果，及每個(gè)結(jié)果的反饋和計(jì)劃的修正。 你在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，要特別注意以下 5 點(diǎn)： 時(shí)間管理與目標(biāo)設(shè)定、目標(biāo)執(zhí)行有相輔相成的關(guān)系，時(shí)間管理與目標(biāo)管理是不可分的。 在時(shí)間管理中，必須學(xué)會(huì)運(yùn)用 80∶20 原則，要讓 20%的投入產(chǎn)生 80%的效益。