【正文】 智慧 電腦，若即若離 不識字的文盲越來越少，跟不上現(xiàn)代科技發(fā)展的功能型文盲卻在增加。盡管手機(jī)給人們帶來了恐慌，卻仍然抵不過人們從它身上獲得的巨大便利和樂趣，所有不適都只是人們?yōu)檫@從未有過的偉大時(shí)代所必須付出的小小的美麗的代價(jià)。用手機(jī)給人打電話，有可能使人聽到你這邊呼呼而過的汽車經(jīng)過的聲音，也可能因?yàn)樾盘柌缓枚袛?，這都會給對方留下不好的印象。把車停在路邊或停車場再說會比較明智。除非你有不需要用手的耳機(jī)或揚(yáng)聲器，否則就等停車后再撥。 ● 開車時(shí)使用手機(jī)，一定要小心。竊聽的技術(shù)非常發(fā)達(dá)。手機(jī)的技術(shù)是越來越先進(jìn)了，但還是有需要完善的地方，電話有時(shí)可能突然斷掉。不要大喊大叫。廣播你們的談話永遠(yuǎn)都是不禮貌 的行為。包括開會時(shí)、在餐館里、在火車上，等等。 ” 在現(xiàn)在的職場中，關(guān)于手機(jī)的使用，必須注意以下幾點(diǎn)： ● 和別人共享一個(gè)空間時(shí)，不要讓手機(jī)響。 大量管理資料下載 2020 年底馮小剛導(dǎo)演的賀歲片黑色喜劇《手機(jī)》就像是人們對手機(jī)的焦慮體驗(yàn)的一次總爆發(fā)，手機(jī)帶來了現(xiàn)代人的道德困境。現(xiàn)在，它成了和手表一樣的普通東西，成了老板招之即來的呼叫器，成了鍛煉拇指的健身器，成了各色段子的中轉(zhuǎn)站，成了游戲機(jī)，成了數(shù)碼相機(jī)，成了掌上電腦 ?? 手機(jī)正在變得像叮當(dāng)一樣無所不能。 ” 幾乎沒有人會質(zhì)疑愛立信中國有限公司副總裁蔡桐木幾年前的這番話，值得商榷的只是時(shí)間問題，也許世界的變化并不如技術(shù)論者所期望的那樣迅速。 不要讓手機(jī)成為手雷 “ 上世紀(jì) 60 年代開始，電視改變了我們的整個(gè)生活， 80 年代起 PC 改變了我們的工作方式。讓電話中的交談表現(xiàn)出你最好的一面吧！ ? 清晰 用電話向總公司報(bào)告業(yè)務(wù)的推銷員一定都明白口齒清楚的重要性，只有這樣，他的報(bào)告才不會出現(xiàn)差錯(cuò)。 如果你發(fā)現(xiàn)你在電話中有某項(xiàng)不良習(xí)慣，就把紙條貼在電話機(jī)上來矯正。 要打斷對方時(shí)，你可以采用和面談一樣的準(zhǔn)則 ，盡量不打斷他，除非一切都證明不如此不可能了結(jié)。 ” 然后立即掛上電活，并帶著微笑。 比如當(dāng)一位推銷員喋喋不休地向我們推薦某種我們毫無興趣的商品時(shí)，打斷他是一種仁慈的行為。對某些職業(yè)而言，如果你不立即回復(fù)電話，就可能失去一次交易的機(jī)會。 如果你的經(jīng)營哲學(xué)是 “ 能拖到明天，就不必急著今天做 ” ，那你這一輩子恐怕是很難熬出頭了。如果你要接電話，應(yīng)該讓客戶知道你為什么接這個(gè)電話，比如說 “ 我正在等老板的電話 ” 。這樣做其實(shí)是告訴你的客戶，電話那端的人比他更重要。這種情況很常見。記住，鈴聲響兩下后，再接。對接電話的人來說，在短短的一聲電話鈴聲里，你的焦躁和不安可能已經(jīng)瞬間平息，你才可以不驚不懼地面對任何事，寵辱不驚 地面對任何人。 接電話，有時(shí)就像看待人生，要有寧靜、平和的心態(tài)。為什么？你要利用這段時(shí)間平靜自己的情緒，在你不知道來電人是誰、來電內(nèi)容是什么之前，不要將你的情緒帶給將要和你對話的那個(gè)人，哪怕你此刻是歡快的， 你怎么知道對方一定就希望聽到你歡天喜地的聲音？當(dāng)然，把你的壞心情不加掩飾地傳遞給對方就更不應(yīng)該了。 不要以為接電話沒有什么，其實(shí)里面還是有很深的學(xué)問。 此外，你在電話中談話要盡可能地簡短，因?yàn)殡娫捦瑫r(shí)只能容兩個(gè)人談話，在你跟這個(gè)朋友談得太久的時(shí)候，可能另一個(gè)朋友打電話找你老打不通，甚至，誤了一件重要的事情。 一般來說，你的嘴要正對著話筒，咬字要清楚，一個(gè)字、一個(gè)字地說。因此，你在電話中談話，不能完全根據(jù)你平時(shí)說話的習(xí)慣。 許多人忽略了聲音通過電話后音調(diào)變了。 你的聲調(diào)有笑意嗎？有溫暖嗎？你自己對照一下吧。你的聲調(diào)要充滿笑意。 所以，我們打電話時(shí)第一件事，就是用聲調(diào)，表達(dá)出你友誼的微笑來。難道我們瘋了嗎？為什么要向電話微笑呢？對方是不可能從他的電話中看見我們的微笑的。遇特殊情況，非得長時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對方的同意和諒解。 ● 這樣接打電話能使工作更順利 （一）遲到、請假由自己打電話； （二）外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系； （三）外出辦事應(yīng)告知去處及電話； （四）延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對方聯(lián)絡(luò)； （五）用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)； （六）同事家中電話不要輕易告訴別人； 大量管理資料下載 （七）借用別家單位電話應(yīng)注意。我們首先應(yīng)了解對方來電的目的，即便自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對方來電目的，不但可以不誤事而且贏得對方的好感。 （六）了解來電的目的 上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對方要找的人不在，也切忌只說 “ 不在 ” 就把電話掛了。對打電話，接電話具有相同的重要性。所謂 5W1H 是指： When（何時(shí)）、 Who（何人）、 Where（何地）、 What（何事）、 Why（為什么）和 HOW（如何進(jìn)行）。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電話響了許久，接起電話只是 “ 喂 ” 了一聲，對方會十分不滿，會給對方留下不好的印象。電話鈴聲響一聲大約 3 秒種，若長時(shí)間無人接電話，或讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時(shí)心里會十分急躁，對你的單位留下不好的印象。因此打電話時(shí)，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。 （三）端正自己的坐姿 打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散 的姿勢對方也能夠 “ 聽 ” 得出來。 （二）帶著喜悅的心情 大量管理資料下載 打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是也會被你歡快的語調(diào)所感染，對你留下極佳的印象。同樣說 “ 你好，這里是 XX 公司 ” ，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對方留下的印象是完全不一樣的。 ● 打電話，不要以為很容易 （一）第一聲很重要 當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。 學(xué)會打電話 隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每天要接、打大量的電話。 有時(shí)候，即便接電話的人并不是你直接要找的人，你也要用非常友好的、禮貌的態(tài)度對待。所以你必須小心地控制你的聲調(diào)，讓你的聲調(diào)能夠溫和地、 親切地、悅耳地傳達(dá)出你的情誼，同時(shí)，你的口齒也要清晰地傳達(dá)出你談話的內(nèi)容。 在平時(shí)，你的聲調(diào)不大好，你的語言不大講究，別人還可以看見你的態(tài)度舉止和你的面目表情。 在打電話時(shí)，由于你的姿態(tài)、笑容、動(dòng)作表情，對方完全看不見。 有些人做不到這點(diǎn)，平時(shí)對人還不錯(cuò)，可是一打電話就機(jī)械、單調(diào)，甚至粗聲惡氣，像吵架一樣，讓人聽起來很不愉快。印象不好，也許三言兩語就會收線。這種印象可能好，也可能不好。 在現(xiàn)代社會中，每天有許多事情，都要通過電話來商談、詢問、通知、解決。 大量管理資料下載 辦公室智慧 電話的學(xué)問 面對面的交談，有表情、有手勢，可以幫助我們表達(dá)思想、情感。 ? 將得到的名片和自己的分開放，以免誤將別人的送了出去。 ? 出門前備好足夠的名片，并放置在固定的地方，以免需要時(shí)用完或找不到。 ? 先檢查自己是否已 “ 全副武裝 ” 。而對于一個(gè)善于利用名片的人來說，收到一張名片就意味著多一個(gè)朋友、多一個(gè)工作上的合作伙伴。在收到名片后，除了定期整理、更新外，不妨試著和其中自己較感興趣的人主動(dòng)聯(lián)系，幾通電話就有可能為自己增添幾位生意上的伙伴，并有可能成為日后的合作伙伴。一個(gè)小小的動(dòng)作，將使你日后受益無窮。得到的名片應(yīng)一一放入，小心折疊和彎曲。應(yīng)放在西服左胸的內(nèi)衣袋或名片夾里，以示尊重。 ● 名片的收存 在職場中得到名片的機(jī)會很多，而這些名片切不可隨手一扔了之。 交換名片的時(shí)機(jī)是： 希望認(rèn)識對方； 表示自己重視對方； 被介紹給對方； 對方想要自己的名片； 提議交換名片； 初次登門拜訪對方； 通知對方自己的變更情況； 打算獲得對方的名片。名片接到后不能隨便亂放，如果是初次見面，最好是將名片上的重要內(nèi)容讀出來，當(dāng)對方遞給你名片之后，如果自己沒有名片或沒帶名片，就當(dāng) 首先向?qū)Ψ奖硎厩敢?，再如?shí)說明理由。 接收他人遞過來的名片時(shí)，應(yīng)盡快起身，面帶微笑，用雙手拇指和食指接住名片下方的兩角，并說 “ 謝謝 ” 、“ 能得到您的名片，深感榮幸 ” 等等。還有你要發(fā)名片時(shí)，你要看人家有沒有手拿、方不方便拿，也許在酒會時(shí)，人家手上正拿著食物，沒有手可以空出來拿你的名片，你卻發(fā)給他 ，他當(dāng)然是不好意思不拿，但卻會造成別人對你的反感！甚至名片一拿就丟到垃圾桶去了。其次要注意發(fā)名片的時(shí)機(jī)。 剛剛講到名片的交換，其實(shí)這也是有技巧的。記住了的名字，趕快打電話給他。然后當(dāng)天回去之后，稍微記錄一下，再將名片作分類整理。如果你不重視別人的名字，又有誰來重視你的名字呢！此外，在交換名片時(shí)，要保持名片的整潔，不要輕易地在自己的名片或他人的名片上隨意涂改或做筆記，因?yàn)檫@樣會造成他人心理上的不快感。 在與他人交換名片時(shí)，要養(yǎng)成記住對方姓名的習(xí)慣。當(dāng)與多人交換名片時(shí)，應(yīng)依照職位高低的順序，或是由近及遠(yuǎn)，依次進(jìn)行，切勿跳躍式地進(jìn)行，以免對方誤認(rèn) 為有厚此薄彼之感。 在社交場合，名片是自我介紹的簡便方式。如果是坐著的，應(yīng)當(dāng)起立或欠身遞送，遞送時(shí)說一些 “ 我叫 ，這是我的名片，請笑納 ”“ 我的名片，請你收下 ” 之類的客套話。 當(dāng)別人想動(dòng)用人際關(guān)系去搬救兵時(shí)，你這張名片就是一份很重要的線索，因此在設(shè)計(jì)上千萬不要草率。因此，名片的遞送、接受、存放也要講究社交禮儀。 名片的使用 名 片的使用決不是個(gè)簡單的動(dòng)作，該在什么時(shí)候、什么地點(diǎn)、向什么人怎樣遞上名片是一門學(xué)問。 隨著名片使用日益廣泛，除所用紙張?jiān)絹碓胶猛?，名片的片面設(shè)計(jì)也越來越新穎。名片的風(fēng)格、個(gè)性，主要表現(xiàn)在片面布局與字體的選擇設(shè)計(jì)方面。名片上的文字同其他應(yīng)用文一樣，首先要合乎規(guī)范，否則就會引起誤解，影響交際效果。切勿在一枚名片上采用兩種以上的文字，也不要將兩種文字交錯(cuò)印在同一面。這些東西并無實(shí)用價(jià)值，卻會給人以華而不實(shí)的印象。也不要用黑色、紅色、粉色、紫色、綠色印制名片，它們均會給人以失之于莊重的感覺。印制名片的紙張，宜選莊重樸素的白色、米色、淡藍(lán)色、淡黃色、淡灰色，并且以一張名片一色為好。 眼下國內(nèi)最通用的名片規(guī)格為 9cm 。 名片的制作 名片，是當(dāng)代社會私人交往和公務(wù)交往中一種最為經(jīng)濟(jì)實(shí)用的介紹性工具。 辦公室智慧 重視名片的作用 在職場中，他人對你的印象往往起源于你遞上的那張表明你身份的名片。一般來說， 100個(gè)檔案中，每個(gè)只裝 2 份的文件，不如分類成 20 個(gè)檔案，每個(gè)有 10份文件來得方便。每一種刊物按期別順序排好，種類之間再以小隔板或桌上型小書架隔開，這樣調(diào)閱資料非常便利，同事要借閱也方便，也較不容易遺失?？梢詫⑵诳兄刃虻貧w檔。 除了紙張文件外，期刊的收藏也占據(jù)了很大的空間。 除了用產(chǎn)品分門別類，還可以依據(jù)經(jīng)常接觸的部門業(yè)務(wù)來分，例如業(yè)務(wù)部、行銷部、財(cái)務(wù)部等；或是依文件功能，如合約類、工作報(bào)告類、廠商資料類等。給每個(gè)產(chǎn)品一個(gè)大的資料夾，每個(gè)資料夾中又分成公關(guān)、活動(dòng)、記者會、展覽等，分別用 L 型透明夾收好，做好標(biāo)簽，再整齊收到產(chǎn)品資料夾中，這樣就能一目了然。 把要用而未分類的文件通通整齊地堆疊在一起，放在固定的位置，千萬不要散成紙海，這樣你要找某一份文件時(shí)就有序可循，等看過后再依自己的分類方式歸納好。 電腦進(jìn)入辦公室后，大家原本預(yù)估紙張的使用會減少，但事實(shí)卻 相反。 這個(gè)時(shí)候你應(yīng)該覺悟了吧？好好對待你的辦公桌，運(yùn)用一些方法歸納用品，把你的創(chuàng)意與重要訊息，歸納到一個(gè)有跡可尋、隨時(shí)能找到的地方，從此讓你的工作更加有效率。在這關(guān)鍵時(shí)刻，你怎么也找不到你的文件，面對桌上一片凌亂 的局面，你感到焦急萬分，就連電子文檔也不知存到哪里去了，最后你只能硬著頭皮用口頭報(bào)告。 ◇ 眼花繚亂的裝飾品 滿桌子的相框、玩偶、擺飾，不只制造混亂景象，還會分散你的注意力，讓你無法專心工作。 ◇ 還沒看的報(bào)章雜志 大量管理資料下載 養(yǎng)成隨手把你想看的文章剪下來貼到剪貼簿的習(xí)慣，不然干脆將雜志丟掉，因?yàn)閿[得過久你也不可能再看它了。如果有突然事情被耽擱，也記得禮貌地請同事代勞。 也別放任辦公桌一團(tuán)糟 ● 該丟掉的就丟掉 堆積如山的文件資料，回不完的傳真和留言條，加上杯子、電話、裝飾品、日歷 ?? 你是否終日淹沒在辦公桌的混亂中理不出頭緒？該是清場讓工作條理分明的時(shí)候了！ 或許混亂的辦公桌不代表混亂的工作，但雜亂無章的桌子卻比較容易讓人腦袋亂糟糟！但你可能會說，我也不想讓自己這么亂，只是資料真的太多，工作真的太忙！試著丟掉或整理一下這些東西，你將擁有一個(gè)讓你效率