【正文】 從個(gè)人角度看，要把握一天中的 20%的經(jīng)典時(shí)間用于你的關(guān)鍵的思考和準(zhǔn)備，這你可以根據(jù)你的生活狀態(tài)、生物鐘來(lái)確定你的 20%經(jīng)典時(shí)間是哪個(gè)時(shí)候。你的工作、事業(yè)、生活等目標(biāo)中，每個(gè)小目標(biāo)的完成，會(huì)讓你清楚地知道你與大目標(biāo)的遠(yuǎn)近，你的每日計(jì)劃是你的壓力和激勵(lì)，每日的行動(dòng)計(jì)劃都必須結(jié)合你的目標(biāo)。這個(gè)過(guò)程實(shí)際上是一個(gè)循環(huán)， 即 PDCA 循環(huán)。時(shí)間是過(guò)去、現(xiàn)在、未來(lái)的一條連續(xù)線，構(gòu)成時(shí)間的要素是事件，時(shí)間管理的目的是對(duì)事件的控制。 關(guān)于如何在工作、學(xué)習(xí)這兩個(gè)領(lǐng)域上進(jìn)行時(shí)間管理，你可以輕而易舉地找到非常有參照作用的原則 和建議，你不妨根據(jù)這些步驟執(zhí)行或反思自己的時(shí)間管理，你將會(huì)取得一定的成效。盡管我們總覺(jué)得時(shí)間管理應(yīng)該主要是與工作相關(guān)，但你的時(shí)間分配還是必須涉及到八大領(lǐng)域，這才是對(duì)你最好的結(jié)果。時(shí)間管理實(shí)際上是你把有效的時(shí)間投資于你要成為的人或你想做成的事。這 8 大領(lǐng)域是：健康、工作、心智、人際關(guān)系、 理財(cái)、家庭、心靈思考、休閑。 其實(shí)，這樣理解時(shí)間管理這個(gè)工具是錯(cuò)誤的。這方面有很多相關(guān)書(shū)籍及專(zhuān)家的建議，比如寫(xiě)工作計(jì)劃，用 ABCD 列出每天要做的事的優(yōu)先次序然后遵照?qǐng)?zhí)行；運(yùn)用 80∶20 原則；提高工作效率等。經(jīng)理人對(duì)時(shí)間管理這個(gè)工具在自己走向成功的歷程中，應(yīng)扮演什么角色是明白的。要掌握時(shí)間最好的方法，就是要先從避免時(shí)間的浪費(fèi)做起。 有效地管理時(shí)間可以大大提高工作效率，所以對(duì)于時(shí)間管理的方法研究是永恒的，因?yàn)槊總€(gè)人只有有效地管理自己的時(shí)間才能有效地提高自己的績(jī)效。在事先給定各個(gè)中 間環(huán)節(jié)完成工作時(shí)間的同時(shí)，要經(jīng)常關(guān)注他完成的質(zhì)量與進(jìn)度，以免其中的某個(gè)或是某些環(huán)節(jié)影響整體工作進(jìn)度。而工作結(jié)果只有一個(gè)，那就是你沒(méi)有按期并且保證質(zhì)量地完成工作，你的業(yè)績(jī)等級(jí)被打了折扣。這樣，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作總是不能按時(shí)完成。 因?yàn)槟稠?xiàng)工 作會(huì)涉及多個(gè)部門(mén)或是崗位，假如讓你來(lái)組織這項(xiàng)工作，你會(huì)怎么辦？由于這項(xiàng)特定的工作有很多中間環(huán)節(jié)，所以增加了協(xié)調(diào)的難度。一個(gè)每次都能按期完成工作任務(wù)的員工，即使不天天加班加點(diǎn)，即使不顯得終日忙忙碌碌，也會(huì)讓主管覺(jué)得你是一個(gè)讓人放心的人，而不是天天追問(wèn)你工作的進(jìn)度如何了。因?yàn)?，事情并非是一味地按個(gè)人主觀設(shè)定前進(jìn)。時(shí)刻將時(shí)間與質(zhì)量?jī)蓚€(gè)要求貫穿在完成任務(wù)的過(guò)程當(dāng)中，并盡可能提前。既節(jié)約了時(shí)間，又少走了路程，還提高了工作效率，何樂(lè)而不為呢？ ● 在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成約定的工作。這一點(diǎn)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作員工猶為重要。所以，任務(wù)開(kāi)始以前，先向后看一看，再往前想一想，以避免前后矛盾造成的返工。相關(guān)性主要指不要將某一件任務(wù)孤立地看待。輕重緩急包括時(shí)間與任務(wù)兩方面的內(nèi)容。 ● 將工作分類(lèi)。如果你每天的計(jì)劃都是 100%，那么，在你完成臨時(shí)任務(wù)時(shí)，就必然會(huì)擠占你業(yè)已制定好的工作計(jì)劃，原計(jì)劃就不得不延期了。這是由管理者工作性質(zhì)決 定的。在制定日計(jì)劃的時(shí)候，必須考慮計(jì)劃的彈性。聰明的管理者會(huì)盡力完成當(dāng)天的工作，因?yàn)楫?dāng)天完不成的工作將不得不延遲到下一天完成。但應(yīng)將工作計(jì)劃分解為周計(jì)劃與日計(jì)劃。 ● 制定適用的工作計(jì)劃。加之現(xiàn)代人力資源管理的導(dǎo)向?yàn)樾蕛?yōu)先，致使員工在完成工作指標(biāo)的同時(shí)，不得不時(shí)刻首先考慮提高工作效率。如果手上有太多的額外的事情，你自己的本職工作往往會(huì)得不到很好的完成。 記住你不是超人，公司雇你也不是為了解決所有的問(wèn)題。熬夜會(huì)使你工作效率降低，直至危害你的健康。 ◆ 利用自動(dòng)化手段 充分利用辦公自動(dòng)化設(shè)備和應(yīng)用程序來(lái)完成工作任務(wù)，這樣會(huì)減少手工操作，使你獲得更多的時(shí)間。 ◆ 檢查你的技術(shù)設(shè)備 “ 磨刀不誤砍柴工 ” ，對(duì)電腦和辦公設(shè)備進(jìn)行升級(jí)可以使你更為有效地工作，使你可以按時(shí)回家。當(dāng)然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運(yùn)作。 ◆ 依靠和信賴電子郵件 許多日常的交流通過(guò)電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。 ◆ 下班一小時(shí)前才將電話鈴聲調(diào)響 大量管理資料下載 在一天的正常工作結(jié)束后，將打進(jìn)來(lái)的電話轉(zhuǎn)到你的語(yǔ)音郵件系統(tǒng)中。在工作時(shí)完全不考慮私人事務(wù)是不現(xiàn)實(shí)的，因此要對(duì)付賬單、寫(xiě)感謝卡和其他影響工作效率的事情進(jìn)行統(tǒng)籌安排。開(kāi)始這樣做很困難，但你會(huì)很快發(fā)現(xiàn)，早點(diǎn)開(kāi)始工作能夠使你每天有做計(jì)劃的時(shí)間，從而提高了你的工作效率。 ◆ 早工作早離開(kāi) 加班加點(diǎn)工作到很晚可能會(huì)引發(fā)惡性循環(huán) —— 工作到很晚通常會(huì)使你起得晚，然后又導(dǎo)致你要工作到很晚，如此循環(huán)。 ◆ 控制干擾 不要讓料想不到的電子郵件、電話和會(huì)議打亂你的工作計(jì)劃，從而使你不得不加班。每天早早就找出了這些任務(wù)，就會(huì)使團(tuán)隊(duì)成員能夠盡早開(kāi)展工作，從而加快完成任務(wù)的速度。這樣，即使你決定在某個(gè)合適的時(shí)候停止工作，工作進(jìn)度也在你的掌握之中，不會(huì)受到影響。寫(xiě)出清單后，你就會(huì)清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內(nèi)要完成的，哪些是長(zhǎng)遠(yuǎn)的目標(biāo)。 用以下 10 種方法， 你可以認(rèn)清每天必須完成的工作并找到完成任務(wù)的策略。為了在工作和私人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學(xué)會(huì)在工作時(shí)保持高效，從而得以在合理的時(shí)間離開(kāi)辦公桌。 大量管理資料下載 辦公室智慧 提高工作效率 (2) 好的工作習(xí)慣 一天的工作什么時(shí)候才算完成？對(duì)于許多小公司來(lái)說(shuō)，答案是 “ 永遠(yuǎn)沒(méi)完 ” 。例如，利用微軟公司 “bCentral” 提供的“ 共享觀點(diǎn)團(tuán)隊(duì)服務(wù) ” （ Share Point Team Services），員工可以在一個(gè)安全的網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室里對(duì)相同的文 件進(jìn)行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開(kāi)討論會(huì)。過(guò)去，不同部門(mén)之間要進(jìn)行協(xié)作，就得騰出專(zhuān)門(mén)的時(shí)間、打長(zhǎng)途電話或是召開(kāi)電話會(huì)議。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián) 系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需求。而在過(guò)去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時(shí)間后再逐個(gè)通知。 ◆ 共享信息資源 將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或英特網(wǎng)進(jìn)行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。通過(guò)這種方法，公司可以對(duì)市場(chǎng)變化做出快捷的反應(yīng)，員工也能快速地適應(yīng)公司的政策和節(jié)支措施。另外，信息流的自動(dòng)化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯(cuò)誤。 以下 5 種方法可以使公司的運(yùn)作更為流暢： ◆ 管理 職能自動(dòng)化 許多公司將原來(lái)靠人工完成的管理職能 —— 如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成。不要用太多的空間來(lái)存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。 大量管理資料下載 ◆ 扔掉舊的閱讀材料 你可能保存著不少不再需要的過(guò)期的出版物，那么請(qǐng)?jiān)谇謇磙k公室雜物時(shí)將它們?nèi)拥?。可以將架子安到墻上，桌子下面可以用?lái)放文件或電腦主機(jī)。一個(gè)選擇是使用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用 LCD 顯示器，它占用的空間只有 CRT顯示器的三分之一。這項(xiàng)工作耗時(shí)不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時(shí)間又騰出了空間。給文件柜 “ 瘦身 ” —— 對(duì)過(guò)期文件加以清理存放。在伸手可及的范圍內(nèi)只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。 ◆ 將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方 隨便看看你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。 高效率的辦公環(huán)境 書(shū)本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計(jì)算機(jī)電纜經(jīng)常絆倒人 ?? 如果你的公司的辦公室是這個(gè)樣子，那么，你就得改善一下辦公室的管理了。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個(gè)放在過(guò)道上的盒子，或是辦公桌上一臺(tái)已經(jīng)損壞了的設(shè)備?；靵y會(huì)造成干擾，降低工作效率。用屏風(fēng)、植物等在開(kāi)放的辦公地點(diǎn)中營(yíng)造私人空間，減少視覺(jué)干擾。 重視工作場(chǎng)所的噪聲污染問(wèn)題并采取措施。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進(jìn)行工作，看看能不能找到光盤(pán)版 —— 這樣搜索起來(lái)就非常方便快捷。也就是說(shuō)不訂那些沒(méi)人看的報(bào)紙和雜志，向員工提供高質(zhì)量的網(wǎng)上信息資料。 低于標(biāo)準(zhǔn)的研究資源 依靠不可靠或是過(guò)時(shí)的雜志、網(wǎng)站、白皮書(shū)或是其他資源將會(huì)使你付出更多的勞動(dòng)。如果確實(shí)需要開(kāi)會(huì)，要限制時(shí)間，用議事日程使會(huì)議不要跑題。經(jīng)常會(huì)發(fā)生這樣的情形：?jiǎn)T工們被召集起來(lái)開(kāi)會(huì)討論某個(gè)主題，結(jié)果會(huì)議拖得過(guò)長(zhǎng)，決定卻未能做出，或者是偏離了會(huì)議要解決的問(wèn)題。只將電子郵件地址或是移動(dòng)電話號(hào)碼告訴相關(guān)的人。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過(guò)濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開(kāi)。這些外來(lái)因素會(huì)分散員工的注意力，降低工作效率。最后，可以將不常用的文件搬到儲(chǔ)藏室去，使員工更容易找到常用的文件。要解決這一問(wèn)題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件。 要解決這些問(wèn)題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書(shū)本從桌面上移開(kāi)或是多拉一根電話線這樣簡(jiǎn)單。 工作空間安排不合理 花上幾天時(shí)間觀察公司的工作方式，找出由于工作空 間安排不合理造成的效率低下問(wèn)題。 怎樣判斷技術(shù)設(shè)備是否過(guò)時(shí)呢？一條通用的準(zhǔn)則就是，如果你的計(jì)算機(jī)不能運(yùn)行一套關(guān)鍵軟件的最新版本，那么就需要進(jìn)行升級(jí)了。 過(guò)時(shí)的技術(shù)設(shè)備 過(guò)時(shí)的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、軟件和其他技術(shù)設(shè)備將會(huì)降低工作效率。而令人驚訝的是，許多公司只是被動(dòng)地適應(yīng)這些情況而不是對(duì)它們加以改進(jìn)。因?yàn)橐坏┌l(fā)送出去，你不知道誰(shuí)會(huì)看到這條信息。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，永遠(yuǎn)不要打開(kāi)不 認(rèn)識(shí)的人發(fā)來(lái)的郵件。 “ 愛(ài)情后門(mén) ” 亦是通過(guò)郵件附件在局域網(wǎng)傳播。 ◎ 打開(kāi) Email 之前一定要先查毒 —— 尤其當(dāng)你的電腦處于某個(gè)局域網(wǎng)中，可能影響到整個(gè)部門(mén)甚至整個(gè)公司的時(shí)候。如果你發(fā)的 Email 時(shí)間性很強(qiáng)，最好使用 Email 信筒中提示你對(duì)方收到時(shí)間的功能。如果對(duì)方要求立即回復(fù)而你做不到，應(yīng)該讓他知道你何時(shí)能得到所需信息。 ◎ 在合理的時(shí)間段內(nèi)定期回復(fù) Email。 ◎ 定期查收 Email。你習(xí)慣使用 Email 并不意味著所有的人都習(xí)慣。如果你要離開(kāi)辦公室較長(zhǎng)一段時(shí)間，應(yīng)留下你何時(shí)回來(lái)以及你不在時(shí)是否有人檢查信箱的詳細(xì)信息。只留下接聽(tīng)者需要的內(nèi)容。你也許是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)老手，熟悉網(wǎng)絡(luò)行話和圖釋?zhuān)灰僭O(shè)收件人像你一樣熟悉這些玩意兒。對(duì)于連篇累牘的文件，應(yīng)考慮使用傳真來(lái)代替電子郵件。附件越大，下載所需的時(shí)間就越長(zhǎng)，占據(jù)收件人的硬盤(pán)空間就越多。首要的一條原則是，不要在工作時(shí)發(fā)送私人或是機(jī)密郵件。即使郵件信息已被刪除，許多軟件程式仍可從電腦的硬盤(pán)上讀取信息。假如你沒(méi)有做到這一點(diǎn)，收件人很可能認(rèn)為那是垃圾郵件，未加閱讀即予刪除。記住，沒(méi)有人會(huì)喜歡垃圾郵件。除非必要，否則不要給別人發(fā) Email，而且，只發(fā)給必要的人。 ◎ 不要給別人的電子郵箱造成負(fù)擔(dān)。應(yīng)當(dāng)做到用詞精練并且達(dá)意。 大量管理資料下載 ◎ 注意你的用詞。 在現(xiàn)代職場(chǎng)中，接收或發(fā)送商務(wù)電子郵件已經(jīng)是家常便飯，而且越來(lái)越成為一種趨勢(shì)，不懂得與伊妹兒親密接觸，那將會(huì)被人笑話，甚至?xí)o你自己帶來(lái)不小的損失。手寫(xiě)不僅對(duì)人的心理和生理功能形成訓(xùn)練，而且對(duì)人的意志、耐力、毅力和神經(jīng)系統(tǒng)穩(wěn)定 功能也是必不可少的訓(xùn)練。 如有序地安排作息時(shí)間，不要長(zhǎng)時(shí)間地坐在電腦前工作，而且要注意使用多種漢字輸入法，比如用拼音和五筆間換著輸入文字。 如果出現(xiàn) “ 電腦失寫(xiě)癥 ” ，也不要過(guò)于驚慌；驚慌只會(huì)加重 “ 失寫(xiě)癥 ” 。 專(zhuān)家研究表明， “ 電腦失寫(xiě)癥 ” 的出現(xiàn)是由于在電腦上敲字缺少筆跡的書(shū)寫(xiě)感和印痕感，對(duì)大腦的語(yǔ)言中樞產(chǎn)生不了刺激作用，從而造成了失寫(xiě)現(xiàn)象。 許多朋友聽(tīng)到 “ 電腦失寫(xiě)癥 ” ，便聞 “ 癥 ” 色變，擔(dān)心自己也染上這個(gè) “ 時(shí)尚病 ” 。平時(shí)，我們稍留意一下，就不難發(fā)現(xiàn)身邊也有些人不同程度地患有 “ 電腦失寫(xiě)癥 ” 。一位山東女孩從學(xué)校畢業(yè)出來(lái)后找到份打字員的工作，沒(méi)想工作三個(gè)月下來(lái)，在領(lǐng)工資簽名的時(shí)候，居然連自己的姓名都寫(xiě)不出來(lái)了，最后在同事的提醒下，才用筆一劃一劃地拼出自己的名字來(lái)。歐美等國(guó)互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用發(fā)展較快，許多兒童從小便學(xué)習(xí)電腦，許多青少年已習(xí)慣使用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)通信工具、電子賀卡等代替?zhèn)鹘y(tǒng)的交流方式，許多學(xué)生甚至在電腦里完成家庭作業(yè)或?qū)W術(shù)報(bào)告、畢業(yè)論文等原本需要手寫(xiě)長(zhǎng)篇幅的文字 ?? 這就使得一些人患上了 “ 電腦失寫(xiě)癥 ” ，這些人手寫(xiě)的文字 網(wǎng)絡(luò)色彩重，讓普通人讀來(lái)生澀難懂。 ● 電腦失寫(xiě)癥 隨著電腦的迅速普及和互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，電腦所帶來(lái)的諸多負(fù)面影響中又多了一個(gè)新的課題 —— “ 電腦失寫(xiě)癥 ” 。其次他們自身要善于調(diào)節(jié)，以平常心對(duì)待一切。五是經(jīng)常上酒吧舞廳，喜歡與年輕男人在一起，與年輕女子搞婚外情，最后發(fā)展到婚姻破裂，毀掉事業(yè)和家庭。三是生理上開(kāi)始出現(xiàn)變化，如身體發(fā)胖，大量脫發(fā)、肌肉松弛、性能力減退等。 患有 “ 電腦恐懼癥 ” 的男士，主要有以下幾個(gè)特征：首先是他們的年齡在 40 歲左右，因擔(dān)心公司里善于操作 電腦、辦事麻利的年輕人會(huì)超過(guò)自己，心里總是疑神疑鬼。 大量管理資料下載 現(xiàn)在高科技和電子技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快，人們不隨時(shí)緊追就可能落伍，一些人對(duì)此問(wèn)題處理不當(dāng)，很容易患上 “ 電腦恐懼癥 ” 。有些員工開(kāi)始出 現(xiàn)的 “ 電腦恐懼癥 ” 就是其中之一。因此，有人戲稱(chēng)， “ 新世紀(jì)里，一不小心你就成了文盲 ” 。 辦公室