現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)-預(yù)覽頁
【正文】 文化等 價值， 逐步 研究 解決其憑證價值。 （三） 按文件的屬性分 普通文件 、 只讀文件 、 隱含文件 、 加密文件 、 壓縮文件 （四） 按文件的 內(nèi)容 分 企業(yè)單位的歸檔電子文件一般按國家檔案局下發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進(jìn)行分類。 保障安全性 :電子文件的真實性、完整性、有效性不受破壞和不被非授權(quán)用戶使用。 全程管理 對策 （ 1） 系統(tǒng)及各級機構(gòu)須建立、健全電子文件歸檔管理的有關(guān)制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法，使電子檔案全過程管理有章可循； （ 2） 將制度、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和方法納入到電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計中，使檔案計算機管理系統(tǒng)盡量能夠自動控制電子文件歸檔管理全過程的規(guī)范運作，實現(xiàn)電子文件統(tǒng)一著錄、登記、分類、鑒定。 ◆ 電子公文 處理與 紙質(zhì)公文 處理 ， 政府機關(guān) 都應(yīng)當(dāng)遵照我國國務(wù)院 2023年 8月 24日頒發(fā)的國發(fā)（ 2023） 23號《國家行政機關(guān)公文處理辦法》 。 按價值時限分：現(xiàn)行文件 、 非現(xiàn)行文件。 按照應(yīng)用性質(zhì)分：通用 、 事務(wù) 、 專用文件 。 常見問題有：請示、報告不分；通知、通報不分等。 （三）明確行文規(guī)則 上行文 ：對有隸屬關(guān)系的上級單位行文。 一般用“函” 、 “意見 ”，請求批準(zhǔn)同意的函也不能多頭主送，其他可多頭主送、抄送。 準(zhǔn)確使用結(jié)構(gòu)層次 和標(biāo)點符號。 如果有紙質(zhì)文件，須留下修改的痕跡。 編號：編寫發(fā)文字號，如“ 檔發(fā)字〔 1998〕 6號 ”?？墒赵谵k公室或各業(yè)務(wù)技術(shù)部門。電子文件由 單位 設(shè)專門郵箱，及時 接收 和確認(rèn) 。 規(guī)定公文傳遞模式，電子文件是否打印，紙質(zhì)文件是否掃描。 承辦 ： 是指主管部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)規(guī)定，對文件的內(nèi)容和要求進(jìn)行落實。 （二） 收文擬辦的原則 領(lǐng)導(dǎo)分工的原則：重要文件誰主管誰閱 批。 快速及時的原則 收文要快傳 ，領(lǐng)導(dǎo)出差可遠(yuǎn)程辦文。 主辦 部門須 及時送文達(dá)協(xié)辦 部門。 有利于各部門平時對文件的查找和利用。 制訂“雙套制”歸檔類目： 類目號 條 款 名 稱 保管期限 紙質(zhì)文件 電子文件 11 月 、 季 、 半年度會計報表 15 25 12 會計報表數(shù)據(jù)庫 25 13 總分類帳 、 明細(xì)帳 15 14 總分類帳數(shù)據(jù)庫 25 15 明細(xì)帳數(shù)據(jù)庫 永久 永久 （三）明確電子文件的積累要求 確定電子文件是通過簽發(fā)或?qū)徟摹白罱K版本”，并對電子文件進(jìn)行規(guī)范命名。 按規(guī)范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。 重要文件可以保留多個版本，不同版本采用同一文件號，并注明不同的版本號。 采用資源管理器，按照文件分類和歸檔范圍設(shè)置文件夾（如下圖），將文件分門別類放入文件夾。 （ 2）使用電子文件通用瀏覽器。登記采用雙套制。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定。 （二）歸檔方式 邏輯歸檔：指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實現(xiàn)的將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。 現(xiàn)階段應(yīng)強調(diào)物理歸檔：其理由是：邏輯歸檔的電子文件未存放檔案部門，在管理的技術(shù)條件和規(guī)范還不成熟的情況下，檔案部門難以對它的安全保管和合法存取進(jìn)行有效的監(jiān)控。 打印歸檔移交清單，一式二份，雙方簽字和保存 。 與有關(guān)電子文件建立超級鏈接。 二、 歸檔電子文件的檢索利用 應(yīng)用 WINDOWS的資源管理器檢索 應(yīng)用 EXCEL檢索 電子文件目錄 電子文件檢索的 操作程序 （ 1） 查檔者提出檢索要求。 （ 5） 根據(jù)檢索結(jié)果調(diào)整檢索邏輯提問 ，或進(jìn)行再次檢索 . 充分利用技術(shù)手段，確保目錄輸入的效率和質(zhì)量。（ ） 三、 脫機存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 （ ） 第六節(jié) 電子檔案的編研 一、電子檔案編研的過程 編研的選題 編研的選材 制定編輯方案 實施編輯 二、用“ picture manager”軟件處理照片 ◆ 在電子郵件中發(fā)送圖片。 ◆ 用戶還可以在 “編輯圖片 ”任務(wù)窗格中對多張圖片進(jìn)行其他編輯操作，包括： 裁剪：裁剪圖片，排除不必要的內(nèi)容或嘈雜的細(xì)節(jié)。 ◆ 一次處理一張圖片時，可以使用 Picture Manager 調(diào)整圖片的顏色，也可以消除因相機閃光燈而造成的紅眼
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