【正文】 （滬檔 〔 2023〕 62號）； （ 3） 《 上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行） 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 220號）； （ 4） 《 上海市檔案信息化發(fā)展“十一五”規(guī)劃 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 122號）； （ 5） 《 關(guān)于加強(qiáng)上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實(shí)施意見 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 201號）； （ 6） 《 文書檔案目錄數(shù)據(jù)規(guī)范 第 1部分：數(shù)據(jù)元 》 （ DB31/）。 （二） 公文處理的特點(diǎn) 鮮明的政策性： 嚴(yán)肅的權(quán)威性： 強(qiáng)烈的時(shí)效性： 嚴(yán)格的規(guī)范性： （三） 公文處理的重要意義 公文處理是機(jī)關(guān)工作的紐帶 公文處理是機(jī)關(guān)管理水平的標(biāo)志 公文處理是檔案工作的基礎(chǔ) 公文處理是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù) （四）公文分類 科學(xué)的分類是公文處理的基礎(chǔ)。 （ 1）只主送單位，不主送個人； （ 2）不得多頭主送，主送外一律用抄送； （ 3）一般不越級主送 （ 4）向上級機(jī)關(guān)請示或報(bào)告，一般不抄送下級機(jī)關(guān)。 發(fā)稿：通過郵寄或電子郵件發(fā)出。 辦畢文件的處置 （ 1）清退 ； （ 2）銷毀 ； （ 3）暫存 ； （ 4）整理歸檔 。 （二）明確電子文件的歸檔范圍和保管期限 原則上可以參照紙質(zhì)文件的 歸檔范圍和 保管期限。 確保電子文件的安全 （ 1）設(shè)置密碼：兩種方法。 脫機(jī)歸檔：指將電子文件拷貝到脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 （ 3） 檢索邏輯提問式的校驗(yàn)將其轉(zhuǎn)換為機(jī)內(nèi)檢索表達(dá)式，計(jì)算機(jī)自動進(jìn)行檢索匹配。 調(diào)整尺寸：調(diào)整圖片的大小。 ◆ 使用 Picture Manager，用戶可以一次性處理多張圖片，一次性自動校正所有圖片 ， 修正圖象的亮度、顏色與對比度。 脫機(jī)存儲載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號、電子檔案號、密級、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。 加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 規(guī)范命名的方法 （ 1）歸檔前用“文件著錄項(xiàng) +.擴(kuò)展名”命名，如： ◆ “企業(yè)檔案工作規(guī)范 .RTF”或 ◆ “國家檔案局 企業(yè)檔案工作規(guī)范 .RTF”或 ◆ “ 檔發(fā)〔 2023〕 4號 國家檔案局 企業(yè)檔案工作規(guī)范 .RTF” （ 2）歸檔后掃描形成的電子文件采用“紙質(zhì)檔案的檔案號 +序號 +.擴(kuò)展名”命名，如：“ ” （ 3）采用文件號命名，如“ ”。 有利于文件的 收集 齊全和保密。 批辦 ： 批辦是指領(lǐng)導(dǎo)人對文件辦理提出批示性意見。 審稿 ：一般為辦公室主任或文秘人員。 （二）明確公文格式 公文具有規(guī)范的格式，這是公文具有權(quán)威性和行政約束力在形式上的體現(xiàn)。 第二節(jié) 電子公文處理 一、電子公文概述 （一）電子公文的概念 ◆ 電子公文 ，即公務(wù)類電子文件。情報(bào)價(jià)值也是檔案價(jià)值，所以可以名正言順地管理電子文件。 ◆ 電子文件是一把“雙刃劍” 一 、 電子文件的無奈 過程信息的丟失 信息信譽(yù)的危機(jī) 文化信息的損失 信息安全的風(fēng)險(xiǎn) 前言：電子文件 是雙韌劍 二 、 電子文件的精彩 實(shí)現(xiàn)檔案管理的跨越 帶來辦公方式的革命 保障社會信息的安全 具有改變世界的力量 前言：電子文件 是雙韌劍 第一節(jié) 電子文件概述 一、電子文件概念 （一）電子文件的一般定義 顧名思義，電子文件就是“電子”加“文件”，或者說是“數(shù)字化”和“文件”兩個概念的交集。 （三）電子文件的檔案價(jià)值 歸檔電子文件的定義 在 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 GB／ T18894— 2023。 二是有利于優(yōu)化管理功能，提高管理效率和效益。 （一） 明確公文種類 規(guī)范文種： 命令、決定、通告、議案、公告、 通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、函 、意見、 會議紀(jì)要 。 符合公文寫作的基本要求。 擬辦：對領(lǐng)導(dǎo) 分： XX閱 或 XX閱示；對部門 分： XX部門 閱處、 XX部門 會 XX部門 閱處， XX、 XX、 XX部門 閱 。 擬辦有錯退局辦公室 ?？梢匀藶榇_認(rèn)，也可以寫入計(jì)算機(jī)程序中，待文件一旦簽發(fā)，由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動判斷歸檔。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。 歸檔電子文件的編目 數(shù)據(jù)庫文件基本概念