現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)-wenkub
2023-01-21 07:15:34 本頁(yè)面
【正文】 81999代替國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/) 上海市檔案局頒發(fā)的主要有： （ 1） 《 上海檔案目錄中心建設(shè)方案 》 （滬檔 〔 2023〕 39號(hào)）； （ 2） 《 上海市檔案信息化實(shí)施意見 》 （滬檔 〔 2023〕 62號(hào)）； （ 3） 《 上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行） 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 220號(hào)）； （ 4） 《 上海市檔案信息化發(fā)展“十一五”規(guī)劃 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 122號(hào)）； （ 5） 《 關(guān)于加強(qiáng)上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實(shí)施意見 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 201號(hào)）； （ 6） 《 文書檔案目錄數(shù)據(jù)規(guī)范 第 1部分：數(shù)據(jù)元 》 （ DB31/）。情報(bào)價(jià)值也是檔案價(jià)值，所以可以名正言順地管理電子文件。 管理電子文件，維護(hù)其價(jià)值，要追求這三種信息的真實(shí)、完整， 這是管理 電子文件 的 大難題。 如形成者信息（還可細(xì)分為撰稿者、審稿者、核稿者、簽發(fā)者、主送者、抄送者等）、日期信息（還可細(xì)分為成文日期、發(fā)文日期、收文日期、辦結(jié)日期、發(fā)布日期等）、保存處理信息（還可細(xì)分為鑒定、歸檔、移交、銷毀、遷移、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、利用等）、管理信息（還可細(xì)分為密級(jí)、保管期限、權(quán)限控制、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）、關(guān)聯(lián)信息（還可細(xì)分為主文件與相關(guān)輔助類、支持類、日志類文件之間的連接關(guān)系）。 電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數(shù)碼構(gòu)成。 ◆ 電子文件是一把“雙刃劍” 一 、 電子文件的無奈 過程信息的丟失 信息信譽(yù)的危機(jī) 文化信息的損失 信息安全的風(fēng)險(xiǎn) 前言：電子文件 是雙韌劍 二 、 電子文件的精彩 實(shí)現(xiàn)檔案管理的跨越 帶來辦公方式的革命 保障社會(huì)信息的安全 具有改變世界的力量 前言：電子文件 是雙韌劍 第一節(jié) 電子文件概述 一、電子文件概念 （一）電子文件的一般定義 顧名思義，電子文件就是“電子”加“文件”，或者說是“數(shù)字化”和“文件”兩個(gè)概念的交集。“文件”是電子文件的功能屬性，“數(shù)字化”是電子文件的技術(shù)屬性。 電子文件是存放在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中所有數(shù)據(jù)的 基本組織形式 。 結(jié)構(gòu)：用以記錄文件內(nèi)部或相關(guān)文件之間的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的信息 。 （三）電子文件的檔案價(jià)值 歸檔電子文件的定義 在 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 GB／ T18894— 2023。 （ 2）現(xiàn)階段電子文件不具有完全的檔案價(jià)值 目前電子文件不具有憑證價(jià)值，難以成為完整意義上的檔案。 二、電子文件的特點(diǎn) （一）信息存儲(chǔ)的密集性 （二）信息載體的不確定性 （三）信息結(jié)構(gòu)的二重性 （四）對(duì)信息技術(shù)的依賴性 （五）信息內(nèi)容的易改性 （六）載體材料和信息的不穩(wěn)定性 （七）背景及相關(guān)信息的不完整性 （八）信息處理的快捷性 （九）信息利用的共享性 （十）文件類型的復(fù)雜性 三、電子文件的分類 （一）按文件存在形式分 文本文件（ Text） 圖像文件（ Image） 圖形文件（ Graphic） 影像文件（ Video） 聲音文件（ Audio） 數(shù)據(jù)庫(kù)文件 （ Database) 命令文件 (Programme) （二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關(guān)系分 草稿類電子文件： 以紙質(zhì)文件為主 ；電子文件起草； 輔助類電子文件： 以 電子 文件為主 ，紙質(zhì)文件為輔； 正式電子文件：無紙類電子文件。 保障有效性 :指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 二是有利于優(yōu)化管理功能，提高管理效率和效益。它形成于政府和企事業(yè)單位行政機(jī)關(guān) 的公務(wù)活動(dòng) 。 按來源分：收文 、 發(fā)文 、 內(nèi)部文件。 按 涉密程度分：秘密 、 絕密文件 。 （一） 明確公文種類 規(guī)范文種： 命令、決定、通告、議案、公告、 通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函 、意見、 會(huì)議紀(jì)要 。黨和國(guó)家對(duì)公文格式作了具體規(guī)定，國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了 2023年 1月 1日起實(shí)施的 《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》 （GB/T97041999） 一般使用的 公文格式模板 。 平行文 ： 是對(duì)無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)行文 。 （ 四 ）明確 擬稿要求 內(nèi)容和文字要 簡(jiǎn)明扼要。 符合公文寫作的基本要求。 簽發(fā)： 簽發(fā)人一般為分管該文 所針對(duì)事項(xiàng) 的 單位 領(lǐng)導(dǎo) 。 辦結(jié)歸檔：由文書部門兼職檔案人員負(fù)責(zé)。 （ 六 ） 發(fā)文的注意
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