現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)(完整版)
【正文】 明確公文種類、公文格式、行文規(guī)則 、擬稿要求 和辦文程序。 （二） 公文處理的特點(diǎn) 鮮明的政策性： 嚴(yán)肅的權(quán)威性： 強(qiáng)烈的時(shí)效性： 嚴(yán)格的規(guī)范性： （三） 公文處理的重要意義 公文處理是機(jī)關(guān)工作的紐帶 公文處理是機(jī)關(guān)管理水平的標(biāo)志 公文處理是檔案工作的基礎(chǔ) 公文處理是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù) （四）公文分類 科學(xué)的分類是公文處理的基礎(chǔ)。電子文件管理的重點(diǎn)是前端控制，即對文件形成、運(yùn)行過程的控制和管理，這是現(xiàn)代文件、檔案管理重要理念，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是有利于確保歸檔電子文件真實(shí)、完整、安全和可識別性 。 （ 8） 1991年 7月 4日 國家檔案局發(fā)布 《 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 》 （ 9） 《 檔案著錄規(guī)則 》 (檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T181999代替國家標(biāo)準(zhǔn)GB/) 上海市檔案局頒發(fā)的主要有： （ 1） 《 上海檔案目錄中心建設(shè)方案 》 （滬檔 〔 2023〕 39號）； （ 2） 《 上海市檔案信息化實(shí)施意見 》 （滬檔 〔 2023〕 62號）； （ 3） 《 上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行） 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 220號）； （ 4） 《 上海市檔案信息化發(fā)展“十一五”規(guī)劃 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 122號）； （ 5） 《 關(guān)于加強(qiáng)上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實(shí)施意見 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 201號）； （ 6） 《 文書檔案目錄數(shù)據(jù)規(guī)范 第 1部分：數(shù)據(jù)元 》 （ DB31/）。 管理電子文件，維護(hù)其價(jià)值，要追求這三種信息的真實(shí)、完整， 這是管理 電子文件 的 大難題。 電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數(shù)碼構(gòu)成?！拔募笔请娮游募墓δ軐傩?，“數(shù)字化”是電子文件的技術(shù)屬性。 結(jié)構(gòu)：用以記錄文件內(nèi)部或相關(guān)文件之間的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的信息 。 （ 2）現(xiàn)階段電子文件不具有完全的檔案價(jià)值 目前電子文件不具有憑證價(jià)值，難以成為完整意義上的檔案。 保障有效性 :指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。它形成于政府和企事業(yè)單位行政機(jī)關(guān) 的公務(wù)活動(dòng) 。 按 涉密程度分：秘密 、 絕密文件 。黨和國家對公文格式作了具體規(guī)定，國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布了 2023年 1月 1日起實(shí)施的 《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》 （GB/T97041999） 一般使用的 公文格式模板 。 （ 四 ）明確 擬稿要求 內(nèi)容和文字要 簡明扼要。 簽發(fā)： 簽發(fā)人一般為分管該文 所針對事項(xiàng) 的 單位 領(lǐng)導(dǎo) 。 （ 六 ） 發(fā)文的注意事項(xiàng) 注意精簡文件 注意正確使用行文權(quán) 注意公文保密 三、電子 收文處理 （一） 收文處理的流程 接收： 紙質(zhì)文件有專人簽收。 可以在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或紙質(zhì)文件上批示。 順序 傳閱 分 直傳 和橫 傳 ：普發(fā)性文件 或急件 可同時(shí) 發(fā)有關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)和部門 。 有利于 文件的預(yù)立卷 。 對應(yīng)歸檔的電子文件按其內(nèi)容上的自然聯(lián)系進(jìn)行組合，即進(jìn)行“預(yù)立卷”。 （ 4）采用“計(jì)算機(jī)隨機(jī)號 +.擴(kuò)展名”命名，如：“ ”。 電子文件形成后要隨時(shí)登記。 文件形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文件具備真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。 如果脫機(jī)歸檔，須 將歸檔文件拷貝到可靠的移動(dòng)介質(zhì)上做好標(biāo)簽，向檔案部門移交。 注意：光盤上不能貼標(biāo)簽，應(yīng)用光盤標(biāo)簽打印機(jī)打印光盤標(biāo)簽。其存儲載體見DA/T 32的附錄 C，保管要求見 GB／ T 18894的 。也可以每次只編輯一張圖片。 謝謝觀看 /歡迎下載 BY FAITH I MEAN A VISION OF GOOD ONE CHERISHES AND THE ENTHUSIASM THAT PUSHES ONE TO SEEK ITS FULFILLMENT REGARDLESS OF OBSTACLES. BY FAITH I BY FAITH 。旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)：旋轉(zhuǎn)或翻轉(zhuǎn)方向不符合要求的任何圖片。 （ ） 四、 存儲在脫機(jī)載體上的電子檔案應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。 （ 2） 操作者根據(jù)查檔要求編寫檢索邏輯提問式 ， 提問式由檢索項(xiàng)、檢索詞、比較運(yùn)算符、邏輯運(yùn)算符組成。 第四節(jié) 歸檔電子文件的整理與利用 一、歸檔電子文件的整理 采用資源管理器，按照文件分類設(shè)置文件夾（如下圖），將文件分門別類放入文件夾。
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