現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)(已修改)
2025-01-10 07:15 本頁(yè)面
【正文】 第二章 電子文件與檔案管理 ◆ 電子文件管理是當(dāng)前信息化領(lǐng)域非常 受關(guān)注的熱點(diǎn)課題。 ◆ 電子文件是一把“雙刃劍” 一 、 電子文件的無(wú)奈 過(guò)程信息的丟失 信息信譽(yù)的危機(jī) 文化信息的損失 信息安全的風(fēng)險(xiǎn) 前言：電子文件 是雙韌劍 二 、 電子文件的精彩 實(shí)現(xiàn)檔案管理的跨越 帶來(lái)辦公方式的革命 保障社會(huì)信息的安全 具有改變世界的力量 前言：電子文件 是雙韌劍 第一節(jié) 電子文件概述 一、電子文件概念 （一）電子文件的一般定義 顧名思義，電子文件就是“電子”加“文件”，或者說(shuō)是“數(shù)字化”和“文件”兩個(gè)概念的交集?！拔募笔请娮游募墓δ軐傩?，“數(shù)字化”是電子文件的技術(shù)屬性。 我國(guó)檔案國(guó)家標(biāo)準(zhǔn) 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB／T18894— 2023）將電子文件定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。” 概念的理解： 電子文件具有文件的一般屬性，即都是組織或個(gè)人在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的歷史記錄。 電子文件與傳統(tǒng)文件的根本區(qū)別在于，其信息以數(shù)碼構(gòu)成。 電子文件是存放在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中所有數(shù)據(jù)的 基本組織形式 。 電子文件由內(nèi)容、背景信息、結(jié)構(gòu)三要素構(gòu)成。 （二） 電子文件的構(gòu)成要素 : 內(nèi)容：用以表達(dá)作者意圖的信息 背景：用以記錄文件形成和管理過(guò)程中的有關(guān)信息。 如形成者信息（還可細(xì)分為撰稿者、審稿者、核稿者、簽發(fā)者、主送者、抄送者等）、日期信息（還可細(xì)分為成文日期、發(fā)文日期、收文日期、辦結(jié)日期、發(fā)布日期等）、保存處理信息（還可細(xì)分為鑒定、歸檔、移交、銷毀、遷移、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、利用等）、管理信息（還可細(xì)分為密級(jí)、保管期限、權(quán)限控制、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）、關(guān)聯(lián)信息（還可細(xì)分為主文件與相關(guān)輔助類、支持類、日志類文件之間的連接關(guān)系）。 結(jié)構(gòu)：用以記錄文件內(nèi)部或相關(guān)文件之間的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)的信息 。 以確保文件的長(zhǎng)期可讀。前者如模板、文種、版本、附件、著錄層次等；后者如載體類型、存儲(chǔ)類型、數(shù)據(jù)格式、存儲(chǔ)位置、支持軟件、密碼、數(shù)字簽名等。 管理電子文件，維護(hù)其價(jià)值，要追求這三種信息的真實(shí)、完整， 這是管理 電子文件 的 大難題。 （三）電子文件的檔案價(jià)值 歸檔電子文件的定義 在 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 GB／ T18894— 2023。將電子檔案改為歸檔電子文件（ archival electronic records）， 定義為：“具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件?！? 電子文件檔案價(jià)值的理解 （ 1）電子文件具有檔案價(jià)值 檔案有兩個(gè)價(jià)值：情報(bào)價(jià)值（參考）價(jià)值和憑證價(jià)值價(jià)值。情報(bào)價(jià)值也是檔案價(jià)值，所以可以名正言順地管理電子文件。 （ 2）現(xiàn)階段電子文件不具有完全的檔案價(jià)值 目前電子文件不具有憑證價(jià)值，難以成為完整意義上的檔案。 新思路：開(kāi)發(fā) 電子文件的 參考 、知識(shí)、文化等 價(jià)值， 逐步 研究 解決其憑證價(jià)值。 （四）電子文件管理的規(guī)范性文件 國(guó)家檔案局頒發(fā)的主要有 （ 1） 2023年 6月 5日，國(guó)家檔案局、中央檔案館頒發(fā) 《 檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定 》 （檔發(fā) 〔 2023〕 6號(hào)）； （ 2） 2023年 11月 25日，國(guó)家檔案局中央檔案館印發(fā) 《 全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要 》 ； （ 3）國(guó)家檔案局 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 （ GB/T188942023）； （ 4） 2023年，國(guó)家檔案局 《 電子公文歸檔管理暫行辦法 》 （第 6號(hào)令）； （ 5） 2023年 2月 21日，國(guó)家檔案局中央檔案館頒發(fā) 《 關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作的意見(jiàn) 》 ； （ 6）國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范 》 （ DA/T 312023）； （ 7）國(guó)家檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) 《 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則 》 （ DA/T 322023）。 （ 8） 1991年 7月 4日 國(guó)家檔案局發(fā)布 《 工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則 》 （ 9） 《 檔案著錄規(guī)則 》 (檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DA/T181999代替國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)GB/) 上海市檔案局頒發(fā)的主要有： （ 1） 《 上海檔案目錄中心建設(shè)方案 》 （滬檔 〔 2023〕 39號(hào)）； （ 2） 《 上海市檔案信息化實(shí)施意見(jiàn) 》 （滬檔 〔 2023〕 62號(hào)）； （ 3） 《 上海市電子公文歸檔管理實(shí)施辦法（暫行） 》 （滬檔發(fā) 〔
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