現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)-文庫吧在線文庫
【正文】 現(xiàn)檔案管理的跨越 帶來辦公方式的革命 保障社會(huì)信息的安全 具有改變世界的力量 前言：電子文件 是雙韌劍 第一節(jié) 電子文件概述 一、電子文件概念 （一）電子文件的一般定義 顧名思義，電子文件就是“電子”加“文件”，或者說是“數(shù)字化”和“文件”兩個(gè)概念的交集。 如形成者信息（還可細(xì)分為撰稿者、審稿者、核稿者、簽發(fā)者、主送者、抄送者等）、日期信息（還可細(xì)分為成文日期、發(fā)文日期、收文日期、辦結(jié)日期、發(fā)布日期等）、保存處理信息（還可細(xì)分為鑒定、歸檔、移交、銷毀、遷移、轉(zhuǎn)儲(chǔ)、利用等）、管理信息（還可細(xì)分為密級(jí)、保管期限、權(quán)限控制、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等）、關(guān)聯(lián)信息（還可細(xì)分為主文件與相關(guān)輔助類、支持類、日志類文件之間的連接關(guān)系）。情報(bào)價(jià)值也是檔案價(jià)值，所以可以名正言順地管理電子文件。 保障完整性 :指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 第二節(jié) 電子公文處理 一、電子公文概述 （一）電子公文的概念 ◆ 電子公文 ，即公務(wù)類電子文件。 按辦理程度分：辦件 、 閱件。 （二）明確公文格式 公文具有規(guī)范的格式，這是公文具有權(quán)威性和行政約束力在形式上的體現(xiàn)。 一般用“批復(fù)”、“通知”、“通報(bào)”、“決定”、“令” 、 “意見 ”等。 審稿 ：一般為辦公室主任或文秘人員。歸檔時(shí)須打印辦文單由辦公室蓋章后一并歸檔。 批辦 ： 批辦是指領(lǐng)導(dǎo)人對文件辦理提出批示性意見。 （三）收文處理的原則 按規(guī)范渠道運(yùn)轉(zhuǎn)的原則 傳閱的方式 分： 同時(shí)傳閱 和順序 傳閱。 有利于文件的 收集 齊全和保密。 編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應(yīng)的目錄條目中去。 規(guī)范命名的方法 （ 1）歸檔前用“文件著錄項(xiàng) +.擴(kuò)展名”命名，如： ◆ “企業(yè)檔案工作規(guī)范 .RTF”或 ◆ “國家檔案局 企業(yè)檔案工作規(guī)范 .RTF”或 ◆ “ 檔發(fā)〔 2023〕 4號(hào) 國家檔案局 企業(yè)檔案工作規(guī)范 .RTF” （ 2）歸檔后掃描形成的電子文件采用“紙質(zhì)檔案的檔案號(hào) +序號(hào) +.擴(kuò)展名”命名，如：“ ” （ 3）采用文件號(hào)命名，如“ ”。 如果沒有專門的公文處理軟件系統(tǒng)，可以采用EXCEL 表處理軟件，設(shè)計(jì)電子文件的 目錄 。 加密的電子文件歸檔時(shí)一般應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文件應(yīng)與其解密軟件和說明文件一并歸檔。 （四）歸檔手續(xù) 按照檔案著錄要求建立歸檔文件目錄，并確保目錄和歸檔文件的一致。 脫機(jī)存儲(chǔ)載體或裝具上應(yīng)貼有注明載體序號(hào)、電子檔案號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等內(nèi)容的標(biāo)簽，電子檔案載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。（ ） 二、 電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上。 ◆ 使用 Picture Manager，用戶可以一次性處理多張圖片，一次性自動(dòng)校正所有圖片 ， 修正圖象的亮度、顏色與對比度。 該軟件 操作簡單、功能強(qiáng)大，從捕獲、剪接、轉(zhuǎn)場、特效、覆疊、字幕、配樂，到 編輯片 刻錄 、輸出 ，可 供 入門新手或高級(jí)用戶輕松體驗(yàn)快速操作、專業(yè)剪輯、完美輸出 多媒體 片 的 樂趣 ， 隨意作出新奇百變的創(chuàng)意效果。 調(diào)整尺寸：調(diào)整圖片的大小。 （ ） 五、 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合 GB／ T 18894中 。 （ 3） 檢索邏輯提問式的校驗(yàn)將其轉(zhuǎn)換為機(jī)內(nèi)檢索表達(dá)式，計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行檢索匹配。 如果不是推薦格式則做好電子文件的格式轉(zhuǎn)換。 脫機(jī)歸檔：指將電子文件拷貝到脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。 二、電子文件歸檔 （一）歸檔的一般要求 電子文件歸檔要求及功能應(yīng)嵌入文件生成系統(tǒng)。 確保電子文件的安全 （ 1）設(shè)置密碼：兩種方法。 最終版本即經(jīng)過最終審批的文件版本。 （二）明確電子文件的歸檔范圍和保管期限 原則上可以參照紙質(zhì)文件的 歸檔范圍和 保管期限。 （ 四 ）處理收文的注意事項(xiàng) 收文須有辦公室統(tǒng)一對外。 辦畢文件的處置 （ 1）清退 ； （ 2）銷毀 ； （ 3）暫存 ； （ 4）整理歸檔 。審核文件規(guī)范性。 發(fā)稿：通過郵寄或電子郵件發(fā)出。 準(zhǔn)確使用簡稱。 （ 1）只主送單位，不主送個(gè)人； （ 2）不得多頭主送，主送外一律用抄送； （ 3）一般不越級(jí)主送 （ 4）向上級(jí)機(jī)關(guān)請示或報(bào)告，一般不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。 二、電子發(fā)文處理 擬制發(fā)文要做到“ 五 個(gè)明確” ：
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