現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)-文庫吧
2024-12-23 07:15 本頁面
【正文】 2023〕 220號）； （ 4） 《 上海市檔案信息化發(fā)展“十一五”規(guī)劃 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 122號）； （ 5） 《 關(guān)于加強上海檔案信息資源開發(fā)利用工作的實施意見 》 （滬檔發(fā) 〔 2023〕 201號）； （ 6） 《 文書檔案目錄數(shù)據(jù)規(guī)范 第 1部分：數(shù)據(jù)元 》 （ DB31/）。 二、電子文件的特點 （一）信息存儲的密集性 （二）信息載體的不確定性 （三）信息結(jié)構(gòu)的二重性 （四）對信息技術(shù)的依賴性 （五）信息內(nèi)容的易改性 （六）載體材料和信息的不穩(wěn)定性 （七）背景及相關(guān)信息的不完整性 （八）信息處理的快捷性 （九）信息利用的共享性 （十）文件類型的復雜性 三、電子文件的分類 （一）按文件存在形式分 文本文件（ Text） 圖像文件（ Image） 圖形文件（ Graphic） 影像文件（ Video） 聲音文件（ Audio） 數(shù)據(jù)庫文件 （ Database) 命令文件 (Programme) （二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關(guān)系分 草稿類電子文件： 以紙質(zhì)文件為主 ；電子文件起草； 輔助類電子文件： 以 電子 文件為主 ，紙質(zhì)文件為輔； 正式電子文件：無紙類電子文件。 （三） 按文件的屬性分 普通文件 、 只讀文件 、 隱含文件 、 加密文件 、 壓縮文件 （四） 按文件的 內(nèi)容 分 企業(yè)單位的歸檔電子文件一般按國家檔案局下發(fā)的《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》進行分類。 四、電子文件管理的要求及對策 （一）電子文件管理的要求 保障真實性 :指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致。 保障完整性 :指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。 保障有效性 :指電子文件應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。 保障安全性 :電子文件的真實性、完整性、有效性不受破壞和不被非授權(quán)用戶使用。 （二）電子文件的管理的對策 文件生命周期理論 文件形成、運行、暫存、永久保管四個階段，各階段具有不同的工作特點和規(guī)律。電子文件管理的重點是前端控制，即對文件形成、運行過程的控制和管理，這是現(xiàn)代文件、檔案管理重要理念，主要體現(xiàn)在以下兩個方面：一是有利于確保歸檔電子文件真實、完整、安全和可識別性 。 二是有利于優(yōu)化管理功能，提高管理效率和效益。 全程管理 對策 （ 1） 系統(tǒng)及各級機構(gòu)須建立、健全電子文件歸檔管理的有關(guān)制度、規(guī)范、標準和方法，使電子檔案全過程管理有章可循； （ 2） 將制度、規(guī)范、標準和方法納入到電子檔案管理系統(tǒng)的設計中，使檔案計算機管理系統(tǒng)盡量能夠自動控制電子文件歸檔管理全過程的規(guī)范運作，實現(xiàn)電子文件統(tǒng)一著錄、登記、分類、鑒定。同時監(jiān)控和記錄針對文件的創(chuàng)立、登記、修改、審核、簽署、分發(fā)、查詢、利用、復制、轉(zhuǎn)儲等操作過程，以確保電子文件的行政有效性和法律憑證價值，并確保電子檔案的真實、完整、安全、有效。 第二節(jié) 電子公文處理 一、電子公文概述 （一）電子公文的概念 ◆ 電子公文 ，即公務類電子文件。它形成于政府和企事業(yè)單位行政機關(guān) 的公務活動 。 ◆ 電子公文 處理與 紙質(zhì)公文 處理 ， 政府機關(guān) 都應當遵照我國國務院 2023年 8月 24日頒發(fā)的國發(fā)（ 2023） 23號《國家行政機關(guān)公文處理辦法》 。 企業(yè)單位可參照執(zhí)行該 《 辦法 》 。 （二） 公文處理的特點 鮮明的政策性： 嚴肅的權(quán)威性： 強烈的時效性： 嚴格的規(guī)范性： （三） 公文處理的重要意義 公文處理是機關(guān)工作的紐帶 公文處理是機關(guān)管理水平的標志 公文處理是檔案工作的基礎 公文處理是各項事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù) （四）公文分類 科學的分類是公文處理的基礎。 按來源分：收文 、 發(fā)文 、 內(nèi)部文件。 按價值時限分：現(xiàn)行文件 、 非現(xiàn)行文件。 按行文關(guān)系分：上行文 、 下行文 、 平行文。 按辦理程度分：辦件 、 閱件。 按 涉密程度分：秘密 、 絕密文件 。 按照應用性質(zhì)分：通用 、 事務 、 專用文件 。 按照適用范圍劃分：命令、決定、通告、議案、公告、 通知、通報、報告、請示、批復、函 、意見、 會議紀要 等 13種 。 二、電子發(fā)文處理 擬制發(fā)文要做到“ 五 個明確” ： 明確公文種類、公文格式、行文規(guī)則
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