現(xiàn)代企業(yè)電子文件管理(2)(存儲版)
【正文】 子文件轉(zhuǎn)換為通用格式，即進行“遷移”。 規(guī)范電子文件的命名 規(guī)范命名基本要求：唯一、直觀、簡潔、參照。 做好電子文件的登記 遵照國家有關(guān)公文處理的規(guī)范標準，建立本單位電子文件的登記的目錄格式。 企業(yè)各信息系統(tǒng)所形成的電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息，及非通用電子文件格式的軟件等應(yīng)一并歸檔。 （三）歸檔時間 當實行邏輯歸檔或聯(lián)機歸檔時可以實行隨時歸檔，一般實行定期歸檔，或與紙質(zhì)文件同步歸檔。 歸檔電子文件的 組盤 。 第五節(jié) 電子檔案的保管 一、 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。 ◆ 在不確定圖片位置的情況下查找圖片。 三、采用“繪聲繪影”軟件處理視頻 會聲會影 11(Ulead VideoStudio)是一套專為 非計算機專業(yè)人員 設(shè)計的影片剪輯軟件。 調(diào)整亮度和對比度：此操作通過更改任務(wù)窗格中的設(shè)置來進行。對確認銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文件目錄存檔。 （ 4） 檢索結(jié)果輸出：選擇輸出形式、排序和層次切換。 歸檔電子文件的編目 數(shù)據(jù)庫文件基本概念 編號 合同號 貸款項目 001 990008 公積金貸款 XXX XXXX XXXXXXXX XXX XXXX XXXXXXXX 計 算 機 專業(yè)稱 “ 數(shù)據(jù)項 ” ，檔 案 專 業(yè)稱 “ 著錄項 ” ， 檢索時稱“ 檢 索 項 ” 計 算 機 專業(yè)稱 “ 記錄 ” ， 檔案 專 業(yè) 稱“ 條目 ” 計算機專業(yè)稱“ 表 ” ， 檔案專業(yè)稱 “ 目錄 ” 數(shù)據(jù) 采用 EXCEL 制作 檔案目錄表格 該表格放在“歸檔電子文件庫文件夾”中。 聯(lián)機歸檔：指在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中將電子文件傳輸至受檔案部門控制的主機或服務(wù)器上，向檔案部門移交的過程。企業(yè)各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件歸檔范圍確定。 （ 2）限制修改 （ 3）有選擇地保護內(nèi)容 保障電子文件的有效 （ 1）實行“遷移”，即將非通用電子文件格式轉(zhuǎn)換為推薦格式保存?？梢匀藶榇_認，也可以寫入計算機程序中，待文件一旦簽發(fā)，由計算機系統(tǒng)自動判斷歸檔。 企業(yè)可參照 《 企業(yè)檔案工作規(guī)范 》 中的附件 A 需要通過檔案人員、業(yè)務(wù)人員、計算機專業(yè)人員三協(xié)商制訂，并在歸檔工作的實踐中逐步加以修改完善。 擬辦有錯退局辦公室 。重要文件雙套制歸檔。 擬辦：對領(lǐng)導(dǎo) 分： XX閱 或 XX閱示；對部門 分： XX部門 閱處、 XX部門 會 XX部門 閱處， XX、 XX、 XX部門 閱 。 辦結(jié)歸檔：由文書部門兼職檔案人員負責。 符合公文寫作的基本要求。 平行文 ： 是對無隸屬關(guān)系的機關(guān)行文 。 （一） 明確公文種類 規(guī)范文種： 命令、決定、通告、議案、公告、 通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函 、意見、 會議紀要 。 按來源分：收文 、 發(fā)文 、 內(nèi)部文件。 二是有利于優(yōu)化管理功能，提高管理效率和效益。 二、電子文件的特點 （一）信息存儲的密集性 （二）信息載體的不確定性 （三）信息結(jié)構(gòu)的二重性 （四）對信息技術(shù)的依賴性 （五）信息內(nèi)容的易改性 （六）載體材料和信息的不穩(wěn)定性 （七）背景及相關(guān)信息的不完整性 （八）信息處理的快捷性 （九）信息利用的共享性 （十）文件類型的復(fù)雜性 三、電子文件的分類 （一）按文件存在形式分 文本文件（ Text） 圖像文件（ Image） 圖形文件（ Graphic） 影像文件（ Video） 聲音文件（ Audio） 數(shù)據(jù)庫文件 （ Database) 命令文件 (Programme) （二）按與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件的關(guān)系分 草稿類電子文件： 以紙質(zhì)文件為主 ；電子文件起草； 輔助類電子文件： 以 電子 文件為主 ，紙質(zhì)文件為輔； 正式電子文件：無紙類電子文件。 （三）電子文件的檔案價值 歸檔電子文件的定義 在 《 電子文件歸檔與管理規(guī)范 》 GB／ T18894— 2023。 電子文件是存放在計算機存儲器中所有數(shù)據(jù)的 基本組織形式 。 ◆ 電子文件是一把“雙刃劍” 一 、 電子文件的無奈 過程信息的丟失 信息信譽的危機 文化信息的損失 信息安全的風險 前言：電子文件 是雙韌劍 二 、 電子文件的精彩 實
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