業(yè)務(wù)流程培訓(xùn)手冊采購模塊(ppt 41)(文件)
【正文】 系統(tǒng)中錄入供應(yīng)商信息 . 物供部門采購員 : 在系統(tǒng)中錄入 未審批的報價單 , 提交審批 . 物供部門經(jīng)理 : 審批報價單是否合理 . 若報價單合理 , 則在系統(tǒng)中對該報價單做審批動作 , 并寫明原因 . 未審批報價單 成為 可用的報價單 . 若報價單不合理 , 則在系統(tǒng)中對該報價單做拒絕動作 , 并寫明原因 . 未審批報價單 成為 不可用的報價單 3. 7 . 9 物供部 采購員 手工建立采購訂單 , 引用相應(yīng)供應(yīng)商的 可用報價單 , 提交審批3. 7 . 10 物供部 經(jīng)理 檢查 未審批采購訂單 是否超過預(yù)算 ?3. 7 . 11 物供部 采購員 打印采購訂單清單或生成電子文檔 , 傳給供應(yīng)商3. 7 . 12 倉庫 管理員 等待接收流程說明 主要流程方案 辦公設(shè)備采購 主要流程方案 SIM卡采購 縣公司市場部省公司市場部省公司領(lǐng)導(dǎo)市公司市場部SIM卡卡卡卡卡卡卡卡卡開始庫存計劃提出采購申請領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)審批通過系統(tǒng)生成請購單No合并縣公司和本身的采購申請單庫存計劃提出采購申請領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)審批通過系統(tǒng)生成請購單No市公司是否有足夠的庫存量發(fā)貨Yes請購單Yes結(jié)束合并市公司與自身的采購申請庫存計劃提出采購申請系統(tǒng)生成請購單請購單省公司是否有足夠的庫存量發(fā)貨YesNoNo領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)審批通過Yes 簽采購合同選擇常規(guī)供應(yīng)商No生成采購訂單Yes 提交申請請購單提交申請 主要流程方案 SIM卡采購 流程說明 順序 部門 崗位 描述3. 8 . 1 縣 , 市和省的倉庫 管理員 在系統(tǒng)中運行庫存計劃 . 計劃運行后得到應(yīng) SI M 卡 , 儲值卡購買計劃3. 8 . 2 縣 , 市和省的倉庫 管理員 將該計劃導(dǎo)入省的系統(tǒng)中成為 請購單 3. 8 . 3 市 , 縣 領(lǐng)導(dǎo) 進(jìn)行審批3. 8 . 4 市 , 縣 領(lǐng)導(dǎo) 檢驗倉庫中是否有足夠的庫存 , 系統(tǒng)會自動計算 , 將請購的數(shù)量減去庫存所能彌補的數(shù)量3. 8 . 5 省市場部 采購員 在系統(tǒng)中按輸入物品的分類來查詢屬于自己部門負(fù)責(zé)的 SI M 卡 , 儲值卡的采購 ,然后在系統(tǒng)中將之轉(zhuǎn)換成為一張單據(jù) . 然后提交審批3. 8 . 6 采購管理委員會 審批該單據(jù) , 決定是否需要這些物品及數(shù)量的采購 . 若需要 , 則在系統(tǒng)中打上審批通過標(biāo)志 . 若不通過 , 則在系統(tǒng)做拒絕動作 . 省市場部門查詢該單據(jù)的狀態(tài)是否審批 ? 若未審批 , 則修改該單據(jù) , 重新提交審批3. 8 . 7 省市場部 采購員 若已審批 , 則選擇供應(yīng)商磋商價格3. 8 . 8 省市場部 采購員 將該單據(jù)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成為標(biāo)準(zhǔn)采購訂單 . 提交采購管理委員會進(jìn)行審批是否超過預(yù)算 . 若超過預(yù)算 , 則進(jìn)行成本效益分析 . 若合理 , 則在系統(tǒng)中做批準(zhǔn)動作 . 若不合理 , 則在系統(tǒng)中做拒絕動作 . 若未超過預(yù)算 , 則在系統(tǒng)中批準(zhǔn)動作 . 省市場部門采購員打印出采購訂單或生成電子文檔 , 傳給供應(yīng)商 . 等待供應(yīng)商送貨 主要流程方案 采購訂單管理 采購定單管理流程企業(yè)發(fā)展部/物資供應(yīng)部采購員開始查詢所有采購定單是否是無用定單？“取消”定單定單上的物品是否已完全接受？作“接收關(guān)閉“是否還會繼續(xù)接受？定單金額是否已全部和發(fā)票匹配？作“發(fā)票關(guān)閉”定單是否已完成所有任務(wù)？作“最終關(guān)閉”定單執(zhí)行是否有意外或特殊情況？“掛起”定單分析原因進(jìn)行審核，決定解除“掛起”？“釋放”定單結(jié)束YesNoYesYesYes提交分析報告YesNo采購管理委員會與供應(yīng)商簽訂合同是否工程設(shè)備采購?將物料清單導(dǎo)入系統(tǒng)手工錄入報價信息有請購單?生成采購定單轉(zhuǎn)化生成采購定單生成采購定單YesNoYesNoNoYesNoYes審核并執(zhí)行NoNo 主要流程方案 采購訂單管理 順序 部門 崗位 描述3. 11 . 1 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 與供應(yīng)商簽定采購合同 .( 在系統(tǒng)外 )3. 11 . 2 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 若為工程主設(shè)備 , 配套設(shè)備的采購 , 需要有供應(yīng)商提供的采購清單 , 采購員可運行導(dǎo)入程序 , 將供應(yīng)商提供的清單 ( E XC E L ) 表格導(dǎo)入到系統(tǒng)內(nèi)成為采購訂單3. 11 . 3 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 若該采購訂單為滿足某請購需求 , 則可在系統(tǒng)內(nèi)將請購單直接轉(zhuǎn)換成為采購訂單3. 11 . 4 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 若采購訂單有相關(guān)的報價單 , 則可手工錄入采購訂單頭信息 , 具體明細(xì)可引用報價單3. 11 . 5 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 提交審批并復(fù)核采購訂單 . 若審批不通過 , 則重新建立采購訂單 . 若審批通過 , 則等待執(zhí)行訂單 . 訂單執(zhí)行3. 11 . 6 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 在系統(tǒng)上查詢訂單情況3. 11 . 7 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 是否有無效的采購訂單在系統(tǒng)內(nèi) ? 無效采購訂單的存在是由于采購員的錄入失誤等非業(yè)務(wù)性原因造成3. 11 . 8 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 若有 , 則在系統(tǒng)內(nèi)取消訂單并注明取消原因3. 11 . 9 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 是否采購訂單已完成采購接收 ? 通過系統(tǒng)中查詢采購訂單訂購數(shù)與入庫數(shù)可知3. 11 . 10 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 若已完成 , 則在系統(tǒng)中做 ’ 為接收而關(guān)閉 ’ 采購訂單 , 防止誤導(dǎo)倉管員對材料的接收3. 11 . 11 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 若未完全接收所有的物料 , 則根據(jù)業(yè)務(wù)情況判斷是否需要繼續(xù)執(zhí)行 ? 若不需要繼續(xù)接收物料 , 則在系統(tǒng)中做 ’ 為接收而關(guān)閉 ’ 采購訂單3. 11 . 12 物供 / 企發(fā) / 市場部 采購員 是否采購訂單已完全與應(yīng)付發(fā)票匹配 ? 通過系統(tǒng)中查詢采購訂單的發(fā)票數(shù)量與訂購數(shù)量可知3
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