【正文】 文件必須蓋章或簽字。 文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要概括文件的主要內(nèi)容。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)等，用“函”。向上級匯報工 作、反映情況、提出建議，用“報告”。 通報。對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”。星火特鋼公司 文件由 辦公室 統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。 星火特鋼公司 文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布 星火特鋼公司 行政規(guī)章制度、指示、請示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件的管理工作，有效地為 星火特鋼公司 發(fā)展服務(wù)。 二 文件分類 規(guī)定。經(jīng)會議討論通過并要求貫徹的事項，用“決議”。表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要信息，用“通報”。 批復(fù)。 會議紀(jì)要。 發(fā)文字號包括代號、年號、順序號。 密級分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。 多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。 外單位來 文均由 辦公室 指定專人收文，由 辦公室 統(tǒng)一拆封、登記，根據(jù)文件屬性及時分送相關(guān)部門。 文件的催辦由 辦公室 負(fù)責(zé)，防止漏辦或延誤。 六 發(fā)文 發(fā)文一律使用《 江蘇星火特鋼 有限公司 發(fā)文稿紙》。 文件的保密要求： （ 1）絕密文件： 行文至 星火特鋼公司 高層干部， 閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門，并由發(fā)文部門保存在保險柜內(nèi)。 第二節(jié) 檔案管理制度 檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項活動的歷史記錄，是實現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。 二 檔案分類及編號 檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為五大類： （ 1）行政類 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 （ 2）財務(wù)類 （ 3）人事類 （ 4）業(yè)務(wù)類 （ 5）生產(chǎn) 類 機(jī)要檔案須在檔案編號后注明：絕密、機(jī)密、秘密。 劃分標(biāo)準(zhǔn)： 絕密檔案包括： 星火特鋼公司 發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金 額在 100 萬元以上的重大合同。 文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。 一年保存： a、部 門工作計劃及工作總結(jié)； b、完結(jié)后的部門請求報告； c、完結(jié)后無長期保存必要文書。 其他檔案均由 辦公室 指派專人保管。 人事檔案由 人力資源部 自行立卷、歸檔、 管理。 八 檔案調(diào)閱 因工作需要需調(diào)閱檔案時，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》附表 3，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 需銷毀的檔案由保管部門填報《檔案銷毀申請表》附表 4，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。 《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份， 辦公室 一份。 以上表格均由 辦公室 統(tǒng)一編號。 三 、 星火特鋼公司 下 屬組織以及職員都有保守 星火特鋼公司 秘密的義務(wù)。 星火特鋼公司 內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告、主要會議記錄； 星火特鋼公司 財務(wù)預(yù)、決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表； 星火特鋼公司 所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息； 星火特鋼公司 職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料； 其他經(jīng) 星火特鋼公司 確定應(yīng)保密的事項； 一般性決定、決議、通告、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 八 、 星火特鋼公司 秘級的確定： 星火特鋼公司 經(jīng)營發(fā)展中，直接影響企業(yè)權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級； 星火特鋼公司 的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、企業(yè)經(jīng)營情況為機(jī)密級； 星火特鋼公司 人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密級。 十一 、 對于密級的文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施： 未 經(jīng) 總經(jīng)理 批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄。 十三 、 在對外交往與合作中需要提供 星火特鋼公司 秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng) 總經(jīng)理 批準(zhǔn)。 四、責(zé)任與處罰 十七 、 出現(xiàn)下列情況之一者，給予警告，并處以罰款。 二十 、 本制度解釋權(quán)歸 辦公室 。 二、印章刻制按 星火特鋼公司 業(yè)務(wù)需要由部門提出申請， 總經(jīng)理 批準(zhǔn)后，由辦公室 統(tǒng)一辦理。 各部門在使用印章時應(yīng)嚴(yán)格遵守印章授權(quán)使用范圍、 期限等規(guī)定。 七、印章的使用 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 中管網(wǎng)制造業(yè)頻道 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用登記表》，并經(jīng)指定 的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。且?guī)?出的印章 必須 當(dāng)天歸還，不得延誤。若 非 法使用印章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證等等。 六、證照復(fù)印程序： 借用人申請→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→ 總經(jīng)理 核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 第六節(jié) 證明函管理制度 一、證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等 。 五、使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使用登記表》。 八、 辦公室 應(yīng)妥善保管證明函存根。 會議 形式應(yīng)采取各部門按順序發(fā)言，