【正文】 劃進(jìn)行指導(dǎo)、服務(wù)、監(jiān)督、檢查。 第 35 頁(yè) 共 148 頁(yè) 第四節(jié) 計(jì)劃管理制度 第一條 概述 一、 月度工作計(jì)劃、總結(jié)是各級(jí)公司每月業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等各項(xiàng)管理目標(biāo)的任務(wù)書(shū)，是對(duì)各級(jí)公司月 度工作完成情況進(jìn)行考核評(píng)議的重要依據(jù)。 （ 3） 不得在空白的介紹信上加蓋公章。 第三條 證照管理 一、 證照的管理要求： 營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證不得隨意復(fù)印，復(fù)印件應(yīng)從印信管理人員處獲得，印信 管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)印件上加蓋復(fù)印件使用專(zhuān)用章； 證照原件須經(jīng)公司批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)后方能借出使用； 第 34 頁(yè) 共 148 頁(yè) 印信管理人員應(yīng)按國(guó)家有關(guān)證照管理部門(mén)的要求，按時(shí)進(jìn)行證照年檢，逾期未年檢的，追查有關(guān)人員的責(zé)任。若確因工作需要外出使用者，用章人不能單獨(dú)攜帶印章前往，需由兩人同時(shí)對(duì)印章進(jìn)行監(jiān)管，并在用印審批單上簽字，經(jīng)相應(yīng)級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫(xiě)印章外出使用登記表，并限定使用的范圍、時(shí)間、地點(diǎn)，專(zhuān)人保管、專(zhuān)人使用、按期歸還。如遇特殊情況，相關(guān)責(zé)任人無(wú)法簽字，需在電話通知責(zé)任人 認(rèn)可的情況下蓋章，并由責(zé)任人補(bǔ)簽字方可； （ 2） 所有合同和協(xié)議超過(guò)一頁(yè)的文件應(yīng)加蓋騎縫章，對(duì)合同內(nèi)容有修改的地方應(yīng)蓋章確認(rèn)。印章交接要在第三者監(jiān)督下進(jìn)行，并填寫(xiě)印章交接單，由雙方當(dāng)事人及監(jiān)交人簽字，原則上由本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督交接。 ② 直接責(zé)任：各部門(mén)負(fù)責(zé)公文流轉(zhuǎn)人員 對(duì)公文流轉(zhuǎn)時(shí)限的要求： （？） 抽查內(nèi)容：一級(jí)公司下發(fā)的帶文號(hào)的公文、公文收到時(shí)間、對(duì)公文內(nèi)容的了解情況、對(duì)公文規(guī)定事項(xiàng)的執(zhí)行情況、對(duì)公文要求上報(bào)內(nèi)容是否及時(shí)回復(fù)等。如簽發(fā)文件內(nèi)容與公司各項(xiàng)政策 、 制度、授權(quán)內(nèi)容不符，并于下發(fā)后產(chǎn)生不良影響，造成損失，簽發(fā)人要承擔(dān)因此而產(chǎn)生的一切責(zé)任及后果。 擬文單位責(zé)任：根據(jù)文件內(nèi)容設(shè) 定發(fā)文范圍。 閱批，并做出最新指示。 按 退文規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行登記并退轉(zhuǎn)、抄送相關(guān)單位。存檔時(shí)， 發(fā)文部門(mén) 需檢查電子版文件與正式簽發(fā)文件內(nèi)容是否一致。） ③ ① ② ⑤ 流程說(shuō)明： 各級(jí)承辦單位按公司統(tǒng)一格式擬寫(xiě)下發(fā)文件，按授權(quán)報(bào)簽發(fā)人簽批。 IV、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)退出的文件，秘書(shū)要認(rèn)真閱讀領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)，并按其要求將文件退原呈報(bào)單位，并抄送相關(guān)單位。 vii、如遇領(lǐng)導(dǎo)出差，緊急文件應(yīng)以電話、傳真、電子郵件等有效方式立即通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，如領(lǐng)導(dǎo)暫無(wú)法回復(fù)書(shū)面意見(jiàn)，秘書(shū)在得到領(lǐng)導(dǎo)指示后，將領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)意見(jiàn) 代書(shū)，并將復(fù)印件抄送相關(guān)單位或人員，按指示精神執(zhí)行。 iii、當(dāng)日文 件必須當(dāng)日?qǐng)?bào)送。 多頭上報(bào)容易造成責(zé)權(quán)不分，指令混亂，干擾公司正常運(yùn)行秩序。 II、二、三級(jí)公司的會(huì)議紀(jì)要，須同時(shí)抄報(bào)一級(jí)公司及相關(guān)職能中心，再由一級(jí)公司總經(jīng)辦抄送職能中心總監(jiān)級(jí)（含）以上領(lǐng)導(dǎo)閱示，會(huì)議紀(jì)要須與摘要一并上報(bào)。 II、收文后的傳送要求： i、一級(jí)公司以總經(jīng)辦為管理單位，指定秘書(shū)專(zhuān)人負(fù)責(zé)； ii、一級(jí)公司各職能中心、各部門(mén)指定本單位文員專(zhuān)人負(fù)責(zé)； 二級(jí)公司指定行政人事部專(zhuān)人負(fù)責(zé)；三級(jí)公司指定內(nèi)勤人員負(fù)責(zé) ； iii、各級(jí)公司 接到上級(jí)公司來(lái)文后，嚴(yán)格按傳送范圍立即抄送相關(guān)單位及人員； iv、 各級(jí) 公司公文流轉(zhuǎn)責(zé)任人在接到公文后，按文件規(guī)定時(shí)限送達(dá)本單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及人員。 備注：以上分類(lèi)格式及附表見(jiàn)附件。 VIII、文件交換記錄：用于各級(jí)秘書(shū)日常文件交換、進(jìn)行收發(fā)登記時(shí) 使用。 V、正式下發(fā)會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議紀(jì)要需按規(guī)定格式整理并報(bào)審。 II、文件會(huì)簽單：文件內(nèi)容需兩個(gè) (含 )以上單位出具意見(jiàn)的，需經(jīng)各相關(guān)單位聯(lián)合會(huì)簽后再報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)使用。 III、公文的編號(hào)方法：由有發(fā)文權(quán)的部門(mén)負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制和管理，公文的順序號(hào)（即第 XXX 號(hào)）為年度內(nèi)三位數(shù)流水號(hào) 。 本制度適用于百事達(dá)汽車(chē)一、二、三級(jí)公司。本制度所指公文包括： （ 1） 正式簽發(fā)的文件：指需按公司統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式擬寫(xiě)，由行政人事中心和二級(jí)公司行政人事部統(tǒng)一授號(hào)、用印、下發(fā)并存檔的文件 ， 如：各級(jí)公司正式簽發(fā)的文件及會(huì)議紀(jì)要。 五、 報(bào)修工作 根據(jù)報(bào)修情況的緩急程度，靈活安排物業(yè)及電工人員將各部門(mén)報(bào)修事項(xiàng)，逐一解決。 定期辦理報(bào)刊、雜志的訂閱、收發(fā)及費(fèi)用結(jié)算工作。 嚴(yán)格按 照規(guī)定的服務(wù)流程開(kāi)展禮賓接待工作。 前臺(tái)辦公區(qū)內(nèi)不得大聲喧嘩、嬉鬧、禁吃零食，嚴(yán)禁扎堆聊天，不得亂 扔 紙屑、不得隨地吐痰。 （ 2） 女員工上崗前需化淡妝，保持面容清潔，發(fā)型美觀大方。 第一條 日常管理規(guī)定 嚴(yán)格遵守公司考勤制度，不隨意缺勤，不擅離職守，員工在上班期間，不得脫離工作崗位，如確有急事，需向主管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，并做好交接工作后，方可短暫離開(kāi)。 第三章 行政后勤 規(guī)章 制度 匯編 辦公用品采購(gòu)發(fā)放管理制度； 員工宿舍管理規(guī)定； 值班長(zhǎng)管理制度； 員工餐廳管理規(guī)定； 職工之家管理規(guī)定； 員工工服管理制度； 勞保用品管理規(guī)定； 固定電話使用管理辦法； 保潔工作管理規(guī)定； 手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷(xiāo)管理制度； 1 用電設(shè)施管理規(guī)定； 1 物業(yè)管理制度； 1 車(chē)輛管理制度； 1 固定資產(chǎn)管理制度。 第四章 安保 規(guī)章 制度 匯編 消防安全管理制度； 內(nèi)保管理制度； 內(nèi)保管理工作流程。 員工視工作情況在公司規(guī)定時(shí)間內(nèi)輪流就餐，保證前臺(tái)工作不間斷。 （ 3） 上班時(shí)必須佩戴胸卡，著 統(tǒng)一工服，并保持工服平整清潔。 第二條 工作規(guī)定 一、前臺(tái)日常接待工作 在接待過(guò)程中，提供耐心周到的服務(wù)。 二、預(yù)定服務(wù) 票務(wù)預(yù)定：按照公司規(guī)定，依照規(guī)范手續(xù)為各部門(mén)預(yù)定機(jī)票及其他票務(wù)，并提醒訂票人注意相關(guān)事項(xiàng)，保證及時(shí)準(zhǔn)確送達(dá)預(yù)定人手中。 三、 EMS 快件收發(fā)工作 發(fā)：要求寄件員工親自封上信件封口，確保文件內(nèi)容的安全和保密性，并盡快安排寄出。 六、費(fèi)用結(jié)算 每月底應(yīng)做好各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)單（票務(wù)費(fèi)用、 EMS 快件費(fèi)用等），經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核無(wú)誤后，方能結(jié)算。 （ 2） 內(nèi)部往來(lái)文件：指各級(jí)公司、各部門(mén)之間在日常業(yè)務(wù)往來(lái)中，由各級(jí)公司行政人員統(tǒng)一編號(hào)、上報(bào)、傳達(dá)并根據(jù)需要存檔的文件，如：請(qǐng)示、批復(fù)等。 公文管理的最高機(jī)構(gòu)為行政人事中心。 i、以公司名義發(fā)文的編號(hào)為 ： 公司簡(jiǎn)稱＋發(fā)＋ 【年號(hào)】＋第 XXX 號(hào) 舉例說(shuō)明： 重慶百事達(dá)汽車(chē)有限公司正式發(fā)文 百事達(dá)發(fā)【 2020】第 001 號(hào) 重慶百事達(dá)華海銷(xiāo)售服務(wù)有限公司正式發(fā)文 百事達(dá)華海發(fā)【 2020】第 001 號(hào) ii、以公司名義下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要編號(hào)為： 公司簡(jiǎn)稱＋紀(jì)＋【年號(hào)】＋第 XXX 號(hào) 舉例說(shuō)明： 重慶百事達(dá)汽車(chē)有限 公司會(huì)議紀(jì)要 百事達(dá) 紀(jì) 【 2020】第 001 號(hào) 重慶百事達(dá)華眾銷(xiāo)售服務(wù)有限公司會(huì)議紀(jì)要 百事達(dá) 華眾紀(jì) 【 2020】第 001 號(hào) iii、以一級(jí)公司職能中心名義發(fā)文的編號(hào)為： 公司簡(jiǎn)稱＋中心簡(jiǎn)稱＋字＋【年號(hào)】＋第 XXX 號(hào) 舉例說(shuō)明： 一級(jí)公司行政人事中心正式發(fā)文 百事達(dá) 行政人事字 【 2020】第 001 號(hào) 一級(jí)公司財(cái)務(wù)中心正式發(fā)文 百事達(dá) 財(cái)務(wù)字 【 2020】第 001 號(hào) iv、以一級(jí)公司職能中心名義下發(fā)的會(huì)議紀(jì)要編號(hào)為： 公司簡(jiǎn)稱＋ 中心簡(jiǎn)稱＋ 紀(jì) 字 ＋【年號(hào)】 ＋第 XXX 號(hào) 舉例說(shuō)明： 一級(jí)公司行政人事中心會(huì)議紀(jì)要 百事達(dá) 行政人事紀(jì)字 【 2020】第 001 號(hào) 一級(jí)公司財(cái)務(wù)中心會(huì)議紀(jì)要 百事達(dá) 財(cái)務(wù)紀(jì)字 【 2020】第 001 號(hào) ② 公文單據(jù)的使用說(shuō)明 I、文件報(bào)批單 i、在向各級(jí)公司及領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送日常文件（如請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)等）時(shí)使用。 III、發(fā)文審批單：當(dāng)文件內(nèi)容需正式下發(fā)時(shí)，按規(guī)定格式擬稿后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)進(jìn)行審核、審批時(shí)使用。報(bào)審時(shí)暫不打印文號(hào)及簽發(fā)人，待正式簽發(fā)后，由發(fā)文部門(mén)統(tǒng)一授號(hào)并打印簽發(fā)人姓名，并正式下發(fā)。 IX、接收傳真記錄：收到文件傳真時(shí)登記使用 。 公文行文規(guī)范 （ 1）公文 流轉(zhuǎn)的時(shí)間規(guī)范 ① 文件按急緩程度分為特急、加急、一般； ② 特急文件：要求自接到文件起立即按發(fā)送范圍傳送到位 ，否則，將嚴(yán)重影響正常工作秩序，給 公司造成重大經(jīng)濟(jì)或其他損失； ③ 加急文件：要求自接到文件起一小時(shí)內(nèi)按發(fā)送范圍傳送到位，否則將影響正常工作秩序； ④ 一般文件：要求自接到文件起半個(gè)工作日內(nèi)必須按發(fā)送范圍傳送到位。 III、 閱示后文件的處理要求： i、 領(lǐng)導(dǎo)簽批“已閱”的有關(guān)文件， 作 存檔處理； ii、領(lǐng)導(dǎo)有批示意見(jiàn)的文件 ，抄送相關(guān)部門(mén)和人員， 原件存檔。 ③ 日常往來(lái)文件的傳送要求 I、上報(bào)文件時(shí)應(yīng)遵循以下原則：上報(bào)單位需嚴(yán)格按授權(quán)規(guī)定向有關(guān)上級(jí)呈報(bào)文件、請(qǐng)示工作。 如上報(bào)文件內(nèi)容涉及兩個(gè)以上單位，則需由相關(guān)單位聯(lián)合會(huì)簽后再報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示。 iv、一般文件應(yīng)提醒領(lǐng)導(dǎo)在半個(gè)工作日內(nèi)作出處理意見(jiàn)。 III、退文的處理程序 i、建立退文登記制度，登記文件退出的時(shí)間、領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)意見(jiàn)及簽收記錄。 V、秘書(shū)應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見(jiàn)進(jìn)行任務(wù)跟蹤督辦，并將督辦情況匯總后報(bào)領(lǐng)導(dǎo)閱知。文件正式簽發(fā)前不打印文號(hào)及簽發(fā)人姓名： （ 1） 如需兩個(gè)或以上單位會(huì)簽，會(huì)簽后以主要承辦單位文號(hào)發(fā)文，落款處注明會(huì)簽各單位名稱； （ 2） 如需兩個(gè)以上單位聯(lián)合簽發(fā)的文件，除上述要求外，所有簽發(fā)人的姓名均需在簽發(fā)人處注明。 按規(guī)定格式 擬稿 各單位傳閱并存檔 授號(hào) .用印 轉(zhuǎn)發(fā) .存檔 按授權(quán) 簽發(fā) 二 、 各管理單位之間日常業(yè)務(wù)傳送文件的傳送流程圖 各相關(guān)單位或人員 各呈報(bào)單位或人員 公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)秘書(shū) 公司各級(jí) 領(lǐng)導(dǎo) 按公司授權(quán)規(guī)定向領(lǐng)導(dǎo)呈送文件。 按 領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)執(zhí)行。 對(duì)跟蹤 .督辦結(jié)果進(jìn)行匯總。擬文單位須指定專(zhuān)人對(duì)文件結(jié)構(gòu)、邏輯層次、內(nèi)容、各類(lèi)語(yǔ)病及錯(cuò)別字進(jìn)行嚴(yán)格審核、校對(duì)。 二 、 公文流轉(zhuǎn)抽查工作及獎(jiǎng)罰辦法： 抽查工作責(zé)任部門(mén)：行政人事中心 公文流轉(zhuǎn)責(zé)任人： （ 1） 一級(jí)公司： ① 領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任：行政人事中心總監(jiān)、各職能中心總 監(jiān)。 抽查范圍： 各級(jí)公司 第 32 頁(yè) 共 148 頁(yè) 第三節(jié) 印信管理制度 第一條 概述 一、 印信指 公司的公章、合同專(zhuān)用章、內(nèi)部專(zhuān)用章、人名章等（以下統(tǒng)稱印章）及營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、稅務(wù)登記證、統(tǒng)計(jì)登記證、各種證照、介紹信、證明信等； 二、 本制度適用于各級(jí)公司； 三、 公司 印信管理的最高機(jī)構(gòu)為行政人事中心。 印章保管地點(diǎn)應(yīng)設(shè)立安全裝置，必須保存在專(zhuān)用鐵柜或保險(xiǎn)柜內(nèi)，凡因保管不善丟失印章并造成損失的，對(duì)責(zé)任人處以 8001500 元罰款，給公司造成損失的予以賠償，直至追究法律責(zé)任。 （ 3） 各單位要建立印章使用審批登記簿，詳細(xì)載明印章使用時(shí)間、使用單位、文件內(nèi)容、合同性質(zhì)、對(duì)方單位名稱、加蓋份數(shù)、審批人、經(jīng)手人等內(nèi)容； （ 4） 公章保管人只有印章加蓋權(quán)，沒(méi)有審批權(quán)。 （ 7） 嚴(yán)禁在各類(lèi)空白合同、介紹信、證明等上蓋章。 二、 介紹信、證明管理 ： 使用范圍：公司辦理公務(wù)或職員情況證明時(shí)使用。 （ 4） 在每年的 二 月份以前將上一年的介紹信存根和剩余介紹信歸檔，一本介紹信不得跨年度使用。 二、 月度工作計(jì)劃管理服務(wù)于各級(jí)公司整體經(jīng)營(yíng)管理工作，其應(yīng)用范圍適用于各級(jí)公司。 對(duì)全公司的月度工作計(jì)劃進(jìn)行抽檢 、統(tǒng)計(jì)。 （ 4） 審閱下級(jí)公司所屬部門(mén)月度工作計(jì)劃并進(jìn)行評(píng)議，在本中心職能管理范圍內(nèi)，對(duì)下級(jí)公司相應(yīng)歸口部門(mén)月度工作計(jì)劃中的重點(diǎn)任務(wù)的執(zhí)行情況予以檢查督導(dǎo)，并提交評(píng)議材料。 （ 2） 二級(jí)公司行政人事部（及計(jì)劃管理人員）職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)本 公司 的月度工作計(jì)劃進(jìn)行抽檢、統(tǒng)計(jì)匯總并按時(shí)上報(bào)本 公司 月度工作計(jì)劃，跟蹤各部門(mén)月度工作的實(shí)施，匯總本 公司 月度工作總結(jié)表 ， 并按時(shí)上報(bào)至一級(jí)公司 行政人事中心 。 重點(diǎn)工作： （ 1） 月度計(jì)劃重點(diǎn)任務(wù)按進(jìn)度要求需要在某月度內(nèi)完成的階段任務(wù)，以及各 級(jí)公 司因經(jīng)營(yíng)管理需要在月度內(nèi)重點(diǎn)實(shí)施的任務(wù)。 各中心及各級(jí)公司根據(jù)年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃任務(wù)書(shū)