【正文】 物業(yè)管理前期工作 一、物業(yè)前期管理的觀點 對于一項物業(yè)來說，存在著開發(fā) —— 經(jīng)營 —— 管理三個階段，從表面上看物業(yè)管理是對物業(yè)的使用管理，因此，物業(yè)管理只要在物業(yè)交付使用時介入即可，并且很多物業(yè)管理企業(yè)也是這么做的。 然而，從物業(yè)管理的實踐來看，并非如此簡單。我國的物業(yè)管理是從傳統(tǒng)的房地產(chǎn)管理脫胎而出的，體制雖變，但管理手段卻大多沒有更新，物業(yè)管理一直滯后于規(guī)劃設(shè)計和施工建設(shè)，開發(fā)設(shè)計是各物業(yè)轄區(qū)能否形成完整、舒適、便利的功能區(qū)域的先天制約因素。以往房地產(chǎn)開發(fā)商在規(guī)劃設(shè)計中考慮了房屋和配套設(shè)施建造時的方便和節(jié)約 ，而沒有從管理角度把房屋建成后的管理聯(lián)系起來統(tǒng)一規(guī)劃，造成建成后物業(yè)管理上的矛盾和漏洞。 如現(xiàn)在常見的車位擁擠，住房使用功能不全，空調(diào)位置未考慮，脫排水的管道未顧及，以及水、電、煤、通風、交通等配套方面存在的問題。這種整體布局上的缺陷，即使業(yè)主時有抱怨，又使物業(yè)管理工作難以完善，并且以后往往也難以彌補。如果開發(fā)商在規(guī)劃設(shè)計階段就選擇好物業(yè)管理企業(yè)，即利用物業(yè)管理企業(yè)的豐富經(jīng)驗和專業(yè)知識對規(guī)劃設(shè)計提出修改意見，使規(guī)劃設(shè)計更符合使用管理的要求，可為以后的管理工作打好基礎(chǔ)。 物業(yè)管理是以經(jīng)濟為手段，從事對物業(yè)的使 用、保養(yǎng)、維修、經(jīng)營和提供服務(wù)，使物業(yè)發(fā)揮最佳效應(yīng)的一種管理形式，它同物業(yè)的形成過程即投資決策、規(guī)劃設(shè)計、工程建設(shè)及房屋營銷等階段均有著密不可分的聯(lián)系。因此，物業(yè)管理應(yīng)建立追求全過程最佳效益的現(xiàn)代化管理模式，在物業(yè)的開發(fā)階段就充分考慮建成以后的使用和管理的要求，考慮到社會經(jīng)濟發(fā)展的居住水平提高的需要，要有一定的超前性，要從項目規(guī)劃設(shè)計階段就開始關(guān)注物業(yè)的全過程效益。 物業(yè)管理是一種對物業(yè)全過程的管理，其首要環(huán)節(jié)即是物業(yè)的前期管理。這里所說的物業(yè)前期管理，是指物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)的開發(fā)設(shè)計階段即介入，從事物業(yè)形 成前的階段性管理。物業(yè)前期管理工作雖然尚未形成對物業(yè)運行主體的管理。但是就其管理的內(nèi)涵分析，它應(yīng)屬于企業(yè)管理的一個管理階段。 物業(yè)前期管理是一種物業(yè)管理企業(yè)同房地產(chǎn)開發(fā)商共同對物業(yè)實施平行或交叉管理的方法 ,因此，無論是對房地產(chǎn)開發(fā)商還是物業(yè)管理企業(yè)都是非常必要的。房地產(chǎn)開發(fā)商對物業(yè)進行的是硬件建設(shè)，物業(yè)管理企業(yè)對物業(yè)進行的是軟件管理。前者是形成物業(yè)，后者是發(fā)揮物業(yè)的功能作用，雖有區(qū)別但又相互聯(lián)系。對于開發(fā)商而言，進行投資決策、規(guī)劃設(shè)計、選擇適當?shù)牡囟?、房型及附屬設(shè)施，并通過施工建造形成物業(yè)，其目的是為了增強 對業(yè)主的吸引力度；然而對于業(yè)主而言，卻不止于此，業(yè)主還將對物業(yè)管理進行權(quán)衡。從某種意義上講，物業(yè)的硬件建設(shè)相對較為直觀，而軟件管理卻要長期相伴。 隨著人們觀念的轉(zhuǎn)變，業(yè)主即會從使用者的角度，也會從所有人的角度對物業(yè)管理進行選擇、評價。在物業(yè)開發(fā)階段適時地選擇恰當?shù)奈飿I(yè)管理企業(yè)，能在很大程度上避免缺陷和漏洞，使物業(yè)更符合使用和管理的要求，因此，這是開發(fā)商不容忽視的重要環(huán)節(jié)。 對于物業(yè)管理企業(yè)而言，首先應(yīng)參與市場競爭以獲取物業(yè)的管理權(quán)。在同開發(fā)商簽訂了物業(yè)管理協(xié)議書后，即應(yīng)著手配備與物業(yè)相匹配的管理人員，開展各 項物業(yè)前期階段的管理工作。由于將來的業(yè)主管理委員會擁有“決定繼聘或選聘物業(yè)管理企業(yè)”的權(quán)利，因此，物業(yè)管理企業(yè)在前期管理中能否形成有序的管理秩序，能否滿足業(yè)主的服務(wù)需求，能否在業(yè)主中樹立良好的、有效的管理形象，對于物業(yè)管理企業(yè)來說是一個把握機會、占領(lǐng)市場的重大問題。 毋庸置疑，物業(yè)前期管理將使硬件建設(shè)與軟件建設(shè)相得益彰，對物業(yè)實行前期管理不僅是物業(yè)管理者的需要，同樣也成了房地產(chǎn)開發(fā)商的需要，當然更是業(yè)主維護自身權(quán)利利益的需要。 二、物業(yè)前期管理的必要性 (一 )減少使用中的后遺癥 物業(yè)管理的基本職能是代表和維 護業(yè)主的利益，對所委托的物業(yè)進行有效管理。然而在物業(yè)管理的實踐中，一些物業(yè)的先天缺陷一直困攏著物業(yè)管理企業(yè)，諸如物業(yè)質(zhì)量、設(shè)備性能、設(shè)施配套以及綜合服務(wù)等，這些均不取決于物業(yè)管理企業(yè)，而往往在于物業(yè)的開發(fā)商和建筑商。要改變這一狀況，把一些以往長期難以得到解決的問題盡可能在物業(yè)管理過程中使之限制在最小范圍之內(nèi)，就必須開設(shè)物業(yè)的前期管理，使前期管理同規(guī)劃設(shè)計、施工建設(shè)同步或交叉進行，由物業(yè)管理企業(yè)代表業(yè)主從管理者的角度，對所管物業(yè)進行一番審視，從而把那些后期管理中力不從心的或返工無望的先天缺陷爭取在物業(yè)竣工之前 ，逐項加以妥善解決，減少后遺癥。 (二 )物業(yè)前期管理是對所管物業(yè)的全面了解 物業(yè)管理行為的實質(zhì)是服務(wù)。然而要服務(wù)得好，使業(yè)主滿意，就必須對物業(yè)進行全面的了解。如果物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)交付使用時才介入管理，就無法對諸如土建結(jié)構(gòu)、管線走向、設(shè)施建設(shè)、設(shè)備安裝等物業(yè)的情況了如指指掌。因此，必須在物業(yè)的形成過程中就介入管理，才能對今后不便于養(yǎng)護和維修之處提出改進意見，并做好日后養(yǎng)護維修的重點記錄。唯有如此，物業(yè)管理企業(yè)方能更好地為業(yè)主服務(wù)。 (三 )物業(yè)前期管理是為后期管理做好準備 物業(yè)管理也是一項綜合管理工程。通過物 業(yè)管理把分散的社會分工集合為一體，并理順關(guān)系，建立通暢的服務(wù)渠道，以充分發(fā)揮物業(yè)管理的綜合作用。此外，在對物業(yè)實體實施管理之前，還應(yīng)設(shè)計物業(yè)管理模式，制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，并協(xié)同開發(fā)商草擬有關(guān)文件制度，籌備成立業(yè)主管理委員會，印制各種證件，以及進行機構(gòu)設(shè)置、人員聘用、培訓等工作。這些均應(yīng)在物業(yè)前期管理階段安排就緒，以使物業(yè)一旦正式交付驗收，物業(yè)管理企業(yè)便能有序地對物業(yè)實體進行管理。 物業(yè)前期管理的內(nèi)容 一、 通過投標來接洽物業(yè)管理業(yè)務(wù) 無論物業(yè)管理企業(yè)是開發(fā)商組建的，或是獨立組建的，或是房管所轉(zhuǎn)換的，還是各大系 統(tǒng)組建的，前期管理首先必須不斷開拓，通過投標競爭來接洽業(yè)務(wù)。 (1)進行可行性、可靠性、可盈利性分析，可行性是指物業(yè)管理企業(yè)既要從自身的實際出發(fā)，考慮擬接管的物業(yè)與本企業(yè)的資質(zhì)等級是否相符，該物業(yè)的接管能否發(fā)揮本企業(yè)的優(yōu)勢，做到揚長避短，又要考慮能否在該物業(yè)的管理權(quán)競爭中取勝，如果明知競爭對手實力比自己強大，就不必勉強競爭?？煽啃允侵冈撐飿I(yè)的建設(shè)是否有保證，業(yè)主的資信條件是否較好并能協(xié)作配合，等等。以免管理權(quán)競爭得手后，由于業(yè)主或建設(shè)方面的原因，工作仍留有漏洞，造成今后的物業(yè)管理難以完善，給企業(yè)帶來不應(yīng)有的 損失?？捎允侵肝飿I(yè)管理企業(yè)根據(jù)自己的經(jīng)營目標，測算物業(yè)的管理能否給企業(yè)帶來正常利益，或近期雖無利潤但企業(yè)能在該地區(qū)打開新局面，爭取更多的業(yè)務(wù)。 (2)具體測算物業(yè)管理費用，并草擬總體管理方案。 (3)投標競爭、洽談、簽訂物業(yè)管理合同 (協(xié)議 )。 (4)選派管理人員運作物業(yè)前期管理。 二、 建立與業(yè)主式租戶的關(guān)系 物業(yè)管理的管理對象是物業(yè)，而服務(wù)對象則是人，即業(yè)主和使用人。因此，物業(yè)管理企業(yè)既應(yīng)與第一業(yè)主 (開發(fā)商 )共同協(xié)商，又要與未來業(yè)主或使用人取得聯(lián)系，聽取意見。 (1)聽取業(yè)主或使用人對物業(yè)管理的要求、希 望。 (2)了解業(yè)主或使用人對物業(yè)使用的有關(guān)安排、打算。 (3)參與售房部門同業(yè)主或使用人簽約，并提供草擬的業(yè)主公約、裝修施工管理辦法、門禁出入辦法、停車場管理辦法、管理費收取辦法等物業(yè)轄區(qū)綜合管理辦法。 三、 察看工程建設(shè)現(xiàn)場 物業(yè)前期管理的目的是為以后的管理創(chuàng)造良好的條件，因此，物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)根據(jù)物業(yè)管理要求，對物業(yè)的規(guī)劃設(shè)計及建筑施工提出合理建議。 (1)審視工程土建構(gòu)造、管線走向、出入線路、保安系統(tǒng)、內(nèi)外裝飾、設(shè)施建設(shè)、設(shè)備安裝的合理性。重點察看消防安全設(shè)備、自動化設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備、通訊設(shè)備、給排水 設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、車庫及公用泊位設(shè)備、電力設(shè)備、交通運輸及電梯設(shè)備、服務(wù)設(shè)備等。 (2)對施工現(xiàn)場提出符合物業(yè)管理需要的建議方案，磋商解決辦法。 (3)在施工現(xiàn)場做好日后養(yǎng)護、維修的要點記錄，圖紙更改要點記錄。 (4)參與工程驗收，進行器材檢查、外觀檢查、性能檢查、功能測試、銘牌檢查，并按整改計劃督促整改。 四、 設(shè)計管理模式擬定管理制度 物業(yè)管理企業(yè)在前期管理中要根據(jù)業(yè)主和使用人的希望與要求，設(shè)計日后的管理模式，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，其中還須與開發(fā)商一起草擬有關(guān)文件制度。 (1)籌建業(yè)主管理委員會。 (2)與開 發(fā)商一起草擬物業(yè)轄區(qū)的規(guī)章制度、業(yè)主管理委員會章程、業(yè)主公約、裝修施工管理辦法等。 (3)設(shè)置物業(yè)轄區(qū)的組織機構(gòu)，規(guī)定各部門人員崗位責任制度，編制住戶手冊、物業(yè)轄區(qū)綜合管理辦法等。 (4)制定上崗人員的培訓計劃，并實施計劃。 五、 建立服務(wù)系統(tǒng)和服務(wù)網(wǎng)絡(luò) 物業(yè)管理企業(yè)在其經(jīng)營管理服務(wù)過程中，與社會有關(guān)部門發(fā)生密切關(guān)系，這里既有行政管理關(guān)系，又有經(jīng)濟關(guān)系。 (1)保安、清潔、養(yǎng)護、維修、綠化隊伍的設(shè)立或選聘，洽談和訂立合同。 (2)同街道、公安、交通、環(huán)保、衛(wèi)生、市政、園林、教育、公用事業(yè)、商業(yè)及文化