【正文】 行 政 部 管 理 制 度 匯 編 二 O 一二年四月 吉林省保合房地產(chǎn)開發(fā)有限公司 2 目 錄 第一章 職位說明書………………………… ……………… 第 3 頁 行政部經(jīng)理 ………………………… ……………… 第 4 頁 行政部文員 ………………………… ……………… 第 7 頁 行政部采購 ………………………… ……………… 第 8 頁 行政部司機 ………………………… ……………… 第 9 頁 第二章 管理規(guī)定 ………………………… ……………… 第 10 頁 考勤管理制度………………………… ………………第 11 頁 會議管理制度 ………………………… ……… ………第 14 頁 辦公室規(guī)范管理制度 ………………… ………………第 17 頁 印章管理制度 ………………………… ………………第 19 頁 合同管理制度………………………… ………………第 20 頁 書籍管理辦法………………………… ………………第 23 頁 電話及傳真管理制度………………… ………………第 24 頁 物資采購管理制度…………………… ………………第 25 頁 物資入庫及庫存管理制度 …………… ………………第 27 頁 物品領(lǐng)用管理制度 …………………… ………………第 28 頁 司機行車及工作管理制度 …………… ………………第 30 頁 車輛肇事管 理辦法 …………………… ………………第 32 頁 清潔衛(wèi)生管理制度 …………………… ………………第 34 頁 獎懲制度 …………………… …………………………第 35 頁 檔案保密制度 …………………… ……………………第 28 頁 3 行政部管理制度匯編 第一章 職位說明書 行政部經(jīng)理 一、基本資料 職位名稱 行政部經(jīng)理 定員人數(shù) 1 人 直屬 上司 總經(jīng)理 直接下屬 行政部文員 二、工作概要 處理公司的行政事務(wù)和對外聯(lián)絡(luò)事務(wù)，充分發(fā)揮行政部的協(xié)調(diào)、服務(wù)和管理功能。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門、辦公室各職能主管之間以及公司外部與政府有關(guān)部門、社區(qū)有關(guān)方面之間的關(guān)系；負責(zé)公司行政部的日常工作；貫徹執(zhí)行上級的指示決議，檢查督促各部門的工作落實情況；做好后勤服務(wù)工作。 三、崗位職責(zé) 1． 全面領(lǐng)導(dǎo)行政部工作并具體主持行政事務(wù)工作，制定本部門每年、每月和每周工作計劃。 2． 管理行政部人員編制。 3． 負責(zé)制訂公司的行政規(guī)章，經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后督促各部門貫徹執(zhí)行，并注意收集執(zhí)行情況， 從公司的實際出發(fā)，不斷完善公司的規(guī)章制度。 4． 負責(zé)聯(lián)絡(luò)公司各部門的工作進展情況，注意收集各方面的意見、建議、先進事例和存在問題，并向總經(jīng)理報告。 5． 負責(zé)協(xié)調(diào)公司各部門之間的關(guān)系，努力發(fā)揮公司的整體組織優(yōu)勢。 6． 負責(zé)安排、督導(dǎo)辦公室各職能主管的工作，確保辦公室各項功能的有效發(fā)揮。 7． 負責(zé)審批各部門采購計劃，組織安排人中同按計劃實施物資采購。 8． 根據(jù)總經(jīng)理指示，負責(zé)安排公司的各類會議，做好會議記錄，安排并做好會務(wù)工作，組織編寫會議紀要或有關(guān)的決議，檢查會議精神的貫徹落實情況，并及時編寫公司的大事記。 9． 負責(zé)起草、修改以公司 名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告等。 10． 指導(dǎo)和督導(dǎo)辦公室有關(guān)人員做好公司文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、 4 歸檔和保管工作。 11． 按照總經(jīng)理的指示搞好專項調(diào)查研究，擬寫調(diào)查報告，為總經(jīng)理提供決策依據(jù)。 12． 負責(zé)擬寫公司的階段性工作總結(jié)和工作規(guī)劃，編制行政開支預(yù)算。 13． 嚴格管理和使用印章、介紹信，需經(jīng)簽字批準并進行登記后方可用印。 14． 組織做好函電收發(fā)、書籍報刊征訂與保管工作。 15． 負責(zé)對外合同的審核蓋章及對外事務(wù)協(xié)調(diào)，審查公司內(nèi)部文件、記錄及內(nèi)刊。 16． 管理公司車輛，合理調(diào)度使用，安排人員進行年審，辦理車輛保險事務(wù) 。 17． 組織與安排公司活動。辦理經(jīng)批準的公司員工的暫住證、保險福利。 18． 管理公司員工及住房，管理環(huán)境衛(wèi)生，負責(zé)公司防火、防盜及交通等安全管理工作。 19． 安排外來賓客的住宿。 20． 組織落實公司關(guān)于創(chuàng)建文明單位和文明班組的計劃和部署，抓好公司的兩個文明建設(shè)。 21． 負責(zé)聯(lián)絡(luò)政府有關(guān)部門和社區(qū)有關(guān)方面的關(guān)系，搞好對外合作，并根據(jù)總經(jīng)理的要求參與有關(guān)的社會活動。 22．認真完成總經(jīng)理交辦的其它工作。 四、職權(quán)規(guī)定 1． 有權(quán)向公司各部門索取必要的資料和詢問各部門工作情況。 2． 有權(quán)檢查督促對總經(jīng)理指示的貫徹執(zhí)行情況。 3． 有權(quán)催促各部門按要求 完成公司下達的工作任務(wù)。 4． 有權(quán)催促各部門及時做好文件與資料的立卷、歸檔工作。 5． 有權(quán)按總經(jīng)理的指示，協(xié)調(diào)各部門之間的工作關(guān)系。 6． 有權(quán)安排、調(diào)度公車的使用。 7． 對各部門以總經(jīng)理辦公室名義起草的文件有審核和校正權(quán)。 8． 對不符合規(guī)定，或質(zhì)量不高、效果不大的文件、資料，有權(quán)拒絕打印發(fā)放。 9． 對要求各部門主管參加的會議，有綜合平衡或精簡壓縮的權(quán)力。 ，對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。 五、職責(zé)規(guī)定 1． 對得知公司出現(xiàn)重大異常情況后未及時向總經(jīng)理反映，以致造成重大損失負責(zé)。 5 2． 對總經(jīng)理辦公室行文的 差錯，收集與整理資料失實而造成的后果負責(zé)。 3． 對機密文件和文書檔案管理不嚴，發(fā)生失密、泄密或丟失、損失負責(zé)。 4． 對公文、函件、報刊傳遞不及時，或發(fā)生誤傳現(xiàn)象，影響工作負責(zé)。 5． 對印章、介紹信管理不嚴或使用不當而造成的不良后果負責(zé)。 6． 對下屬工作質(zhì)量造成的不良影響負責(zé)。 7．對未及時根據(jù)公司方針目標的有關(guān)要求，編制好本室方針目標或未及時檢查和落實負責(zé)。 六、注意事項 1． 要認真學(xué)習(xí)政府有關(guān)建筑裝飾、房地產(chǎn)管理的政策法規(guī)，了解《公司法》基本內(nèi)容，掌握有關(guān)的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識和專業(yè)管理知識。 2． 在對外關(guān)系中要處處注意維護公司的聲譽 和形象，在涉外活動中要嚴格遵守涉外紀律，維護國家的尊嚴。 3．不斷提高自己的思維判斷、組織協(xié)調(diào)、語言文字和應(yīng)變處理等方面的能力。 6 行政部文員 一、基本資料 職位名稱 行政部文員 定員人數(shù) 1 人 直屬上司 行政部經(jīng)理 直接下屬 前臺接待 二、工作概要 根據(jù)行政部經(jīng)理指示，負責(zé)收集信息，整理各類文件資料，做好資料、書籍保管及文書打印工作，完成辦公室日常事務(wù)工作。 三、崗位職責(zé) 每月對公司物品、書籍刊盤進行一次盤點，將盤存情況以書面形式上報 。 負責(zé)接轉(zhuǎn)電話，做好電話記錄。 負責(zé)公司書籍、電子文件、報刊的整理、收集、分類、編號、保管工作。要求收集齊全，裝訂規(guī)范、存放有序。負責(zé)書籍、刊物資料借閱登記，及時督催促歸還。 負責(zé)文件、資料的打印、復(fù)印、登記、發(fā)放、裝訂，做到規(guī)范、準確、及時。 負責(zé)請假及加班申報單的保管、匯總、造表。 熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，掌握庫存物品的使用情況。 負責(zé)辦公用品、電腦耗材等物品的庫存保管工作，熟悉各類物品的品種、性能、規(guī)格、物價，各種用品、零配件分類清楚，排列整齊，存取方便。履行領(lǐng) 用簽字登記手續(xù)。 保管、登記和按規(guī)定發(fā)放公司辦公文具與器材。 負責(zé)傳真收發(fā)與登記。 管理飲水，登記、發(fā)放水票。 1負責(zé)維護電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等文印設(shè)備，保管保修卡、驅(qū)動程序等資料，發(fā)現(xiàn)故障，及時通知維修人員或供貨商修復(fù)，確保設(shè)備正常使用。 1完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作，做好其它部門的協(xié)助工作。 六、注意事項 1． 在工作中要謙虛謹慎，勤備踏實。 要堅持原則，秉公辦事，遵守紀律，嚴守公司機密。 7 行政部采購 一、基本資料 職位名稱 司機 定員人數(shù) 1 人 直屬上司 行政部經(jīng)理 直接 下屬 二、工作概要 負責(zé)各類辦公用品、勞動保護用品和工程部備品備件的日常采購。 三、崗位職責(zé) 1． 匯總各部門主管和倉庫保管員填制的《采購計劃清單》，經(jīng)上報領(lǐng)導(dǎo)審批后及時進行采購。 2． 嚴格執(zhí)行貨物驗收入庫制度，確保貨物的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量與請購要求相符，與發(fā)票內(nèi)容相符。 3． 嚴格執(zhí)行財務(wù)報銷制度。采購后及時辦理結(jié)帳手續(xù)，做到單據(jù)清、帳款清、手續(xù)清。 4． 認真做好采購記錄，對計劃表上采購不到的物資要及時向需用部門、倉庫保管員說明情況，提出解決的辦法。 5． 廣泛收集與本公司有關(guān)的各類產(chǎn)品信息（包括收集各類材料供應(yīng)商、 辦公用品、電腦耗材廠商價格表等），及時提供給工程部、設(shè)計部及有關(guān)的使用部門參考。 6． 堅持“貨比三家”和“質(zhì)優(yōu)價廉”的原則，既保證質(zhì)量又節(jié)省支出。 7． 經(jīng)常主動了解庫存情況，及時做好各類物品的補缺，避免供應(yīng)中斷。 8．對于管理上急需的物品，即需即購，確保供應(yīng)，但采購手續(xù)要完備。 9．完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它臨時性工作。 六、注意事項 1． 工作要認真細致，要有為各部門服務(wù)、做好后勤保障的精神。 2． 以公司利益為重，不利用職務(wù)之便謀取私利。 3．要熟悉商品市場，通過比較選擇信譽好的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系。 8 行政部司機 一、基本資料 職位名稱 司機 定員人數(shù) 1 人 直屬上司 行政部經(jīng)理 直接下屬 二、工作概要 保證公車的正常、合理使用與出行安全。 三、崗位職責(zé) 保證公司業(yè)務(wù)部門用車的及時出行與安全。 按要求用車，用車人在出行前認真填寫《派車記錄單》，包括行程、用車原因、預(yù)計時間、返還時間等項。經(jīng)行政部經(jīng)理批準后，司機方能出行（臨時、緊急情況除外）。 車輛返回或出車前半小時，司機人員需認真檢查車輛安全狀況（油、水、電），以確保車輛正常運行。 對自己所開車輛的各種證件的有效性應(yīng)經(jīng)常檢查，出車時一定保證證件齊全。 外出 行車時，如不能及時返回，行車司機需及時通知公司行政部，以利調(diào)度。 認真填寫每日行車日志，經(jīng)使用者簽認實際使用時間及里程后，于次日交行政部審核，行車日志作為油費、路橋費、餐費報銷的依據(jù)，否則費用不予報銷。 保證公司用車及時及來賓接送用車。 負責(zé)使用車輛的保管及日常清洗、維護、保養(yǎng)工作。 具全辦理車輛的年檢、年審、保險、維修并與管理部門聯(lián)系。 六、注意事項 1． 司機人員接送來賓及人員，應(yīng)具備基本禮貌禮儀，以將客人、來賓送至目的地大門口為原則，不得將車輛未駛進目的地