【正文】 B 系列程序文件 小洋人生物乳業(yè)集團(tuán)有限公司 20xx 年 7 月 1 日發(fā)布 20xx 年 7 月 1 日實(shí)施 B 系列文件控制清單 序號 文 件 名 稱 文件編碼號 狀態(tài)記錄 頁號 1 文件控制程序 — B901 2 2 記錄控制程序 — B901 6 3 財(cái)務(wù)管理程序 — B901 8 4 人力資源與培訓(xùn)程序 — B901 11 5 基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)程 — B901 15 6 生產(chǎn)設(shè)備管理程序 — B902 17 7 總務(wù)管理程序 — B901 19 8 工藝策劃程序 — B901 21 9 市場開發(fā)程序 — B901 23 10 訂單評審程序 — B902 25 11 交付與回款程序 — B903 27 12 顧客反饋與處理程序 — B904 29 13 產(chǎn)品研發(fā)程序 — B901 31 14 采購程序 — B901 35 15 生產(chǎn)的控制程序 — B901 39 16 產(chǎn)品標(biāo)識和可追溯性控制程序 — B901 41 17 監(jiān)視和測量的控制程序 — B901 43 18 內(nèi)部質(zhì)量體系控制程序 — B901 47 19 過程的監(jiān)視和測量 — B901 51 20 產(chǎn)品的監(jiān)視和測量程序 — B901 53 21 不合格品控制程序 — B901 56 22 數(shù)據(jù)分析程序 — B901 60 23 糾正措施程序 — B901 62 24 預(yù)防措 施程序 — B901 65 25 26 27 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號： 4 編號 : — B901 文件控制程序 1 文件 控制程序流程圖 2 職責(zé) 檢查部是本程序的歸口管理部門，負(fù)責(zé)在管理者代表領(lǐng)導(dǎo)下貫徹落實(shí)最高理者所策劃的對公司 TMS 文件化工作。 公司總經(jīng)理組織各歸口部門和相關(guān)人員編寫第一層 A 系列質(zhì)量手冊并使用其包括其他全局性 A 系列文件、第二層 B 系列程序文件以及重要的 C 系列單項(xiàng)制度， 并引用體系其它的作業(yè)文件、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量記錄等，履行批準(zhǔn)發(fā)布職權(quán)。 公司各職能部門的主管負(fù)責(zé)編制和審定所歸口的第二層 B 系列程序文件，同時負(fù)責(zé)組織編寫歸口管理的一般的 C 系列單項(xiàng)制度，報(bào)主管經(jīng)理批準(zhǔn)。 3 文件控制總原則 28 更改性質(zhì) 顧客要求和管理體系需要 跟蹤最新版本 確認(rèn)使用 登記受控 制版印刷 計(jì)劃任務(wù) 外部文件 策劃、編碼 計(jì)劃任務(wù) ISO9001： 20xx 要求 組織編寫 審核定稿 批準(zhǔn)發(fā)布 制版印刷 計(jì)劃任務(wù) 發(fā)放控制 使用控制 失效處理 更改程序 使每一個文件（手冊中的每一過程）從策劃、編寫、制訂到發(fā)布、使用、修改直至最后作廢銷毀的完整周期內(nèi)，其狀態(tài)始終處于統(tǒng)一的控制、管理之中，隨時能識別文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，甚至于被保留的作廢文件。 在管理體系運(yùn)行中，每一文件在制定和修改發(fā)布前都得到評審、批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的，并保持清晰 ，易于識別、檢索和控制，包括適當(dāng)?shù)耐鈦砦募? 確保每一個作業(yè)場所都能獲得和使用唯一有效、最新版本的、適用的文件。 4 文件的分類和標(biāo)識 的文件結(jié)構(gòu)劃分為 4 個層次、 6 個系列，為確保每一個文件存的屬性清晰、易于識別、能夠得到唯一性區(qū)分，制定文件的編號編碼規(guī)則如下： ＨＹ ． ． — 文件順序號 發(fā)布年份末位數(shù) 層次、系列代碼 A、 B、 C、 D、 P、 S 之一 歸口對應(yīng)的 ISO9001 條款號 本公司標(biāo)識代碼： 對于外來文件 ,仍使用原編碼號標(biāo)識，無編碼號或經(jīng)轉(zhuǎn)化成為內(nèi)部文件，在重新編印時均應(yīng)按公司以上辦法給予新的編碼標(biāo)識號。 除以上文件外，公司日常管理溝通過程所用的即時性文件，若屬公司領(lǐng)導(dǎo)審批的使用《發(fā)文格式》 ，若屬各部門審批的，由發(fā)文負(fù)責(zé)人自行掌握，可采用任何方便有效的格式 ，但需確保已經(jīng)批準(zhǔn)的有效文件的基本信息。 5 文件的編寫、審批和發(fā)放 公司各種文件由各歸口部門在廣泛調(diào)查研究，征求各方面意見的基礎(chǔ)上進(jìn)行編寫， A、 B類文件由總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，其它 C、 P 系列文件和 D 系列記錄由各職能部門負(fù)責(zé)組織編寫，報(bào)主管經(jīng)理批準(zhǔn)。 受控文件的發(fā)放范圍，由文件歸口部門負(fù)責(zé)確定，以保證全公司所有必要的部門和場所都能得到所使用文件的有效版本。 技術(shù)部 負(fù)責(zé) P、 S 系列的文件 編寫 、發(fā)放 ，檢測中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量目標(biāo)及相關(guān)文件的編寫和發(fā)放，設(shè)備科負(fù)責(zé)公司設(shè)備操作規(guī)程的編寫和發(fā)放， 公司 全面管理體系其它文件的印制、 發(fā)放，以及更改控制和歸檔保存管理，均 由檢查部 負(fù)責(zé)，各部門對自己崗位執(zhí)行的文件和歸口資料負(fù)責(zé)使用狀態(tài)的控制和管理。 當(dāng) TMS 的受控文件被頻繁使用后正常破損，可以舊換新，新版本沿用原分發(fā)號；文件持有者確已丟失文件時，應(yīng)到辦公室申明理由，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可補(bǔ)發(fā)新文件，給予一個新的分發(fā)號，對丟失文件的原分發(fā)號聲明作廢。 即時性文件的內(nèi)容編寫原則應(yīng)與 TMS 質(zhì)量手冊相一致，其審批權(quán)依文件性質(zhì)參考上述系列文件的層次權(quán)限，發(fā)放時仍需登記或以簡要可行的方式保持追溯依據(jù)。 6 文件 的評審和更改 各類文件除在發(fā)布前得到審核批準(zhǔn)外，還應(yīng)在管理體系運(yùn)行中，結(jié)合日常檢查、內(nèi)審和管理評審等活動，每年至少一次，由 檢查部 組織文件的歸口部門和主要使用人員，對現(xiàn)行文件的適宜性加以評審。評審的結(jié)果應(yīng)作為質(zhì)量改進(jìn)后文件更改的輸入。 文件無論劃改或換頁，均在文件底版上履行更改批準(zhǔn)手續(xù)，對換頁的批準(zhǔn)和原頁底版應(yīng)予保存，做為更改、備查和追溯的依據(jù)。 文件更改或換頁經(jīng)批準(zhǔn)后，由 檢查部 按 — D405《文件發(fā)放登記表》的記載追溯到各個持有者所在場所，對所有已發(fā)出文件實(shí)施更改，并確 保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別。 文件在發(fā)放后所發(fā)現(xiàn)的錯字、白字等情況，只要不影響體系運(yùn)行和產(chǎn)品質(zhì)量的，可由歸口主管人員在平時積累記錄，待有實(shí)質(zhì)內(nèi)容的更改時，將其一并改正。 即時性文件在執(zhí)行中應(yīng)得到較為明確的評審意見，原審批部門應(yīng)及時更新改進(jìn)的結(jié)果；若其內(nèi)容被證實(shí)對 TMS 實(shí)現(xiàn)了增值和改進(jìn)， TMS 檢查部 應(yīng)將這些內(nèi)容納入到 TMS 的更改范圍，上升到手冊、程序文件或其它系列文件中。 7 文件的換版與作廢 文件經(jīng)多次更改或需進(jìn)行重大修改時，應(yīng)按 條款確定更換新版。新版文件批準(zhǔn)發(fā)布的同時，舊版文件即行 作廢，由 檢查部 負(fù)責(zé)收回統(tǒng)一處理。確保新版文件在計(jì)算機(jī)存盤和備份后，及時將舊版文件清除。若因任何原因保留作廢文件時，應(yīng)加蓋“作廢”或“參考”印章加以標(biāo)識，防止其非預(yù)期的再次使用。 即時性文件到一定時效期限可自行作廢，各發(fā)文單位不再收回處理。 8 外來文件的控制 使用和引用的外來文件應(yīng)由技術(shù)部負(fù)責(zé)識別、審核，并交 檢查部 備案。當(dāng)外來標(biāo)準(zhǔn)、文 件是合訂本、工具書形式時，可以用書名簡化登記。 技術(shù) 部 應(yīng)對公司適用的外來標(biāo)準(zhǔn)，在 — C902《采購產(chǎn)品執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)檢索目錄》等文件中加以 進(jìn)一步明確規(guī)定。辦公室 應(yīng)對全公司使用外來文件標(biāo)準(zhǔn)的書籍實(shí)施發(fā)放控制，加蓋“受控”印章。 各負(fù)責(zé)部門對外來標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行跟蹤 ,索取、購買最新出版的標(biāo)準(zhǔn) ,并及時刷新涉及的其它文件。 9 本章歸口的記錄 目錄 —— A+B 系列文件清單 文件發(fā)放登記表 C 系列文件控制清單 D 系列記錄控制清單 P 系 列文件控制清單 S 系列文件控制清單 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號： 4 編號 : — B901 記錄 控制程序 1 記錄的控制流程示意圖 2 職責(zé) 檢查部負(fù)責(zé)歸口管理本程序。 全面管理體系各項(xiàng)過程、條款、活動的歸口部門，負(fù)責(zé)會同該項(xiàng)職能的執(zhí)行部門協(xié)商設(shè)計(jì)、策劃記錄結(jié)果 的表格樣式，也包括文件盒、袋以及文本報(bào)告等簡易格式，并負(fù)責(zé)審批其適用性。 標(biāo)準(zhǔn)表格設(shè)計(jì) 檢索查閱 過程管理要求 編碼標(biāo)識 印制發(fā)放 公司歸檔 傳遞上報(bào)、留存 填報(bào)記錄 更改程序修改表格 統(tǒng)計(jì)分析 各部門保存 啟用審批 銷毀處理 各執(zhí)行部門負(fù)責(zé)按照文件要求，授權(quán)指定專人填報(bào)各項(xiàng)記錄并按規(guī)定程序傳遞、上報(bào)和保存。 3 記錄的設(shè)置和審批 各部門應(yīng)充分考慮公司職能分配和程序的要求，結(jié)合實(shí)際，決定是否設(shè)置必須的記錄，并負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)記錄內(nèi)容的表格形式，也可以是文本形式、簿冊形式、電子形式、以及日志。 記錄的設(shè)置及其表格設(shè)計(jì)應(yīng)體現(xiàn)簡化、明確、統(tǒng)一、可操作的原則，與工作、生產(chǎn)和人員的實(shí)際情況相適應(yīng)，并與質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求相一致。 記錄表格的 編碼標(biāo)識執(zhí)行 — B901《文件控制程序》第 4條款規(guī)定 ,并在表格的右上角設(shè)置流水號“ NO”，確保任何一個記錄都能被方便地識別所對應(yīng)的 ISO9001過程條款號及順序號，并便于在目錄中登記，迅速檢索。在數(shù)量較少，能夠識別情況下，允許對上述要求適當(dāng)簡化。 記錄的保存期限：各職能部門在設(shè)置記錄表格的形式或樣式時，考慮體系、生產(chǎn)實(shí)際以及顧客的要求設(shè)定記錄的保存期限，并隨同記錄一起得到審批。 、批準(zhǔn)，與其它文件不同，并不在記錄表格上顯示，而是通過其在歸口的程序文件、單項(xiàng)制 度和作業(yè)指導(dǎo)書一起得到審批。對于其它在質(zhì)量手冊的章節(jié)中被引用或涉及的表格，由檢查部匯總《 D系列記錄控制清單》提交總經(jīng)理審批。 4 記錄表格的使用 記錄表格必須由各部門按照文件要求，在現(xiàn)場能夠即時獲取，記錄的填寫應(yīng)盡量在現(xiàn)場及時完成，決不允許超出期限的事后追憶或編造。記錄人應(yīng)按欄目要求的內(nèi)容，用鋼筆或圓珠筆認(rèn)真填寫，力求字跡清楚、準(zhǔn)確、簡練，內(nèi)容完整、真實(shí)，且必須署名簽字，標(biāo)注日期，及時傳遞和上報(bào)。 每頁記錄應(yīng)有記錄編號及必要的流水代號或具體的時間，使其成為唯一性標(biāo)識，便于追溯。各種記錄不能 遺失或涂改，凡是填寫后已經(jīng)傳遞、上報(bào)的任何記錄均不允許任何人再追加改動，當(dāng)發(fā)現(xiàn)確屬與事實(shí)真相不符的錯誤記錄時，必須另附說明加以改正，并及時傳報(bào)，確保其影響的后果得到糾正。 5 記錄的收集、歸檔、貯存、檢索、保護(hù)和處置 檢查部應(yīng)督促公司各部門指派專人按時收集各種記錄，整理后裝訂成冊。沒有規(guī)定上報(bào)時間的記錄或報(bào)表由各部門收集整理，必要時分門別類裝訂成冊。 對接收或收集的歸檔記錄，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)貯存管理。 記錄均應(yīng)妥善保管于專門的文件柜內(nèi)，并有專人保管，注意防火、防潮、防蟲咬、防鼠 害。計(jì)算機(jī)備份的記錄，應(yīng)采取防磁、防碰、防熱等措施 .妥善保管。 已填報(bào)的記錄超過規(guī)定期限，由檢查部確認(rèn)已無保存價(jià)值時，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀處理。 6 記錄的查閱 公司內(nèi)部人員為開展統(tǒng)計(jì)分析需查閱記錄時，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意，到該記錄的保管場所查閱。所到部門應(yīng)給予配合。顧客或其他外部人員查閱記錄，須征得管理者代表或總經(jīng)理的同意。 所有記錄一律不準(zhǔn)外借。 7 本章歸口的 D系列記錄 D系列記錄控制清單 — D902 小洋人乳業(yè)集團(tuán) B 系列程序文件 章節(jié)號： 6 編號 : — B901 財(cái)務(wù)管理程序 1 總則 1． 1 根據(jù)企業(yè)原則，公司的會計(jì)工作由董事會指定專人負(fù)責(zé)，并定期向董事會匯報(bào)財(cái)務(wù)狀況。具體的財(cái)務(wù)管理和會計(jì)核算由公司按國家政策、法律、法令和財(cái)經(jīng)法夫、會計(jì)制度等組織實(shí)施。 1． 2 財(cái)會人員應(yīng)按《會計(jì)法》和公司的財(cái)務(wù)管理制度，對財(cái)務(wù)收支的原始憑證要認(rèn)真進(jìn)行審核，實(shí)行有效監(jiān)督。確保原始憑證的真實(shí)性、合法性、合理性。 1． 3 公司的一切貨幣收支，均由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一歸口管理，任何部門不得截留、坐 支收入。為保證會計(jì)帳目清楚無誤，財(cái)務(wù)和有關(guān)部門對各種應(yīng)收、應(yīng)付款項(xiàng)應(yīng)堅(jiān)持專項(xiàng)結(jié)帳，不準(zhǔn)串項(xiàng)抵收抵付。 1． 4 未經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何單位和個人嚴(yán)禁以公司名