【正文】 發(fā)放號(hào)： 編號(hào)： KM/A— 02 受控狀態(tài) : 程序文件 編制：王向紅 趙寧 審核：王向紅 批準(zhǔn)：陳 煒 山 東 科 明 光 電 科 技 有 限 公 司 KM/A— 02 A 文件控制程序 A/0 1/4 A 文件控制程序 1 目的 對(duì)與本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件為有效版本。 2 范圍 適 用于本公司質(zhì)量管理體系文件（包括適當(dāng)?shù)耐鈦?lái)文件）的控制。 3 職責(zé) 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)頒布質(zhì)量手冊(cè)。 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)。 各部門組織相關(guān)文件的編制、使用和保管。 辦公室為體系文件的日常管理部門。 4 程序 文件的分類 第一層：質(zhì)量手冊(cè)（包括質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)和程序文件），描述了公司質(zhì)量管理體系過(guò)程這間的相互作用和范圍，是公司的綱領(lǐng)性文件； 第二層：作業(yè)指導(dǎo)書類文件，指公司內(nèi)部支持性管理文件（包括公司的規(guī)章制度、管理辦法等）和技術(shù)性文件（包括技術(shù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工藝規(guī)范、操作規(guī)程等） ； 第三層：質(zhì)量記錄，是體系運(yùn)行結(jié)果的證實(shí)性文件，因其特殊 性按《記錄控制程序》進(jìn)行管理； 適用的外來(lái)文件：主要指 認(rèn)證產(chǎn)品相關(guān)的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)或技術(shù)要求、節(jié)能產(chǎn)品實(shí)施規(guī)則， 與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)性 文件以及供貨商的檢驗(yàn)報(bào)告等文件。 作廢文件：主要指出于某種目的而保留的文件。 KM/A— 02 A 文件控制程序 A/0 2/4 文件的編號(hào) 本公司質(zhì)量管理體系文件的體系編號(hào)如下： 質(zhì)量手冊(cè)： KM/A— ； 作業(yè)指導(dǎo) 書類文件： KM/B— ； 質(zhì)量記錄： KM/C— ； 外來(lái)文件用其自身的編號(hào)。 符號(hào)解釋： KM— 代表公司名稱； A/B/C— 代表文件層次； — 代表文件序號(hào)。 文件的編寫、審核與批準(zhǔn) 《質(zhì)量手冊(cè)》由公司組織人員編寫，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 作業(yè)指導(dǎo)書類文件由主管部門組織編寫，主管部門負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。 各類文件的有效版本報(bào)辦公室備案。 文件的受控狀態(tài) 文件分為“受控”和“非受控”兩大類，由辦公室建立《受控文件清單及分布一覽表》，對(duì)與質(zhì)量 體系相關(guān)的所有受控文件均在其文件封面右上角加蓋受控狀態(tài)印章，并注明發(fā)放號(hào)；作廢留用的文件加蓋“作廢留用”印章。 文件的發(fā)放 a.《質(zhì)量手冊(cè)》的發(fā)放范圍為公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及各職能部門；作業(yè)指導(dǎo)書類文件根據(jù)使用要求發(fā)放至相應(yīng)部門和崗位。 ，文件的發(fā)放與回收要填寫《文 KM/A— 02 A 文件控制程序 A/0 3/4 件發(fā)放、回收記錄》，辦理簽收與簽回。 文件更改 文件更改分手寫 更改、換頁(yè)、換版。 ，進(jìn)行手寫更改，更改后，加蓋手寫 更改章；文件一頁(yè)更改內(nèi)容超過(guò)兩行字時(shí)進(jìn)行換頁(yè)更改。 ，或文件需作稍大調(diào)整時(shí)進(jìn)行換版更改。 文件的更改過(guò)程。 ，由提出部門填寫《文件更改申請(qǐng)、通知單》闡明原因及更改內(nèi)容，然后按本程序 條有關(guān)文件審批規(guī)定審批后，由辦公室通知使用部門并在《文件更放申請(qǐng)、通知單》上簽名，使用部門嚴(yán)格按《文件更改通知單》內(nèi)容及時(shí)更改相應(yīng)文件； 由辦公室收回，以確保文件的唯一性。 文件的保存、借閱、復(fù)制、作廢與銷毀 、安全的地方，由部門指定的專人管理，不得在文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。 、復(fù)制文件應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人員借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必須由資料管理人員登記編號(hào)。 、作廢或者作廢留用的文件由文件的主控部門負(fù)責(zé)及時(shí)從發(fā)放或使用場(chǎng)所回收，加“作廢”標(biāo)識(shí)，防止非預(yù)期使用；對(duì)因法律、參考、信息價(jià)值等原因須保留的作廢文件，應(yīng)加“作廢留用”標(biāo)識(shí) ，規(guī)定并注明其保存期限。 ，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀審批登記表》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由授權(quán)部門銷毀。 外來(lái)文件的控制 KM/A— 02 A 文件控制程序 A/0 4/4 各相關(guān)部門對(duì)適用的外來(lái)文件進(jìn)行收集和識(shí)別，這些外來(lái)文件包括相關(guān) 的法律法規(guī)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、節(jié)能實(shí)施規(guī)則、必要的參考資料等。 對(duì)適用的外來(lái)文件由辦公室加蓋“受控”章，列入受控文件清單，填寫 發(fā)放記錄，分發(fā)至使用部門。 對(duì)外來(lái)文件，任何部門不得擅自修改。如對(duì)有關(guān)外來(lái)文件存有疑義，則應(yīng)及時(shí)與文件的發(fā)放單位進(jìn)行溝通并做必要的處理。 每年一次由辦公室組織對(duì)現(xiàn)有受控文件進(jìn)行定評(píng)審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要時(shí)予以修定，執(zhí)行者 條款規(guī)定。 5 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 6 相關(guān)記錄 《文件審批單》 《文件發(fā)放、回收記錄》 《受控文件清單及分布一覽表》 《文件更改申請(qǐng)、通知單》 《文件銷毀審批登記表》 KM/A— 02 B 記錄控制程序 A/0 1/3 B 記錄控制程序 1 目的 對(duì)記錄進(jìn)行控制，為保證產(chǎn)品質(zhì)量符合節(jié)能認(rèn)證的規(guī)定要求、質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行、產(chǎn)品、活動(dòng)或服務(wù)的可追溯性及采取糾正、預(yù)防和改進(jìn)措施提供依據(jù)。 2 范圍 適用于質(zhì)量管理體系運(yùn)行記錄，包括外來(lái)記錄（如供應(yīng)商提供的原材料檢驗(yàn)報(bào)告、計(jì)量單位出具的計(jì)量檢定報(bào)告等）的控制。 3 職責(zé) 辦公室是本公司質(zhì)量記錄的主管部門，負(fù)責(zé)建立《質(zhì)量記錄清單》，匯總并保存質(zhì)量記錄的原始樣本，對(duì)質(zhì)量記錄的使用和保 存等情況進(jìn)行日常監(jiān)督。 各部門負(fù)責(zé)對(duì)本部門的記錄進(jìn)行整理、歸檔和管理。 4 程序 記錄的格式和編號(hào) 記錄的格式由主管部門編寫，部門負(fù)責(zé)人審批，交辦公室備案，必要時(shí)相關(guān)部門可提出格式更改，執(zhí)行《文件控制程序》的有關(guān)文件更改的規(guī)定。 記錄的編號(hào)按《文件控制程序》執(zhí)行。 記錄的填寫 記錄填寫要及時(shí)，內(nèi)容需正確完整，字跡應(yīng)清晰，能準(zhǔn)確識(shí)別，簽名要簽全名。 記錄的收集、標(biāo)識(shí)和歸檔 記錄不可隨意更改、涂抹，如發(fā)現(xiàn)填寫錯(cuò)誤，更改時(shí)要加蓋更改章。 各部 門應(yīng)及時(shí)收集、匯總各類記錄，保持順序號(hào)或日期、頁(yè)碼的連續(xù) KM/A— 02 B 記錄控制程序 A/0 2/3 便于檢索。 記錄的歸檔方式應(yīng)便于存取與查閱，一般以本冊(cè)、文件夾、活頁(yè)夾等方式來(lái)保存。 保存記錄的本冊(cè)、文件夾、活頁(yè)夾或其他文具應(yīng)標(biāo)識(shí)記錄的名稱，一般情況下各部門應(yīng)每月對(duì)記錄整理一次，對(duì)產(chǎn)生數(shù)量較多的記錄裝訂成冊(cè)，注明部門、記錄名稱及月份，每年進(jìn)行一次總的歸檔，在文件夾或其他保存工具上注明部門、記錄 名稱及年份。 記錄的保存和銷毀 一般記錄，如日?qǐng)?bào)、旬報(bào)、月報(bào)保存期限為 3 年以上，年報(bào)保存期限為 5年以上。特殊記錄，如內(nèi)審記錄、管理評(píng)審記錄、設(shè)備方面記錄、文件控制記錄保存期限為 5 年或長(zhǎng)期保存，具體詳見《質(zhì)量記錄清單》中規(guī)定的保存期限。 記錄應(yīng)保存在安全、干燥的地方，注意做好防火、防潮、防蟲蛀等工作，并便于存取與查閱。 各部門須按規(guī)定的具體保存期限要求保存記錄，過(guò)期的記錄須填寫《文件銷毀審批登記表》經(jīng)所在部門主管批準(zhǔn)后方能銷毀。 記錄的借閱 經(jīng)記錄保存部門負(fù)責(zé) 人同意，相關(guān)部門可借閱所需記錄；經(jīng)管理者代表同意后，記錄亦可提供給顧客或其代表查閱，必要時(shí)辦理借閱或查閱簽字審批手續(xù)。 特殊媒體形式的記錄的控制 記錄的形式除通常情況下的硬拷貝形式外，在特定的條件或場(chǎng)合下，亦可能以其他形式呈現(xiàn)，如保存于磁帶、軟盤中的記錄等，對(duì)該類記錄的控制原則同上，如對(duì)保存于軟盤中的記錄，須考慮讀取、修改權(quán)限的設(shè)置，其保存須做 到防磁、防壓、防曬等，并及時(shí)備份，防止貯存的內(nèi)容丟失。 KM/A— 02 B 記錄控制程序 A/0 3/3 5 相關(guān)文件 《文件控制程序》 6 相關(guān)記錄 《質(zhì)量記錄清單》 《文件銷毀審批登記表》 KM/A— 02 C 內(nèi)部審核控制程序 A/0 1/3 C 內(nèi)部審核控制程序 1 目的 為 確 保質(zhì)量體系的有效性和節(jié)能認(rèn)證產(chǎn)品的一致性，有效進(jìn)行內(nèi)部質(zhì)量體系審核，特編制本程序 。 2 范圍 適用于本企業(yè)質(zhì)量管理體系內(nèi)部 審核活動(dòng)。 3 職責(zé) 管理者代表負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)體系內(nèi)部審核工作，選擇審核員完成審核，并幫助解決 糾正措施要求方面解釋上的不一致或反應(yīng)延遲等問題 。 辦公室負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)內(nèi)部審核活動(dòng)的開展，保存內(nèi)審記錄。 被審核部門負(fù)責(zé)提供審核所需信息并配合執(zhí)行審核。 被委派的審核組長(zhǎng)、審核員應(yīng)： 按本程序準(zhǔn)備、實(shí)施審核及編寫審核報(bào)告工作 . 對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)采取糾正措施與預(yù)防措施，并進(jìn)行記錄。 評(píng)審、同意不符和項(xiàng)的糾正措施回答并使之實(shí)施 . 在受管理者代表委派時(shí) ,對(duì)以前審核 時(shí)糾正措施的完成情況進(jìn)行驗(yàn)正 . 4 程序 : . 審核時(shí)機(jī) : 本公司正常規(guī)定的內(nèi)部審核活動(dòng)， 每年至少進(jìn)行一次。 有下列情況之一者，可視需要增加臨時(shí)的內(nèi)部質(zhì)量體系審核。 1) 管理者為推動(dòng)內(nèi)部質(zhì)量改進(jìn)，要求開展內(nèi)審活動(dòng)。 2) 企業(yè)人事機(jī)構(gòu)和職能有重大改變。 3) 發(fā)現(xiàn)重大顧客抱怨或重大質(zhì)量事故時(shí)。 4) 在接受第二、第三方審核前。 KM/A— 02 C 內(nèi)部審核控制程序 A/0 2/3 5) 在質(zhì)量體系證書到期換證前。 審 核依據(jù) : 1) ISO9001： 20xx 標(biāo)準(zhǔn) 2) 《質(zhì)量手冊(cè)》及其他相關(guān)質(zhì)量管理體系文件。 3) 適用于本公司的法律、法規(guī)及顧客要求等。 4) 節(jié)能產(chǎn)品實(shí)施規(guī)則， 相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等 . 審核實(shí)施 編制審核計(jì)劃 : 1) 管理者代表于審核前十天任命審查組長(zhǎng)， 審核組長(zhǎng)編制審核計(jì)劃 ,計(jì)劃應(yīng)包括節(jié)能認(rèn)證產(chǎn)品的一致性審核 。 2) 審核計(jì)劃包括任命審核組長(zhǎng)，委派審核員、實(shí)施審核分組方案 . 實(shí)施審核 1) 審核組長(zhǎng)在實(shí)施審核前研究有關(guān)程序文件及其它需要的文件 ,并編制檢查表 . 應(yīng)包括審核節(jié)能認(rèn)證產(chǎn)品的一致性 2) 如發(fā)現(xiàn)有 問題 ,應(yīng)盡早給予反饋 。如有誤解應(yīng)及時(shí)解決 . 審核尋找符合或不符合適用標(biāo)準(zhǔn)或程序的客觀證據(jù) 。 審核組長(zhǎng) 解和核實(shí)審核情況，對(duì)查出的不符合項(xiàng)，由審核員填寫《不符合項(xiàng)報(bào)告》并由被審核部門負(fù)責(zé)人或其授權(quán)人簽字確，并對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行分析。 審核報(bào)告作成 審核完后對(duì)所發(fā)現(xiàn)的問題通知被審核部門 ,并對(duì)這些問題發(fā)布糾正措施要求表 . 審核組長(zhǎng)應(yīng)在糾正措施要求中填寫不合格的詳細(xì)內(nèi)容 . 審核報(bào)告應(yīng)說(shuō)明糾正措施完成期限要求， 內(nèi)部審核報(bào)告經(jīng)組長(zhǎng)審核、管理者代表批準(zhǔn)后分發(fā)到公司領(lǐng)導(dǎo)及體 系各部門。 審核跟蹤 審核跟蹤要對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的不符合進(jìn)行處理，具體實(shí)施按《糾正措施 KM/A— 02 C 內(nèi)部審核控制程序 A/0 3/3 與預(yù)防措施控制程序》執(zhí)行。 5 相關(guān)文件 《糾正措施與預(yù)防措施控制程序》 6 相關(guān)記錄 《內(nèi)部審核計(jì)劃》 《不符合項(xiàng)報(bào)告》 《糾正措施單》 《內(nèi)部審核報(bào)告》 KM/A— 02 D 不合格品控制程序 A/0 1/3 D 不合格品控制程序 1 目的 對(duì)不合格產(chǎn)品進(jìn)行識(shí)別和控制，防止不合格品的非預(yù)期使用或交付。 2 范圍 適用于對(duì)原材料、半成品、