【正文】 受 控 非受控 程序文件匯編 （ HQ/QP0120xx） 20xx 年 04 月 18 日發(fā)布 20xx 年 04 月 18 日實(shí)施 中國(guó)四川 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 １ 目錄 序號(hào) 文件編號(hào) 文件名稱 歸口部門 頁(yè)碼 1 HQ/QP0120xx 文件控制程序 行政人事部 3 2 HQ/QP0220xx 記錄控制程序 行政人事部 8 3 HQ/QP0320xx 質(zhì)量策劃控制程序 行政人事部 10 4 HQ/QP0420xx 內(nèi)部溝通控制程 序 行政人事部 13 5 HQ/QP0520xx 管理評(píng)審控制程序 行政人事部 16 6 HQ/QP0620xx 人力資源控制程序 行政人事部 19 7 HQ/QP0720xx 基礎(chǔ)設(shè)施控制程序 生產(chǎn) 部 22 8 HQ/QP0820xx 產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)的策劃控制程序 質(zhì)檢部 25 9 HQ/QP0920xx 與顧客有關(guān)的過(guò)程控制程序 銷售 部 27 10 HQ/QP1020xx 采購(gòu)過(guò)程控制程序 市場(chǎng) 部 31 11 HQ/QP1120xx 生產(chǎn)和服務(wù)提供過(guò)程控制程序 生產(chǎn)部 36 12 HQ/QP1220xx 標(biāo)識(shí)和可追溯性控制程序 質(zhì)檢 部 42 13 HQ/QP1320xx 監(jiān)視和測(cè)量設(shè)備控制程序 質(zhì)檢部 45 14 HQ/QP1420xx 顧客滿意度測(cè)量控制程序 銷售 部 48 15 HQ/QP1520xx 內(nèi)部審核控制程序 行政人事部 50 16 HQ/QP1620xx 過(guò)程的監(jiān)視和測(cè)量控制程序 行政人事部 54 17 HQ/QP1720xx 產(chǎn)品的監(jiān)視和測(cè)量控制程序 質(zhì)檢部 56 18 HQ/QP1820xx 不合格品控制程序 質(zhì)檢部 58 19 HQ/QP1920xx 數(shù)據(jù)分析控制程序 質(zhì)檢部 61 20 HQ/QP2020xx 改進(jìn)、糾正和預(yù)防措施控制程序 行政人事部 64 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 ２ 文件更改一覽表 序號(hào) 程序文件名稱 修改章節(jié) 修改內(nèi)容 修改人 及日期 審核人 及日期 批準(zhǔn)人 及日期 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 ３ 文件控制程序（ HQ/QP0120xx A/0） 頁(yè)次： 1/5 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 1 目的 對(duì)公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用文件的有效性。 2 適用范圍 適用于本公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件控制。 3 職責(zé)權(quán)限 管理者代表負(fù)責(zé)組織《質(zhì)量手冊(cè)》的編寫工作并負(fù)責(zé)《質(zhì)量手冊(cè)》審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布； 《 程序文件 》 由各歸口管理部門負(fù)責(zé)編制，由管理者代表審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布； 行政人事部 負(fù)責(zé)《管理文件》的編制，經(jīng) 管理者代表 審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布； 生產(chǎn)部 負(fù)責(zé)《工藝技術(shù)文件》的編制，經(jīng) 管理者代表 審核 ，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布； 一次性作業(yè)文件由各部門負(fù)責(zé)編制、部門 負(fù)責(zé)人 審批后發(fā)布； 行政人事部 負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門、人員對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行評(píng)審。 4 工作程序 文件的分類及保管。 公司 質(zhì)量管理體系文件包括： a） 質(zhì)量手冊(cè)； b）程序文件； c）管理文件、工藝技術(shù)文件、記錄表格等。 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、 第三層次文件 、外來(lái)文件、相關(guān)法律法規(guī) 、記錄表格 由 行政人事部 負(fù)責(zé)統(tǒng)一備份保存。 公司文件分為受控文件和非受控文件。凡與質(zhì)量管理體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng) 為受控文件，所 有書(shū)面受控文件必須在該文件封面加蓋或標(biāo)識(shí)“受控”字樣，電子受控文件以只讀文件形式發(fā)布。 各部門應(yīng)編制本部門的《受控文件清單》，用于識(shí)別現(xiàn)行文件的版本 /修改狀況。 文件的編號(hào) 文件和記錄的編號(hào)方法 體系文件的編號(hào)方法 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 ４ 文件控制程序（ HQ/QP0120xx A/0） 頁(yè)次： 2/5 HQ/XXxxxxxx 實(shí)施年代號(hào) 順序號(hào) 文件代碼 公司代碼 記錄的編號(hào)方法 XXxxx 順序號(hào) 部門代碼 文件代碼規(guī)定如下： QM質(zhì)量手冊(cè)、 QP程序文件、 QG第三層次 文件、 QL質(zhì)量計(jì)劃。 各部門代碼規(guī)定如下： 行政人事部 XZ 市場(chǎng) 部 SHC 生產(chǎn)部 SC 質(zhì)檢部 ZJ 銷售 部 XS 財(cái)務(wù)部 CW 文件的編寫 《 質(zhì)量手冊(cè) 》 由管理者代表組織編寫，程序文件和其它質(zhì)量文件由各責(zé)任部門負(fù)責(zé)組織編寫，公司管理文件由 行政人事部 負(fù)責(zé)組織編寫，工藝技術(shù)文件由 生產(chǎn)部 負(fù)責(zé)組織編寫。 質(zhì)檢部 負(fù)責(zé)編寫產(chǎn)品標(biāo)識(shí)辦法，原輔材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。 各部門負(fù)責(zé)編寫其它的一次性作業(yè)文件以及部門內(nèi)部使用的管理文件。 文件編寫格式：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和 其它文件按統(tǒng)一格式編寫，均用 A4 紙，正文用宋體、小四號(hào)字。 文件的審批 《 質(zhì)量手冊(cè) 》 、《程序文件》、《管理文件》、《工藝技術(shù)文件》由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 其他質(zhì)量文件經(jīng)各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，由編制部門 經(jīng)理 審核，分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。 非標(biāo)設(shè)備的維修、技改、制造及外加工方面技術(shù)文件或圖紙資料，由 生產(chǎn)部 組織提供，部門 經(jīng)理 審批。 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 ５ 文件控制程序（ HQ/QP0120xx A/0） 頁(yè)次： 3/5 存檔資料按 執(zhí)行，現(xiàn)場(chǎng)允許使用資料復(fù)印件。 文件 的發(fā)放 受控文件由 行政人事部 按需要 以書(shū)面 文件形式發(fā)到各部門，確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的場(chǎng)所，都能保持相應(yīng)的有效文件。 各部門在《文件發(fā)放、回收記錄》上登記、簽名后領(lǐng)取。相同的文件編號(hào)相同，分發(fā)號(hào)不同，便于追溯。 當(dāng)需要借閱 /復(fù)制文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件所屬管理部門在《文件借閱、復(fù)制記錄》上登記、簽名后領(lǐng)取。 當(dāng)使用部門 /人員的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，應(yīng)到文件所屬管理部門辦理更換手續(xù)，交回破損文件，由負(fù)責(zé)文件所屬管理部門負(fù)責(zé)將破損文件銷毀。 當(dāng)使用部門 /人員將文件丟失后，按 條辦理領(lǐng)用手續(xù) 。文件管理部門在補(bǔ)發(fā)文件時(shí)應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明丟失文件的分發(fā)號(hào)作廢。 一次性作業(yè)文件由各部門編制并按規(guī)定編號(hào)經(jīng)審核、批準(zhǔn)后自行發(fā)放記錄，發(fā)文部門負(fù)責(zé)自行存檔。個(gè)別作業(yè)文件的更改發(fā)放，考慮到需一個(gè)時(shí)間周期，允許暫時(shí)先以一次性文件形式通知，該通知必須注明時(shí)效，在該時(shí)間內(nèi)必須將作業(yè)文件更改完成，并及時(shí)發(fā)放至相關(guān)部門 。 各部門內(nèi)部使用的文件由部門作好文件發(fā)放記錄并加以控制和管理。 文件的更改 文件需要更改時(shí)， 應(yīng)由文件更改提出部門 /人員填寫《文件更改申請(qǐng)》說(shuō)明更改原因，注明更改內(nèi)容或作標(biāo)記，對(duì)重要的更改應(yīng)附有充分的證據(jù)。 文件更改的審核、批準(zhǔn)由原審批部門 /人員進(jìn)行審批。如由于原審批部門 /人員的撤銷或職能調(diào)整，需指定其它部門 /人員審批時(shí)，該部門 /人員應(yīng)獲得審批所需依據(jù)有關(guān)的背景的資料。 文件的更改方式及要求如下： a）劃改：劃改使用鋼筆在需要更改處劃“ ”，上面寫更改后內(nèi)容，并注明更改次數(shù)和 簽上更改人的姓名。 b）換頁(yè)：一般情況下，在同一頁(yè)內(nèi)更改三次以上或更改內(nèi)客較多時(shí)可換頁(yè)，更換此頁(yè)應(yīng)是重新 打印正確的更改后內(nèi)容。 c）換版：一般情況下每三年或文件經(jīng)多次更改或需大幅度修改時(shí)，可換版。 《 文件更改申請(qǐng) 》 批準(zhǔn)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)做好《文件更改申請(qǐng)》表中相關(guān)內(nèi)容的填寫，并按規(guī)定更改和按發(fā)放范圍發(fā)放更改后的文件，收回原作廢文件，以確保文件的 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 ６ 文件控制程序（ HQ/QP0120xx A/0） 頁(yè)次： 4/5 有效性，并作好文件更改記錄。更改后的文件，其版次 /修改次數(shù)要作相應(yīng)變更，如原版文件為 A/0， A 版修改一次為 A/1，換版一次將 A 版改為 B 版，以此類推。以識(shí)別文件的現(xiàn)行修改狀態(tài)。 文 件的保存、作廢與銷毀。 文 件的保存 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必須分類存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方； 各部門文件 由 部門指定專人保管， 行政人事部 每季度對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查； 對(duì)受控文件，各部門資料員應(yīng)及時(shí)填寫本部門使用文件的部門《受控文件清單》，應(yīng)將清單副本報(bào)公司 行政人事部 備案，如內(nèi)容 有變化，應(yīng)通知 行政人事部 。 任何人不得在受控文件上涂、畫(huà)、改，不準(zhǔn)私自外借，應(yīng)確保文件的清晰，易于識(shí)別和檢索。 所有失效或作廢文件由相關(guān)部門及時(shí) 從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預(yù)期使用。 為某種原因需保留的任何已作廢文件，都應(yīng)標(biāo)明“作廢保留”標(biāo)識(shí)，防止非預(yù)期使用。 對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請(qǐng)》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由受權(quán)人執(zhí)行銷毀。 原版文件由文件管理部門負(fù)責(zé)歸檔，并列入《受控文件清單》中。 外來(lái)文件的控制 行政人事部 負(fù)責(zé)收集適用的法律法規(guī) 、 質(zhì)檢部 負(fù)責(zé)收集 標(biāo)準(zhǔn) 的最新版本，并列入 《 適用法 律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)目錄 》 中，確定和控制分發(fā)以確保其有效。 收到外來(lái) 文件的部門，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)識(shí)別其用途，與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件交 行政人事部 統(tǒng)一編號(hào)并加蓋受控印章，列入 《 受控文件清單 》 中，由 行政人事部 確定和控制分發(fā)以確保其有效。與公司質(zhì)量管理體系無(wú)關(guān)的外來(lái)文件，由接收部門自行處置。 直接引用的各類與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來(lái)文件采用原編號(hào)。 每年年終由 行政人事部 組織對(duì)現(xiàn)有體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，各部門結(jié)合平時(shí)使用情況提出評(píng)審意見(jiàn)，必要時(shí)對(duì)體系文件應(yīng)予以修改并重新批準(zhǔn)，執(zhí)行 條的規(guī)定。 對(duì)承載媒體不是紙張的文件控制， 應(yīng) 參照上述規(guī)定執(zhí)行。 記錄 是一種特殊類型的受控文件應(yīng)執(zhí)行《記錄控制程序》。 所有分發(fā)、使用、保存的文件都須保持字跡清晰，易于標(biāo)識(shí)和檢索。 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 ７ 文件控制程序（ HQ/QP0120xx A/0） 頁(yè)次： 5/5 5 相關(guān)文件 《記錄控制程序》 6 記錄 《 受控文件清單 》 《 文件更改申請(qǐng) 》 《 文件發(fā)放、回收記錄 》 或《發(fā)文薄》 《 文件借閱、復(fù)制記錄 》 《 文件銷毀申請(qǐng) 》 《 適用法 律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)目錄 》 四川省花秋茶業(yè) 有限公司 程序文件 ８ 記錄控制程序（ HQ/QP0220xx A/0） 頁(yè)次： 1/2 編制： 審核： 批準(zhǔn)： 1 目的 對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。 2 適用范圍 適用于本公司為證明 質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行和 產(chǎn)品符合要求的記錄 控制 。 3 職責(zé)權(quán)限 行政人事部 負(fù)責(zé)公司所有記錄表格的登記、編號(hào)和歸檔管理； 各部門負(fù)責(zé)本部門所用記錄表格的編制、填寫、審核、保存和移交； 記錄的填寫人員對(duì)所記錄的每一個(gè)資料、文字負(fù)責(zé)； 4 工作程序 各部門負(fù)責(zé)收集、整理、保存、移交本部門的記錄。 記錄的編號(hào)按《文件控制程序》執(zhí)行，每 種記錄均應(yīng)按實(shí)施日期的順序編制順序號(hào)。 記錄的填寫 記錄的填寫要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整，字跡清晰、不得隨意涂改。如因某種原因不能填寫的項(xiàng)目，應(yīng)能說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)用單杠劃去，不允許空白。 如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原資料，應(yīng)采用單杠劃去原資料，在其上方寫上更改后的資料，簽上更改人員的姓名及日期。 記錄的保存、保護(hù) 行政人事部 應(yīng)確定各項(xiàng)記錄的保存期限，其記錄的保存期限應(yīng)滿足產(chǎn)品壽命、法