【正文】 行政人事管理制度手冊81 / 81目 錄1. 行政人事部組織架構及人員編制.組織結構.人員編制2. 管轄范圍3. 崗位職責 行政人事經(jīng)理崗位職責 行政人事主管崗位職責 行政人事助理崗位職責 物資采購員崗位職責 倉庫管理員崗位職責 宿舍管理員崗位職責4. 工作規(guī)程/制度、調配、勞動關系解除管理工作規(guī)程5. 相關質量記錄表格 附件一《發(fā)文處理單》《外來文件清單》《文件傳閱單》《文件發(fā)放登記表》《用章申請表》《印章借用審批表》《檔案移交書》《檔案移交案卷目錄表》《卷內目錄》《檔案借閱申請表》《檔案借還登記表》《檔案鑒定申請表》《檔案鑒定與銷毀目錄》《資產(chǎn)登記表》《資產(chǎn)調撥單》《固定資產(chǎn)報廢審批表》《低值易耗品報廢審批表》《固定資產(chǎn)賠償審批表》《資產(chǎn)盤點表》《資產(chǎn)移交表》《打印/復印登記表》《辦公用品領用登記表》《行車記錄表》《會議簽到表》《入庫單》《出庫單》《臺賬》《物品領用登記表》《物品借用登記表》《盤點表》《員工招聘登記表》《面談記錄表》《轉正審批表》《調動通知書》《交接清單》《員工離職表》《培訓（會議）記錄表》《培訓計劃表》1. 行政人事部組織架構及人員編制 組織架構（略） 人員編制：各項目根據(jù)項目的規(guī)模和實際情況確定人員編制。2. 管轄范圍行政人事部是項目的行政人事職能部門，在公司領導及客戶服務中心的指導下開展工作。主要負責客戶服務中心的行政管理和人力資源管理工作。包括行政事務、制度建設、后勤保障、對外事務、人員招聘、人員培訓、薪酬管理、人員考核等工作。3. 崗位職責 行政人事部經(jīng)理崗位職責 層級關系： 直接上級：總物業(yè)經(jīng)理 直接下級：行政人事副經(jīng)理、行政人事助理、物資采購員、倉庫管理員、宿舍管理員 崗位職責： 貫徹執(zhí)行總物業(yè)經(jīng)理下達的各項工作指示； 定期向總物業(yè)經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃； 及時發(fā)現(xiàn)管理中的問題，組織協(xié)調工作流程的改進，主動協(xié)調并有效解決客服中心內的問題。 制訂、修訂本部門的工作程序和規(guī)章制度，經(jīng)批準后組織施行并監(jiān)督檢查落實情況； 負責客戶服務中心各種會議、活動的組織籌備工作； 代表客戶服務中心與外界有關部門和機構聯(lián)絡并保持良好合作關系，接待客戶服務中心重要來訪客人，處理行政人事方面的重要函件； 負責統(tǒng)籌客服中心的資產(chǎn)及檔案管理工作；統(tǒng)籌客服中心各類證照的辦理； 負責統(tǒng)籌客戶服務中心的后勤服務工作，創(chuàng)造和保持良好的工作環(huán)境； 組織客戶服務中心有關法律事務的處理工作，指導、監(jiān)督、檢查客戶服務中心保密工作的執(zhí)行情況； 負責協(xié)調客戶服務中心部門間的合作關系，調解工作中發(fā)生的問題，定期組織做好辦公職能檢查； 協(xié)助公司建立并維護組織架構，明確各部門職責及各崗位權責及工作關系； 負責規(guī)范與完善公司相關管理制度，積極倡導企業(yè)文化導向，推動與營造客服中心健康文化氛圍；推進集團內部的企業(yè)文化建設，增加員工對企業(yè)的歸屬感和忠誠度； 建立、推進、完善符合公司業(yè)務需求及發(fā)展的培訓體系，組織落實培訓工作，提高員工的任職技能，促進員工的職業(yè)化發(fā)展； 建立和培訓職業(yè)化的人才隊伍，培養(yǎng)、選拔及推薦本系統(tǒng)優(yōu)秀干部； 負責組織員工集體活動及文化生活； 完成上級領導交辦的其他工作。 行政人事主管 層級關系： 直接上級：行政人事經(jīng)理 直接下級：無 崗位職責： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃； 協(xié)助行政人事經(jīng)理開展后勤、資產(chǎn)管理等工作； 負責辦理客戶服務中心各類營業(yè)證照及年審工作，對各類證照及時進行檔案登記； 協(xié)助行政人事經(jīng)理監(jiān)督、檢查本部門各崗位工作任務的執(zhí)行情況； 完成上級領導交辦的其他工作。 行政人事助理 層級關系： 直接上級：行政人事經(jīng)理 直接下級：無 崗位職責： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃； 負責控制客戶服務中心各項行政費用的開支； 協(xié)助組織客戶服務中心的團隊及文化活動； 在上級的領導下，具體行使本部門的檔案管理、人員招聘、客戶服務中心內部溝通、文件收發(fā)等工作； 貫徹執(zhí)行員工的思想教育、業(yè)務培訓、企業(yè)文化建設，不斷提高員工的思想覺悟和業(yè)務水平； 負責審核、辦理員工請假、銷假手續(xù)，匯總、審核各部門的考勤情況，定期制作員工薪酬表； 配合各部門的人員配備、人員結構調整以及人員招聘、后勤組織工作； 負責客戶服務中心對內、對外關系的聯(lián)系、協(xié)調工作； 負責客戶服務中心人事、文檔管理工作，收集各類人員信息建立人才庫，為推動客戶服務中心物業(yè)管理工作的發(fā)展出謀獻策； 完成上級領導交辦的其他工作。 物資采購員 層級關系： 直接上級：行政人事經(jīng)理 直接下級：無 崗位職責： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃； 嚴格執(zhí)行公司關于物資采購的有關規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務水平； 負責日常零星物資采購，收集采購資料，填寫和匯總各部門提交的《物資申請單》或《物資/服務供方（品牌）申請表》，報行政人事經(jīng)理、總物業(yè)經(jīng)理審批后，方可采購，對手續(xù)不齊全的申請物資不予購買，嚴禁在采購時收取回扣或有違公司財務管理相關規(guī)定的行為； 做到所需物資及時購買，及時入庫，做好登記和報銷手續(xù)； 了解各類物資的合理價格及要求，確保物美價廉，努力節(jié)約成本開支； 每月對各部門日常維修材料、清潔用具進行集中采購，積極認真的完成采購、供應工作，保證物品質量、價格的合理性； 每季度填寫《物資采購統(tǒng)計表》、《采購工作評估表》，并于每季度首月15日前報總物業(yè)經(jīng)理、公司行政人事部、公司財務部備案； 完成上級領導交辦的其他工作。 倉庫管理員 層級關系： 直接上級：行政人事經(jīng)理 直接下級：無 崗位職責： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示； 定期向行政人事經(jīng)理提交周、月、年度工作報告及計劃； 嚴格執(zhí)行公司倉庫管理的規(guī)定，勤奮敬業(yè)，不斷提高業(yè)務水平； 負責對經(jīng)過檢驗合格的物資按指定位置入庫，核實后登記入賬； 根據(jù)物資的性能、品種、型號、用途、包裝等特點以及易燃、易爆、易揮發(fā)、易受潮物資的特性和倉庫條件，實行分區(qū)分類的物資定位管理，倉庫內各類物資必須做好標識，所有物資包裝標識一律向外； 物資的出庫必須憑客戶服務中心經(jīng)理簽發(fā)的《物資領(借)用單》，項目應清楚，否則應拒絕發(fā)放物資； 對于日常借出之用具、器具，入庫時應認真檢證，確認無損后方可入庫，對于不常用的工具、器具要定期維護； 保持倉庫環(huán)境的溫、濕度，并做好清潔工作，配備好必要的滅火器材； 物資出庫必須及時登帳，物資要按照先進先出的原則發(fā)放； 每月25號需對庫存物資進行盤點，并報行政人事經(jīng)理審核后，報總物業(yè)經(jīng)理審批； 每月28號前統(tǒng)計上月材料使用情況，并將下月所需材料申請表報行政人事經(jīng)理審核，報總物業(yè)經(jīng)理審批后，交采購員購買； 負責客戶服務中心各類資產(chǎn)的管理工作，設立資產(chǎn)分類賬本，每月進行核查工作，掌握各類資產(chǎn)的使用狀況、技術性能； 負責資產(chǎn)（包括低值易耗品）購置或報廢； 熟悉使用公司資產(chǎn)管理軟件，根據(jù)每月資產(chǎn)核查情況及時予以修改更正； 對樣板房物資和地產(chǎn)方委托代管物資進行管理； 完成上級領導交辦的其他工作。 宿舍管理員 層級關系： 直接上級：行政人事經(jīng)理 直接下級：無 崗位職責： 貫徹執(zhí)行行政人事經(jīng)理下達的各項工作指示； 負責監(jiān)督做好員工宿舍公共區(qū)域的衛(wèi)生清掃及整理工作； 按規(guī)定對住宿人員進行登記，安排床位； 檢查工作區(qū)域內住宿秩序及安全工作； 保持樓層內各項設施的完好和運行正常； 對住宿人員提供叫早、留言、傳呼電話等服務； 處理工作區(qū)域內出現(xiàn)的意外情況； 完成上級領導交辦的其他工作。4. 工作規(guī)程/制度 行政管理工作規(guī)程 公文處理工作規(guī)程 目的使公文的形成、辦理、立卷、歸檔和銷毀更及時、準確、規(guī)范、保密。 適用范圍所有外來及本中心文件。 公文的處理 公文種類：除外來函外，本中心的公文是中心及所屬物業(yè)公司在企業(yè)管理過程中形成和使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹中心決策、執(zhí)行上級和主管部門的指示、發(fā)布規(guī)章制度、實行行政管理措施、請示和答復問題、報告情況和交流經(jīng)驗，協(xié)調內部和對外交往的重要工具，也是中心行使職能的重要手段和依據(jù)。根據(jù)實際工作需要，按照公文使用范圍和作用主要使用下列文種： 決議：凡經(jīng)過會議討論通過，要求所屬部門貫徹執(zhí)行的事項。 決定：對某些重要事項或重要問題做出安排或處理。 通知：是“發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，轉發(fā)上級機關(部門)、同級機關(部門)和不相隸屬機關(部門)的公文批轉所屬客服中心，要求屬下部門辦理或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種”。常用“會議通知”、“任免通知”等。 通報：通報工作情況或好壞典型事例及經(jīng)驗教訓，表彰先進、批評后進等用“通報”。 報告：向上級機關(部門)匯報工作，反映情況，提出建議，答復上級機關(部門)的詢問等。 請示：請求上級機關(部門)對某些重要工作做出指示、答復和批準事項時用“請示”。 批復：批準或答復下屬單位(部門)請示的事項。 函：與不相隸屬機關(部門)或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯(lián)系工作，詢問和答復問題等用“函”。 會議紀要：記載或傳達會議主要精神和決定事項。 公文格式嚴格參照由物業(yè)管理中心下發(fā)的《金碧物業(yè)有限公司地區(qū)分公司公文發(fā)文標準格式》及集團恒地司辦字［2007］第005號公文標準格式執(zhí)行。 發(fā)文辦理 公文起草的基本要求 重點要突出，觀點要鮮明，論理要清楚，文字要精練，用詞要準確，篇幅要簡短，結構要嚴謹，層次要分明； 擬搞人必須要按公文的文種格式行文，用鋼筆書寫或打印，不得用圓珠筆或紅筆書寫； 文稿在呈送領導審批簽發(fā)之前，負責擬稿的人員要對公文進行認真核對。 公文的審批簽發(fā)程序行文稿先由行文部門經(jīng)理審核簽名，再送行政人事助理核稿，不屬急件，一般不得直接將文稿呈送中心領導；如需會簽的，送會簽部門審稿，然后由行政人事助理將符合要求的文稿送中心有關領導簽發(fā)。“請示”、“報告”和對外行文由中心總物業(yè)經(jīng)理簽發(fā)，一般例行事務性公文，由部門經(jīng)理簽發(fā)，最后安排打印。 正式發(fā)文需填寫《發(fā)文處理單》，簽發(fā)人同意簽發(fā)后方可用印、分發(fā)及登記。 公文正式印制前，行政部（行政人事部）應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。 收文辦理 一切外來公函，統(tǒng)一由行政人事助理簽收、登記并根據(jù)實際需要及時分送（各部門應簽收），同時，應填寫《文件發(fā)放登記表》； 根據(jù)公文性質和內容，由行政人事助理提出處理意見，送領導閱示，或根據(jù)需要交有關業(yè)務部門辦理，并附《文件傳閱單》； 凡需業(yè)務部門經(jīng)辦的公文，由行政人事助理負責催辦，并將落實結果報告主管領導。 承辦公文是指接受辦理下級單位請示的公文和其它需要批復的公文，以及轉發(fā)翻印的公文等。承辦請示的公文，凡屬本中心權限范圍內能批復的事項，一般先由業(yè)務部門提出意見，經(jīng)領導審批或會議決定后再批復呈文單位，時限一般不得超過一周，重要事項和重要問題的請示，可直接送領導審閱后批復，時限不得超過三天。承辦公文部門要提高辦事效率，及時催辦和跟蹤，避免延誤。 公文歸檔 公文辦理完畢后，應當及時整理、歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。 歸檔范圍內的公文，應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值整理，要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。 聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位整理、歸檔，其他機關保存復印件或其他形式的公文副本。 本單位負責人兼任其他機關職務，在履行所兼職務職責過程中形成的公文，由其兼職機關整理、歸檔。 擬制、修改和簽批公文書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。 公文的整理與銷毀 公文由行政人事部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 行政人事部應當建立健全本單位公文處理的有關制度。 密級文件應當在辦公室閱辦，不準帶離，不準擅自傳閱或復印。復制上級單位的秘密公文，須經(jīng)上級領導批準或授權。翻印件應當注明翻印單位名稱、翻印日期和份數(shù)；公文復印件作為正式公文使用時，應該加蓋復印單位證明章。復制公文應當與正式公文同樣管理。 公文被撤銷，視作自始不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 公文銷毀應按公司規(guī)定進行。 引用文件和相關質量記錄 《發(fā)文處理單》 《外來文件清單》 《文件傳閱單》 《文件發(fā)放登記表》 印章管理工作規(guī)程 目的加強、規(guī)范印章的管理，維護印章的法定權威及使用效用。 范圍本制度適合于中心印章管理及設有部門印章的各部門印章管理。 職責行政人事部是印章管理的職能部門，負責監(jiān)督本規(guī)定的實施。 印章的啟用與停用、銷毀 印章啟用(包括舊印章?lián)Q用新印章)。由中心或啟用印章部門提出書面申請，行政人事部審核，按公司規(guī)定審批后申報、刻制、啟用。 印章停用。由中心或擬停用印章部門提出書面申請，行政人事部審核，按公司規(guī)定審批后執(zhí)行。 印章銷毀。按公司規(guī)定執(zhí)行。 印章保管 中心印章：行政人事部印章管理員管理。