【正文】 部門印章：由部門經(jīng)理指定專人管理。 印章應(yīng)存放于安全牢固并加鎖的專門的桌、箱、柜中，使用后應(yīng)及時(shí)收存鎖好。 印章使用審批規(guī)定 中心印章的使用，由中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批，部門印章的使用，由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。 使用各級印章須先填寫行政人事部制定的《用章申請表》，呈報(bào)負(fù)責(zé)審批的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可到印章管理員處加蓋印章。 印章管理員必須認(rèn)真檢查用印文書審批手續(xù)，審批程序完成后才能用印。 不得在空白紙張、憑證、空白介紹信和空白便函上用印，如有特殊需要，需按公司規(guī)定權(quán)限審批。 如因工作需要將印章帶出室外使用，應(yīng)事先填寫《印章借用審批表》報(bào)批，獲準(zhǔn)后由印章管理人員和經(jīng)辦人共同攜帶出外使用。 出現(xiàn)急需用印的文書，在有審批權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)未能及時(shí)簽字的情況下，須由印章管理員和用印申請人共同在場，電話請示有權(quán)審批的領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后方可蓋章。審批權(quán)人返回后的1個(gè)工作日以內(nèi)完成補(bǔ)簽手續(xù)。 責(zé)任 印章管理人員嚴(yán)禁違規(guī)使用印章。凡違規(guī)使用印章的，中心一律視作個(gè)人行為，由此而引起的法律責(zé)任以及其它形式的任何糾紛，均由違規(guī)使用印章的人員承擔(dān)。同時(shí)中心將視其情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的行政或經(jīng)濟(jì)處罰，觸犯法律的移送司法機(jī)關(guān)處理。 引用文件和相關(guān)質(zhì)量記錄 《用章申請表》 《印章借用審批表》 保密管理工作規(guī)程 目的 加強(qiáng)中心對保密工作的規(guī)范，嚴(yán)謹(jǐn)，確保中心保密工作落實(shí)到中心每一個(gè)員工。 適用范圍 中心及所屬各部門。 保密員的設(shè)立中心行政人事部設(shè)保密員（由行政人事助理兼任）1人，負(fù)責(zé)中心秘密文件、資料以及涉密業(yè)務(wù)的管理工作，各部相應(yīng)確定兼職保密員1人。 保密事項(xiàng) 與中心有關(guān)的調(diào)查案件、檢舉揭發(fā)材料。 中心各級須保密的辦公會議記錄。 財(cái)務(wù)會計(jì)憑證、會計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、員工工資表等。 本中心質(zhì)量體系有關(guān)文件資料。 秘密文件、資料的管理 所有秘密文件未經(jīng)制發(fā)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)或授權(quán)不得擅自翻印，如需復(fù)制，須按規(guī)定申請審批。 收發(fā)秘密文件資料，由行政人事部保密員負(fù)責(zé)；有關(guān)調(diào)查材料，檢舉揭發(fā)材料由行政人事部或部門專人負(fù)責(zé)；凡署名中心領(lǐng)導(dǎo)親啟件，由領(lǐng)導(dǎo)拆封；秘密文件的收發(fā)、分送、傳閱、移交、歸檔等環(huán)節(jié)都要登記，履行簽字手續(xù)，嚴(yán)禁將秘密文件、資料放在不安全的地方。 秘密文件、資料必須放入保密柜內(nèi)，由保密員管理，個(gè)人不得保存；定期清查退，如發(fā)現(xiàn)丟失，要及時(shí)報(bào)告并追查處理。 通訊保密規(guī)定 各部門由專人管理的辦公設(shè)備，非本機(jī)使用人員未經(jīng)許可不得擅自使用。 電腦工作人員要嚴(yán)守保密制度，避免重要業(yè)務(wù)資料和檔案資料外泄、更改或丟失。 任何個(gè)人都不準(zhǔn)在通信、通話中涉及本中心在商業(yè)競爭中的重要信息；個(gè)人不得偷看中心秘密文件和打聽中心秘密性的會議內(nèi)容。 泄密的處理凡發(fā)生遺失中心秘密文件、資料或泄密案件時(shí)，應(yīng)立即向行政人事部保密員和中心領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施；發(fā)生竊密案件，還應(yīng)及時(shí)向當(dāng)?shù)毓膊块T報(bào)告。 檔案管理工作規(guī)程 目的 使中心的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。 適用范圍 客戶服務(wù)中心所有檔案及對業(yè)主檔案的管理。 職責(zé) 行政人事部是客服中心檔案管理的主管部門，需設(shè)立中心統(tǒng)一檔案客服中心，每三個(gè)月組織各部門檔案員進(jìn)行檔案互檢，每半年組織各部門檔案員檔案資料移交工作。 行政人事部負(fù)責(zé)中心行政檔案、人事檔案、中心證照、中心對外往來的各類公文、中心內(nèi)部重要文件；中心內(nèi)部重大活動、事件記錄；物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)等等的管理工作。 管家部負(fù)責(zé)業(yè)戶檔案資料、物業(yè)資料、出租房屋資料、車輛資料、收費(fèi)資料、業(yè)主委員會資料等的管理工作。 工程部負(fù)責(zé)工程設(shè)計(jì)、施工資料、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、外委工作記錄等技術(shù)檔案及工程圖紙等的管理工作。 保安部負(fù)責(zé)治安、消防、保衛(wèi)、安全、秩序等相關(guān)資料的管理工作。 社區(qū)文化部負(fù)責(zé)社區(qū)文化資料的管理工作。 檔案管理范圍 行政檔案資料 人事管理相關(guān)材料。客戶服務(wù)中心人員設(shè)置、招聘、培訓(xùn)、定崗定編、調(diào)配、變遷文件、人事勞資文件、技術(shù)職稱等文件。 中心證照及其他相關(guān)資料。 中心對外往來的各類公文、中心內(nèi)部重要文件等。 中心內(nèi)部重大活動、事件記錄。包括但不限于獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、證書、紀(jì)念品。 物業(yè)管理相關(guān)政策、法規(guī)等。 業(yè)戶檔案資料。主要有入住通知書、住戶家庭情況登記表、房屋交接單、住戶入住合約、身份證明材料以及裝修申請表等。 物業(yè)資料。 物業(yè)經(jīng)營管理資料。各客戶服務(wù)中心經(jīng)營發(fā)展文件、小區(qū)管理文件、小區(qū)建設(shè)文件、委外、合作文件。 出租房屋資料。 車輛資料。 收費(fèi)資料。 業(yè)主委員會資料。 工程技術(shù)檔案。包括工程設(shè)計(jì)、施工資料、維修、保養(yǎng)計(jì)劃、外委工作記錄等。 工程圖紙資料?？煞譃椋航ㄖ┕D、結(jié)構(gòu)施工圖、給排水施工圖、供配電施工圖、消防施工圖、空調(diào)系統(tǒng)圖、智能化系統(tǒng)圖等。 治安資料。 消防資料。 保衛(wèi)、安全、秩序資料。 社區(qū)文化資料。 其他資料。 檔案資料的移交和歸檔要求 移交前資料管理 檔案資料在移交前由中心檔案資料員負(fù)責(zé)存檔管理。 中心必須設(shè)置檔案的固定存放處，并將檔案資料分類存放入不同的檔案袋（盒）內(nèi)，中心檔案資料員對應(yīng)歸檔資料的完整、完好負(fù)責(zé)。 存放的檔案資料根據(jù)自己的使用頻率和密級性，把檔案資料分類存放，并可定期（暫定半年一次）向物業(yè)分公司檔案室進(jìn)行一次移交。對于自己保存的檔案資料，按類別和年限兩級分類分柜存放。 移交 根據(jù)需要，客戶服務(wù)中心定期將以下資料移交至物業(yè)分公司統(tǒng)一管理（移交相關(guān)表格請參見《檔案移交書》、《檔案移交案卷目錄表》、《卷內(nèi)目錄》），實(shí)物檔案、聲像檔案、資料類檔案等其他資料由中心檔案管理員負(fù)責(zé)自行統(tǒng)一管理： 工作計(jì)劃、國家與當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)的法律法規(guī)、以中心及職能部門等名義發(fā)出或制定的文件以及與中心職能有密切關(guān)系或由中心承擔(dān)有關(guān)責(zé)任并需要執(zhí)行的重要文件等檔案資料。 重大、突發(fā)事件的處理資料。主要包括樓宇、交通、治安、公共配套設(shè)備設(shè)施等方面及自然災(zāi)害的突發(fā)重大事件的經(jīng)過和處理過程記錄及相關(guān)材料。 合同檔案、管理監(jiān)察檔案、資產(chǎn)檔案資料等。主要包括中心所簽訂的合同資料，監(jiān)察職能部門對中心進(jìn)行檢查的書面及取證材料以及中心固定資產(chǎn)相關(guān)材料。 資料歸檔前各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須按類整理好，并填寫檔案資料移交表，履行移交手續(xù)。 移交時(shí)，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心檔案資料管理員須仔細(xì)核對移交的資料，核對無誤后，交接雙方在移交清單上簽字，并加蓋部門公章。 移交清單一式兩份，物業(yè)分公司和各客戶服務(wù)中心交接人各留存一份。 對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案資料，沒有檔案室簽字確認(rèn)，行政人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。 歸檔要求 要求及時(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范地進(jìn)行歸檔。 歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，如文件的正文與附件、正式印本和稿本、設(shè)計(jì)圖紙及其更改通知等都必須齊全；歸檔案卷應(yīng)進(jìn)行分類、排列，并加蓋檔號章、裝盒、編制檔案目錄。 幅面一般采用標(biāo)準(zhǔn)A4型（297mmx210mm)，圖樣折疊時(shí)標(biāo)題欄露在右下角。非A4圖幅圖紙可以通過粘貼及折疊方式，橫向按手風(fēng)琴式折疊成A4規(guī)格，豎向按順時(shí)針方向向內(nèi)折，圖紙應(yīng)采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅，圖表欄露在外面。 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，如使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水的鋼筆、簽字筆等，不能使用純藍(lán)墨水、紅墨水、鉛筆和圓珠筆，字跡應(yīng)清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 歸檔的文件原則上一律為原件（除歸檔范圍表中列明為復(fù)印件外），要盡量追加原件，必要時(shí)復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。 熱敏傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處。 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 歸檔資料必須準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)活動，凡涉及工程圖紙、管網(wǎng)分布及走向、埋深等，必須做到“圖物相符，數(shù)字準(zhǔn)確”，設(shè)計(jì)的修改也須在圖紙上反映出來。 聲像類、實(shí)物類檔案資料要清晰完整、符合集團(tuán)檔案中心規(guī)定的歸檔規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等文字信息，電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并保存。 檔案資料的借閱 檔案資料借閱事項(xiàng)規(guī)定 借閱的檔案資料必須按時(shí)歸還，并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。借出的檔案資料一般不超過7天，超過7天需辦理續(xù)借手續(xù)，未辦理延期手續(xù)且借出檔案超過15天者，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問責(zé)處理，在借閱期間造成重要資料丟失者，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行失職問責(zé)并報(bào)上級領(lǐng)導(dǎo)部門處理。 借閱者不經(jīng)允許不得隨便摘抄、拍照、復(fù)制檔案資料，凡經(jīng)允許摘抄、復(fù)制的檔案資料必須由檔案資料管理人員進(jìn)行審查和核對。 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得在檔案資料上涂改、劃線、圈點(diǎn)等，并保證如期歸還。 實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案資料應(yīng)以復(fù)印件提供利用。 借閱審批權(quán)限 證照、各種重要決定、決議、紀(jì)要、合同、協(xié)議、上級批示、中層以上人員人事檔案、重大突發(fā)事件處理相關(guān)記錄、管理監(jiān)察類檔案等由客戶服務(wù)中心物業(yè)總經(jīng)理審批。 業(yè)戶檔案的使用和借閱須由客戶服務(wù)中心物業(yè)總經(jīng)理審批，超過三十份業(yè)戶檔案外傳、復(fù)印需同時(shí)經(jīng)物業(yè)分公司總經(jīng)理審批。 一般人事檔案資料由行政人事部經(jīng)理審批。 三十份以下（不含三十份）設(shè)備資產(chǎn)檔案、工程檔案、設(shè)備檔案由部門主管審批，超過三十份需部門經(jīng)理審批。 十份以下（不含十份）實(shí)物檔案、聲像檔案由部門主管審批，三十份以下（不含三十份）需部門經(jīng)理審批，超過三十份需同時(shí)經(jīng)中心物業(yè)總經(jīng)理審批。 一般客戶服務(wù)資料、業(yè)主委員會資料、社區(qū)文化資料、物業(yè)經(jīng)營資料、工程維修資料、設(shè)備運(yùn)行資料、治安工作資料、消防工作、綠化與保潔資料等由保管部門主管審批。 檔案資料密級確定及管理 各客戶服務(wù)中心檔案資料密級分為機(jī)密、秘密、普通三等級。 查閱機(jī)密檔案資料，只能在檔案室內(nèi)查閱。 須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級資料，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖。 檔案室的檔案資料要定期清查，做到賬物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，查明情況嚴(yán)肅處理。 檔案資料分類及編目原則嚴(yán)格參照《金碧物業(yè)有限公司檔案管理辦法》執(zhí)行。 檔案資料管理和鑒定 檔案室的設(shè)置 客戶服務(wù)中心可根據(jù)自身實(shí)際情況，是否設(shè)置與檔案室分開的獨(dú)立資料保管室。若技術(shù)資料不多或者空間不夠的情況下，可只設(shè)立綜合檔案室或兩者合并統(tǒng)一存放，但在室內(nèi)須分類明確，至少保證具有相對獨(dú)立的空間并能保證資料的安全與完備。 庫房設(shè)置的具體要求： 庫房相對獨(dú)立，具有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防光、防塵、防高溫等設(shè)備的措施，禁止放置易燃易爆物品或其他危險(xiǎn)物品，配備滅火器材，標(biāo)示禁止煙火標(biāo)志。 庫房內(nèi)應(yīng)保持整齊、清潔、美觀，安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測記。標(biāo)準(zhǔn)溫度1424℃，標(biāo)準(zhǔn)濕度4560%；聲像類庫房溫度宜1824℃，相對濕度宜3545%。 庫房內(nèi)盡力按分類設(shè)置，檔案資料柜（架）應(yīng)按分類，順序整齊排放，并與窗戶垂直，以免陽光直射并便于通風(fēng)，并將所有檔案柜（架）統(tǒng)一編號，編制檔案資料存放位置索引。 檔案資料統(tǒng)計(jì) 各客戶服務(wù)中心在每年12月31日前對檔案資料的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案資料的借閱利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)一律用鋼筆、檔案墨水和阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，且字跡工整。 各客戶服務(wù)中心檔案員將統(tǒng)計(jì)結(jié)果報(bào)客戶服務(wù)中心總經(jīng)理。 統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際。 檔案資料的鑒定 檔案資料一經(jīng)歸檔，未經(jīng)檔案資料主管領(lǐng)導(dǎo)鑒定和批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。 經(jīng)鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定（請參見《檔案鑒定申請表》）。 技術(shù)檔案資料鑒定時(shí)，需附工程口技術(shù)部門的專業(yè)意見。 不能單純從保管期限，年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出繼續(xù)保存或銷毀意見。 檔案資料的銷毀 經(jīng)鑒定后批準(zhǔn)銷毀的檔案資料，由檔案室負(fù)責(zé)人妥善處理，不得作其他用途或當(dāng)作廢紙出售（請參見《檔案鑒定與銷毀目錄》）。 銷毀檔案資料須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核做銷毀的檔案資料。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字。 檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案資料整理、檢索工具調(diào)整等工作。 相關(guān)文件和記錄表格 《檔案移交書》 《檔案移交案卷目錄表》 《卷內(nèi)目錄》 《檔案借閱申請表》 《檔案借還登記表》 《檔案鑒定申請表》 《檔案鑒定與銷毀目錄》 固定資產(chǎn)管理工作規(guī)程 目的 使中心的固定資產(chǎn)得到有效管理，有效使用資產(chǎn)，防止資產(chǎn)流失，嚴(yán)格控制成本，合理調(diào)配物資，更好地為中心發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。 適用范圍 中心各部門。 職責(zé)行政人事部負(fù)責(zé)中心所有資產(chǎn)的申購及公用資產(chǎn)的管理，各部門使用人/資產(chǎn)管理員負(fù)責(zé)所使用的資產(chǎn)的管理。 資產(chǎn)的劃分及資產(chǎn)管理流程 資產(chǎn)按公司有關(guān)制度規(guī)定劃分為低值易耗品和固定資產(chǎn)，對低值易耗品不必編號造卡，只登記造冊列入管理。 資產(chǎn)管理流程：所有資產(chǎn)須經(jīng)申購批準(zhǔn)后才能購買，且購買的資產(chǎn)須入庫后才能領(lǐng)用。 資產(chǎn)的申購由行政人事部根據(jù)各部門申購計(jì)劃，先進(jìn)行審核簽署意見，報(bào)中心總經(jīng)理審批，然后遵循公司資產(chǎn)采購規(guī)定程序報(bào)批購置。 資產(chǎn)入庫 一切購進(jìn)的物資材料，均需資產(chǎn)管理員、采購員和使用部門指定人員共同驗(yàn)收，檢查購進(jìn)物品的型號、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量等是否符合要求，相關(guān)資料是否齊全(含采購審批表、合同、承諾書、發(fā)票、送貨單、說明書等)。 驗(yàn)收合格后，由資產(chǎn)管理員填寫進(jìn)倉單，經(jīng)手人簽字后辦理入庫手續(xù)。 物資