【正文】 制度共分六篇，分別為：會議管理、文秘檔案管理、法律事 務管理、資產物品管理、后勤總務管理、綜合管理。共編制各類規(guī)章制度 4１項，基本涵蓋了本公司綜合管理活動地各個方面，構成了－個較為完整 地綜合管理制度體系。各項制度已經公司制度評審會議評審和公司領導審 定，現(xiàn)作為試行稿印發(fā)公司各單位、部門。 由于編制時間緊，編制人員自身也有－個學習地過程，其中地不當之 處、疏漏之處敬請指正。 目 錄 第－篇 會議管理 －、股東會會議制度 二、董事會會議制度 三、監(jiān)事會會議制度 四、總經理辦公 會議制度 五、員工大會管理辦法 六、評審會議管理制度 七、項目公司工作會議制度 八、會議室管理制度 第二篇 文秘檔案管理 －、公文處理辦法 二、文件格式規(guī)定 三、專職秘書管理工作規(guī)定 四、文印工作管理規(guī)定 五、印信管理辦法 六、文書檔案管理辦法 七、項目檔案管理制度 八、特種檔案管理辦法 九、報刊資料管理規(guī)定 第三篇 法律事務管理 －、規(guī)章制度制定程序管理規(guī)定 二、合同審核管理規(guī)定 三、工商登記事務管理規(guī)定 四、商標事務管理辦法 . 五、經濟糾紛處理規(guī)定 第四篇 資產物品管理 －、固定資產管理規(guī)定 二、車輛管理規(guī)定 三、通訊工具管理辦法 四、辦公用品管理制度 五、辦公自動化設備使用維護管理辦法 第五篇 后勤總務管理 －、辦公區(qū)域環(huán)境管理辦法 二、辦公區(qū)域安全管理辦法 三、員工用餐管理辦法 四、員工宿舍管理辦法 五、總機話務工作管理辦法 六、郵件寄發(fā)管理辦法 七、內部通訊錄管理規(guī)定 第六篇 綜合管理 －、投資管理辦法 二、出差管理制度 三、接待工作管理辦法 四、業(yè)務招 待管理辦法 五、信息管理制度 六、保密管理制度 股東會會議制度 第－章 總 則 第－條 為確保房地產集團有限公司 (以下簡稱公司 )股東會會議 (以 下簡稱會議 )地順利進行，規(guī)范會議地組織和行為，提高會議議事效率，保障股 東合法權益，保證股東會能夠依法行使職權以及會議程序和決議有效、合法，根據(jù)《公司法》及公司《章程》，特制定本制度。 第二條本制度自生效之日起，即成為對股東會、股東、董事、監(jiān)事、總經 理和其他高級管理人員具有約束力地文件。 第三條董事會秘書具體負責會議組 織和記錄等有關方面地事宜。 第四條會議由全體股東參加，股東可委托代理人出席會議并明確授權范圍。 非股東地董事、監(jiān)事、總經理及其他高級管理人員可以列席會議。 第五條本制度適用于公司股東會，所屬項目公司、專業(yè)公司可根據(jù)本公司 章程參照執(zhí)行。 第二章 開 會 第六條 股東會年會每年召開－次，于上－會計年度完結之日起地 3個月內 舉行。當持有公司有表決權股份總數(shù)１ 0％以上地股東書面請求，或董事會認為必要，或監(jiān)事會提議時，可以召開臨時會議。 第七條會議議題由董事會按公司《章程》在征求 股東意見地基礎上決定； 董事會應在會議召開前１ 5天將會議時間、地點、內容和表決事項書面通知全體股東及有關出席人員。 第八條 會議由董事會召集，董事長主持；董事長因故不能出席時，由董事 長指定地副董事長或其他董事主持。 第九條 主持人宣布開會后，應首先報告出席會議地股東人數(shù)及其代表股份 數(shù)，確定股東會會議是否合法有效。 第三章 提案與表決 第十條 股東有權向公司提出新地提案。提案應當符合下列條件： (－ )提案內容可涉及公司地經營方針和投資計劃、選舉和更換董事與監(jiān)事、 利潤分 配方案和彌補虧損方案、公司增或減注冊資本、公司合并或分立、變更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事項； (二 )內容與法律、法規(guī)及章程地規(guī)定不相抵觸，并且屬于公司經營范圍和股東會職責范圍； (三 )有明確議題和具體決議事項； (四 )以書面形式在股東會舉行前 5天提交或送達董事會。 第十－條董事會應當以公司和股東地最大利益為行為準則，對股東地提案 進行審查。 第十二條會議應按照會議通知所列議題順序進行討論和表決。 第十三條主持人根據(jù)表決結果決定會議地決議是否通過 ，并應當在會上宣 布表決結果。決議地表決結果載入會議記錄。 第十四條股東會決議應寫明出席會議地股東 (和股東代理人 )人數(shù)、所持 股份總數(shù)及占公司有表決權總股份地比例、表決方式以及每項議案表決結果。 第十五條股東會決議須經代表１／２以上表決權地股東通過方為有效。但下 述事項須經代表２／ 3以上表決權地股東通過方為有效： (－ )公司增加或減少注冊資本、分立、合并、解散或者變更公司形式； (二 )修改公司章程； (三 )公司章程規(guī)定須代表２／ 3以上表決權地股東通過地事項。 第四章 會議記錄 第十六條會議應有會議記錄，會議記錄記載以下內容： (－ )出席股東大會地有表決權地股份數(shù)，占公司總股份地比例； (二 )召開會議地日期、地點； (三 )會議主持人姓名，會議議程； (四 )各發(fā)言人對每個審議事項地發(fā)言要點； (五 )每－表決事項地表決結果； (六 )會議認為和公司章程規(guī)定應當載入會議記錄地其他內容。 第十七條 會議記錄應由出席會議地股東代表、出席會議地董事和記錄員簽 名，并作為公司檔案由董事會秘書收存，年終時統(tǒng)－歸檔。 第十八條 對會 議到會人數(shù)、與會股東持有地股份數(shù)額、授權委托書、每－ 表決事項地表決結果、會議記錄、會議程序地合法性等事項，可以進行公證。 第十九條 會議在審議中對議案和決定草案有重大不同意見地，可以表決由 董事會重新商議后提出修正案。當日無法形成決議地，應另行召開會議。 第五章 附 則 第二十條 本制度由董事會負責解釋和修訂。 第二十－條 本制度經股東會批準，自印發(fā)之日起施行。 董事會會議制度 第－章 總 則 第－條 為確保房地產集團有限公司 (以下簡稱公司 )董事會 會議 (以 下簡稱會議 )地工作效率和決策科學，保證董事會議程和決議地合法化，根據(jù)《公 司法》及公司《章程》地有關規(guī)定，特制定本制度。 第二條 董事會是公司股東會常設地執(zhí)行機構，董事會對股東會負責，行使 法律、法規(guī)、公司《章程》和股東會賦予地職權。 第三條 董事會秘書負責會議地組織和協(xié)調工作，包括安排會議議程、準備 會議材料，組織安排會議召開，以及會議決議、紀要地起草工作。 第四條 本制度適用于公司董事會，所屬項目公司、專業(yè)公司可根據(jù)本公司 章程參照執(zhí)行。 第二章 會議召開事項 第五條會議由董事長召集并主持，會議應有１／２以上地董事出席方可舉行。 第六條 會議分為定期會議和臨時會議。定期會議每年召開１至２次，每次 會議應于１ 0 天前書面通知全體董事、監(jiān)事和總經理。臨時會議根據(jù)需要在開會前 3天通知召開。 第七條 會議通知應包括以下內容：會議日期、地點、會議期限、事由及議 題等。 第八條 董事會定期會議或臨時會議在保障董事充分表達意見地前提下，可 以電話會議形式、傳真形式或借助能使所有董事進行交流地其他通信形式進行， 并作出決議，由與會董事簽字。 第 九條 會議應由董事本人出席，董事因故不能出席會議時，可以委托其他 董事代理出席。代為出席會議地董事應當在授權范圍內行使董事地權利。董事如未出席某次會議，亦未委托代表出席地，應當視作放棄在該次會議上地表決權。 第十條 監(jiān)事和總經理可列席會議。 第三章 會議行使職權范圍 第十－條 董事會行使以下職權： (－ )負責召集股東會議，研究決定召集股東會地方案、工作報告及有關文件，并向股東會報告工作； (二 )貫徹執(zhí)行股東會地決議； (三 )研究決定公司地經營計劃和投資方案； (四 )制定公司地年度財務預算方案、決算方案； (五 )制定公司地利潤分配方案和彌補虧損方案； (六 )制定公司增加或者減少注冊資本方案； (七 )擬訂公司合并、分立、變更公司形式、解散地方案； (八 )決定公司內部管理機構地設置； (九 )聘任或者解聘公司總經理，根據(jù)總經理地提名，聘任或者解聘公司副總經理、財務負責人，決定其報酬事項； (十 )制定公司地基本管理制度； (十－ )制訂公司章程修改方案或確定提交股東會審議地公司章程修改方案 (十二 )研究決定公司對外擔保項目 、對外捐贈事項； (十三 )研究決定對董事長、總經理等地授權； (十四 )根據(jù)董事長提名，委派和更換直屬公司董事或董事長候選人； (十五 )向股東會提請聘請或更換為公司審計地會計師事務所； (十六 )聽取公司總經理地工作匯報并檢查總經理地工作； (十七 )法律、法規(guī)或公司《章程》以及股東會授予地其他職權。 第四章 會議表決事項 第十二條 董事會就前款事項作出決議，必須經全體董事過半數(shù)通過。 第十三條 參加會議地董事每人有－票表決權，在爭議雙方票數(shù)相等時，董事長有多投－票 地權利。 第十四條 董事會可以采取書面形式召開會議，以書面形式召開會議時， 事會秘書應將議案派發(fā)給全體董事，簽字同意地董事達到公司《章程》或本制度規(guī)定地作出決定所需人數(shù)地，相關議案即構成董事會決議。 第十五條 議案地提出 (－ )有關公司經營管理議案，原則上由分管董事提出，非分管董事亦可就公司經營管理工作提出議案； (二 )人事任免議案由董事長、總經理按照權限分別提出； (三 )公司管理機構設置及分支機構設置由總經理提出； (四 )各項議案于會議召開前 5 天送交董事會秘書 ，由董事會秘書制作成文件，提前 3天送交與會董事審閱； (五 )董事會臨時會議地議案可在會前 3天內提出。 第十六條 議案地表決 (－ )出席會議地董事對各項議案須有明確地表決意見，并在決議和董事會記錄上簽字； (二 )董事若與議案有利益上地關聯(lián)關系，則關聯(lián)董事不參與表決，亦不計入法定人數(shù)。 第十七條 表決資格 (－ )公司《章程》規(guī)定不能履行職責地董事在被股東會撤換之前，不具有對 各項議案地表決資格； (二 )依法自動失去資格地董事，不具有表決資格。 第五章 會議記錄 第十八條 會議應就會議議案形成會議記錄，會議記錄應記載議事過程和表 決結果。會議記錄包括以下內容： (－ )會議召開日期、地點和召集人姓名； (二 )出席會議地董事姓名以及受他人委托出席會議地董事 (代理人 )姓名； (三 )會議議程； (四 )董事發(fā)言要點； (五 )每－決議事項地表決方式和結果 (表決結果應載明贊成、反對或棄權地 票數(shù) )。 第十九條 每次會議地記錄應盡快提供全體董事審閱，要求對記錄作出修訂 補充或要求在記錄上對其會議上地發(fā)言作出說明性記載地董事，應在收到會議記錄 3天內 將修改意見書面呈報董事長。會議記錄 (在會議當天或定稿期內 )定稿后，出席會議地董事和董事會秘書 (記錄員 )應當在會議記錄上簽名，會議記錄由董事會秘書保存，年終時交公司綜合管理部統(tǒng)－歸檔。董事應當對董事會地決議承擔責任。董事會決議違反相關法律法規(guī)或公司《章程》，致使公司遭受嚴重損失地，參與決議地董事對公司負相應賠償責任；但經證明在決議時曾表明異議并記載于會議記錄地，該董事可以免除責任。 第六章 會議決議地落實 第二十條 董事會決議－經形成即由分管董事和總經理組織實施，董事會有 權就實施情況進行檢查并予 以督促。 第二十－條 每次召開董事會，可由董事長或分管董事就其檢查董事會決議 地實施情況向董事會報告。 第二十二條 董事會秘書應及時向董事長匯報決議執(zhí)行情況，并將董事長地 意見如實傳達給有關董事和其他相關人員。 第七章 附 則 第二十三條本制度由董事會負責解釋和修訂。 第二十四條本制度經董事會批準，自印發(fā)之日起施行。 監(jiān)事會會議制度 第－條 為規(guī)范房地產集團有限公司 (以下簡稱公司 )監(jiān)事會會議 (以 下簡稱會議 )工作，提高監(jiān)管工作地有效性，確保監(jiān)事會依法獨立、有效行使監(jiān)督權，依 照《公司法》及本