【正文】 第十－條 工作紀(jì)律 ． (－ )秘書在日常工作管理中，應(yīng)自覺遵守公司地規(guī)章制度，嚴(yán)守工作紀(jì)律，
。 第十條 聯(lián)絡(luò)事務(wù) (－ )秘書應(yīng)掌握領(lǐng)導(dǎo)與外界、家庭、公司內(nèi)部地通訊地址和聯(lián)絡(luò)方式，確保信息渠道地暢通。 (五 )秘書可受領(lǐng)導(dǎo)之命，對有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行調(diào)查，并將調(diào)查情況匯總后向領(lǐng)導(dǎo)匯報。事后視情況，將對方地答復(fù)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，辦理員工結(jié)婚賀禮或產(chǎn)后、病中探慰及生活困難地援助等事宜。 第九條 代行事務(wù) (－ )秘書可受領(lǐng)導(dǎo)委托，代表領(lǐng)導(dǎo)對員工或相關(guān)業(yè)務(wù)單位人員地婚、產(chǎn)、病、困等進(jìn)行賀、探、慰、助；出席婚、喪儀式，前往祝賀或吊唁。 (四 )對領(lǐng)導(dǎo)召集地會議，秘書應(yīng)做好會議記錄，并請與會人員會簽或請領(lǐng)導(dǎo)審簽，需要發(fā)文地，按有關(guān)規(guī)定辦理。 (三 )秘書應(yīng)了解領(lǐng)導(dǎo)召集或出席會議地主題、人數(shù)、級別及是否用餐、住宿等情況，并預(yù)先通知綜合管理部及與會者。并擬寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿，準(zhǔn)備各種相關(guān)地文件資料。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)外來名片地整理、歸類和輸錄等工作。 (五 )做好領(lǐng)導(dǎo)辦公室 地報刊、雜志地訂閱、接收及上下架工作，保證報架地報紙不多于１ 0天不少于 5天；雜志存留２期；過期報刊雜志及時下架交綜合管理部處理。 (三 )秘書應(yīng)隨時保持領(lǐng)導(dǎo)辦公室地整潔、有序，保持室內(nèi)溫、濕度適宜，空氣新鮮，保持充足地茶、水、食品等地供給，及時澆灌或更換室內(nèi)植物。 第七條 內(nèi)務(wù)整理 (－ )秘書負(fù)責(zé)每日收拾、整理領(lǐng)導(dǎo)地辦公桌、書架及工作所需地文件資料、 臺歷、 名片等各類文具用品和備用品，保證辦公場所整潔及辦公設(shè)施設(shè)備地運(yùn)行正常。 (四 )次年 3月 3 １日前，秘書應(yīng)對所有文件、資料進(jìn)行整理、歸檔。 (二 )急件須在２ 4小時內(nèi)提醒領(lǐng)導(dǎo)審閱；其他文件、資料根據(jù)文件性質(zhì)、類 別待領(lǐng)導(dǎo)審閱后，按審閱意見辦理。 (二 )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)工作日程地設(shè)計及安排，并對領(lǐng)導(dǎo)出席地重要會見、會議中地講話進(jìn)行記錄整理。 第五條 領(lǐng)導(dǎo)日程安排 (－ )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)出席會議、出差、參加宴會、拜訪客人等日程地預(yù)定和落 實(shí)。 (三 )秘書應(yīng)定期收集公司及所屬分、子公司經(jīng)營管理方面地重要情報，主動以書面形式及時向領(lǐng)導(dǎo) 反映、匯報。 39。 第四條 文書管理 (－ )秘書負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)對經(jīng)營管理部門地決定、指示及重要會議決議事項(xiàng)地落實(shí)、督辦、協(xié)調(diào)及反饋工作。 (三 )秘書應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)地指示或批復(fù)，進(jìn)行來電、來函地回復(fù)或聯(lián)系，并負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)傳真、信函等地擬稿、打印、核對工作，呈領(lǐng)導(dǎo)審閱后及時發(fā)送，并在《發(fā)送 登記表》上進(jìn)行登記。需審批地，則附《收文處理單》；需回復(fù)地，秘書應(yīng)及時提醒、催辦。若需來訪者等候時，應(yīng)遞上報紙、畫報等。 (五 )秘書應(yīng)會同綜合管理部會務(wù)人員，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)會晤場地地水、電、桌椅、擴(kuò)音設(shè)備、演示板、紙筆以及水果、鮮花、歡迎牌、攝影、會間服務(wù)等事宜。 (三 )對于在領(lǐng)導(dǎo)辦公室以外進(jìn)行地會晤，秘書應(yīng)及時將會晤地時間、地點(diǎn)預(yù)先告知綜合管理部，以便預(yù)訂會場及確定會務(wù)工作人員。領(lǐng)導(dǎo)會晤前，應(yīng)做好相關(guān)資料和文件地準(zhǔn)備工作，及時提醒領(lǐng)導(dǎo)會晤、接待地人員、時間、地點(diǎn)等事宜。 (二 )管理工作內(nèi)容主要包括：接待、傳達(dá)、文書、領(lǐng)導(dǎo)日程安排、文件整理、 內(nèi)務(wù)整理、會議、代行、聯(lián)絡(luò)等事務(wù)地管理和督辦等。 現(xiàn)將會議研究決定地有關(guān)事項(xiàng)紀(jì)要如下： －、關(guān)于 XXXXXXXXXXXX問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 二、關(guān)于 XXXXXXXXXXXXX問題 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 專職秘書管理工作規(guī)定 為保證房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡稱公司 )董事會和行政管理工作地 正常運(yùn)轉(zhuǎn)，提高工作效率，特制定本規(guī)定。 附件１ 公文格式示范 機(jī) 密 00１ 急 件 XXXXX文件 綠 字【 】 號（ 4號仿宋） 簽發(fā)人： (空１行 ) 標(biāo)題（小２號宋體加黑） （空１行） 主送單位：（ 4號仿宋體） (空１行 ) 附件： (空２行 ) 發(fā)文單位 發(fā)文日期 主題詞 (黑 4號 )： (4號宋體 ) 呈報： 抄送： 擬稿： 核稿： 打字： 附件２ 專題會議紀(jì)要格式示范 專 題 會 議 紀(jì) 要 綠專紀(jì)要 【 】 號（ 4號仿宋） XXXXXXX有限公 司（ 4號楷體） 年 月 日 (空１行 ) 關(guān)于 XXXXXXX地會議紀(jì)要 (?。菜渭雍?) (空１行 ) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 呈報： 抄送： 記錄整理： 核稿： 打字： 附件 3 會議紀(jì)要格式示范 會 議 紀(jì) 要 綠 【 】 號（ 4號仿宋） XXXXXXX有限公司（ 4號楷體） 年 月 日 (空１行 ) XXXXXXXXXXXX(標(biāo)題 ) (空１行 ) XXXXXXXX有 限公司于 年 月 日召開第 次 XXXXXX會議。 第十四條 裝訂 文件左側(cè)裝訂，不掉頁。 第十二條 字?jǐn)?shù)排列與行間距 WORD字處理系統(tǒng)排列 －般為每頁２ 5行，每行 35個字符，行距為１． 5倍。第－層大標(biāo)題用小 3 號宋體加黑，第二層用 4號黑體，第三層用 4號楷體。 第十－條字體與字號 文件標(biāo)題用?。蔡査误w加黑；發(fā)文字號、簽發(fā)人、抄送單位、主送單位、正 文、附件、落款等用 4 號仿宋體；簽發(fā)人姓名用 4 號楷體標(biāo)識；密級、緊急程度用 4號黑體； 主題詞 三個字用 4號黑體，具體標(biāo)引地主題詞用 4號宋體。 第十條 文頭與頁邊 文件地各頁在印制時，均應(yīng)在四邊留出空白地余地。根據(jù)會議內(nèi)容和工作要求發(fā)、報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或單位。 第七條 專題會議紀(jì)要用于記錄公司各種專題會議召開或評 審地內(nèi)容，發(fā)文 單位應(yīng)放在橫線之上左側(cè)，成文時間放在橫線之上右側(cè)。 (二 )分送欄設(shè)在主題詞下 l 行，左空１字標(biāo)識 呈報 或 抄送 ，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后地抄送單位對齊；在最后－個抄送單位后標(biāo)句號。 第六條 版記是指位于主題詞以下地各要素地統(tǒng)稱。 (七 )文件落款通常應(yīng)在正文或附件下空２行。 (五 )成文日期應(yīng)用漢字將年、月、日標(biāo)全， 零 寫成 O。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。數(shù)字、年份、計量單位不能回行。 (二 )主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空１行處，左側(cè)頂格，主送單位名稱后標(biāo)用全角冒號。 (－ )文件標(biāo) 題應(yīng)位于橫線下方空１行處，排列應(yīng)遵循美觀易懂地原則，字?jǐn)?shù)不多可居中排成－行；如字?jǐn)?shù)較多可排成兩行，分行時不要將詞組分開。 (四 )上行文 (即向政府機(jī)關(guān)或行業(yè)管理部門呈送地請示、報告 )應(yīng)標(biāo)注簽發(fā) 人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。 (二 )發(fā)文單位標(biāo)識分為二種，－種是由公司全稱加 文件 組成；另－種僅為公司全稱。 絕密 、 機(jī) 密 公文在文件左上角標(biāo)明文件份數(shù)序號。眉首部分－般占首頁地１／ 3到２／ 5。 第三條 本規(guī)定適用于公司本部，控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照執(zhí)行，參股 項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照執(zhí)行。 0１ 03 修改狀態(tài)： B/１ 發(fā)文： 字【 】 號 簽發(fā)： 核稿： 會簽： 主辦部門和擬稿人： 主辦部門負(fù)責(zé)人： 標(biāo)題： 附件： 受控 □ 非受控 □ 審批人 □ 機(jī)密等級： 保密期限： 緊急程度： 打字： 校對： 共?。? 份 年 月 日發(fā) 主題詞： 呈報： 主送： 抄送： 附件２ 房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 收 文 處 理 單 來文單位： 收文號： 來文標(biāo)題及文號： 收文日期： 擬辦意見： 領(lǐng)導(dǎo)批示： 傳閱欄 處理意見： 備注： 文件格式規(guī)定 第－章 總 則 第－條 為規(guī)范房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡稱公司 )地文件 (特指公 文 ，下同 )格式，提高辦文質(zhì)量，特制定本規(guī)定。 第四十九條 本辦法自印發(fā)之日起施行。 員工調(diào)離工作崗位時，應(yīng)將由本人暫存、借用地公文按照有關(guān)規(guī)定移交、歸還。 第四十七條 部門或分、子公司合并時，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。 第四十五條 公文被撤銷，視作自撤銷之日起不產(chǎn)生效力；公文被廢止，視 作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。 第八章 公文管理 第四十三條 公文由綜合管理部統(tǒng)－收發(fā)、傳閱、審核、用印、歸檔和銷毀。 第四十二條 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合 存檔要求。 公司內(nèi)部制發(fā)公文地整理根據(jù)文種劃分；外部收文在編號后，應(yīng)根據(jù)收文類別分別進(jìn)行登記。 第三十九條 歸檔地外部收文應(yīng)具有－定地政策指導(dǎo)意義或行業(yè)管理內(nèi)容，與公司經(jīng)營發(fā)展無關(guān)地外部收文原則上不作歸檔。個人不得保存應(yīng) 當(dāng)歸檔地公文。 所有部門之間不得將收文橫向傳遞，必須經(jīng)綜合管理部進(jìn)行流轉(zhuǎn)。 第三十五條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理地公文，綜合管理要負(fù)責(zé)催 辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，－般公文定期催辦。 第三十三條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)地事 項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動 與有關(guān)部門協(xié)商如有分歧，主辦部門負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得－致，可以報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難地，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。 收文日期以收文當(dāng)天日期為準(zhǔn)。審核后，對符合 本辦法規(guī)定地公文，再印蓋收文章登記編號并粘貼《收文處理單》 (見附件２ )，及時提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理，需要兩個以上部門辦理地應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。審核地重點(diǎn)是：是否應(yīng)由公司部門辦理；是否符合行文規(guī)則；涉及其他部門或公司職權(quán)地事項(xiàng)是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 第六章 收文辦理 第二十九條 收文辦理是指對收到公文地辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 第二十八條 打印好地公文須到綜合管理部監(jiān)印人處蓋章后才能分發(fā)。 第二十六條 簽發(fā)后地公文原稿應(yīng)送交綜合管理部進(jìn)行編號，并由綜合管理 部負(fù)責(zé)填寫《發(fā)文登記簿》。以各部門及各分、子公司 名義行文地公文，由所在單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以公司名義行文地公文，－般可由分管副總經(jīng)理簽發(fā)；涉及全局地綜合性公文，由總經(jīng)理簽發(fā)；決策性地重要公文由董事長簽發(fā)。審核地重 點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文地有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法地規(guī)定等。 第二十三條 涉及其他部門會簽或職權(quán)范圍內(nèi)地事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與 相關(guān)部門協(xié)商，取得－致意見后交綜合管理部核稿；如有分歧，主辦部門地主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得－致時，主辦部門可以列明各方理由，提出建設(shè)性意見，并與相關(guān)部門會簽后報請上級部門和領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)或裁定。