第12章項(xiàng)目溝通管理(已修改)
2025-06-17 21:58 本頁面
【正文】 第 12章項(xiàng)目溝通管理 在世界經(jīng)濟(jì)日益全球化的今天，溝通的重要性越來越被人們所認(rèn)識。對企業(yè)內(nèi)部而 言，人們越來越強(qiáng)調(diào)建立學(xué)習(xí)型的企業(yè)，越來越強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作精神，因此有效的企業(yè)內(nèi) 部溝通交流是成功的關(guān)鍵；對企業(yè)外部而言，為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間的強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合和優(yōu)勢互補(bǔ)， 人們需要掌握談判與合作等溝通技巧；對企業(yè)自身而言，為了更好地在現(xiàn)有政策條件允 許下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展并服務(wù)于社會(huì)，也需要處理好企業(yè)與政府、企業(yè)與公眾、企業(yè)與 媒體等各方面的關(guān)系。這些都離不開熟練掌握和應(yīng)用管理溝通的原理和技巧。對信息系 統(tǒng)項(xiàng)目管理而言，建立良好的管理溝通意識，逐漸養(yǎng)成在任何溝通場合下都能夠有意識 地運(yùn)用管理溝通的理論和技巧進(jìn)行有效溝通的習(xí)慣，達(dá)到事半功倍的效果，顯然也是十 分重要的。 項(xiàng)目溝通管理包括如下過程。 ① 溝通計(jì)劃編制。確定項(xiàng)目干系人的信息和溝通需求：哪些人是項(xiàng)目干系人，他 們對于該項(xiàng)目的收益水平和影響程度如何，誰需要什么樣的信息，何時(shí)需要，以及應(yīng)怎 樣分發(fā)給他們。 ② 信息分發(fā)。以合適的方式及時(shí)向項(xiàng)目干系人提供所需信息。 ③ 績效報(bào)告。收集并分發(fā)有關(guān)項(xiàng)目績效的信息，包括狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào) 告和預(yù)測。 ④ 項(xiàng)目干系人管理。對項(xiàng)目溝通進(jìn)行管理，以滿足信崽需要者的需求并解決項(xiàng)目 干系人之間的問題。 項(xiàng)目溝通管理的基本概念 溝通和溝通管理的含義及特點(diǎn) 首先要知道什么是溝通，以及什么是溝通管理。溝通就是信息的生成、傳遞、接收 和理解檢查的過程。 溝通的基本單元是個(gè)人與個(gè)人的溝通，這是所有溝通的基礎(chǔ)。如果作為項(xiàng)目管理者 不能熟練地掌握個(gè)人與個(gè)人的溝通，那么也同樣不會(huì)掌握多人之間的溝通。 項(xiàng)目溝通管理這一知識領(lǐng)域包括保證及時(shí)與恰當(dāng)?shù)厣?、搜集、加工處?、傳播、 存儲(chǔ)、檢索與管理項(xiàng)目信息所需的各個(gè)過程。項(xiàng)目溝通管理在人員與信息之間提供取得 成功所必須的關(guān)鍵聯(lián)系。項(xiàng)目經(jīng)理需要花費(fèi)很多的時(shí)間與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、客戶、項(xiàng)目干系人 和項(xiàng)目發(fā)起人進(jìn)行溝通。每個(gè)參與項(xiàng)目的人都應(yīng)認(rèn)識到他們作為個(gè)人所參與的溝通對項(xiàng) 目整體的影響。 1．溝通模型 現(xiàn)代管理制度首先對溝通的要求就是有效性原則。溝通的模型如圖 121所示。 圖 溝通模型 溝通是個(gè)雙向的過程，即發(fā)報(bào)者產(chǎn)生編碼，通過一定的媒介傳遞到接收者那里，然 后通過接收者的理解產(chǎn)生一定的意義。為保證溝通的準(zhǔn)確性，接收者還要通過 _定的理 解和檢查的方式與發(fā)報(bào)者進(jìn)行反饋，當(dāng)信息無誤的時(shí)候，一個(gè)溝通過程才算完成。 這里面需要注意如下問題。 (1)溝通的發(fā)報(bào)者有可能是一個(gè)人，也有可能是一個(gè)團(tuán)體，例如法規(guī)或者標(biāo)書都屬 于團(tuán)體性的信息。 (2)溝通的接受者也可能是一個(gè)人、一個(gè)團(tuán)體或者多個(gè)團(tuán)體。 (3)溝通的媒介是相對復(fù)雜的，例如語音、文字媒體或網(wǎng)絡(luò)等方式，甚至小道消息 也是一種媒介。 (4)溝通必然包含理解和檢查的過程，如果沒有理解和 檢查的過程，溝通是不能達(dá) 到要求的。這就像我們做過的傳話游戲一祥，到了最后消息早已差別很大了。 (5)溝通還有賴于溝通雙方的解釋系統(tǒng)，如果不能了解對方的理解方式或者看法， 溝通同樣也達(dá)不到效果。例如我們常說的對牛彈琴，就是因?yàn)闇贤ǖ膬蓚€(gè)主體之間沒有 共同的理解系統(tǒng)。 (6)溝通要求一個(gè)人具備聽、說、讀及邏輯推理技能。個(gè)體的態(tài)度影響著行為。我 們對許多事情有自己預(yù)先定型的想法及態(tài)度，這些態(tài)度影響著我們的溝通。溝通活動(dòng)還 受到我們在某一具體問題上所掌握的知識范圍的限制。我們無法傳遞自己不知道的東西， 反過來如果我們的知識極為廣博，則接受者又可能不理解我們的信息。也就是說，我們 關(guān)于某一問題的知識量影響著我們要傳遞的信息。最后，與態(tài)度影響行為類似，我們在 社會(huì)一文化系統(tǒng)中所持的觀點(diǎn)和見解也影響著行為。我們的信仰和價(jià)值觀均是文化的一 部分，它們都影響到作為溝通信息源的我們。 (7)信息的特點(diǎn)：信息事實(shí)上是經(jīng)過發(fā)報(bào)者編碼的產(chǎn)品。當(dāng)我們說話的時(shí)候，說出 的話是一種信息；當(dāng)我們寫作的時(shí)候，寫出的內(nèi)容是另一種信息；當(dāng)我們繪畫的時(shí) 候， 圖畫是一種信息；胳膊的動(dòng)作、面部的表情同樣也是信息。信息的準(zhǔn)確度也受笸報(bào)者的 影響。我們都有過這樣的經(jīng)歷：我們說出的或者寫出的好像總不能完全表達(dá)心中所想表 述的東西，于是我們用一個(gè)成語一不可名狀來形容這種狀況。 2．阻礙有效溝通的因素 (l)溝通雙方的物理距離。 物理距離越遠(yuǎn)，信息流失的成分越大，因此對于項(xiàng)目管理而言，我們建議屜好的溝 遙方式是面對面的溝通。其次是通過視頻會(huì)議的方式進(jìn)行，晟后是電話溝通和文字溝通。 當(dāng)然，太近的距離，如在 Im 以內(nèi)會(huì)使雙方產(chǎn)生心理上的不適。我們經(jīng)?？吹胶芏喙? 的員工非常依賴電話進(jìn)行日常的溝通，實(shí)際上很多時(shí)候大家距離并不遙遠(yuǎn)，只要走幾步 就可以面對面進(jìn)行溝通，而電話會(huì)損失很多語音語調(diào)和語氣的內(nèi)容。 (2)溝通的環(huán)境因素。 物理障礙會(huì)阻礙溝通的進(jìn)行，一個(gè)典型的物理障礙是突然出現(xiàn)的干擾噪音蓋過了說 話的聲音。其他物理障礙包括人和人之間的障礙物、或干擾無線電信號的靜電。當(dāng)物理 干擾出現(xiàn)時(shí)，人們通常會(huì)意識到，并采取相應(yīng)的措施予以補(bǔ)償。物理障礙可以轉(zhuǎn)化為積 極的因素，方法是通過改善溝通環(huán)境，傳遞者使環(huán)境發(fā)生 改變從而影響接收者的感受和 行為。 (3)缺乏清晰的溝通渠道。 這通常是公司內(nèi)部埕常見的阻礙溝通的因素。企業(yè)的管理層次較多，通常應(yīng)該給大 多數(shù)的問題設(shè)置溝通渠道。這一點(diǎn)在項(xiàng)目管理中尤為重要。例如
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