第12章項目溝通管理-在線瀏覽
2024-07-28 21:58本頁面
【正文】 規(guī)模的擴大會帶來一定的空間距離，由于空間距離造成的生疏必然反映到溝通上來。企業(yè)在建立較完善的管理體系之后，體系內(nèi) 部就形成自上而下的不同層次（高層、中層、基層）；每個層次中劃分出不同的職能，設 立不同的職能部門；對部門進行層次與職能的劃分，就形成了層次體系的組織架構。同時，各層次、各部門的人員在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問 題也能及時反饋到相關的層次和職能部門，進行解決、修正和統(tǒng)計分析。 由于 IT 行業(yè)日新月異，在不同學科和不同專業(yè)領域之間，專業(yè)術語的不同也會產(chǎn)生 一種語言上的障礙。技術術語在專業(yè)人士之間是非常便利的溝通工具。例如，有些項目經(jīng)理在學習了項目管理體系以后， 往往習慣于利用項目管理知識體系中的專業(yè)術語．如 WBS、PERT、 SOW和 EV等。因此，項目管理文檔中 重要的要求之一就是要詳細列出所涉及的技術術語所代表的含義，以免出現(xiàn)理解問題。 這樣才能消除技術術語帶來的溝通問題。 溝通的第六個障礙就是有害的態(tài)度，溝通的雙方如果不能將主要精力放在當前溝通 的問題上，而對過去的矛盾產(chǎn)生的消極態(tài)度進行溝通，無疑溝通是不會有效和充分的。當然，這些 問題會牽扯到某些人或者團體，如果這個時候不能夠相對理性的對問題進行探討，那么 完成項目總結會的要求基本是很難做到的。 溝通管理計劃編制 項目經(jīng)理的大部分時間 (80%～ 90%)都在進行各方面各類型溝通工作，而項目管 理要求溝通是主動和受控的。使 用 這些要素與項目干系人進行溝通，通常會面臨許多挑戰(zhàn)。在此期間產(chǎn)生的任何干擾都會影響信息本意。 美國項目管理協(xié)會對溝通管理計劃編制過程的描述如下：溝通管理計劃編制是確定 項目干系人的信息與溝通需求的過程，即誰需要何種信息、何時需要以及如何向他們傳 遞。認清項目干系人的信息需求，確定滿足這些需求的恰當手段，乃是項目成功的重要 因素。但在項目的 整個過程中都應對其結果定期檢查，并根據(jù)需要進行修改，以保證其繼續(xù)適用性。 在日常實踐中，溝通管理計劃編制過程一般分為如下幾個步驟。 (2)描述信息收集和文件歸檔的結枸。 通常，溝通計劃編制的第一步就是千系人分析，得出項目中溝通的需求和方式，進 而形成較為準確的溝通需求表，然后再針對需求進行計劃編制。 (l)項目干系人溝通要求。 (3)信息接收的個人或組織。 (5)溝通頻率，如每周溝通等。 (7)隨項目的進展對溝通管理計劃更新與細化的方法。 下面就對與溝通管理計劃有關的各部分內(nèi)容進行詳細說明。 (1)會議。 (3)’專設的項目管理軟件。另外，文件的編碼規(guī)則 也屬于這一范疇。 (1)描述信息發(fā)送的對象、時間、方式。 ② 電子文件。 ④ 傳真。 一個系統(tǒng)集成項目的部分干系人溝通需求的描述信息和文檔結構如表 121所示。 一般來講，統(tǒng)一的進展報告應該發(fā)送給全體項剛羽隊成員，以便成員了解項目的進 度。項目經(jīng)理可以根據(jù)統(tǒng)一制 定酌模板進行修改，定期發(fā)送項目的進展狀態(tài)報告。 結合項目計劃，規(guī)定誰負責創(chuàng)建、收集和發(fā)送關鍵項目信息。時間表中要強 調重要時間點，如項目會議的時間、與客戶見面的時間等。其主要內(nèi)容是：項目成員可以看到哪些信息，項目經(jīng)理需要哪些信息，高層 管理者需要哪些信息以及客戶需要哪些信息等；文件的訪問權限、訪問路徑以及文件的 接受格式等。 項目還應該在初期計劃的時候規(guī)定好一些主要的溝通規(guī)則。 以上內(nèi)容都應反映到溝通管理計劃中。 12,.23項目中的會議 項目中的定期會議包括如下會議。對于某些大型項目也可采用雙周或月的方式。 (l)項目進展程度調查和匯報。 (3)項目潛在風險的評估。 2。內(nèi)部啟動會議重要解決內(nèi)部的 資源調配和約束條件的確認，而外部啟動會議主要是協(xié)調甲方和乙方的 項目接口工作。 (1)了解項目全過程的工作情況以及相關的團隊或成員的績效狀況。 (3)了解項目全過程中出現(xiàn)的值得吸取的經(jīng)驗并進行總結。 klj編翩 j技術 溝通管理計劃編制的技術和方法包括溝通需求分析（參見 通分析）和溝通技術。影響項目 溝通的技術因素如下。項目的成敗與否取決于能否即刻調出不斷更新的信息？ 還是只要有定期發(fā)布的書面報告就已足夠？ (2)技術是否到位。所建議的溝通系統(tǒng)是否適合項目參與者的經(jīng)驗與特長？ 還是需要大量的培訓與學習？ (4)項目時間的長短。項目團隊是以面對面的方式進行工作和交流？還是在虛擬的環(huán)境下 進行工作和交流？ 2．溝通方式 依據(jù)上述考慮的影 n向項目溝通的技術因素，項目經(jīng)理可以采用多種溝通方式，例如： (1)單獨談話。 (3)項目簡報，通知。 、輸出 1． PMI提出的項目溝通管理計劃編制的標準輸入 (1)企業(yè)環(huán)境因素。 (3)溝通需求分析。 (5)項目范圍說明書。 2．項目溝通管理計劃編制的揄出，即結果為溝通管理計劃 溝通管理計劃作為項目管理計劃的從屬分計劃，除包含，溝通 管理計劃還可包括項目狀態(tài)會議、項目團隊會議、網(wǎng)絡會議和電子郵件等各方面的指導 原則。它包含在項目總體管理計劃內(nèi)，或者作為項目總體管理計劃的一個附件。因此，項目工作分解結構、項目進度計劃和項目預算需要相應更新。它包括實施溝通管理計劃， 以及對預料之外的信息索取要求作出反應。 1．書面與口頭、昕與說 書面的溝通方式優(yōu)點是清晰，二義性少以及可以作為備忘錄，也可作為雙方溝通的
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