【正文】 對(duì)各部 門所需寄出的物品 /文件進(jìn)行信息登記， 前臺(tái)文員 投交給 快遞公司 的物品， 與其一起點(diǎn)交、驗(yàn)視完畢后，快遞公司人 員應(yīng)在 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》中簽字確認(rèn)， 防 止由于交接不清，造成物品錯(cuò)交、誤交 ； 前臺(tái)文員接到快件后應(yīng)及時(shí)電話通知收件人，收件人領(lǐng)取后應(yīng) 在 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》中簽字確認(rèn) ； 次月月初 前臺(tái) 人員 與快遞公司核對(duì)上月快遞費(fèi)用； 快遞費(fèi)用確認(rèn)無誤后，提交 至各部門進(jìn)行 快遞費(fèi)用分?jǐn)?確認(rèn)； 各部門確認(rèn)無誤后，前臺(tái)人員填寫報(bào)銷憑證至 財(cái)務(wù)部進(jìn)行 快遞費(fèi)用結(jié)算 。 使用 表單 《訪客登記表》 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》 《快件收發(fā) /領(lǐng)取登記表》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 行政部 參考制度 《前臺(tái)管理辦法》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 旅游管理 目的 使 公司福利有效的得到貫徹與執(zhí)行，鼓勵(lì)和表揚(yáng)先進(jìn)，激發(fā)全員的工作潛能和積極。 程序 申請(qǐng)及報(bào)銷 說明： 優(yōu)秀員工 旅 游 （總部行政部統(tǒng)一策劃、安排執(zhí)行） 全員福利旅游（根據(jù)年度預(yù)算， 09 年預(yù)算 500 元 /人） 流程： 分公司根據(jù)自身工作安排將旅游的時(shí)間、地點(diǎn)報(bào)備大區(qū)總監(jiān)及營銷副總審批同意，旅游時(shí)間一律選擇周末時(shí)間，如需延長(zhǎng)旅游時(shí)間請(qǐng)使用個(gè)人時(shí)間調(diào)休。 時(shí)間確認(rèn)后，在預(yù)算范圍內(nèi)由分公司自行確定旅游方案，該方案由總部行政部協(xié)助審查，確認(rèn)后的方案原件由總部行政部文管進(jìn)行存檔。 試用期人員參加該旅游活動(dòng)應(yīng)簽訂承諾書，如試用期內(nèi)離職，該筆旅游費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)。 旅游方案內(nèi)容必須包括： 1）旅游合同：時(shí) 間、地點(diǎn)、線路、交通方式、價(jià)格、服務(wù)、安全、保險(xiǎn)等 2）分組：確定組織者、小組長(zhǎng)和隊(duì)員、明確所有人員的權(quán)利責(zé)任 3）參加人員：（資料包括：部門、姓名、年齡、職務(wù)、聯(lián)系電話、身體狀況） 4）團(tuán)隊(duì)活動(dòng)安排明細(xì) 5）注意事項(xiàng)教育培訓(xùn)記錄表 旅游結(jié)束后，總部行政部按規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷審核：（旅游心得一份，集體合照一張、旅游方案、旅游合同及旅行社正式發(fā)票） 財(cái)務(wù)依規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷 使用 表單 《 旅游方案 》 《 試用期人員承諾書 》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 — 行政部 參考制度 《旅游管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 特別說明：費(fèi)用按公司每年公布的福利活動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)預(yù)算進(jìn)行。該費(fèi)用為專項(xiàng)費(fèi)用，禁止變更成其它任何性質(zhì)的補(bǔ)貼、補(bǔ)助或其它項(xiàng)目使用。禁止用于其它非旅游 /考察用途，如：用餐、聚會(huì)、唱歌等其他娛樂項(xiàng)目。 文件管理 目的 對(duì) 分 公司 所要求的文件進(jìn)行控制， 將公司的做事方式、管理方法、作業(yè) 流程、個(gè)人經(jīng)驗(yàn)得 以有效的傳承。 對(duì)文件在制訂、修訂、作廢階段進(jìn)行有效的管控 ，有效的指導(dǎo)各級(jí)工作人員按標(biāo)準(zhǔn)化 規(guī)范化的體系開展各項(xiàng)工作。 程序 文件需求 在下列情況可以編制必要的文件： a) 管理工作所需要； b) 技術(shù)工作所需要； c) 法律法規(guī)與其他要求。 公司各部門根據(jù)實(shí)際工作的需求，編寫部門手冊(cè)，手冊(cè)中的文件分為以下 三 級(jí)： a) 一級(jí)文件： 分公司 /部門發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃； b) 二級(jí)文件： 分公司 /部門作業(yè)文件（對(duì)本部門或需要其他部門統(tǒng)一協(xié)助的工作所制定的文件如：制度、辦法、 標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定等）； c) 三級(jí)文件：年度 KPI、 分公司 /部門架構(gòu)、 分公司 /部門職責(zé)、崗位說明書 、 分公司 /部門各崗位績(jī)效考核表、流程、作業(yè)指導(dǎo)書、使用表單； 公司文件 密級(jí)分為：絕密、機(jī)密、秘密、普通四級(jí) : 文件編號(hào)： a) 文件編號(hào) :由各部門按規(guī)定自行編號(hào)，但必須向 分公司 行政 人事專員 報(bào)備 ； b) 版本 ： 所有公司文件的每頁均須標(biāo)識(shí)版本。新版發(fā)布的版本為 ；第一次修改后文件的版本為 ，依此類推。 修訂 次數(shù)累計(jì)到第 5次、文件改動(dòng)較大或文件建立所依據(jù)的主要標(biāo)準(zhǔn)變化時(shí)文件進(jìn)行換版。 序號(hào) 文件名稱 編號(hào)規(guī)則 1 分公司 /部門手冊(cè) QPL — （例） — 0000 說明 福建七匹狼實(shí)業(yè)股份 有限公司代號(hào) 短橫 分公司 代碼（見附錄 B） 短橫 發(fā)布年號(hào) 序號(hào) 文件名稱 編號(hào)規(guī)則 2 一級(jí)文件 QPL — I — ADM（例） — 000 說明 福建七匹狼實(shí)業(yè)股份 有限公司代號(hào) 短橫 一級(jí)文件代碼 短橫 部門代碼（見 附錄 B） 短橫 流水號(hào) 3 二級(jí)文件 QPL — II — ADM（例） — 000 說明 福建七匹狼實(shí)業(yè)股份 有限公司代號(hào) 短橫 二級(jí)文件代號(hào) 短橫 部門代碼（見 附錄 B） 短橫 流水號(hào) 4 三級(jí)文件 QPL — KPI（例） — ADM（例） — 000 說明 福建七匹狼實(shí)業(yè)股份 有限公司代號(hào) 短橫 年度 KPI 代號(hào) 短橫 部門代碼（見 附錄 B） 短橫 流水號(hào) 文件代號(hào)縮寫 年度 KPI（ KPI）、 分公司 /部門架構(gòu)（ OC）、 分公司 /部門職責(zé) （ DD） 、崗位 說明書 （ JD）、 分公司 /部門各崗位績(jī)效考核表（ PA）、 流程（ PS）、 作業(yè)指導(dǎo)書（ SOP）、 表 單 （ FM） 備注說明 如 部門 有個(gè)性化文件不在上述編號(hào)規(guī)則范圍內(nèi)，可自行按文件關(guān)健字 英文 縮寫進(jìn)行編號(hào) 文件正式發(fā)行 /分發(fā) 文件 經(jīng)相關(guān)人員簽字完畢后， 應(yīng)在一周內(nèi) 將文件的正本和 電 子版本交 人事行政專員 蓋章（齊縫 章 ）后 進(jìn)行存檔、分發(fā)。 ， 人事行政專員 填寫 《 文件分發(fā) /回收記錄》，按照 關(guān)部門。 文件 使用人員應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行；對(duì)于領(lǐng)用受控文件的部門，應(yīng)保管好所領(lǐng)用文件 ，行政人事專員應(yīng)做好文件的保管工作。 文件修訂和作廢 當(dāng)文件的規(guī)定不適應(yīng) 分 公司或部門的發(fā)展需求時(shí)，可由原編制部門或相關(guān)文件類別 制定 審核 批準(zhǔn) 原稿管制 / 舊版回收 分發(fā)管制 /分發(fā)核定 分公司 手冊(cè) 各崗位 經(jīng)理 副總 行政部 行政部 /總監(jiān)、副總 一級(jí)文件 分公司 發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃 部門經(jīng)理 總監(jiān) /副總 董事長(zhǎng) 戰(zhàn)略規(guī)劃部門 行政部 /戰(zhàn)略規(guī)劃部門 /總監(jiān)、副總 二級(jí)文件 制度、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定 各崗位 經(jīng)理 副總 行政部 行政部 /總監(jiān)、副總 辦法 各崗位 主管 經(jīng)理 行政部 行政部 /部門經(jīng)理 三級(jí)文件 年度 KPI、部門架構(gòu) 部門經(jīng)理 總監(jiān) /副總 董事長(zhǎng) 人力部 行政部 /人力部 /總監(jiān)、副總 部門職責(zé)、崗位職責(zé)、各崗位績(jī)效考核表 相關(guān)部門 經(jīng)理 總監(jiān) /副總 人力部 行政部 /人力部 /部門經(jīng)理 流程、作業(yè)指導(dǎo)書 、 表單 文件需求 部門 經(jīng)理 總監(jiān) /副總 行政部 行政部 /部門經(jīng)理 備注 一般情況下表單由需求單位隨文件一并制定、審核和批準(zhǔn)。 部門依據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行修訂，并按 規(guī)定重新發(fā)布并歸檔 。 文件保存 和銷毀 文件的保存期具體參見《檔案管理辦法》 ； 文件修訂和作廢時(shí)，收回所有受控的舊版文件，由 行政人事專員 予以銷毀，但保留其正本，并加蓋“作廢”印章。 使用表單 《 文件分發(fā) /回收記錄》 《文件借閱 登記表》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 — 行政部 參考制度 《文件管理規(guī)定》 《檔案管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 檔案管理 目的 為 完善檔案管理體系 ， 準(zhǔn)確的對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔； 有序的進(jìn)行檔案的調(diào)閱與借用； 確保檔案的真實(shí)性、 實(shí)用性 、 有效性 和完整性。 程序 歸檔范圍 凡是反映公司工作活動(dòng)（企業(yè)經(jīng)營管理各方面），具有 查考利用價(jià)值的文件材料（文字、圖片、實(shí)物、光盤、聲像、圖紙等）均屬于歸檔范圍。 歸檔時(shí)間 會(huì)計(jì)部門在財(cái)務(wù)管理工作中形成 的 會(huì)計(jì)文件材料，由會(huì)計(jì)部門整理、立卷 歸檔、 自行 保管 (按檔案管理規(guī)定執(zhí)行 )，由 分公司人事行政部進(jìn)行 監(jiān)督管理 ，并定期 提交檔案目錄至 總部 總部中央文控室 。 人事檔案由 分公司行政人事部 時(shí)時(shí)整理、及時(shí)歸檔，并由其自行保管。 并執(zhí)行檔案管理規(guī)定定期向總部中央文控室提交檔案目錄。 除一般常規(guī)性工作所形成的管理文件、會(huì)計(jì)文件材料、人事檔案外，下列涉及內(nèi)容 分 公司行政部應(yīng)在次月 10 號(hào)前匯總 移交 中央文控室 “及時(shí)歸檔”， 具體如下： a) 如：機(jī)密性較強(qiáng)的文件，規(guī)章制度、人事文件、重要 會(huì)議材料、調(diào)查研究 有關(guān)外企業(yè)信息的重要文件 ； b) 外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料（隨機(jī)圖紙、文字說明、合同） ； c) 員工公務(wù)活動(dòng)所形成的材料（學(xué)習(xí)、考察、各種會(huì)議培訓(xùn)） ； d) 大型或非常規(guī)員工培訓(xùn)活動(dòng)所形成的文件材料及記錄 ； e) 公司其他臨時(shí)重大活動(dòng)中形成的文件材料 ； f) 聲像、實(shí)物等特殊載體文件材料 。 歸檔的文件材料應(yīng)為原版原件。因故無原件可歸 具有憑證作用的文件材料，文件材料歸檔后不得隨意更改。 檔案案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)符合到下述標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范： a)歸檔的文件材 料種類、 份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 b)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應(yīng)全在一立卷。 c)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即 :批復(fù)在前， 請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 歸檔的文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。 非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。外文材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。 具有保存價(jià)值的電子文件，必須形成一份紙質(zhì)文件歸檔。 歸檔的文件材料一 般一式一份。重要的、利用比較頻繁的可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。反映同一內(nèi)容而形式不同的文件材料應(yīng)保持其一致性。 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整，各部門檔案管理負(fù)責(zé)人應(yīng)檢查本部門歸檔文件的齊全、完整 與準(zhǔn)確情況，整理完畢并填寫移交清單后 分公司檔案管理部門 。 、整理 檔案的分類原則： 主要 以全部檔案為對(duì)象 ， 根據(jù)企業(yè)管理職能 并 結(jié)合檔案內(nèi)容和形成特點(diǎn) ， 保持檔案材料的內(nèi)部有機(jī)聯(lián)系 。 目前公司檔案的分類 （主要分為 12 大類目）：參考《檔案管理規(guī)定》分類目 使用表單 《檔案移交（接收）登記表》 《檔案借閱登記表》 《檔案復(fù)印登記表》 《檔案銷毀審批表》 獲取方式： OA文檔管理 文件管理 常用表單 參考制度： 《檔案 管理規(guī)定》 獲取方式： OA日常事務(wù) 規(guī)章制度 行政管理類 目的： 實(shí)現(xiàn)對(duì)例會(huì)進(jìn)行有序的組織與管理，確保例會(huì)召開的質(zhì)量和效率。 加強(qiáng)部門、員工之間的溝通，樹立目標(biāo)管理觀念，使公司例會(huì)從形式到內(nèi)容 規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，使管理做到有章可循。 程序： 會(huì)議流程（可根據(jù)情況自行創(chuàng)新）： a) 由主持人在指定地點(diǎn)整理好隊(duì)伍； b) 全體人員一起朗誦公司經(jīng)營理念、企業(yè)精神； c) 主持人宣導(dǎo)朝會(huì)內(nèi)容； d) 部門主管對(duì)昨日伙伴們的表現(xiàn)給予褒獎(jiǎng)及激勵(lì)； e) 愛的鼓勵(lì)結(jié)束朝會(huì)。 f) 其它，如：每周可安排一天為“輕松學(xué)習(xí)日”，朝會(huì)型式可不拘一格，可購買點(diǎn)心、飲料，伙伴們共同分享一些喜聞樂見的事或輕松的交流本周的工作心得。 注意事項(xiàng)： a) 各部門朝會(huì)應(yīng)準(zhǔn)時(shí)于每個(gè)工作日 08:35 前召開，視情況安排 朝會(huì)時(shí)間長(zhǎng)短，最好控制在 15 分鐘以內(nèi)結(jié)束，以免影響正常的工作。 b) 各部門朝會(huì)地點(diǎn)由部門主管自行選擇（如：會(huì)議室、辦公室等空閑場(chǎng)地） c) 每周一建議由部門主管主持會(huì)議，對(duì)本周工作進(jìn)行部署與安排，其它時(shí)間由各部門同事輪流主持朝會(huì)。 主持者 需事先進(jìn)行 準(zhǔn)備，主持 時(shí) 的音量大、態(tài)度好 、 氣氛輕松 。 d) 各部門可以根據(jù)實(shí)際情況選擇以下會(huì)議內(nèi)容，并可采用多樣的形式以加強(qiáng)朝會(huì)的教育作