【正文】 式存儲 ”復(fù)選框）。選中任何在 左上角有綠色錯誤指示符的單元格。在單元格旁邊，單擊出現(xiàn)的按鈕，再單擊 “轉(zhuǎn)換為數(shù)字 ”。 2．一次轉(zhuǎn)換整個區(qū)域 在某空白單元格中，輸入數(shù)字 “1”。選中該單元格，并在 “編輯 ”菜單上單擊 “復(fù)制 ”命令。選取需轉(zhuǎn)換的存儲為文本數(shù)字的單元格區(qū)域。在 “編輯 ”菜單上，單擊 “選擇性粘貼 ”。在 “運算 ”下，單擊 “乘 ”。單擊 “確定 ”按鈕。 3．處理特殊財務(wù)數(shù)字 一些財務(wù)程序顯示負值時在該值右邊帶有負號 “”。要將此文本字符串轉(zhuǎn)換為數(shù)值，必須返回除最右邊字符（即負號）以外的所有文本字符串字符，然后乘以 “1”。例如，如 果單元格 A2 中的值為 “156”，那么公式 “=LEFT(A2,LEN(A2)1)*1”將文本轉(zhuǎn)換為數(shù)值 “156”，然后用上面的方法操作。 把 Excel 表格轉(zhuǎn)換為圖片 許多報紙和雜志都介紹過在 Excel中，同時按住 Shift 鍵點擊 “文件 ”菜單，原來的 “關(guān)閉 ”菜單項就會變成 “全部關(guān)閉 ”。如果我們在按下 Shift 鍵的同時點擊 “編輯 ”菜單，原來的復(fù)制和粘貼就會變成 “復(fù)制圖片 ”和 “粘貼圖片 ”。利用這一功能，我們可以將一個數(shù)據(jù)表以圖片的形式進行復(fù)制，從而將其轉(zhuǎn)換為圖片。方法如下： 首先選中需要復(fù)制成圖片的 單元格區(qū)域，然后按住 Shift 鍵依次選擇 “編輯 → 復(fù)制圖片 ”命令，接著彈出 “復(fù)制圖片 ”窗口，選擇 “圖片 ”單選項后點擊 “確定 ”按鈕，這時就將選定的表格區(qū)域復(fù)制成圖片了。最后復(fù)制到目標(biāo)只需直接選擇 “粘貼 ”命令即可（或者按 Shift 鍵再選擇 “編輯 → 粘貼圖片 ”命令）。我們還可以將其在 Word 中進行粘貼。 另外，在復(fù)制圖片時如果選擇了 “如打印效果 ”單選項，在粘貼的時候如果表格沒有邊框，復(fù)制后的圖片也不會出現(xiàn)邊框。 數(shù)據(jù)格式我做主 玩轉(zhuǎn) Excel“單元格格式 ” 在 Excel中，使用最多的也是最常見的一個對話框，恐 怕要數(shù) “單元格格式 ”對話框了。下面，我們就通過功能描述、使用方法、實例剖析、使用技巧幾個方面來徹底認識一下它。相信看過這個專題，大家會對 Excel數(shù)據(jù)表的格式使用更加得心應(yīng)手。 在 Excel中選中單元格（區(qū)域），執(zhí)行 “格式 → 單元格 ”命令（或者右擊鼠標(biāo)，選 “設(shè)置單元格格式 ”選項），即可打開 “單元格格式 ”對話框（參見圖 1）。 圖 1 一、 “數(shù)字 ”標(biāo)簽（圖 1） [紙上談兵 ] ① 根據(jù)單元格中實際輸入的數(shù)據(jù)，先選定相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型（如 “數(shù)值 ”等）； ② 再配合數(shù)據(jù)類型，進一步設(shè)置數(shù)據(jù)的具體格式； ③ 設(shè)置前的情況； ④ 設(shè)置后的情形。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 身份證號碼輕松輸入 大家知道，在 Excel默認情況下，當(dāng)單元格中輸入的數(shù)字位數(shù)超過 11 位（不含 11 位）時，系統(tǒng)將以 “科學(xué)記數(shù) ”格式顯示輸入的數(shù)字；當(dāng)輸入的數(shù)字位數(shù)超過 15 位（不含 15 位）時，系統(tǒng)將 15 位以后的數(shù)字全部顯示為 “0”。這樣一來，如果我們要輸入 身份證號碼（ 15 位或 18 位），身份證號碼就不能正確顯示出來了。此時，我們就請 “數(shù)字 ”標(biāo)簽出山，來解決這一 “難題 ”。 完整顯示出身份證號碼 選中需要輸入身份證號碼的單元格（區(qū)域），打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “數(shù)字 ”標(biāo)簽，在 “分類 ”下面選中 “文本 ”選項，確定退出，再輸入身份證號碼即可。 [小技巧 ] 在輸入身份證號碼時，在號碼前面加上一個英文狀態(tài)下的單引號 “”，即可讓身份證號碼完全顯示出來（不要擔(dān)心，確認后，該單引號是不會顯示出來的）。 讓格式自動添加固定的數(shù)字 大家知道，身份 證號碼的前 6 位，是省、市、區(qū)（縣）的代號（如 “340505”等），如果持證人是同一區(qū)（縣）的，輸入這樣的的身份證號碼，可以讓 “數(shù)字 ”標(biāo)簽幫你減輕輸入的工作量：選中需要輸入身份證號碼的單元格（區(qū)域），打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “數(shù)字 ”標(biāo)簽，在 “分類 ”下面選中 “自定義 ”選項，然后在右側(cè) “類型 ”下面的方框中輸入： 340505@，確定退出。以后輸入身份證號碼 7 位及以后的數(shù)字（如 “198903040611”）后，系統(tǒng)會自動在前面加上相應(yīng)的代碼，形成完整的身份證號碼（如“340505198903040611”） 。 二、 “對齊 ”標(biāo)簽 這個標(biāo)簽控制數(shù)據(jù)的三個屬性 ——對齊方式、顯示方向、控制文本（參見圖 4）。 [紙上談兵 ] 圖 2 （圖 2） ① 設(shè)置數(shù)據(jù)左右對齊方式（默認為靠左）； ② 設(shè)置數(shù)據(jù)上下對齊方式（ 2020 默認為 “靠下 ”， XP 默認為 “居中 ”； ③ 設(shè)置數(shù)據(jù)的縮進（也就是通常所說的退格）； ④ 設(shè)置 前； ⑤ 設(shè)置后。 （圖 3） ① 將數(shù)據(jù)設(shè)置成豎排格式； 圖 3 ②③ 均用于設(shè)置數(shù)據(jù)的傾斜方向，可以通過拖動 ② 區(qū)中指針設(shè)置，也可以直接在 ③ 區(qū)中輸入具體數(shù)據(jù)設(shè)置； ④ 設(shè)置前； ⑤ 設(shè)置后。 （圖 4） ① 選中此選項后，當(dāng)單元格中的文本一行容納不下時，系統(tǒng)會自動將文本轉(zhuǎn)行排列； 圖 4 ② 選中此選項后，當(dāng)單元格中容納不下數(shù)據(jù)時，系統(tǒng)會自動將數(shù)據(jù)縮小排列（上一項選中后，此項不能無效）； ③ 選中此選項后，可以將選中的多個單元格合并成一個單元格； ④ 設(shè)置前情況； ⑤ 設(shè)置后情形。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 讓姓名排列得整整齊齊 時下，員工的姓名，以 3 個字和 2 個字的居多，也是 4 個字或更多字的?？梢杂?“分散對齊 ”或 “縮小字體填充 ”來讓它們排 列整齊。 同時選中輸入 3 個字和 2 個字姓名的單元格區(qū)域（需要用 Shift 和 Ctrl幫忙選擇），打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “對齊 ”標(biāo)簽，按 “水平對齊 ”右側(cè)的下拉按鈕，選中 “分散對齊 ”選項，確定退出。 同時選中輸入 4 個字和更多字姓名的單元格區(qū)域，打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “對齊 ”標(biāo)簽，選中 “縮小字體填充 ”選項，確定退出。 [特別提醒 ]遺憾的是，上述兩項功能不能同時使用，希望微軟能在下一個版本中加以改進。 三、 “字體 ”標(biāo)簽（圖 5） 圖 5 [紙上談兵 ] ① 拉動滾動條，設(shè)置字體； ② 設(shè)置字型； ③ 拉動滾動條，設(shè)置字號； ④ 點擊下拉按鈕，設(shè)置下劃線； ⑤ 點擊下拉按鈕，設(shè)置字符顏色； ⑥ 設(shè)置上、下標(biāo)、刪除線等特殊格式； ⑦ 預(yù)覽設(shè)置效果； ⑧ 上標(biāo)設(shè)置前； ⑨ 上標(biāo)設(shè)置后。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 讓標(biāo)題更具魅力 利用 “字體 ”標(biāo)簽，可以一次性完成表格標(biāo)題的個性化設(shè)置。 選中標(biāo)題所在的單元格（通常是合并居中后的一個單元格），打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “字體 ”標(biāo)簽，設(shè)置字體為 “華文新魏 ”，字形為 “加粗 ”，字號為 “22”號，下劃線為 “雙下劃線 ”，顏色為 “藍色 ”等，設(shè)置完成后，確定退出，一個漂亮的標(biāo)題就呈現(xiàn)在你的眼前了（如圖 6） 圖 6 四、 “邊框 ”標(biāo)簽（圖 7） 圖 7 [紙上談兵 ] ① 點擊下拉按鈕，選中需要設(shè)定的邊框顏色； ② 選定邊框樣式； ③ 點擊相應(yīng)按鈕，設(shè)置邊框位置； ④確定退出，完成邊框的設(shè)置（圖 7 的設(shè)置結(jié)果參見圖 8） 圖 8 [特別提醒 ] 如果要為工作表設(shè)置不同顏色和樣式的邊框，每一顏色和樣式需要重復(fù)上述 ① 至 ③ 步的操作。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 為表格添加粉紅色的雙邊框 如果我們要為表格設(shè)置 “粉紅色的雙線外邊框 ”，可以這樣設(shè)置。選中整個工作表（當(dāng)然不包括標(biāo)題啦^_^），打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “邊框 ”標(biāo)簽，在 “線條 ”下面選中雙線條 “樣式 ”和粉紅色的 “顏色 ”，然后單擊 “預(yù)制 ”下面的 “外邊框 ”按鈕，確定退出，邊框添加成功（參見圖 6）。 [小技巧 ]為單元格添加一條斜線：選中 相應(yīng)的單元格，在上述 “邊框 ”標(biāo)簽中，選中斜線 “樣式 ”，然后根據(jù)所要添加斜線的方向，單擊 “邊框 ”左（或右）下角的相應(yīng) “斜線 ”按鈕，確定退出，斜線添加成功（參見圖 7）。 五、 “圖案 ”標(biāo)簽（圖 9） 圖 9 [紙上談兵 ] ① 選定單元格底色； ② 點擊下拉按鈕，選定添加的網(wǎng)紋及網(wǎng)紋顏色（二者需要進行兩次操 作）； ③ 設(shè)置效果。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 標(biāo)題的再修飾 通過 “圖案 ”標(biāo)簽，為標(biāo)題單元格 “填充 ”上 “淡紫色 ”底色，并添加上網(wǎng)紋，讓標(biāo)題更具個性。選中標(biāo)題所在的單元格，打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “圖案 ”標(biāo)簽，選中 “顏色 ”下面的 “淡紫 ”顏色，然后按 “圖案 ” 右側(cè)的下拉按鈕，在隨后彈出的對話框中，選中一種網(wǎng)紋樣式（如 “%灰色 ”等），確定退出，標(biāo)題即被加上美麗的底紋和底色（參見圖 10，是不是比圖 6 效果更好一些？） 圖 10 六、 “保護 ”標(biāo)簽（圖 11） 圖 11 [紙上談兵 ] ① 選中此項，相應(yīng)單元格中的數(shù)據(jù)不能被修改； ② 選中此項，相應(yīng)單元格中的數(shù)據(jù)在編輯欄上不顯示； ③ 確定退出； ④ “隱藏 ”的效果。 [實戰(zhàn)演習(xí) ] 保護你的公式 如果你制作的表格是讓別人使用的，辛辛苦苦輸入的公式，是不是常常被使用者搞得面目全非呢？沒關(guān)系！將他們保護起來。 鎖定單元格中的公式 ① 先在工作表左上角行、列交匯處單擊鼠標(biāo)，選定整個工作表。 ② 打開打開 “單元格格式 ”對話框，進入 “保護 ”標(biāo)簽，清除 “鎖定 ”前面復(fù)選框中的 “∨ ”號，確定退出（解除對整個工作表的鎖定）。 ③ 執(zhí)行 “編輯 → 定位 ”命令（或直接按 “Ctrl+G”組合鍵，或按 F5 功能鍵），打開 “定位 ”對話框，單擊 “定位條件 ”按鈕，在彈出的 “定 位條件 ”對話框（如圖 12）中，選中 “公式 ”選項后，確定退出，選中工作表中所有包含公式的單元格。 圖 12 ④ 再次進入 “保護 ”標(biāo)簽，在 “鎖定 ”選中前面的復(fù)選框中加上 “∨ ”號，確定退出。 ⑤ 執(zhí)行 “工具 → 保護 →保護工作表 ”命令，打開 “保護工作表 ”對話框（如圖 13）， 圖 13 輸入密碼（密碼需要確認一次）后確定退出，公式就被鎖定而不能修改了。 將公式隱藏起來 我們知道，單元格中輸入公式后，在單元格中顯示的是運算結(jié)果，而當(dāng)我們選中該單元格時，在編輯欄中就顯示出了公式的具體內(nèi)容。如果不想讓別人看見具體的公式內(nèi)容，可以將其隱藏起來： ① 用上面的方法，選中所有包含公式的單元格。 ② 進入 “保護 ”標(biāo)簽， 在 “隱藏 ”選中前面的復(fù)選框中加上 “∨ ”號，確定退出。 ③ 再用上面的方法 “保護工作表 ”，公式的具體內(nèi)容就被隱藏起來了。 [特別提醒 ]如果你想修改公式的內(nèi)容，或者要顯示出公式的具體內(nèi)容，需要執(zhí)行 “工具 → 保護 → 撤銷保護工作表 ”命令，輸入密碼解除保護。 妙用 Excel 把有規(guī)律的文本數(shù)據(jù)分列 剛考完試，領(lǐng)導(dǎo)心血來潮，要求統(tǒng)計一下男女比例、平均分、及格人數(shù)等各項信息。學(xué)校一直使用專用軟件登記考生資料，但該軟件竟沒有這些統(tǒng)計功能，暴汗。幸好發(fā)現(xiàn)這軟件能把基本數(shù)據(jù)導(dǎo)出為文本文件，我想，拿到 Word 或 Exce 里 或許有辦法解決。下面是導(dǎo)出的文本，如圖 1。 要統(tǒng)計各項數(shù)據(jù)，首先要把連在一起的各列數(shù)據(jù)分開，首先想到的是用 Word 的文本轉(zhuǎn)換為表格功能，但嘗試后發(fā)現(xiàn)，在 Word 中要將文本轉(zhuǎn)為表格，必須具有文字分隔符，但從圖 1 可見，幾列數(shù)據(jù)是連在一起的，沒有 Word 能夠識別的符號分隔，所以此路不通。 只能再試試 Excel了，終于在 “數(shù)據(jù) ”菜單中找到了 Excel的 “分列 ”命令，以下就是解決問題的全過程。 ，在工作表中的 A1 單元格中執(zhí)行 “粘貼 ”，數(shù)據(jù)已自動分行，如圖 2。 A列，在 “數(shù)據(jù) ”菜單中，單擊 “分列 ”命令，如圖 3。 “文本分列向?qū)?”對話框中，根據(jù)基本數(shù)據(jù)的特點，選擇 “固定寬度 ”。如圖 4。 “下一步 ”，設(shè)置字段寬度。單擊建立分列線，按住左鍵可拖動分列線的位置，雙擊可取消分列線。如圖 5。 分列完畢后，單擊 “下一步 ”，設(shè)置每列的數(shù)據(jù)類型。如 :第一列要設(shè)置為 “文本 ”，否則分列后，考號最前面的 “0”將被舍去 。而第三列設(shè)置為 “常規(guī) ”即可， Excel將按單元格中的內(nèi)容自動判斷并設(shè)置數(shù)據(jù)類型。如圖 6。 “完成 ”。眨眼工夫分列完畢，然后使用 Excel的篩選、排序等功能就可以統(tǒng)計所需要的數(shù)據(jù)了。如圖 7。 利用高級篩選功能巧妙刪除 Excel 的重復(fù)記錄 Excel有一個小小的缺陷，那就是無法自動識 別重復(fù)的記錄。為了清除這些重復(fù)記錄，有的朋友是一個一個手工刪，既費時又費力。