【正文】 公司企管部 是記錄的歸口管理部門，負(fù)責(zé)記錄的備案、管理和監(jiān)督。 各部門指定一名記錄管理員，并將管理員名單報(bào)公司企管部備案。記錄管理員負(fù)責(zé)本部門記錄的管理，記錄的登記、組卷、歸檔和保管。 3 工作程序 記錄的編制和審批 記錄由與相關(guān)文件的歸口管理部門組織編制，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，到公司企管部備案登記后，方可使用，編好的記錄應(yīng)交公司企管部一份備案，記錄格式和內(nèi)容的更改必須重新審 批并到公司企管部重新登記備案 ,備案時(shí)編制備案號(hào) (備案號(hào)為 GL )。 記錄格式內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確概括相關(guān)管理活動(dòng)的內(nèi)容和要求。 記錄在備案時(shí)應(yīng)確定保存期限，保存期限的確定應(yīng)考慮以下內(nèi)容： a）具有重要保存價(jià)值的應(yīng)長(zhǎng)期保存； b）中間過(guò)程產(chǎn)生的記錄應(yīng)與相關(guān)過(guò)程的可追溯性相適應(yīng)； c) 具體見《記錄清單》。 記錄的填寫 記錄應(yīng)根據(jù)相關(guān)活動(dòng)的實(shí)際運(yùn)行情況進(jìn)行記錄，嚴(yán)禁偽造數(shù)據(jù)或隱瞞漏記發(fā)生的問題，記錄應(yīng)表明形成日期并由記錄人簽字或蓋章。 10 記錄一般用鋼筆或圓珠筆填寫， 應(yīng)字跡工整、清晰便于識(shí)別。記錄原則上不允許修改，出現(xiàn)筆誤時(shí)允許劃線修改（必要時(shí)由更改人簽字），但不允許覆蓋或涂改。 相關(guān)記錄的審批件簽名不允許用計(jì)算機(jī)打印或偽造。 記錄的使用和管理情況檢查 公司企管部 應(yīng)根據(jù)情況對(duì)記錄的使用及變更情況進(jìn)行檢查，并對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行通報(bào)并及時(shí)處理。各部門每年一次將本部門實(shí)際使用或變更作廢的記錄清單報(bào) 公司企管部。 記錄的收集 各有關(guān)部門記錄管理員應(yīng)定期收集本部門控制的記錄，防止丟失或損壞。 定期收集的記錄應(yīng)以適宜的份數(shù)按記錄產(chǎn)生的時(shí)間先后順 序排列組卷。記錄組卷后裝訂要有封皮，封皮上注明名稱、形成日期、保存期限及 組卷順序號(hào)。 記錄的保存 記錄保存應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，便于檢索，并注意做好防火、防盜、防蟲鼠、防潮等工作。 電子文件記錄應(yīng)建立備份文件，進(jìn)行編號(hào)標(biāo)識(shí)，并建立清單。磁盤文件注意防潮、防壓、防磁，并由專人保管。 4 記錄 《記錄清單》 11 四、管理評(píng)審控制程序 WD/QEOMSB0042017 1 范圍 通過(guò)定期的管理評(píng)審，以滿足規(guī)定的要求和相關(guān)方的期望，確保管理體系的適宜性、充分性、有效性。 本程序適用于對(duì)管理體系的管理 評(píng)審。 2 職責(zé) 管理者代表主持管理評(píng)審會(huì)議，批準(zhǔn)《管理評(píng)審草案》和《管理評(píng)審報(bào)告》。 管理者代表負(fù)責(zé)審核《管理評(píng)審草案》和籌備管理評(píng)審會(huì)議，管理者代表報(bào)告管理體系運(yùn)行情況 ,提出改進(jìn)建議 ,并組織改進(jìn)措施的實(shí)施與驗(yàn)證。 公司辦公室負(fù)責(zé)編制《管理評(píng)審草案》，負(fù)責(zé)收集整理評(píng)審輸入資料，并根據(jù)評(píng)審結(jié)果，撰寫評(píng)審報(bào)告，驗(yàn)證管理評(píng)審報(bào)告提出的糾正和預(yù)防措施，以及會(huì)議提出的有關(guān)跟蹤事項(xiàng)。 各部門負(fù)責(zé)向管理評(píng)審會(huì)議提體系運(yùn)行方面的信息及糾正預(yù)防措施落實(shí)情況 . 3 工作程序 管理評(píng)審計(jì)劃 管理評(píng)審會(huì)議一般每年舉行一次 .當(dāng)出現(xiàn)下列情況之一時(shí)，可由總經(jīng)理決定適時(shí)安排管理評(píng)審會(huì)議： a）公司質(zhì)量或環(huán)境管理體系發(fā)生了重大變化； b）方針、目標(biāo)有較大的變化； c）市場(chǎng)需求、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)和資源發(fā)生重大變化； d）出現(xiàn)了較大的產(chǎn)品質(zhì)量事故或顧客連續(xù)投訴； e）出現(xiàn)重大環(huán)境事故或相關(guān)方的投訴； 12 f）內(nèi)審嚴(yán)重不合格時(shí)； g）國(guó)家法律法規(guī)或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了較大變化； h）重大技術(shù)進(jìn)步及技術(shù)革新。 公司辦公室于每次管理評(píng)審前，編制《管理評(píng)審草案》，交總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 管理評(píng)審計(jì)劃內(nèi)容 a） 評(píng)審時(shí)間； b）評(píng)審目的； c）參加人員或部門； d）評(píng)審依據(jù)； e）評(píng)審內(nèi)容； 管理評(píng)審的輸入 a）目標(biāo)、指標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況； b）內(nèi)審和外審的結(jié)果； c）市場(chǎng)、顧客滿意度調(diào)查結(jié)果及客戶投訴情況、相關(guān)方的要求； d）以往管理評(píng)審跟蹤措施的實(shí)施及有效性； e）可能影響管理體系的各種變化，包括內(nèi)外環(huán)境的變化，如法律法規(guī)的變化，新工藝、新技術(shù)等； g）理體系的運(yùn)行情況； h）資源的利用情況； i）到會(huì)成員提出的其它問題。 管理評(píng)審前的準(zhǔn)備 管理者代表提交管理體系運(yùn)行狀況及可能影響管理體系的各 種變化，包 13 括內(nèi)外環(huán)境的變化。 公司企管部提交內(nèi)、外審核結(jié)果，上次管理評(píng)審的跟蹤措施的實(shí)施及效果 銷售部提交顧客投訴的處理、產(chǎn)品的符合性和顧客滿意度的測(cè)量情況。 質(zhì)量管理部提交質(zhì)量目標(biāo)的完成情況。 生產(chǎn)技術(shù)部提交產(chǎn)品質(zhì)量的改進(jìn)實(shí)施情況，糾正、預(yù)防措施的執(zhí)行情況，環(huán)境因素的識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)控制及環(huán)境、安全管理方案的運(yùn)行情況。 設(shè)備部部提交設(shè)備設(shè)施狀況。 其他部門應(yīng)根據(jù)管理評(píng)審計(jì)劃要求，有針對(duì)性的提供相關(guān)資料。 公司企管部匯總以上材料，編制《管理評(píng) 審草案》，經(jīng)總經(jīng)理審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，提交管理評(píng)審會(huì)議。 會(huì)議議程 相關(guān)人員作評(píng)審輸入報(bào)告，對(duì)于存在和潛在的不合格項(xiàng)提出糾正和預(yù)防措施，與會(huì)人員就評(píng)審輸入討論，提出針對(duì)性的改進(jìn)意見。 管理者代表就所涉及的評(píng)審內(nèi)容做出結(jié)論，確定責(zé)任人及整改時(shí)間。 公司企管部負(fù)責(zé)做好評(píng)審會(huì)議記錄。 管理評(píng)審報(bào)告 體系的評(píng)審結(jié)論； 體系的運(yùn)行狀況； 要求采取的糾正和預(yù)防措施； 必要時(shí)對(duì)文件的修改要求； 必要時(shí)對(duì)方針目標(biāo)的修改要求。 公司企管 部編制《管理評(píng)審報(bào)告》，經(jīng)管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)， 14 確定分發(fā)范圍并發(fā)至各部門。 糾正、預(yù)防措施的實(shí)施和驗(yàn)證 確定相關(guān)責(zé)任部門實(shí)施糾正和預(yù)防措施。 生產(chǎn)技術(shù)部根據(jù)《糾正和預(yù)防措施控制程序》的要求，對(duì)糾正和預(yù)防措施的實(shí)施效果進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，做好相應(yīng)記錄，報(bào)管理者代表，作為下一次管理評(píng)審的輸入。 管理評(píng)審引起的文件更改，按《文件控制程序》規(guī)定執(zhí)行。 管理評(píng)審記錄由公司辦公室統(tǒng)一歸檔保管，記錄執(zhí)行《記錄控制程序》 4 記錄 《管理評(píng)審草案》 《管理評(píng)審報(bào)告》 《會(huì)議簽到表》 《管理評(píng)審記錄》 15 五、 人力資源控制程序 WD/QEOMSB0052017 1 范圍 對(duì)人力資源進(jìn)行有效的管理 ,以滿足工作要求。 本程序適用于公司所有與管理體系有關(guān)的人員。 2 職責(zé) 公司辦公室是本程序的歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)： a． 依據(jù)公司各部門人員需求進(jìn)行人員招聘， b. 組織編制各部門《崗位職責(zé)》，及各部門管理制度。 c．制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。 最高管理者負(fù)責(zé)批準(zhǔn)年度培訓(xùn)計(jì)劃及《崗位職責(zé)》和管理制度 . 公司內(nèi)其它部門是培訓(xùn)工作的協(xié)助部門，有 責(zé)任配合公司企管部的培訓(xùn)工作安排，并搞好本部門的培訓(xùn)工作。 3 程序內(nèi)容 人力資源配置 公司企管部組織編制各部門的 崗位職責(zé) 和管理制度。 經(jīng)審批后的 崗位職責(zé) 和管理制度交公司企管部作為人員選擇、安排和考評(píng)的主要依據(jù)。公司企管部可隨時(shí)對(duì)公司各部門員工進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考核 ,發(fā)現(xiàn)不能勝任本職工作的 ,需及時(shí)安排補(bǔ)充培訓(xùn)并考核 ,或轉(zhuǎn)換工作崗位 ,使其具備的能力與從事的工作相適應(yīng)。 培訓(xùn)計(jì)劃的制定及實(shí)施 公司所屬各部門，每年的 12 月份根據(jù)工作需要和各崗位任職要求書面提出本部門的 培訓(xùn)需求，報(bào)公司企管部。綜合各部門的培訓(xùn)需求，公司 辦公室根據(jù)實(shí)際工作需要制訂培訓(xùn)計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 16 每次培訓(xùn)填寫 《培訓(xùn)記錄表》 。 公司企管部將每個(gè)員工的培訓(xùn)記錄存檔 ,保存期為員工離職后一年。 計(jì)劃外培訓(xùn)可由相關(guān)部門以培訓(xùn)申請(qǐng)表的形式提出，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后 ,由相關(guān)部門組織實(shí)施 . 基本培訓(xùn)需求 新進(jìn)員工培訓(xùn)內(nèi)容包括 : 崗前基礎(chǔ)教育 :包括公司概況、規(guī)章制度、方針 (目標(biāo) )、安全、質(zhì)量、環(huán)境知識(shí)、企業(yè)文化等培訓(xùn)內(nèi)容 ,在入廠一個(gè)月內(nèi) ,由公司企管部組織，各 相關(guān)部門配合進(jìn)行； 技能培訓(xùn) :包括所在崗位相關(guān)作業(yè)文件注意事項(xiàng)相關(guān)設(shè)備性能、操作規(guī)程、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際作業(yè)及出現(xiàn)緊急情況時(shí)應(yīng)變的措施等培訓(xùn)內(nèi)容 ,由所在崗位部門負(fù)責(zé)人組織進(jìn)行。 轉(zhuǎn)崗人員培訓(xùn) :同 培訓(xùn)的有效性評(píng)價(jià) 每次培訓(xùn)后 ,都要進(jìn)行培訓(xùn)有效性評(píng)價(jià)。 一般通過(guò)考試的方式進(jìn)行。 資格認(rèn)可 計(jì)量器具檢定人員、內(nèi)審員、電工、電氣焊工、特種設(shè)備操作工、需經(jīng)國(guó)家有關(guān)部門培訓(xùn)發(fā)給資格證，持證上崗，并將資格證復(fù)印件交公 企管部 室存檔。 下列人員 由相關(guān)部門進(jìn)行資格認(rèn)可： a）專職質(zhì)檢員由質(zhì)量管理部根據(jù)崗位任職標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資格認(rèn)可，將《資格認(rèn)可登記表》交公司 企管部 保存。 17 b）特殊工序操作人員由生技科根據(jù)崗位任職標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行資格認(rèn)可，將《資格認(rèn)可登記表》交公司 企管部 保存。 4 相關(guān) /支持性文件 崗位職責(zé) 崗位管理制度 培訓(xùn)計(jì)劃 5 記錄 《培訓(xùn)記錄表》 18 六、顧客關(guān)系管理控制程序 WD/QEOMSB0062017 1 范圍 本程序規(guī)定了顧客溝通、服務(wù)及顧客關(guān)系的管理，目的是增強(qiáng)顧客關(guān)系管理 ,最大限度滿足顧客的要求。 本程序適用于銷售服務(wù)顧 客關(guān)系的管理。 2 職責(zé) 銷售部是歸口管理部門，負(fù)責(zé)顧客的聯(lián)系溝通和有關(guān)信息的反饋。 生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部及生產(chǎn)車間是配合部門，協(xié)助顧客信息的反饋、落實(shí)和處理。 3 工作程序 計(jì)劃供貨與產(chǎn)品發(fā)運(yùn) 銷售部?jī)?nèi)勤在接到客戶通知后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)客戶需求計(jì)劃向生技科提供規(guī)格產(chǎn)品的生產(chǎn)計(jì)劃通知書，特殊要求的要注明；特殊情況進(jìn)行合同評(píng)審，以便提前安排生產(chǎn)，保證按期交貨。 每日根據(jù)合同 /顧客要求及銷售員電話通知，安排產(chǎn)品汽運(yùn)發(fā)車計(jì)劃。 顧客需要檢驗(yàn)報(bào)告的，應(yīng)提前到質(zhì)量管理部領(lǐng)取。 顧客溝通 銷售部各片代表，一般情況下每半年一次對(duì)本片顧客采用走訪或其他方式進(jìn)行問詢和溝通 ,了解產(chǎn)品使用情況和顧客提出的建議，及時(shí)解決和處理在產(chǎn)品使用中遇到的有關(guān)問題 ,并填寫有關(guān)記錄。 在顧客聯(lián)系溝通過(guò)程中的質(zhì)量信息 ,由銷售部填制“ 質(zhì)量信息反饋傳遞表”傳遞到有關(guān)職能部門。 顧客滿意度測(cè)量 19 銷售部每年年底組織一次對(duì)顧客使用產(chǎn)品的質(zhì)量、包裝、供貨等方面的要求及產(chǎn)品的適用性，產(chǎn)品的發(fā)展方向提出建議和意見，填制“顧客意見征求表”。由銷售員帶給顧客，顧客有關(guān)部門填寫并簽字蓋章后 ，由銷售員帶回。 銷售部根據(jù)調(diào)查的內(nèi)容和對(duì)象設(shè)計(jì)簡(jiǎn)單易 懂的“顧客意見征求表”， 使顧客易于根據(jù)自己的使用情況做出評(píng)價(jià)。 銷售部根據(jù)調(diào)查設(shè)計(jì)的內(nèi)容，確定調(diào)查范圍，保證調(diào)查結(jié)果客觀公正。并將“顧客意見征求表”分發(fā)到負(fù)責(zé)的銷售員。 銷銷售部收集銷售員返回的“顧客意見征求表”，將顧客意見和建議，傳遞質(zhì)量管理部等相關(guān)部門。 銷售部每月對(duì)顧客反饋的質(zhì)量問題和各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為測(cè)量顧客滿意度的重要內(nèi)容。 由生產(chǎn)技術(shù)部進(jìn)行分析，確定顧客的需求和期望以及公司需改進(jìn)的方面和責(zé)任部門。由責(zé)任部門從人員、設(shè)備、工藝技術(shù)、生產(chǎn)環(huán)境、運(yùn)輸、檢驗(yàn)和服務(wù)等方面，分析原因并采取相應(yīng)的措施，力爭(zhēng)滿足顧客需求，并超越顧客期望。 4 記錄 《質(zhì)量信息反饋傳遞表》，相關(guān)部門保存，期限為兩年。 《顧客意見征求表》 ,銷售部門保存，期限為兩年。 《產(chǎn)品發(fā)貨臺(tái)帳》 ,銷售部門保存，期限為兩年。 20 七、采購(gòu)控制程序 WD/QEOMSB0072017 1 范圍 有效控制采購(gòu)過(guò)程，對(duì)供方進(jìn)行選擇評(píng)價(jià)，保證所采購(gòu)的產(chǎn)品符合產(chǎn)品質(zhì)量及環(huán)保規(guī)定的要求。 本程序適用于原紙、主要輔助材料、備品備件等 的采購(gòu)控制。 2 職責(zé) 采購(gòu)部 負(fù)責(zé)會(huì)同生產(chǎn)技術(shù)部、質(zhì)量管理部對(duì)供方的開發(fā)、評(píng)審與選擇。 負(fù)責(zé) 原紙、輔助材料、備品備件等的采購(gòu)實(shí)施。 負(fù)責(zé)供方樣品接收及測(cè)試追溯。 負(fù)責(zé)采購(gòu)資料及文件存檔整理。 生產(chǎn)技術(shù)部、公司辦、質(zhì)量管理部參與對(duì)供方的評(píng)審與選擇。 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《合格供方名錄》 副總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)《合格供方名錄》 3 程序內(nèi)容 采購(gòu)原則 執(zhí)行國(guó)家各項(xiàng)物資政策，遵守公司有關(guān)部門物資采購(gòu)規(guī)定，力爭(zhēng)就地、就近、保質(zhì)保量采購(gòu)，執(zhí)行“廠家進(jìn) 貨優(yōu)于市場(chǎng)采購(gòu)、批發(fā)采購(gòu)優(yōu)于零星采購(gòu)的原則”。 物資采購(gòu)執(zhí)行“五清楚”、“六不購(gòu)”原則。五清楚：名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì)量清楚；六不購(gòu)：無(wú)計(jì)劃、超計(jì)劃、價(jià)格不合理、型號(hào)規(guī)格不符、質(zhì)量不合格和安全、環(huán)保性能達(dá)不到要求不采購(gòu)。 采購(gòu)物品的分類 21 A 類：主要原材料（原紙、油墨）能導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不合格。 B 類：生產(chǎn)用輔助材料（水墨、備品備件、輔助材料等）能導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量一般不合格。 供方資格評(píng)定 新供方書面向我公司提出供貨申請(qǐng)后，如現(xiàn)有供方不能滿足公司需求，須選擇新供方時(shí)，由采購(gòu)部組 織公司辦、生產(chǎn)技術(shù)部、質(zhì)量管理部進(jìn)行資格評(píng)定。 公司辦審核其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等是否齊全，屬特種行業(yè)的需審核特種行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可證。 生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)審核其生產(chǎn)使用情況是否達(dá)到我公司要求。 質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)審核其質(zhì)量指標(biāo)是否符合我公司質(zhì)量環(huán)境管理有關(guān)要求。 審核后，各部門主管在《供方評(píng)定記錄表》上簽署