【正文】 ，保管在專門的檔案庫房內(nèi)，并且按統(tǒng)一的分類原則進(jìn)行編目，排架，按統(tǒng)一的制度提供利用。如將會計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門的庫房，科技檔案存放在科研部門的檔案庫房等。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛運(yùn)用，第二種形式的集中管理會越來越普遍。定期一般分為30年、10年。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關(guān)規(guī)定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價值的文書檔案得到有效保管和保護(hù)，為國家積累歷史和文化財(cái)富。特別講到的是定期保管的檔案要實(shí)行標(biāo)時制，必須注明保管年限是10年還是30年，不能標(biāo)“定期”。以前的“長期”、“短期”是個模糊的概念。主要指規(guī)范性文件。(二)本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。(三)本機(jī)關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。如市檔案局報(bào)市政府關(guān)于區(qū)市縣綜合檔案館館庫面積標(biāo)準(zhǔn)的請示與市政府的批復(fù)等文件材料應(yīng)為永久。(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。如財(cái)政局收到的財(cái)政部制發(fā)的《金融企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)劃》應(yīng)為永久。劃分永久時，需要注意以下問題：，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級機(jī)關(guān)的文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。（二）本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。如國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。如8號令，如不需辦理的就不歸檔。如機(jī)關(guān)檔案移交進(jìn)館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復(fù)意見的復(fù)函。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。有的涉及到了檔案保管期限，如財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合制定的《會計(jì)檔案管理辦法》，既有會計(jì)文件材料的歸檔范圍，又有會計(jì)檔案的標(biāo)時保管期限。這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應(yīng)把握以下原則：國家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會計(jì)檔案、基建檔案。第十條機(jī)關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔。本條主要是對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求。因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。無紙化辦公處理方法：第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。《檔案法實(shí)施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復(fù)制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標(biāo)記，才具有與檔案原件同等效力。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復(fù)進(jìn)館，同時也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行?，F(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時廢止。具體的執(zhí)行時間后面再講。要做到以下幾點(diǎn)：１、認(rèn)真理解國家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。我們在指導(dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。如勞動人事工資管理政策性文件。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。擬寫條款時要盡量包含一個部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確?！氨緳C(jī)關(guān)的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫，并且應(yīng)寫明關(guān)于什么問題的請示、批復(fù)。重大活動、重要事件檔案，要納入檔案管理。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。注重文件之間的必然聯(lián)系。還有如請示和批復(fù)都要同時歸檔。三、劃分保管期限時需要注意的幾個問題同一會議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。受到縣級以上表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。通報(bào)批評10年，沒有結(jié)果的，不歸檔。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。從根本上說，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點(diǎn)，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚龍混雜”。第五章 成都市的貫徹實(shí)施意見2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國家檔案局8號令，結(jié)合我市實(shí)際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實(shí)施意見》一、對文件材料歸檔范圍的要求國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時，必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號四、市級機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報(bào)送市檔案局審查同意后執(zhí)行。五、編制要求和格式。因?yàn)樾碌谋９芷谙薇硎前磧?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來編，涉及到每一個部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)市檔案局。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。各級機(jī)關(guān)在報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料