【正文】 政管理部門。三、各級機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。因?yàn)椋瑥谋９車覚n案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會的檔案就基本齊了。各機(jī)關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。市委、市政府專門就重大活動、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個文件（成委發(fā)[2005]46號文件）從寬從長保存特色檔案。國家局8號令是針對全國各級部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個單位哪些重要、哪些一般應(yīng)該是清晰的。第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準(zhǔn)備工作建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。各機(jī)關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行。這條規(guī)定明確了機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦機(jī)關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機(jī)關(guān)對檔案保管期限的劃分高于其他機(jī)關(guān)，如辦會、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。（九）下級機(jī)關(guān)報送的或以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報告等文件材料。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。 具體來說，各單位黨組、行政辦公會議記錄和紀(jì)要，黨員、職工名冊，統(tǒng)計(jì)報表，每年的工作會議，以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料、獲縣處級以上先進(jìn)獎勵，受警告以上處分，人事任免、機(jī)構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導(dǎo)批示的材料等則劃為永久。各單位的綜合性的總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報表。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。第六條機(jī)關(guān)文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。這一條規(guī)定了機(jī)關(guān)歸檔文件材料的流向、管理主體、機(jī)關(guān)檔案部門處理歸檔文件材料的職責(zé)。（四）其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價值的文件材料。第三條 機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍是：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料。軍隊(duì)系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。３、充分體現(xiàn)“以我為主”的原則，突出立檔單位的主體地位和主要職能。（2）一般性業(yè)務(wù)文件、機(jī)關(guān)工作共性文件可定為30年。（9）上級單位制發(fā)的屬于本單位主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；例如：?國家檔案局關(guān)于印發(fā)?關(guān)于加強(qiáng)民生工作的意見?的通知? ?湖北省重大活動檔案管理試行辦法?（省政府令第322號）（10）同級單位、下級單位關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本單位的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。例如：? ?湖北省檔案局關(guān)于報送2009年檔案館室基本情況調(diào)查表的通知? ?（3）聲像文件材料缺少要素。（2）白頭文件材料沒歸檔。有關(guān)工作參考的文件材料；(三)同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；例如：?市委辦公室市政府辦公室關(guān)于在市直單位開展“送溫暖、獻(xiàn)愛心”社會捐贈活動的通知??市委辦公室關(guān)于認(rèn)真做好2009黨內(nèi)文件清理清退工作的通知?、?市財(cái)政局關(guān)于編制2010年市直部門預(yù)算的通知? ?孝感市檔案局關(guān)于舉辦檔案人員崗位培訓(xùn)班的通知?(四)下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。例如：?湖北省檔案局（館）黨組關(guān)于調(diào)整局（館）領(lǐng)導(dǎo)分工的通知?（鄂檔黨字[2009]29號）上級單位征求意見的未定稿文件。表列第四類的文件材料分類體系、歸檔范圍及期限劃分均與第二第三類中各類共有項(xiàng)相同，列表從略。西峰區(qū)北街幼兒園內(nèi)設(shè)辦公室、教務(wù)室、總務(wù)室三個辦公室。本方案由西峰區(qū)北街幼兒園制定，西峰區(qū)檔案局審定，從2006文件整理文檔起實(shí)行，并歸入檔案盒，和個歸檔文件目錄夾保管使用。無查考利用價值的事務(wù)性、臨時性文件。需要?dú)w檔的外單位文件材料有：一是本單位需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)政策性文件； 二是涉及本單位職能或業(yè)務(wù)的文件； 三是涉及本單位人和事的的文件歸； 四是文頭主送機(jī)關(guān)為本單位的文件。?（3）專業(yè)文件材料沒歸檔。?六、電子政務(wù)協(xié)同辦公平臺運(yùn)行后文件歸檔要求? ?中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳關(guān)于印發(fā)?電子文件管理暫行辦法?的通知?（廳字[2009]39號）? 國家標(biāo)準(zhǔn)?電子文件歸檔與管理規(guī)范?? 都規(guī)定：具有永久保存價值或者其他重要價值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時歸檔。例如：?安陸市檔案局關(guān)于安陸市煙草專賣局丟失檔案違法事件的報告?（6）聯(lián)合發(fā)文的，協(xié)辦單位保管30年。? 換一個角度說：? 第一，永久保管的檔案一般只有本單位的文件和上級的重要文件； ? 第二，30年保管的檔案一般只有本單位的文件；? 第三，10年保管的檔案一般是同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的文件和上級機(jī)關(guān)一般的業(yè)務(wù)文件，以及本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性文件。同時調(diào)整了一些文件材料的保管期限。制定的《規(guī)定》的主要依據(jù)是《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》和有關(guān)法規(guī)。如房屋買賣、土地征用、合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等方面的材料。這四款原則只是我們判斷機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍的價值標(biāo)準(zhǔn)，而不是具體的歸檔范圍。即將各單位經(jīng)過整理并移交過來的檔案，由專人負(fù)責(zé)，保管在專門的檔案庫房內(nèi)，并且按統(tǒng)一的分類原則進(jìn)行編目，排架，按統(tǒng)一的制度提供利用。一般來說，永久保管的文書檔案要按有關(guān)規(guī)定向國家檔案館移交，以確保有永久保存價值的文書檔案得到有效保管和保護(hù)，為國家積累歷史和文化財(cái)富。(二)本機(jī)關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。(六)本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。（二）本機(jī)關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。如國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。有的涉及到了檔案保管期限，如財(cái)政部和國家檔案局聯(lián)合制定的《會計(jì)檔案管理辦法》，既有會計(jì)文件材料的歸檔范圍，又有會計(jì)檔案的標(biāo)時保管期限。因?yàn)槲覀儸F(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展相當(dāng)快，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機(jī)關(guān)應(yīng)遵循職責(zé)分管的原則。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體。我們在指導(dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。注重文件之間的必然聯(lián)系。受到縣級以上表彰、獎勵的先進(jìn)單位、勞動模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。從根本上說，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點(diǎn)，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚龍混雜”。五、編制要求和格式