【正文】 期保管的文書檔案主要由機關(guān)自己留存，備機關(guān)日常查考利用。特別講到的是定期保管的檔案要實行標時制，必須注明保管年限是10年還是30年，不能標“定期”。這樣要求的目的主要是便于機關(guān)對到期檔案進行鑒定銷毀。以前的“長期”、“短期”是個模糊的概念。第七條永久保管的文書檔案主要包括：(一)本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料。主要指規(guī)范性文件。如國家檔案局8號令，這份文件屬部門行政規(guī)章，具有法律效力，國家檔案局應(yīng)將其作為永久檔案保管。(二)本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。民政工作會、衛(wèi)生工作會，包括請示、主管領(lǐng)導批示、通知、名單、日程、會議主報告等文件材料都要永久保管。(三)本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。(四)本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等。如市檔案局報市政府關(guān)于區(qū)市縣綜合檔案館館庫面積標準的請示與市政府的批復等文件材料應(yīng)為永久。各單位的綜合性的總結(jié)、統(tǒng)計報表。(五)本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料。所有的人事任免文件。(六)本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。(七)上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料。如財政局收到的財政部制發(fā)的《金融企業(yè)財務(wù)規(guī)劃》應(yīng)為永久。(八)同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。劃分永久時，需要注意以下問題：，本單位自己形成的文件材料的保管期限應(yīng)該高于上級機關(guān)的文件材料。 具體來說，各單位黨組、行政辦公會議記錄和紀要，黨員、職工名冊，統(tǒng)計報表，每年的工作會議，以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料、獲縣處級以上先進獎勵，受警告以上處分，人事任免、機構(gòu)設(shè)置、有領(lǐng)導批示的材料等則劃為永久。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。如業(yè)務(wù)培訓、經(jīng)費開支等。（二）本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。如一般的業(yè)務(wù)研討會、專題座談會、七一聯(lián)歡活動等。（三）本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。如通知考試文件、人事工作的制度、考核獎勵辦法等。（四）本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料。如職工福利、安全保衛(wèi)工作的文件材料。（五）本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。如關(guān)于增加車輛配置的請示與上級的批復、以下總結(jié)、單項統(tǒng)計材料、干部廉潔自律工作情況統(tǒng)計表（六）上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料。如國家檔案局關(guān)于汛期檔案安全工作的通知。（七）上級機關(guān)和同級機關(guān)制發(fā)的非本機關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料。如8號令，如不需辦理的就不歸檔。（八）同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。如機關(guān)檔案移交進館、檔案規(guī)范化管理體制的函和批復意見的復函。（九）下級機關(guān)報送的或以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。第九條機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。我國現(xiàn)有各種專門檔案管理辦法、規(guī)定近30種，有的辦法或規(guī)定涉及到了文件材料歸檔范圍，如中組部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《干部檔案工作條例》、勞動部和國家檔案局聯(lián)合制定的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》中包含了人事文件材料的歸檔內(nèi)容。有的涉及到了檔案保管期限，如財政部和國家檔案局聯(lián)合制定的《會計檔案管理辦法》，既有會計文件材料的歸檔范圍，又有會計檔案的標時保管期限。還有建設(shè)部和國家檔案局聯(lián)合制定的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》標明了基建檔案的歸檔范圍和檔案保管期限，具有較強的針對性和實用性。這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應(yīng)把握以下原則：國家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會計檔案、基建檔案。國家沒有規(guī)定的，參考已有的文書和專門檔案的規(guī)定。第十條機關(guān)對應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應(yīng)歸檔。機關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔。本條主要是對電子文件歸檔時的組成要件提出了特殊要求。這里講的元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件等信息。因為我們現(xiàn)在的網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)發(fā)展相當快，如果不對電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進行歸檔，一段時間后，這些電子文件極有可能成為死文件，無法打開。同樣，照片檔案也是如此，在歸檔范圍中還須明確，要將該照片的文字說明一并歸檔這條還規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件，在機關(guān)文書處理過程中，包含有擬辦、批辦、審核、簽發(fā)等不同的內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過程，我們在歸檔時，就應(yīng)當將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本一并歸檔。無紙化辦公處理方法：第十一條機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關(guān)歸檔，其他機關(guān)將相應(yīng)的復制件或其他形式的副本歸檔。大家知道，原件與副本、復制件在法律地位上是有區(qū)別的?！稒n案法實施辦法》第二十一條規(guī)定，檔案的復制件載有收藏單位法定代表人的簽名或印章標記，才具有與檔案原件同等效力。這條規(guī)定明確了機關(guān)聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料如何歸檔的問題，大家需要注意的是主辦機關(guān)和協(xié)辦機關(guān)雖然歸檔內(nèi)容相同，但在檔案保管期限劃分上是不同的，主辦機關(guān)對檔案保管期限的劃分高于其他機關(guān)，如辦會、辦文中，協(xié)辦的都不劃為永久，未通過的會議文件也不劃為永久。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來檔案重復進館，同時也便于協(xié)辦機關(guān)工作查考利用。按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，省級以上檔案館應(yīng)接收同級機關(guān)永久保管的檔案，通過對主辦機關(guān)、協(xié)辦機關(guān)歸檔的內(nèi)容相同的文件材料保管期限的調(diào)整，來有效控制內(nèi)容相同檔案的重復進館問題。另外，以各級黨委辦公廳、政府辦公廳名義聯(lián)合發(fā)文或召開會議，確定主辦機關(guān)應(yīng)遵循職責分管的原則。第十二條各機關(guān)應(yīng)根據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本機關(guān)職能和各部門工作實際，編制本機關(guān)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，經(jīng)同級檔案行政管理部門審查同意后執(zhí)行。有垂直領(lǐng)導關(guān)系的中央、國家機關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國家檔案局審查同意后執(zhí)行。這次各機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的編制工作與以往不同，以往各機關(guān)制定的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表經(jīng)本機關(guān)領(lǐng)導批準后即可執(zhí)行，只報同級檔案局備案?，F(xiàn)在是以“審批制”代替“備案制”。各機關(guān)編制的期限表，須經(jīng)同級檔案局審查同意后才能執(zhí)行。第十三條在編制本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時，應(yīng)全面分析和鑒別本機關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實作用和歷史作用，準確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。這條要求各機關(guān)在編制保管期限表時，要結(jié)合單位職能來制定，我們審批時，也要求各單位把你們的“三定方案”一并送交。第十四條本規(guī)定適用于各級黨政機關(guān)和人民團體。軍隊系統(tǒng)、民主黨派、企業(yè)事業(yè)單位可參照執(zhí)行。第十五條本規(guī)定