【正文】 自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止?！兑?guī)定》雖然從發(fā)布之日起施行，但對于一個(gè)機(jī)關(guān)來講，按照《規(guī)定》實(shí)施的相關(guān)程序，一個(gè)機(jī)關(guān)編制的保管期限表要經(jīng)同級(jí)檔案局審查同意后才能執(zhí)行，因此，當(dāng)新的保管期限表沒有獲得審定前，只能沿用以前的老規(guī)定。具體的執(zhí)行時(shí)間后面再講。第三章 如何擬訂機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍及保管期限一、做好前期準(zhǔn)備工作建立機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，是一個(gè)機(jī)關(guān)科學(xué)合理、系統(tǒng)完整甄別文件價(jià)值、劃分保管期限的標(biāo)準(zhǔn)性文件，是每個(gè)單位檔案工作中必不可少的檔案業(yè)務(wù)文件，也是各單位必須要建立的一項(xiàng)重要制度。要做到以下幾點(diǎn)：１、認(rèn)真理解國家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。二、擬訂文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)當(dāng)遵循的原則嚴(yán)格控制普發(fā)文件。我們在指導(dǎo)工作中，發(fā)現(xiàn)大量的普發(fā)文件很多單位都?xì)w檔了，這就會(huì)造成檔案館出現(xiàn)大量重份文件。這里明確一點(diǎn)，對于普發(fā)性文件，除了上級(jí)主管業(yè)務(wù)部門印發(fā)的必須貫徹執(zhí)行的規(guī)范性指導(dǎo)性文件劃永久外，其余的最多劃10年，或者不歸檔。如勞動(dòng)人事工資管理政策性文件。堅(jiān)持 “宜細(xì)不宜粗”的原則，條款的擬制盡量不使用“重要的”、“一般的”等模糊詞。一定是內(nèi)容加文種的形式來表述。國家局8號(hào)令是針對全國各級(jí)部門的規(guī)范性文件，只能用重要的、一般的，具體到每個(gè)單位哪些重要、哪些一般應(yīng)該是清晰的。擬寫條款時(shí)要盡量包含一個(gè)部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。因?yàn)楸碇贫ê?，是不能隨意修改的。條款擬寫應(yīng)盡量準(zhǔn)確。如“上級(jí)方針、政策性文件”的條款，應(yīng)改為“上級(jí)關(guān)于某項(xiàng)工作方針、政策的文件材料”?！氨緳C(jī)關(guān)的請示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫，并且應(yīng)寫明關(guān)于什么問題的請示、批復(fù)?！皣屹Y產(chǎn)管理文件材料”很籠統(tǒng)，應(yīng)寫明“國家資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）文件材料。重大活動(dòng)、重要事件檔案，要納入檔案管理。市委、市政府專門就重大活動(dòng)、重要事件檔案管理工作發(fā)了一個(gè)文件（成委發(fā)[2005]46號(hào)文件）從寬從長保存特色檔案。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果。比如非典、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等等。注重文件之間的必然聯(lián)系。劃分檔案保管期限時(shí)，要考慮文件之間的邏輯關(guān)系，如一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)的檔案在歸檔時(shí)都要全面考慮。還有如請示和批復(fù)都要同時(shí)歸檔。沒有批復(fù)的請示劃10年，有批復(fù)的請示根據(jù)文件的重要程度確定保管期限。三、劃分保管期限時(shí)需要注意的幾個(gè)問題同一會(huì)議形成的文件材料應(yīng)區(qū)分不同的保管期限。各機(jī)關(guān)對人大議案及答復(fù)、政協(xié)提案及辦理結(jié)果定為永久。以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。領(lǐng)導(dǎo)出國或出境訪問考察、參加國際會(huì)議、接待來訪等外事活動(dòng)形成的文件材料，在歸檔時(shí)應(yīng)對不同價(jià)值的文件材料劃分不同保管期限。受到縣級(jí)以上表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件材料，為永久；縣級(jí)以下表彰、內(nèi)部表彰為30年。處分材料及紀(jì)檢、監(jiān)察工作形成的材料按處分結(jié)果劃分保管期限：處理結(jié)果為警告的劃為30年，處理結(jié)果為警告以上的，劃為永久。通報(bào)批評(píng)10年，沒有結(jié)果的，不歸檔。機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算和財(cái)務(wù)報(bào)告及同級(jí)財(cái)政部門的批復(fù)可以一并劃為永久。四、注意區(qū)分“重要的”和“一般的”文件材料1．看作者：在反映同一問題的文件中，作者為本機(jī)關(guān)比外機(jī)關(guān)的重要。因?yàn)椋瑥谋９車覚n案資源的角度，各機(jī)關(guān)把自身的文件管理好，國家綜合檔案館保管的全社會(huì)的檔案就基本齊了。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。2．看內(nèi)容：反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的比反映非主要職能活動(dòng)的重要；方針政策性的比一般事務(wù)性的重要；反映本機(jī)關(guān)全局性工作的比反映局部工作的重要；反映本機(jī)關(guān)中心工作的比反映日常工作的重要；反映本機(jī)關(guān)典型問題的比反映一般問題的重要；有針對性、依據(jù)性的比普發(fā)性、參考性的重要；有時(shí)效性的比沒有時(shí)效性的重要。從根本上說，我們考慮機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限問題的出發(fā)點(diǎn)，是既要防止因“有檔不歸”而喪失必要的歷史記錄和歷史憑證，又要防止“有文必檔”、“有文皆永久”而造成館藏檔案不必要的“重復(fù)和魚龍混雜”。由此出發(fā)，區(qū)分“重要”與“一般”就是要判斷歸檔文件內(nèi)容與本機(jī)關(guān)的關(guān)聯(lián)程度、檔案信息利用的回溯時(shí)效，把握好期限確定的“度”，相對準(zhǔn)確地劃定“重要”與“一般”的界線。第五章 成都市的貫徹實(shí)施意見2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國家檔案局8號(hào)令，結(jié)合我市實(shí)際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實(shí)施意見》一、對文件材料歸檔范圍的要求國家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們在擬訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時(shí)，必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。二、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案保管期限劃分為永久和定期兩種，其中，永久保管期限檔案應(yīng)按期向同級(jí)綜合檔案館移交。2007年以前形成的文書檔案保管期限劃分按原規(guī)定執(zhí)行。三、各級(jí)機(jī)關(guān)2007年及以后形成的文書檔案，按永久、30年、10年分別進(jìn)行排列和編目。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號(hào)，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號(hào)四、市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報(bào)送市檔案局審查同意后執(zhí)行。機(jī)構(gòu)合并、分設(shè)或職能發(fā)生變化時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)要及時(shí)重新修訂本單位文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門審查。五、編制要求和格式。這次編制文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表應(yīng)該由各單位辦公室來組織完成，而不是檔案人員一個(gè)人的事。因?yàn)樾碌谋９芷谙薇硎前磧?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來編，涉及到每一個(gè)部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)市檔案局。編制格式就是這樣三個(gè)項(xiàng)目。機(jī)構(gòu)、歸檔范圍、保管期限。八、各級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須填制《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表審查申報(bào)表》，一式兩份，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核、蓋章后報(bào)送同級(jí)檔案行政管理部門。各級(jí)機(jī)關(guān)在報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時(shí)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。