歸檔文件整理課件-資料下載頁
2024-08-24 23:32本頁面
【正文】 4 2022 5 永久 全宗號 年度 室編件號 機(jī)構(gòu) /問題 保管期限 館編件號 編號 由檔案室將歸檔章的 各個(gè)項(xiàng)目依次填寫； (1)全宗號：是指檔案館給 立檔單位編制的代號。 (2)年度：是指文件形成年度， 以 4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元 紀(jì)年，如“ 2022”。 (3)保管期限：是指文件在歸檔時(shí) 劃定的保管期限，直接標(biāo)注 “永久”、“ 30年”、“ 10年”。 (4)機(jī)構(gòu)（問題）：是指作為分類 方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱 或規(guī)范化簡稱。不設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）的 立檔單位此項(xiàng)可空。 (5)件號：件號又分為室編件號 和館編件號兩種。室編件號 按文件排列順序按年逐件編流水號。 (6)頁數(shù)：是指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。 (7)填寫歸檔章內(nèi)項(xiàng)目時(shí)， 應(yīng)使用碳素墨水 等符合檔案保護(hù)要求的書寫材料， 禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等 不耐久的書寫材料。 2022年 2022年 2022年 2022年 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 （ 1— 150件） （ 1— 240件） （ 1— 158件） （ 1— 89件） 檔案排列編號示意圖 （同一保管期限內(nèi)跨年度排列 ,件號每年從 1開始編制） 編制歸檔文件目錄 歸檔文件目錄包括以下內(nèi)容： 件號：填寫室編件號。 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者一般應(yīng)使用全稱或通用簡稱，不能使用“本局”、“本部”等簡稱；聯(lián)合發(fā)文一般應(yīng)將所有責(zé)任者照實(shí)抄錄，責(zé)任者過多時(shí)可適當(dāng)省略，但立檔單位是責(zé)任者的必須抄錄。 文號：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。 題名：文件標(biāo)題。文件沒有題名或題名不規(guī)范，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“ [ ]”號。 日期：文件的形成時(shí)間。具體填寫日期要用 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如： 20220416。 頁數(shù)：填寫每件歸檔文件的實(shí)際頁數(shù)。指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。 備注：填寫歸檔文件需補(bǔ)充和說明的情況，如缺損、修改、移出、銷毀、插入文件等。 歸檔文件目錄 056永久 20220005 （全宗號 保管期限年度 盒號） 件號 責(zé)任者 文號 題 名 日期 頁數(shù) 備注 1 成都市政府目標(biāo)辦 成府目督發(fā)[1997]03號 關(guān)于一九九六年年終目標(biāo)考核獎勵的通知 19970224 2 歸檔文件目錄及封面格式 歸檔文件目錄及封面用紙尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型297mm 210mm（長 寬）。歸檔文件目錄原則上采用豎式。歸檔文件目錄應(yīng)置于盒內(nèi)文件前面。 填寫歸檔文件目錄時(shí)，可使用紫晶文檔管理軟件生成并打印出目錄。 歸檔文件目錄右上角需錄入檔號，檔案格式為： 全宗號 保管期限年度機(jī)構(gòu) 盒號。 盒號為四位數(shù)，從 0001開始編制。例：054永久 20220124 歸檔文件目錄的編制。歸檔文件目錄采用按年度、保管期限編制。如 2022年歸檔文件目錄按永久、長期、短期分別裝訂成冊；對文件較少的單位，可按保管期限、年度編制歸檔文件目錄。 歸檔文件目錄封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。（見圖） 歸檔文件目錄封面 歸檔文件目錄 *全宗名稱：成都市檔案局 *年 度： 2022年 2022年 *保管期限：永久 機(jī)構(gòu) /問題： 10 ①按順序?qū)⑽募来窝b入 檔案盒中，盒滿另裝； ②填寫盒內(nèi) 《 備考表 》 。 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括 盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期 。 ③填寫檔案盒封面、盒脊的項(xiàng)目。檔案盒封面 應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同， 在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、 起止件號、盒號等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。 其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號， 中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號， 同一保管期限的檔案盒排一個(gè)流水號。 ④按檔案盒順序依次排架。 ? 檔案盒脊格式 全宗號 年 度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） 起 止 件 號 室 館 盒 號 擬寫檔案盒封面 中共成都市委宣傳部 056 2022 永久 1 112 112 卷內(nèi)備考表 卷 內(nèi) 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說明 : 整理人： 檢查人： 年月日 1 排列上架 檔案的排列方式 文書檔案 （永久） 文書檔案 （ 30年） 文書檔案 （ 10年）
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