【正文】 各級(jí)機(jī)關(guān)在報(bào)送文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，須提交電子文本和紙質(zhì)文本各一份，同時(shí)報(bào)送一套完整、準(zhǔn)確反映本單位主要職能、歷史沿革、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)及其職能的文字材料。因?yàn)樾碌谋９芷谙薇硎前磧?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)來(lái)編，涉及到每一個(gè)部門，具體編制方法由辦公室牽頭，由各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)提出本部門的歸檔范圍和保管期限，交辦公室匯總后再反饋到各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)反復(fù)征求意見，討論修改，最后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)市檔案局。其中，屬永久保存的檔案，接續(xù)原永久檔案編寫盒號(hào)，屬30年、10年保存的檔案，分別從“1”開始新編盒號(hào)四、市級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《規(guī)定》精神，結(jié)合本單位職能，重新制定文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，于今年10月底前報(bào)送市檔案局審查同意后執(zhí)行。第五章 成都市的貫徹實(shí)施意見2007年3月29日，成都市檔案局根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令，結(jié)合我市實(shí)際，制定了《成都市檔案局關(guān)于貫徹國(guó)家檔案局〈機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定〉的實(shí)施意見》一、對(duì)文件材料歸檔范圍的要求國(guó)家檔案局的新《規(guī)定》明確要求所歸檔的范圍是“機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄”因此，我們?cè)跀M訂本機(jī)關(guān)歸檔范圍時(shí)，必須將本機(jī)關(guān)各種門類和載體的檔案，全部納入進(jìn)去。另外，以機(jī)關(guān)名義發(fā)文比以內(nèi)部機(jī)構(gòu)名義發(fā)文重要；主要職能部門形成的比一般事務(wù)部門形成的重要；直屬上下級(jí)機(jī)關(guān)形成的比不相隸屬機(jī)關(guān)形成的重要；作者為高層機(jī)關(guān)的比基層機(jī)關(guān)的重要。通報(bào)批評(píng)10年，沒有結(jié)果的，不歸檔。以下計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料是否歸檔應(yīng)視機(jī)關(guān)主要職能而定。還有如請(qǐng)示和批復(fù)都要同時(shí)歸檔。這里主要是指一些特殊事件、特殊人物、特殊成果?！氨緳C(jī)關(guān)的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示”應(yīng)分條編寫，并且應(yīng)寫明關(guān)于什么問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)。擬寫條款時(shí)要盡量包含一個(gè)部門的所有工作內(nèi)容，有的工作今年沒有，但只要是職能范圍內(nèi)的，也一定要寫上。如勞動(dòng)人事工資管理政策性文件。要做到以下幾點(diǎn)：１、認(rèn)真理解國(guó)家檔案局頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》，吃透《規(guī)定》的要求，把握《規(guī)定》的實(shí)質(zhì)精神；２、了解掌握本單位及各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的職能、性質(zhì)、工作范圍、工作程序、形成文件的種類、數(shù)量、載體情況等；３、結(jié)合本單位實(shí)際情況，體現(xiàn)本單位的職能特點(diǎn)，圍繞與主要職能相關(guān)的內(nèi)容制定條款。第十五條本規(guī)定自頒布之日起施行，1987年頒發(fā)的《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》同時(shí)廢止。第十三條在編制本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表時(shí)，應(yīng)全面分析和鑒別本機(jī)關(guān)或本系統(tǒng)文件材料的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，準(zhǔn)確界定文件材料的歸檔范圍和劃分檔案保管期限。有垂直領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)應(yīng)依據(jù)本規(guī)定，結(jié)合本系統(tǒng)工作實(shí)際，編制本系統(tǒng)的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，并經(jīng)國(guó)家檔案局審查同意后執(zhí)行。這樣規(guī)定的目的主要是為了避免將來(lái)檔案重復(fù)進(jìn)館，同時(shí)也便于協(xié)辦機(jī)關(guān)工作查考利用。無(wú)紙化辦公處理方法：第十一條機(jī)關(guān)聯(lián)合召開會(huì)議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，其他機(jī)關(guān)將相應(yīng)的復(fù)制件或其他形式的副本歸檔。本條主要是對(duì)電子文件歸檔時(shí)的組成要件提出了特殊要求。這里還要提醒一下，并不是所有門類的檔案國(guó)家都有歸檔范圍和保管期限的規(guī)定，我們具體操作中應(yīng)把握以下原則：國(guó)家有規(guī)定的，按現(xiàn)有規(guī)定執(zhí)行，如會(huì)計(jì)檔案、基建檔案。第九條機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如8號(hào)令，如不需辦理的就不歸檔。（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料。第八條定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料。如財(cái)政局收到的財(cái)政部制發(fā)的《金融企業(yè)財(cái)務(wù)規(guī)劃》應(yīng)為永久。(五)本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。(三)本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料。主要指規(guī)范性文件。特別講到的是定期保管的檔案要實(shí)行標(biāo)時(shí)制，必須注明保管年限是10年還是30年，不能標(biāo)“定期”。定期一般分為30年、10年。如將會(huì)計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門的庫(kù)房，科技檔案存放在科研部門的檔案庫(kù)房等。各機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔的文件材料，要實(shí)行集中統(tǒng)一管理。同第三條不同，歸檔范圍是四款原則規(guī)定，而不歸檔范圍是四條具體的規(guī)定，是具有操作性的，這里需要提醒的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對(duì)稿雖然不歸檔，但重要的法律、法規(guī)的歷次修改稿、有黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人重要修改意見和批示、指示的稿本應(yīng)屬機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍。《規(guī)定》對(duì)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍只是作了上述四款原則上的區(qū)分，原因在于機(jī)關(guān)文件材料涵蓋了機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)中形成的所有文件材料。不是主管的上級(jí)部門發(fā)的文件，就要具體分析，與本單位職能無(wú)關(guān)的不存，普發(fā)性的不存。如總結(jié)、工作大會(huì)、黨組黨委會(huì)記錄、圍繞職能制定的制度及辦法、組織機(jī)構(gòu)變化、領(lǐng)導(dǎo)任免、各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表等等。這次《規(guī)定》第二條明確了“機(jī)關(guān)文件材料”是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過(guò)程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，對(duì)“機(jī)關(guān)文件材料”的內(nèi)涵有了明確的界定。、旅游局。６、體現(xiàn)“以人為本”的原則，對(duì)涉及人的問(wèn)題的檔案文件的保管期限劃分得更為慎重。對(duì)于永久保管的文書檔案類型，主要限定在本單位自己產(chǎn)生的文件材料。簡(jiǎn)稱“三合一”制度。? 共性文件指機(jī)關(guān)黨建、文秘、檔案、保密、信訪、計(jì)生、綜治、安全保衛(wèi)、理論學(xué)習(xí)、文明創(chuàng)建、節(jié)能、人事、財(cái)務(wù)管理等 ?（3）一般事務(wù)性文件定為10年。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?三、簡(jiǎn)單的“2－3－1”保管期限劃分法（一）上級(jí)文件2分法：永久、10年。例如：?關(guān)于中共孝感市檔案局支部委員會(huì)的批復(fù)?凡是反映本單位一般工作活動(dòng)，在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為定期保管。其中，定期采用標(biāo)時(shí)制分為30年、10年二、劃分文書檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)――價(jià)值凡是反映本單位主要職能活動(dòng)、基本歷史面貌、經(jīng)濟(jì)關(guān)系和個(gè)人利益的，對(duì)本單位、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料，列為永久保管。? 聲像文件要記錄：時(shí)間、地點(diǎn)、人物（含方位）、事件、拍攝者、拍攝背景等6要素?（4）電子文件不完整。歸檔文件不齊全完整。? 黨組（黨委）、支部、行政辦公會(huì)議記錄紀(jì)要、民主生活會(huì)材料、理論學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)材料等；? 工作規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、各種目標(biāo)責(zé)任狀、責(zé)任目標(biāo)完成情況匯報(bào)、領(lǐng)導(dǎo)班子和班子成員述職述廉報(bào)告等；? 統(tǒng)計(jì)表、報(bào)表、登記表、名冊(cè)。? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文書檔案會(huì)計(jì)檔案（憑證、賬簿、報(bào)表、其它）專業(yè)檔案科技檔案（基建和設(shè)備儀器檔案）聲像檔案（錄音、錄像、照片）電子檔案實(shí)物檔案（獎(jiǎng)牌，獎(jiǎng)杯、錦旗、榮譽(yù)證書、字畫、印章、贈(zèng)品、行業(yè)標(biāo)志物品，如過(guò)去的制服、徽章等）五、在實(shí)際工作中，容易出現(xiàn)的問(wèn)題凡文皆檔。文件材料一般都要?dú)w檔。無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄。例如：?湖北省檔案