【正文】 ）保管期限分類法 復(fù)式分類方法 每個(gè)立檔單位的分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。 第二步：按年度分類，同一保管期限的文件根據(jù)歸檔文件形成的年度進(jìn)行分類。(公文 213) 其中，跨年度形成的文件分類，應(yīng)視不同情況作不同處理。 第三步： 按機(jī)構(gòu)分類，是指根據(jù)單位內(nèi)設(shè)承辦機(jī)構(gòu)對(duì)歸檔文件進(jìn)行分類。采用機(jī)構(gòu)分類法不能同時(shí)采用問題分類法。 （五） 、歸檔文件的整理步驟 ? 確定文件整理單位：每份文件（自然件）為一件 ? 歸檔文件一般以每份文件為一件，或與一個(gè)事由緊密聯(lián)系的相關(guān)文件為一件。 劃分保管期限 按 《 檔案保管期限表 》 的規(guī)定，確定每份文件的保管期限。 裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件或手抄稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；漢文在前，少數(shù)民族文字在后； 文件處理單在前，文件在后；正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤? 歸檔文件裝訂前，應(yīng)去除原裝訂文件的金屬物和易變脆的塑料物（短期保存的檔案、精裝或平裝等書本式的檔案材料除外）。減少文件受損，便于閱讀。裝訂要牢固，做到文件不損頁；不倒頁，不壓字。采用袋裝的，袋內(nèi)文件盡量大小一致。 編填頁號(hào) 文件中有圖文的頁面為一頁。 簡(jiǎn)單分類 按保管期限／年度／組織機(jī)構(gòu)（問題） 分類法將文件歸類； 按照黨務(wù)工作類、行政事務(wù)類、民政工作類、文化衛(wèi)生工作類、社區(qū)服務(wù)類、文件科技類、社會(huì)治安綜合治理工作類、勞動(dòng)保障服務(wù)類、人口與計(jì)劃生育、照片類、實(shí)物類等進(jìn)行分類。 排序 歸檔文件的排列，是指在分類方案 的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按照事由結(jié)合時(shí)間、 重要程度等排列。 同一事由的歸檔文件排列，可按文件 形成時(shí)間的先后順序或按文件的重要程度 排列。對(duì)排列在最后且與 相應(yīng)類別中的某件歸檔文件相關(guān)聯(lián)的文件， 可在歸檔文件目錄備注中注明 “此件與 X件為同一事由”或標(biāo)注 “相互參見號(hào)”。 歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、 保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、 室編件號(hào)、館編件號(hào)等項(xiàng)目。 歸檔章的樣式 054 2022 5 永久 全宗號(hào) 年度 室編件號(hào) 機(jī)構(gòu) /問題 保管期限 館編件號(hào) 編號(hào) 由檔案室將歸檔章的 各個(gè)項(xiàng)目依次填寫； (1)全宗號(hào)：是指檔案館給 立檔單位編制的代號(hào)。 (3)保管期限：是指文件在歸檔時(shí) 劃定的保管期限，直接標(biāo)注 “永久”、“ 30年”、“ 10年”。不設(shè)機(jī)構(gòu)（問題）的 立檔單位此項(xiàng)可空。室編件號(hào) 按文件排列順序按年逐件編流水號(hào)。 (7)填寫歸檔章內(nèi)項(xiàng)目時(shí)， 應(yīng)使用碳素墨水 等符合檔案保護(hù)要求的書寫材料， 禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等 不耐久的書寫材料。 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。文件沒有題名或題名不規(guī)范，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫或補(bǔ)充題名，并加“ [ ]”號(hào)。具體填寫日期要用 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如： 20220416。指每一件歸檔文件的有效頁數(shù)。 歸檔文件目錄 056永久 20220005 （全宗號(hào) 保管期限年度 盒號(hào)） 件號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 頁數(shù) 備注 1 成都市政府目標(biāo)辦 成府目督發(fā)[1997]03號(hào) 關(guān)于一九九六年年終目標(biāo)考核獎(jiǎng)勵(lì)的通知 19970224 2 歸檔文件目錄及封面格式 歸檔文件目錄及封面用紙尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4型297mm 210mm（長(zhǎng) 寬）。歸檔文件目錄應(yīng)置于盒內(nèi)文件前面。 歸檔文件目錄右上角需錄入檔號(hào)，檔案格式為： 全宗號(hào) 保管期限年度機(jī)構(gòu) 盒號(hào)。例：054永久 20220124 歸檔文件目錄的編制。如 2022年歸檔文件目錄按永久、長(zhǎng)期、短期分別裝訂成冊(cè)；對(duì)文件較少的單位，可按保管期限、年度編制歸檔文件目錄。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括 盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期 。檔案盒封面 應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。 其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)， 中間用“－”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)， 同一保管期限的檔案盒排一個(gè)流水號(hào)。 ? 檔案盒脊格式 全宗號(hào) 年 度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題） 起 止 件 號(hào) 室 館 盒 號(hào) 擬寫檔案盒封面 中共成都市委宣傳部 056 2022 永久 1 112 112 卷內(nèi)備考表 卷 內(nèi) 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說明 : 整理人： 檢查人： 年月日 1 排列上架 檔案的排列方式 文書檔案 （永久） 文書檔案 （ 30年） 文書檔案 （ 10年）