【正文】 如遇領(lǐng)導(dǎo)外出等特殊情況應(yīng)由秘書科專職人員在第一時(shí)間報(bào)告秘書科科長，再由秘書科科長電話聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并按領(lǐng)導(dǎo)指示督辦落實(shí)。（6）對未經(jīng)秘書科簽收、登記的上級來文，原則上局領(lǐng)導(dǎo)、秘書科科長一般不簽署閱批、擬辦意見。（7）對直屬各單位、局機(jī)關(guān)各科室報(bào)送的上行文件，一律由秘書科采取歸口辦理制度。（8）對下列情況的公文秘書科不予受理，并由秘書科及時(shí)負(fù)責(zé)退回報(bào)送單位。不予受理的文件是：①公文內(nèi)容與國家現(xiàn)行法律、法規(guī)及黨和政府的方針政策不符的；②多頭主送、越級上報(bào)的；③屬于本部門、局直屬單位和局機(jī)關(guān)科室職權(quán)范圍可辦理的；④需與相關(guān)部門（單位）協(xié)調(diào)而未經(jīng)協(xié)調(diào)的；⑤反映問題模糊、請示的內(nèi)容含混不清、行文不規(guī)范、文面不清、報(bào)文程序不符合要求的。⑦簽署合同協(xié)議未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字、乙方未簽字蓋章的。退回的公文經(jīng)相關(guān)基層單位和科室修改、完善后秘書科再予以辦理。起草單位代擬文稿一律先送分管領(lǐng)導(dǎo)，再送局秘書科校訂，一般不得直接送局主要領(lǐng)導(dǎo)同志閱批。公文主辦科室（單位）根據(jù)工作需要或領(lǐng)導(dǎo)要求，確定公文種類，完成公文初稿。公文初稿由主辦科室（單位）負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)秘書科校核，公文內(nèi)容由經(jīng)辦單位、科室負(fù)責(zé)校核；體例格式、主題詞標(biāo)引和文字表述由秘書科負(fù)責(zé)進(jìn)一步規(guī)范；公文發(fā)送范圍、等級、密級由經(jīng)辦單位提出，秘書科校核。凡屬規(guī)范性文件，必須事先與市政府法制辦溝通。主辦科室（單位）將樣稿及修改審核的文件報(bào)送局秘書科，由秘書科報(bào)送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核后，最后由局長簽發(fā)。公文的印制由秘書科負(fù)責(zé)監(jiān)督，實(shí)行“誰呈報(bào)，誰印制”的原則。印制文件要嚴(yán)格按照秘書科提供的印制標(biāo)準(zhǔn)、份數(shù)進(jìn)行，印制清樣后要交秘書科審核，審核合格的由呈報(bào)科室付印。以局名義發(fā)送的公文，一律加蓋局印章，并經(jīng)局長、黨委書記同意簽發(fā)。電子文件由局政務(wù)信息專管員負(fù)責(zé)制作、發(fā)布；紙介文件由公文主辦部門（單位）按規(guī)定渠道和發(fā)放范圍分發(fā)報(bào)送。凡以局名義產(chǎn)生的文件（含資料、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、專項(xiàng)匯報(bào)等）都一律歸檔。（三）注意事項(xiàng)、局機(jī)關(guān)各科室因工作需要或領(lǐng)導(dǎo)指示、會議決議等行文，要嚴(yán)格按照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》規(guī)定執(zhí)行。越級報(bào)送或與本部門職能無關(guān)的，一般不予受理（局機(jī)關(guān)各科室不直接向本級行文，需請示報(bào)告事項(xiàng)，直接反饋面對面請示報(bào)告）。報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)，送閱件只作閱知處理。請示、報(bào)告要文字精煉、表達(dá)清楚，實(shí)事求是。請示件的附注中一定要留有聯(lián)系人的姓名、辦公電話和手機(jī)號碼，以便聯(lián)系，協(xié)調(diào)解決。公文要素齊全，表述準(zhǔn)確，不得出現(xiàn)格式方面的錯(cuò)誤。在職權(quán)范圍內(nèi)可以解決的不得行文請示；請示、報(bào)告事項(xiàng)涉及其它部門時(shí)，應(yīng)當(dāng)協(xié)商一致后會簽上報(bào)，經(jīng)協(xié)商意見仍不一致的，主辦科室要將各方面意見一并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)和局長，由局領(lǐng)導(dǎo)審定，不能自作主張。對法律、法規(guī)和規(guī)章已有明確規(guī)定的，一律不再發(fā)文；通過簡報(bào)、便函、傳真或電話、面商可以解決的，原則上不正式發(fā)文。為了減少報(bào)送公文的人力、物力等資源浪費(fèi)，降低成本，提高效率，能夠通過城建網(wǎng)或政府內(nèi)網(wǎng)傳輸?shù)墓膶?shí)行電子公文網(wǎng)上傳輸，不再印發(fā)紙質(zhì)文件。二、辦事程序和規(guī)范（一）局領(lǐng)導(dǎo)按照分工負(fù)責(zé)制履行職責(zé)，有職有權(quán)，職責(zé)分明，各負(fù)其責(zé)，勇于負(fù)責(zé)。局機(jī)關(guān)科室和單位實(shí)行分級管理，一級對一級負(fù)責(zé)。原則上不得越級匯報(bào)。各科室及各單位領(lǐng)導(dǎo)需向市政府領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面請示、匯報(bào)工作的，除報(bào)經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)同意或安排指派、市政府領(lǐng)導(dǎo)直接點(diǎn)名約見外，應(yīng)先與市政府辦公室取得聯(lián)系，并告知具體事由，共同提出擬辦意見，由市政府辦公室與市政府領(lǐng)導(dǎo)約定地點(diǎn)及時(shí)間后，方可見面。（三）市政府迎接上級的綜合性、全局性的檢查活動，由市政府辦公室承辦，我局協(xié)辦的，局相關(guān)單位和科室要積極協(xié)助、配合。（四）實(shí)行會議決議落實(shí)督辦制。對于市政府和局里的工作部署及重大決策，局秘書科和監(jiān)察室要積極認(rèn)真負(fù)責(zé)地督辦落實(shí)，按時(shí)發(fā)送督辦單、通報(bào)落實(shí)情況。（五）對于來機(jī)關(guān)辦理具體事務(wù)的職工群眾，各科室要積極接待、文明辦公，能立即解決的必須立即解決，一時(shí)解決不了的要認(rèn)真耐心解釋，盡量讓群眾滿意而歸。對群眾來信來訪，做到件件有著落。（七）凡需外出考察學(xué)習(xí)，無論是局領(lǐng)導(dǎo)、直屬單位、機(jī)關(guān)科室，都必須提前報(bào)告，經(jīng)過嚴(yán)格審批。外出前必須到局秘書科登記備案，同時(shí)要將配備的公車和司機(jī)移交秘書科車管干部管理。（八）局領(lǐng)導(dǎo)要按照分工和工作需要，積極參加市上或市直部門組織召開的會議，會后要及時(shí)匯報(bào)、傳達(dá)、落實(shí)會議精神。三、辦會程序和規(guī)范(一)會議類別局實(shí)行行政工作例會、局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會、局黨委會和局專題會議制度，并視情況召開全局性工作會議，動員部署工作。一類會議：①局黨委會，不定時(shí)召開，由黨委書記主持，主要研究討論“三重一大”等重要重大工作事項(xiàng)，作出全局性的重要決議，局黨委成員參加，必要時(shí)召開擴(kuò)大會，或相關(guān)人員列席參加；②局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會，每半月召開一次，由局長主持，主要研究分析部署綜合性、階段性重要工作，協(xié)調(diào)安排布置重要工作任務(wù)，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加，必要時(shí)按會議要求通知相關(guān)單位、科室負(fù)責(zé)人參加；③局行政工作例會，每半月召開一次，由局長或局長委托的副局長主持，主要是聽取工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)安排講評半月工作，安排部署階段性突擊性重點(diǎn)工作，主要是局領(lǐng)導(dǎo)班子成員、局機(jī)關(guān)各科室、直屬各單位主要負(fù)責(zé)人參加，必要時(shí)通知相關(guān)人員參加。由局秘書科組織實(shí)施，會前擬定方案。局機(jī)關(guān)各科室召集的專業(yè)會議，由各科室自行組織。局黨委書記主持的黨委會和局長主持的領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會和行政工作例會，原則上會議地點(diǎn)設(shè)在局一樓會議室。局領(lǐng)導(dǎo)班子成員碰頭會和局行政工作例會，逢周一交叉召開，時(shí)間固定在周一早8：45，會議時(shí)間、地點(diǎn)有變化時(shí)另行通知。二類會議的審批：由局長、各分管領(lǐng)導(dǎo)、秘書科根據(jù)工作需要提議，由秘書科擬定會議方案，經(jīng)局長審批。（三）會務(wù)工作組織程序和職責(zé)分工一類會議即局黨委會議、局領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會議、局行政工作例會統(tǒng)一由局秘書科負(fù)責(zé)會務(wù)籌辦工作，秘書科會前收集征求協(xié)調(diào)局領(lǐng)導(dǎo)成員議題和意見，經(jīng)局長審定后，列出會議議題，上會研究解決。二類會議即大型綜合性、全局性會議的會務(wù)工作依照有關(guān)規(guī)定要求以及市政府和局主要領(lǐng)導(dǎo)的指示，在局分管領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)下，專門成立的會務(wù)組織機(jī)構(gòu)具體負(fù)責(zé)組織實(shí)施，有關(guān)科室予以協(xié)助。三類會議即局專題工作會議的會務(wù)工作由主辦科室負(fù)責(zé)，按程序辦理，并負(fù)責(zé)會務(wù)承辦，包括文字材料、會議通知、會場布置、簽到、會務(wù)服務(wù)、會后會議紀(jì)要的起草下發(fā)等，局秘書科協(xié)助。需要局一定會議研究解決的會議議題必須由相關(guān)科室研究討論并報(bào)局分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可送達(dá)秘書科，如內(nèi)容涉及其他相關(guān)部門，必須事先征求相關(guān)部門意見，如有異議應(yīng)將不同意見注明，原則上不臨時(shí)動議。參加會議人員要積極主動參加會議，并負(fù)責(zé)及時(shí)傳達(dá)貫徹好會議精神。專題會議紀(jì)要一般由主持會議的局領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)，重要性專題會議，在印發(fā)紀(jì)要前，對議定的事項(xiàng)須報(bào)經(jīng)局主要領(lǐng)導(dǎo)審定；具體承辦科室負(fù)責(zé)專題會議紀(jì)要的撰寫、擬稿、起草，秘書科負(fù)責(zé)編號、分發(fā)。堅(jiān)持務(wù)實(shí)、節(jié)儉、高效的原則，提倡少開會、開短會。實(shí)行會議計(jì)劃管理，從嚴(yán)控制以局名義召開的會議，嚴(yán)格執(zhí)行會議審批制度。已經(jīng)發(fā)文部署的工作，一般不再召開會議部署。各直屬單位召開的一般性工作會議，局領(lǐng)導(dǎo)不出席。嚴(yán)格會議請假制度。因故、因病等原因不能出席會議的，應(yīng)提前向局主要領(lǐng)導(dǎo)或局分管領(lǐng)導(dǎo)請假，準(zhǔn)假后方可不參加會議，并告知會議籌備人。以上局機(jī)關(guān)辦文、辦事、辦會工作程序和規(guī)范，請各單位、各科室，特別是局系統(tǒng)各級領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)真執(zhí)行。二〇一〇年七月二十二日第五篇：行政管理辦文,辦會,辦事指導(dǎo)意見行政管理辦文,辦會,辦事指導(dǎo)意見為進(jìn)一步引深“39。在崗位”主題實(shí)踐活動,深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀,逐步建立更加高效和諧的工作關(guān)系,特制訂全市行業(yè)《行政管理辦文,辦會,辦事指導(dǎo)意見》,進(jìn)一步明確相關(guān)程序和標(biāo)準(zhǔn),不斷提高工作水平,辦文程序和標(biāo)準(zhǔn)所謂辦文,對上是請示報(bào)告工作,對下是通報(bào)指導(dǎo)工作,直接關(guān)系到企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)的形象,關(guān)系到全市各項(xiàng)工作能否迅速,準(zhǔn)確,都要一絲不茍,精益求精地制作和審核。(2)上級來文,批示及平級,不相隸屬單位來函的處理。(4)(營銷部)辦公室:(1)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府,縣直各辦,局,各村民委員會或街道社區(qū)的請示,報(bào)告件的處理。(3)區(qū)縣局(營銷部)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文件的制發(fā)。文件登記要按順序分類編號。對不符合規(guī)范的公文,直接送達(dá)的,應(yīng)當(dāng)面告知送達(dá)人修改完善后重報(bào),通過郵寄,收發(fā)渠道送達(dá)的,填寫《公文處辦卡》后,特急件隨到隨送,擬辦:,督促來文單位限期補(bǔ)送。涉及法律法規(guī)性內(nèi)容,領(lǐng)導(dǎo)簽批:市局(公司)局長(經(jīng)理)或分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)擬辦意見,在規(guī)定時(shí)間(原則上為2個(gè)工作日內(nèi)),可電話請示,辦復(fù)或擬文:對領(lǐng)導(dǎo)的批示件,承辦部門要指定專人盡快落實(shí),做好部門之間文件的移交登記簽收,以便查找文件去向,確保文件不丟失,(區(qū))兩級辦公室要按時(shí)督促檢查領(lǐng)導(dǎo)批示件的落實(shí)情況,及時(shí)反饋信息,確保領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件件件有落實(shí).(1)需提交局長(經(jīng)理或主任)辦公會議研究確定的簽批件,在領(lǐng)導(dǎo)簽批后,由市縣(區(qū))兩級辦公室收集,按會辦程序控制.(2)需發(fā)文的簽批件,.(3)需送有關(guān)部門辦理的事項(xiàng),要盡快通知有關(guān)部門辦理。文稿形成后,應(yīng)將附件,發(fā)文稿紙,依據(jù)材料等附于文稿后,完整反映成文過程。以“同煙局”和“同煙司”格式行文的,單位負(fù)責(zé)人和各分管領(lǐng)導(dǎo)不簽發(fā)未經(jīng)核稿,審稿的公文.(2)由于各縣區(qū)局(營銷部)辦公室是唯一擬稿部門,所以發(fā)文時(shí)格式一律為“x煙辦[xxxx(即年份)]x號”,例如城區(qū)局(營銷部)擬發(fā)2008年一號文件,正確格式為“城煙辦[2008]1號”,其他縣區(qū)局(營銷部),校核:(1)經(jīng)簽發(fā)的公文,由市縣(區(qū))兩級辦公室編制文號,并負(fù)責(zé)體例等方面校核.(2)經(jīng)校核的公文,由市縣(區(qū))兩級辦公室出公文校樣,才能付印。既有個(gè)體服務(wù),又有整體組織。,準(zhǔn)確,充分記錄會議的主要精神,經(jīng)市縣(區(qū))兩級辦公室主任審核后,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核,市縣(區(qū))兩級辦公室要將會議通知,會議記錄,會議簽到表等相關(guān)材料,事務(wù)辦理的程序和標(biāo)準(zhǔn)所謂辦事,內(nèi)容涉及面寬,門類繁多,要既講效率又出質(zhì)量,實(shí)非易事,要處理得當(dāng),應(yīng)對自如,要做到辦事有方,辦事得體,就要轉(zhuǎn)變作風(fēng),著眼細(xì)處,樹立嚴(yán)而又嚴(yán),細(xì)而又細(xì)的思想,把每一個(gè)環(huán)節(jié)都考慮仔細(xì),把每一個(gè)細(xì)節(jié)都盡量做到完美,只有在實(shí)踐中磨練,在磨練中積累,在積累中提高,才能不斷地提高我們的辦事能力.(一)目的通過對上級或領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)及其它一般事務(wù)的辦理過程進(jìn)行有效控制,規(guī)范辦事程序,提高辦事效率,把上級或領(lǐng)導(dǎo)工作意圖落到實(shí)處.(二)適用范圍適用于全市行業(yè)上級或領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事務(wù).(三)職責(zé)1,市縣(區(qū))兩級辦公室負(fù)責(zé)辦理上級或領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事務(wù),上級或領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)需要單位或部門協(xié)調(diào)的,市縣(區(qū)),市縣(區(qū))兩級辦公室除辦理領(lǐng)導(dǎo)專門交辦的事務(wù)外,還要督促檢查落實(shí)相關(guān)單位或部門具體承辦事務(wù)的辦理情況.(四)事務(wù)辦理工作要素: 交辦,記錄,辦理及反饋,催辦,結(jié)果,存檔.(五)工作程序 1,交辦:市縣(區(qū)),記錄:接到辦事指令后,相關(guān)單位或部門做好記錄,記錄應(yīng)包括領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)的時(shí)間,地點(diǎn),內(nèi)容,辦理時(shí)限,辦理及反饋:承辦人員要按及時(shí)快捷的原則,需要領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的,(區(qū)),催辦:轉(zhuǎn)由有關(guān)部門或單位辦理的事務(wù),市縣(區(qū))兩級辦公室要負(fù)責(zé)督辦和催辦,結(jié)果:按時(shí),按質(zhì),按量地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng),承辦單位或部門的承辦人員要及時(shí)向交辦事務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),存檔:上級或領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)辦理過程中,如形成文字材料的,:主題詞:辦文 辦會 辦事 指導(dǎo)意見 抄報(bào):省局(公司)政工處 辦公室抄送:市局(公司)黨組成員 各基層單位 機(jī)關(guān)各科室 大同市煙草專賣局(公司)辦公室 2008年5月18日印發(fā)