【正文】 揮報告的最大效果。 標(biāo)題清楚 書面報告千萬不要像記流水帳一樣，注意標(biāo)題清楚，逐條說明。 報告順序要合邏輯 報告的順序要有系統(tǒng)、合邏輯。 不管是口頭報告或書 面報告，報告的內(nèi)容不但是您辛勤工作的縮寫，也是主管做決定的依據(jù)，因此，不論您目前的口頭溝通能力如何或您駕馭文字的能力如何，在日后的工作態(tài)度上，您都必須正視這件工作的重要性。 企業(yè)人工作的基礎(chǔ)守則 １ 比上司期待的工作成果做得更好 您完成每件工作都比上司要求的水準(zhǔn)更好一些，上司必然很快的對您產(chǎn)生信賴感，能放心地把更重要的工作交給您，您將有更多的機(jī)會學(xué)習(xí)更多的經(jīng)驗(yàn)、擴(kuò)充更多的能力，成為上司值得倚賴的左右手。 (1)依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級。 (3)同性質(zhì)、同種類、類似性高的工作分門別類進(jìn)行。 (5)備齊以往的做法、相關(guān)的資料、相關(guān)的訊息，當(dāng)做工作前的參考。 (7)隨時訂出完成工作的期限。 (9)避免用過大的手段達(dá)成較小的目的以造成浪費(fèi)，如殺 雞焉用牛刀。 ３一定在指定的期限內(nèi)完成工作 工作完成的時間確定后，您一定要遵守期限完成，最好能提早完成，預(yù)留一些檢查的時間，讓您能檢查是否有疏失或遺漏的地方，以確保工作的精確。 ５任何工作都要用心去做 不管多么單純的工作，您都要用心去做，用心去做是指您要避免錯誤、改善速度，讓工作更 容易進(jìn)行。 ? 使用一些未經(jīng)確認(rèn)的信息 ? 工作上的專業(yè)知識或技巧不充分 ? 疲倦、不能集中心力 ? 情緒低潮、不穩(wěn)定 ? 連絡(luò)錯誤、協(xié)調(diào)不足 ? 把一知半解當(dāng)做全部知道 ? 不注意、草率、馬虎 ? 成見、專斷 無責(zé)任感、推餒 ? 不遵守作業(yè)規(guī)定。 ? 桌面上只陳列必要的東西，廢棄不用的東西立刻丟掉。 ? 檔案、公文、書信 ?? 等編號管理。 ８秉持工作的改善意識 您除了要有「目的意識」、「問題意識」外，您還要秉持改善意識。 (1)簡單化 ─ 是否能用更簡單、更省力的方法進(jìn)行？ (2)代替化 ─ 是否能用機(jī)器代替？是否能用別的途徑代替？ (3)統(tǒng)合化 ─ 是否能將兩樣工作合并處理？ (4)分散化 ─ 是否能分開做更有效率？ (5)廢止化 ─ 這項(xiàng)工作是否真有必要？是否能廢止？ ９養(yǎng)成節(jié)省費(fèi)用的習(xí)慣 節(jié)省不等于吝嗇或苛刻，節(jié)省是不浪費(fèi)公司的資源，浪費(fèi)公司的任何資源就等 于是浪費(fèi)公司的利潤，企業(yè)人要養(yǎng)成節(jié)省公司費(fèi)用的習(xí)慣。上班時間不要打私人電話，朋友打來，要簡單、迅速講完。 (2)有效率的使用辦公文具及復(fù)印機(jī) 節(jié)省使用辦公文具，廢棄不用的紙張空白面皆可當(dāng)草稿或 memo 用紙；正確使用復(fù)印機(jī)，避免誤印，參考或存盤的副本可將兩張正本縮小復(fù)印至一張副本，以節(jié)省紙張及復(fù)印耗材。 (4)不要不當(dāng)?shù)丶影? 不當(dāng)?shù)丶影?，不但增加公司水、電的使用費(fèi)用，也使公司多支付加班費(fèi)，要盡量避免不必要的加班。 (6)做好機(jī)器維護(hù)，并正常操作機(jī)器 機(jī)器維護(hù)不好或錯誤操作造成故障，因而停工修機(jī)，會給公司帶來損失。 (8)要有成本意識 企業(yè)在競爭 的環(huán)境中求生存，每減少一分的成本，就能更增加公司一分的競爭力，能給公司帶來更多的銷貨，及更多的利潤，因此，每節(jié)省一塊錢，往往能帶給公司一塊以上的利益。 理解企業(yè)內(nèi)人際關(guān)系的含意 人際關(guān)系對大家來說，應(yīng)該已不是什么新鮮事，人際關(guān)系指的是我們和周圍人之間的關(guān)系。 隨著對象不同，您處理的方式或期望響應(yīng)的水準(zhǔn)也不一樣，例如您與同學(xué)間相處的期望是興趣相投、講話投機(jī)，能隨心所欲地玩在一起、混在一起，能坦然地表現(xiàn)出真正的自我；與鄰居相處也許只是期望見面時彼此打個招呼，寒喧幾句，彼此互相尊重，維護(hù)居住的安寧。 反過來說，企業(yè)在人際方面對您也有期望。因此，一些長輩們也常常提供我們一些處世之術(shù)，讓我們能有好的人際關(guān)系。 ? 企業(yè)內(nèi)大部分的工作您都要和別人共同完成，不懂得 如何和別人共同完成一件工作的人，在企業(yè)內(nèi)很難有績效產(chǎn)生。 了解了上述的二個要點(diǎn)，相信您能認(rèn)知到企業(yè)在人際關(guān)系方面對您深切地期待 ─ 企業(yè)期望您為了 達(dá)成企業(yè)的目標(biāo)，能自動自發(fā)地和他人建立彼此合作的關(guān)系?！? 您與上司的相處之道 前面我們提供給您的是企業(yè)內(nèi)良好人際關(guān)系的一般性原則，您可運(yùn)用在每一個場合，至于您與上司間的相處方法，除了一般性的原則外，下列的七件事情要請您特別留意。 (2) 有事情要先向上司報告 工作上發(fā)生的任何事情或疑 問，都應(yīng)先向上司報告，先征詢上司的意見，千萬不要隱瞞上司或自行向其它單位征詢意見或訴苦。 (4) 向上司提出自己的意見 工作上有任何好的看法或事先能感覺會發(fā)生什么問題，主動地向上司提出，讓上司覺得您是個得力助手。 (6) 依上司的指示行事 工作時要依上司的指示去做，您 若有不同的意見可向上司報告，由上司裁量，對上司決定后的事情需依指示進(jìn)行。 接聽電話的技巧 接聽電話的技巧動作與注意事項(xiàng) 鈴聲響起 ? 不要讓鈴聲響太久。 拿起聽筒 ? 鈴聲響１～２聲，左手拿起聽筒，右手拿筆準(zhǔn)備記 memo。 如：「和泰公司，您好?！埂ⅰ笍埓鬄?，您好。 確認(rèn)對方名字 ? 確認(rèn)對方名字，并問好。 詢問來電事項(xiàng) ? 詢問來電事項(xiàng)，并拿筆準(zhǔn)備記錄。 再匯總確認(rèn)來電事項(xiàng) ? 再扼要確認(rèn)來電事項(xiàng) 禮貌地結(jié)束電話 ? 謝謝您來電。 掛電話 ? 確認(rèn)對方掛下電話后再掛（特別是長官、長輩打來的電話）。 自我介紹 ? 自我介紹依序?yàn)楣久Q、部門名稱及自己的名字。 ? 視狀況增減寒喧。 ? 把握６Ｗ３Ｈ的原則。 禮貌地結(jié)束談話 ? 就拜托您了。 掛斷電話 ? 確認(rèn)對方掛斷電話后 有效地溝通 什么是溝通 一個人將事實(shí)、意見、意圖傳達(dá)給他人就稱為溝通（ munication），不管是陳述事實(shí)、表達(dá)意見、明示意圖等都是在影響對方的思考，因此溝通的原點(diǎn)是思考的互動，是意見的交流。 聽、說、寫、看是溝通最常使用的手段。如家庭中的親子溝通、朋友相交時的溝通、同事間相處的溝通、上司與部屬間的溝通、企業(yè)經(jīng)營方向的溝通、國家治國理念的溝通；溝通既是那么重要又和我們的生活息息相關(guān)，我們實(shí)在應(yīng)該不吝惜地投入更多的心血，探討如何讓您的溝通更有效。 說、問、聽、看、寫是溝通的手段，每個人都會使用這些手段，因此，往往我們因?yàn)槲覀兌紩褂?，每天也在使用，反而疏忽了深入研究、改進(jìn)它的動機(jī)。 有效溝通的五個重點(diǎn) 什么是有效的溝通呢？有效地溝通必須要得到對方的響應(yīng)。因此有效地溝通除了思想的交流互動外，必定要產(chǎn)生預(yù)期的響應(yīng)。 「這個月的目標(biāo)達(dá)到了沒有？」經(jīng)理大聲地問?！箯埓竽暾f?！菇?jīng)理回答。第一個例子經(jīng)理首先響應(yīng) “ 早 ” 是人之常情，他省略了寒喧而直接問到別的事情，讓張大年的 “ 早 ” 有如斷了線的風(fēng)箏；第二個 例子也是讓說話者沒有得到針對問題的正確的響應(yīng)。 溝通時雙方都扮演著說話者和聽話者的角色，基本的關(guān)系是說話者期望聽話者能正確地聽自己的話，正確地理解自己的意思，聽話者要能正確地理解對方所說的話給予響應(yīng)，如此雙方才能在安心的狀況下進(jìn)行溝通。 例如學(xué)鋼琴是一件辛苦、磨練耐力的事情，小孩學(xué)琴學(xué)了一陣子，多 半不想繼續(xù)下去，若您得知老師認(rèn)為小孩音感很好，頗有天賦，若繼續(xù)學(xué)下去可達(dá)到一定的水準(zhǔn)，此時您和六歲小孩溝通繼續(xù)學(xué)琴時，若告訴他學(xué)琴能培養(yǎng)一種興趣，對他有多大的好處，不如在態(tài)度上表示出您是多么喜歡聽他彈琴。 (3)注意傾聽 “ 聽 ” 在英文中有「 hear」及「 listen」的差別， hear 指聽說、聽到， listen 有專心聽、注意聽的含意，溝通時 “ 聽 ” 非常重要，溝通深淺的程度從 聽話者接受的程度能辨別。例如父母要求小孩放假不要整天看電視，同樣的話重復(fù)幾百次，小孩也同樣地聽了幾百次，聽過只能代表聽過這件事的事實(shí)。例如與對環(huán)保人士溝通環(huán)保的重要性、迫切性您能依自己的知識理解。 上面這三種 “ 聽 ” 的水準(zhǔn)，能反應(yīng)溝通的深淺，良好的 傾聽能賦于溝通生命，有效地溝通一定要如同身受般地注意傾聽。例如根據(jù)經(jīng)驗(yàn)日本人說 yes 的時候，并不代表他真的同意您所說的， yes 只表示他不需要反對您的看法。戀愛中的男女說 “ 討厭死了 ” ，若您真的認(rèn)為被討厭死了，而打退堂鼓，恐怕真的要被人討厭死了。 “ 討厭死了 ”“ 還不討厭 ”“ 普通 ”“ 還可以 ”“ 喜歡 ”“ 愛死了 ” 這些程度上的字眼，對每個人而言，代表的意義都有差別。戰(zhàn)爭時將軍下令撤退，看起來是撤退，也許他是要轉(zhuǎn)進(jìn)。 (5) 表達(dá)出讓人印象深刻的溝通話語 里根競選連任時 ，孟岱爾以里根的年齡做為攻擊的目標(biāo)，里根從容不迫地回答：「我所以不把年齡當(dāng)做競選的話題是因?yàn)椴辉敢庾屵x民認(rèn)為我以年齡之便，欺負(fù)您年輕而經(jīng)驗(yàn)不足。 美國前總統(tǒng)布什在 1988 年大選時，向美國人民發(fā)表他的政見時，斬釘截鐵地告訴美國選民：「讀我的唇語 ── 不加稅。選舉后，美國人民對布什選舉的承諾中印象最深刻地就是這句話。 小佩的家預(yù)定下星期日要搬到北投，最近幾天大家都忙著打點(diǎn)行李，整理大小對象的同時，才知道平日有多少要用及舍不得丟的東西。星期六晚上由于怕爸爸生氣只敢跟媽媽說。晚上回到新家，按著門鈴，心里害怕爸爸生氣指責(zé)，惴惴不安地進(jìn)了門，準(zhǔn)備接受爸爸的教訓(xùn)?！? 小佩聽了爸爸的話，內(nèi)心的激蕩久久無法平息，心理決定以后再也不要做這種只顧自己，不顧家人感受的事情。 您觸犯了這些溝通禁忌嗎 不良的溝通、效果打了折扣的溝通，通常指溝通者不自覺地觸犯了影響良好溝通的禁忌?！刮覀冎浪f的「你不知道」或「你們不懂」這句話沒有任何含意，只是他表達(dá)不同意見時的一句口頭禪，但是聽到他這句口頭禪時，心里上第一個反應(yīng)是 “ 我們什么都不懂，只有你才懂，你是誰??？ ” 此時溝通已不是在心平氣和下進(jìn)行，容易陷入無謂地爭辯中。 溝通的禁忌 ? 不良的口頭禪 如「你不懂 ?? 」「笨蛋 ?? 」「你有問題 ?? 」「廢話少說 ?? 」「少嚕嗦 ?? 」。除了溝通的效果大打折扣外，別人會先入為主地認(rèn)為無法與您溝通，因?yàn)槟腔钤谔厥鈱I(yè)領(lǐng)域的人。想想若是對方無法聽懂您的英文，而且大部分的人都不會自現(xiàn)其拙，告訴您他聽不懂您剛才說的英文，但心理上卻已遭到小小的傷害，心理 也許暗想：「有種就全部說英文」，因此當(dāng)您有參雜說英文的溝通習(xí)慣時，請留意您談話對象的反應(yīng)。例如多數(shù)父母跟小孩溝通時，往往從沒有想到小孩表達(dá)的看法，一定有他的原由，一定是他身處其境的感受，他的意見是他最期望去實(shí)現(xiàn)的，父母們溝通時只是以自己的認(rèn)知、好惡去判斷應(yīng)該或不應(yīng)該，完全不留意到小孩有小孩的世界。常見的威脅用語 如： 「你最好這樣 ?? ，否則 ?? 」 「我只給你二個選擇， ?? 」 「如果你不能 ?? ，就別怪我要 ?? 」 ? 易受干擾的環(huán)境 某位部屬對自己未來的生涯規(guī)畫感到彷徨，和主管約了時間就這個問題做深度地溝通，主管請他到辦公室談一下，部屬慎重地講著自己內(nèi)心的彷徨，不時有人進(jìn)辦公室提醒主管十點(diǎn)要開會、公文要蓋章 ?? ，電話鈴響起，主管接了電話，約好星期天去打球，主管看了二次手表快十點(diǎn)了 ?? 。 上面兩種方式，您認(rèn)為那一種溝通比較有效呢？ ? 忽略了確認(rèn)不了解的訊息 說話者有責(zé)任用清晰、明確的方式表達(dá)自己的意思，同樣地聽話者也有義務(wù)確定自己能充分了解對方傳達(dá)的任何訊息，千萬不要因?yàn)椴缓靡馑级欢b懂，表面上頻頻點(diǎn)頭稱是，但腦海中卻茫然失序，這種結(jié)果一定對溝通后的行為造成傷害。 ? 過度自我為中心 只相信自己的意見、想法是最好的，強(qiáng)要別人接受。 企業(yè)內(nèi)的溝通準(zhǔn)則及方式 企業(yè)內(nèi)的工作都是經(jīng)由分工與合作的方式進(jìn)行，因此，良好的溝通是組織運(yùn)轉(zhuǎn)的必備條件，若溝通不良，則組織的目標(biāo)必定無法達(dá)成。換 句話說您平常對于您工作范圍內(nèi)的相關(guān)信息要隨時充分地掌握，要擅于使用提供情報的工具如計算機(jī)。 (3) 容易了解 用字遣語要簡單明了，使用共通的語言，千萬不要使用艱深的文字或賣弄炫耀自己在文字上的造詣，率直地表達(dá)自己真正的想法。 先讓對方有一個全盤性的了解，再針對各個細(xì)項(xiàng)逐一說明。 (3) 完整不遺漏 溝通時隨時以６Ｗ３Ｈ來提醒自己，每件事情都要完整地溝通清楚，務(wù)使溝通后，雙方能依溝通后的結(jié)果，產(chǎn)生具體的行動。 ? 會議場地是否理想。 ? 會議的人選是否妥當(dāng)。 ? 是否讓參加開會的人都秉持積極參與的態(tài)度。 ? 是否能針對議題深入討論。 ? 時間是否控制妥當(dāng)。 ? 會議氣氛是否生動活潑，討論熱烈。 ? 是否能得到具有創(chuàng)意的結(jié)論。 ? 是否大家附和少數(shù)主管 的意見。 ? 是否結(jié)論都能贏得大家的共識。 ? 是否在預(yù)定時間內(nèi)結(jié)束會議。 (2)是否在會議前充分準(zhǔn)備好開會所需要的資料。 (4)是否準(zhǔn)時參加會議。 (2)是否注意傾聽別人的意見。 (4)是否喜歡否定別人的意見。 (6)是否人身攻擊。 (8)是否尊重主席的指示。 (2)是否能贊成別人較好的意見，而放棄自己的意見。 進(jìn)行一次成功的演示文稿 下列幾個 check points，能讓您的演示文稿更具專業(yè)水準(zhǔn)。 Check Points 2. 提早到 達(dá)演示文稿會場 您提早到會場可先檢查會場是否布