【正文】 ...................................20 采購管理流程 .....................................................................................21 第 1 頁 第一章 總則 目的 為加強(qiáng) x 沙鍋餐飲管理（北京）有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱公司） 采購管理，規(guī)范采購工作 ,保障經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常持續(xù)供應(yīng)，加速資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本， 特制定此手冊(cè)。 適用范圍 本手冊(cè)適用于公司經(jīng)營(yíng) 所需各種材料、設(shè)備及公司辦公用品、勞保用品的采購 (以下除非特別說明，以上所列物資統(tǒng)稱為采購物品 )，以及需通過協(xié)作廠商完成的各種成品、半成品、材料的加工。 手冊(cè)適用人員：采購部、店管部、單店、中心廚房、財(cái)務(wù)部、綜合辦、監(jiān)察辦等涉及公司采購業(yè)務(wù)的所有員工。采購部擁有對(duì)手冊(cè)的解釋權(quán)。 保密要求 注意作好手冊(cè)保密工作。應(yīng)與領(lǐng)用者簽訂保密協(xié)議。 手冊(cè)每年更新一次，年度更新時(shí)應(yīng)將年度內(nèi)補(bǔ)充文件分類歸并到手冊(cè)各章節(jié)。 各部門主要職責(zé)： (需根據(jù)重新確定的組織結(jié)構(gòu)調(diào)整 ) (一 ) 需求單位：負(fù)責(zé)根據(jù)經(jīng)營(yíng)需求填寫需求計(jì)劃或采購申請(qǐng)和相應(yīng)的價(jià)格建議；參與供應(yīng)商的甄選； 負(fù)責(zé)質(zhì)量不合格采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的評(píng)審并提出處理方案， 負(fù)責(zé)將采購物品及外協(xié)產(chǎn)品在使用過程中發(fā)生的其它問題及有關(guān)信息及時(shí)反饋給采購部。 (三 ) 采購部：負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃及采購活動(dòng)的具體實(shí)施；對(duì)所采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場(chǎng)行情、供應(yīng)商情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查， 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品價(jià)格信息庫； 建立采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的質(zhì)量記錄； 負(fù)責(zé) 對(duì)供應(yīng)商的管理；負(fù)責(zé)采購物品 及外協(xié)產(chǎn)品的交貨與協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品質(zhì)量問題的解決、退貨與索賠；負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的結(jié)算支付。 (五 ) 財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)對(duì)采購計(jì)劃及采購預(yù)算的審核；采購物品及外協(xié)產(chǎn)品付款憑證的審核。 第二條 采購計(jì)劃種類 根據(jù)采購物品的不同應(yīng)分別制訂年度采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃及日采購計(jì)劃。 （二） 月度采購計(jì)劃是在對(duì)年度采購計(jì)劃進(jìn)行分解基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實(shí)際采購情況、庫存情況、下月度 需求預(yù)測(cè)、市場(chǎng)行情制訂當(dāng)月的采購計(jì)劃，該計(jì)劃也是制訂月度資金計(jì)劃的主要依據(jù)之一。 第三條 各店日常經(jīng)營(yíng)需求計(jì)劃 各店根據(jù)每天的經(jīng)營(yíng)情況、物品日常消耗情況、庫存情況向店管部報(bào)送每天的需求計(jì)劃，主要包括每天的銷售主產(chǎn)品及各種配料、一次性消耗物品等。各種物品的采購申請(qǐng)應(yīng)由以下各部門提出： (一 ) 工程 項(xiàng)目所需公司采購的材料、設(shè)備等，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同及設(shè)計(jì)任務(wù)書所作的預(yù)算，結(jié)合工程進(jìn)度編制材料、設(shè)備采購清單（又稱“材料表” ） 作為采購申請(qǐng)；經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報(bào)開發(fā)副總審批； 第 4 頁 (二 ) 日常經(jīng)營(yíng)所需的原材料、輔助材料、產(chǎn)成品（包括外協(xié)產(chǎn)品）、包裝材料、低值易耗品等，由店管部根據(jù)經(jīng)營(yíng)需求及加工要求提出采購申請(qǐng)，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，報(bào)經(jīng)營(yíng)副總審批； (三 ) 工具及配件、器皿、勞保用品、量檢具等由使用部門在月初提出采購申請(qǐng)；經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批； (四 ) 經(jīng)營(yíng)、辦公等需要的大件設(shè)備和工具（屬 于固定資產(chǎn)投資類）由使用部門在年初編制固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)；由公司總經(jīng)理審批； (五 ) 普通辦公用品、勞保用品等由綜合辦根據(jù)使用部門需求統(tǒng)一提出年度或月度采購申請(qǐng)，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后，由總經(jīng)理審批； (六 ) 庫房管理員可根據(jù)日常領(lǐng)料情況和庫存情況提出常備用料的采購申請(qǐng)，由 店管部經(jīng)理審批 ； (七 ) 研究開發(fā)所需要的原料、輔助材料、工具、器皿、設(shè)備等，由技術(shù)中心根據(jù)需求時(shí)間提出月度或日采購申請(qǐng)，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人審核后， 報(bào)營(yíng)運(yùn)副總審批。 (九 ) 部門負(fù)責(zé)人 /授權(quán)人審核本部門 的采購申請(qǐng)時(shí)應(yīng)檢查請(qǐng)購單的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整，若不完整或有錯(cuò)誤則應(yīng)予以糾正。審核內(nèi)容包括采購申請(qǐng) 各欄填寫是否清楚， 是否符合項(xiàng)目合同內(nèi)容、是否在預(yù)算范圍內(nèi)、是否有相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批簽字、是否在審批范圍內(nèi)等。 第 5 頁 (二 ) 采購計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請(qǐng)采購物品才能列入采購計(jì)劃中。 (五 ) 物品需求單位對(duì)于申請(qǐng)采購物品若需要變更或撤銷時(shí)，必須立即通知采購部，及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購計(jì)劃。如確屬急需物品，應(yīng)填寫緊急采購申請(qǐng)表，由部門負(fù)責(zé)人審批后，由公司營(yíng)運(yùn)副總核準(zhǔn)后才能列入采購范圍。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近”的原則 并嚴(yán)格按照采購計(jì) 劃按質(zhì)、按量、按時(shí)進(jìn)行采購。 屬于定點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍內(nèi)的物品，不管價(jià)值多少，可以直接從定點(diǎn)供應(yīng)商處采購。 (一 ) 定點(diǎn)供應(yīng)商長(zhǎng)期供貨的物品范疇： 為有效降低采購成本，達(dá)到規(guī)模采購，并保證采購物品質(zhì)量的穩(wěn)定性與標(biāo)準(zhǔn)，以下消耗較大且常用物品應(yīng)盡量采用定點(diǎn)供應(yīng)商長(zhǎng)期議價(jià)供貨的方式： ? 生鮮類：包括豬、牛、羊肉、雞、鴨、魚、海鮮、蛋、常用 蔬菜等； ? 干貨類：各種肉食、海鮮、木耳、蘑菇等； ? 糧油、各種調(diào)料等； ? 飲料類； ? 經(jīng)營(yíng)加工用器材類、包裝用材料、其它消耗品； 第 6 頁 ? 熟食、涼菜類委托對(duì)外加工產(chǎn)品。 2. 工程裝修項(xiàng)目中需公司采購的材料、關(guān)鍵設(shè)備等； 3. 一年內(nèi)可在同一供應(yīng)商處累計(jì)采購金額超過 5 萬元的某類物品。 第八條 采購詢價(jià)的發(fā)出 采購人員按照采購計(jì)劃所列材料清單，參考采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的市場(chǎng)行情、公司相關(guān)人員的信息提供、采購歷史記錄、廠商提供的價(jià)格資料等各種渠道的價(jià)格信息，對(duì)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品的供應(yīng)商進(jìn)行充分的詢價(jià)、議價(jià)。 (二 ) 詢價(jià)方式應(yīng)采用書面詢價(jià)，要求供應(yīng)商提供簽字或蓋章的報(bào)價(jià)單，如只能采用電話詢價(jià)方式，應(yīng)獲得采購部經(jīng)理批準(zhǔn)。 (四 ) 在詢價(jià)過程中供應(yīng)商如要求對(duì)采購物品及外協(xié)產(chǎn)品內(nèi)容、技術(shù)要求、規(guī)范第 7 頁 等作進(jìn)一步澄清，采購員應(yīng)該協(xié)調(diào)相關(guān)人員盡快作出答復(fù)，以使供應(yīng)商有條件作出適當(dāng)報(bào)價(jià)。臺(tái)帳內(nèi)容要包括：物品名稱、型號(hào)、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、分承包方的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價(jià)格和運(yùn)雜費(fèi)用，并有綜合分析說明和比價(jià)依據(jù)。同時(shí)應(yīng)整理收到的詢價(jià)資料備查。 (三 ) 采購員應(yīng)確定一個(gè)初始目標(biāo)價(jià)，以利于在隨后進(jìn)行的多輪談判（ 3–4 輪）及每輪談判后目標(biāo)價(jià)格的重新確定。 第十條 采購價(jià)格平臺(tái)的建立 采購部信息管理員應(yīng)依照以往的采購資料和平時(shí)收集的數(shù)據(jù)，分門別類地整理出一套完整的價(jià)格平臺(tái)（采購價(jià)格平臺(tái)），并根據(jù)情況隨時(shí)更新，充實(shí)，以備相關(guān)人員選用。 第 8 頁 第十一條 采購價(jià)格核準(zhǔn)： (一 ) 招標(biāo)采購物品的價(jià)格由評(píng)標(biāo)小組 決定。如分歧較大，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)或公司總經(jīng)理決定。 (三 ) 比價(jià)采購物品，一次采購金額小于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審批；一次采購金額大于 5000 元的，由采購部經(jīng)理審核后，呈公司主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理批準(zhǔn)。 (二 ) 訂購過程中 實(shí)行執(zhí)行的采購價(jià)格與經(jīng)核準(zhǔn)的采購價(jià)格有差異時(shí)，采購人員應(yīng)按采購價(jià)格核準(zhǔn)的審批程序進(jìn)行重新審批，緊急情況下可直接報(bào)請(qǐng)營(yíng)業(yè)副總審批。 1. 特殊材料與物品，采購部無法進(jìn)行采購時(shí)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，可委托業(yè)務(wù)部門進(jìn)行采購，但應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本辦法的相關(guān)規(guī)定。 (四 ) 需預(yù)付定金、長(zhǎng)期需用的原材料、經(jīng)營(yíng)用物品等、采購金額（ ）元以上或有附帶條件的采購活 動(dòng)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。 5. 簽字蓋章生效的采購合同應(yīng)分送財(cái)務(wù)部、驗(yàn)收單位、監(jiān)事處等存檔備查。無法 于約定交貨期內(nèi)交貨時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知請(qǐng)購部門并列入重點(diǎn)催辦項(xiàng)目。特殊物品由使用單位、質(zhì)檢員負(fù)責(zé)品質(zhì)驗(yàn)收，庫管員僅負(fù)責(zé)數(shù)量驗(yàn)收。數(shù)量不符，應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告中注明，要求限期補(bǔ)足或退款。 （三） 供應(yīng)商直接配送到單店或加工現(xiàn)場(chǎng)的物品，由供應(yīng)商根據(jù)采購部發(fā)出的配送指令直接向指定的地點(diǎn)送貨，收貨人負(fù)責(zé)物品的驗(yàn)收，確認(rèn)是否與訂購單或采購申請(qǐng)單所列內(nèi)容一致，并及時(shí)將驗(yàn)收單送交采購部、財(cái)務(wù)部辦理記帳付款手續(xù)。如未能按進(jìn)度完成采購作業(yè)時(shí)，應(yīng)撰寫異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后轉(zhuǎn)送請(qǐng)購或使用部門，以便采取應(yīng)對(duì)措施。 (三 ) 外協(xié)產(chǎn)品生產(chǎn)加工過程中，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)提供外協(xié)產(chǎn)品的品質(zhì)要求并負(fù)責(zé)對(duì)加工單位的技術(shù)支持與質(zhì)量監(jiān)督。 (二 ) 庫房、 單店等收貨單位在接收貨物入庫后，應(yīng)及時(shí)根據(jù)入庫單填寫入庫清單報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部，采購部和財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)每天的入庫清單分別建立應(yīng)付帳款臺(tái)帳。 (三 ) 采購部根據(jù)收貨單位遞交的收貨清單、結(jié)算單與訂貨合同核對(duì)無誤后，統(tǒng)一制訂結(jié)算計(jì)劃，結(jié)算計(jì)劃由采購部核算員根據(jù)訂購合同的時(shí)間要求、供應(yīng)商的重要性、采購物資的時(shí)間、公司現(xiàn)有資金情況等制訂，分清輕重緩急，結(jié)算計(jì)劃經(jīng)采購部經(jīng)理審核后，由營(yíng)運(yùn)副總審批。借款只能用于支付貨款，不得挪為它用。 (五 ) 在向供應(yīng)商或配送方支付貨款時(shí)，采購部核算員應(yīng)對(duì)照合同、收貨清單等仔細(xì)復(fù)核，并同預(yù)付貨款及應(yīng)收帳款等全部債權(quán)一起清理結(jié)算，防止重復(fù)付款。 第十七條 應(yīng)付帳款的管理 采購 部核算員負(fù)責(zé)采購應(yīng)付帳款的管理，設(shè)立應(yīng)付帳款臺(tái)帳，定期編制客戶往來對(duì)帳單發(fā)送對(duì)方單位，每月核對(duì)一次并妥善保存對(duì)帳記錄。 第十八條 公司與單店的往來結(jié)算 第 11 頁 (一 ) 供應(yīng)商或配送方直接向單店送貨后，單店應(yīng)及時(shí)將已簽字的發(fā)貨清單分別報(bào)送采購部和財(cái)務(wù)部，采購部據(jù)此與供應(yīng)商結(jié)算，財(cái)務(wù)部據(jù)此登記應(yīng)付帳款，同時(shí)在該單店的帳戶上登記該項(xiàng)應(yīng)收帳款 (公司對(duì)單店的應(yīng)收款 )。 (三 ) 各單店應(yīng)于每月 25 日與公司財(cái)務(wù)部 按月核對(duì)物品調(diào)拔的往來帳款，編制調(diào)節(jié)表，雙方簽章確認(rèn)后，及時(shí)結(jié)清債權(quán)債務(wù)帳務(wù)。針對(duì)采購成本的主要構(gòu)成要素，采購成本控制的關(guān)