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公司行政管理制度(范本)-在線瀏覽

2024-10-25 15:54本頁面
  

【正文】 份送綜合管理部存檔。第二十三條 公司所有文件實(shí)行統(tǒng)一的歸口管理。第二十四條 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對送來的公文要及時(shí)閱批,急件當(dāng)天批復(fù);一般文件三天內(nèi)批復(fù)。第四章 儀容儀表管理規(guī)定 XXX化妝品有限公司行政管理制度為了樹立和保持公司員工良好的職業(yè)形象,進(jìn)一步規(guī)范化管理,特制定本管理規(guī)定。二、所有員工工作期間外出辦事、出差等同于正常上班,均應(yīng)著正裝上下班,以展現(xiàn)公司規(guī)范管理的品牌形象。四、員工不按規(guī)定著裝者,每次罰款50元,其直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任,處以罰款100元。因緊急事務(wù)未按程序辦理申請的,由執(zhí)行該項(xiàng)公務(wù)的員工在出差返回后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦有關(guān)手續(xù)。XXX化妝品有限公司行政管理制度三、出差人員出差返回后五個(gè)工作日內(nèi)必須報(bào)賬,并結(jié)清出差借款,未能結(jié)清的借款,財(cái)務(wù)部有權(quán)在其當(dāng)月和以后月份的工資或其他補(bǔ)貼中扣回,直至扣清為止。第二十九條 出差費(fèi)用的報(bào)銷:出差費(fèi)用包括交通費(fèi)、住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、通訊費(fèi)、招待費(fèi)等,其標(biāo)準(zhǔn)按公司財(cái)務(wù)制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。二、伙食費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)在標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)憑票據(jù)實(shí)報(bào)銷。第六章 圖書、報(bào)刊、信函等資料管理規(guī)定第三十條 圖書、報(bào)刊、信函由綜合管理部統(tǒng)一管理。第三十一條 各部門負(fù)責(zé)人可根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需要,合理安排購買業(yè)務(wù)參考書籍,依公司規(guī)定的申購程序辦理;否則,費(fèi)用自理。第三十二條 圖書借閱一、公司員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意,綜合部辦理借閱登記手續(xù),可借閱公司所存各類圖書、雜志。三、一般圖書每人每次最多可借閱兩冊,借閱時(shí)間不得超過一個(gè)月,如有特殊事由需續(xù)借者,務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)。五、員工所借圖書,如遇清點(diǎn)或公務(wù)上需參考時(shí)必須隨時(shí)收回,借書人不得拒絕。第三十四條 各部門訂閱的報(bào)刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十六條 員工調(diào)崗、離職時(shí),還清所借閱圖書、資料后,方可辦理相關(guān)手續(xù)。第七章 物品管理規(guī)定為更好的控制公司的辦公成本,合理使用辦公費(fèi)用,規(guī)范辦公用品的采購和領(lǐng)用,特制定本規(guī)定。二、低值易耗品:不屬于固定資產(chǎn),但價(jià)值較高或使用時(shí)間較長的物品,如鐵皮柜、打印機(jī)等。(一)耐用辦公用品包括計(jì)算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機(jī)、卷筒紙盒、檔案(文件)盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機(jī)等。:透明膠、膠水、水性筆(芯)、圓珠筆(芯)、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。二、辦公用品的采購(一)定點(diǎn)采購原則由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進(jìn)行市場詢價(jià)比較后,確認(rèn)23家作為定點(diǎn)采購單位。采購時(shí)間一般為每季度第一個(gè)月的10日前,可根據(jù)具體情況調(diào)整。綜合部根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果,比照常備辦公用品庫存情況對需采購的物品進(jìn)行調(diào)劑,對庫存緊張或無庫存的物品可進(jìn)行補(bǔ)充性采購。(四)預(yù)算內(nèi)日常應(yīng)急性采購在日常工作期間,如各部門需在預(yù)算內(nèi)應(yīng)急采購無庫存或庫存緊缺的物品,須填寫庫存外(預(yù)算內(nèi))辦公用品申購表,經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn),報(bào)董事長核同意后,由文員聯(lián)系定點(diǎn)供應(yīng)商落實(shí)采購。三、大宗物品的采購達(dá)到招標(biāo)要求的須按招標(biāo)管理規(guī)定辦理,未達(dá)到招標(biāo)規(guī)定要求的需要進(jìn)行多家詢價(jià),力求價(jià)廉物美。四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時(shí),必須事前征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可自行采購。六、采購單件物品在500元以上的,必須填寫呈批件,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,由招投標(biāo)采購專員進(jìn)行采購。二、常備辦公用品庫由文員擔(dān)任保管責(zé)任人,具體負(fù)責(zé)辦公用品采購計(jì)劃XXX化妝品有限公司行政管理制度 的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析,辦公用品采購工作的實(shí)施,辦公用品的入庫登記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報(bào)表的制作等工作。二、領(lǐng)用新購固定資產(chǎn)時(shí),領(lǐng)用人必須在《出入庫單》中“保管人”一欄簽字,經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領(lǐng)用,并由保管人將《出入庫單》送財(cái)務(wù)部登記備案。四、耐用辦公用品于員工入職時(shí),由員工本人向綜合部按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用,原則上不再增補(bǔ),若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù);發(fā)生遺失的,由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》(見附件10)中“備注”欄寫明原因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。六、領(lǐng)用低值易耗品時(shí)領(lǐng)用人必須在《低值易耗品領(lǐng)用登記表》(見附件11)中簽字確認(rèn),特殊情況如由各部門自行購買的低值易耗品,必須到綜合部辦理登記備案;發(fā)生遺失或損壞的,需向綜合部報(bào)告并簽字確認(rèn)。八、部分辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)(一)水性筆:員工入職時(shí)領(lǐng)取1支;(二)反尾夾:各部門每半年各型號(hào)限領(lǐng)一盒; XXX化妝品有限公司行政管理制度(三)皮質(zhì)筆記本:經(jīng)理級(jí)以上人員每半年限領(lǐng)一本,對基層員工不提供皮質(zhì)筆記本;(四)普通軟抄筆記本:基層員工每人每半年限領(lǐng)一本;(五)水性筆芯:每人每次限領(lǐng)1支;(六)耐用辦公用品:員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取。如因調(diào)崗或離職須移交固定資產(chǎn)價(jià)值較高的低值易耗品給其他人員的,由綜合部組織驗(yàn)收后,確認(rèn)無誤后,方可辦理移交手續(xù);如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的,根據(jù)財(cái)務(wù)部意見辦理責(zé)任人賠償事宜。二、辦公用品應(yīng)由綜合部每月進(jìn)行數(shù)量、金額統(tǒng)計(jì)后報(bào)財(cái)務(wù)部備案(見附件12)三、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品使用地點(diǎn)發(fā)生變化時(shí),綜合部和財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)更正有關(guān)備案資料,保證帳、卡、物一致。五、固定資產(chǎn)和價(jià)值較高的低值易耗品如需搬出辦公場所時(shí),須填寫《放XXX化妝品有限公司行政管理制度行條》(見附件13),報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的,由其本人負(fù)責(zé)追回,無法追回造成公司損失的,由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償??讨茊挝弧⒉块T及有關(guān)業(yè)務(wù)專用印章,必須有上報(bào)批準(zhǔn)的正式公文,由需要刻章的單位提出申請,并詳細(xì)寫明印章的樣式、規(guī)格和名稱,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二、刻好的印章詳細(xì)登記印章刻制單位、使用單位、啟用日期、保管人員,并留下印模,作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。四、印章如因各種原因報(bào)廢停止使用時(shí),由綜合部將原印章收回封存或銷毀,并將印章停用日期、收繳部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀人姓名及日期等登記存檔備案。二、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保XXX化妝品有限公司行政管理制度管。四、保管人員變動(dòng)時(shí),應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。二、合同專用章“合同專用章”主要用于公司對外簽訂的一切合同。四、法定代表人印鑒“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字的協(xié)議、文件等書面文本,由法定代表人審批后方可使用。XXX化妝品有限公司行政管理制度(二)財(cái)務(wù)相關(guān)文件:如報(bào)表、投融資須提供的材料等財(cái)務(wù)相關(guān)文件,由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)(分管財(cái)務(wù)、成本)審批方可使用。如員工因私辦理個(gè)人業(yè)務(wù)需要蓋章的,如收入證明、在職證明等還需填寫《XXX化妝品年有限公司用印審批表》,經(jīng)相關(guān)部門審核后方可蓋章。(五)勞動(dòng)合同:由董事長或董事長授權(quán)的人員簽批方可蓋章。二、檔案留存(一)用印憑據(jù):《用印審批登記表》、《合同審批登記表》或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件的原件交綜合部留存;(二)用印材料:所有對相關(guān)單位的正式發(fā)文、合同(協(xié)議)或其他重要文件都必須在綜合部留存原件一份以上(含對方簽收件),其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存復(fù)印件;合同(協(xié)議)還須將電子版發(fā)至綜合部備案。三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上,特殊情況需在空白紙或空白介紹信上蓋章須報(bào)請經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批,由批準(zhǔn)人承擔(dān)連帶責(zé)任擔(dān)保。對不符合用章規(guī)定的合同(協(xié)議)、介紹信、公函等文件,印章保管人有權(quán)拒絕蓋印。XXX化妝品有限公司行政管理制度(二)如因特殊工作情況需要,經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生部門負(fù)責(zé)人申請,填寫《印章借出審批表》(詳見附件17),可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。(三)印章借出人為臨時(shí)保管責(zé)任人,其應(yīng)為公司正式員工,在保管印章過程中,須按照公司制度要求,履行印章保管責(zé)任,正確、規(guī)范實(shí)施用印。第四十八條 其他(一)啟用其他業(yè)務(wù)章,應(yīng)同時(shí)制訂適用范圍,并以公司正式發(fā)文形式周知。(三)對外行政工作應(yīng)使用公司公章。第九章 文印管理規(guī)定第四十九條 公司文件的打印、復(fù)印、傳真,經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由指定承辦人負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、傳真。第五十條 私人資料不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)傳遞。第五十二條 承辦人員在接收傳真后應(yīng)及時(shí)送達(dá)收件人,因接收文件、傳真疏忽造成文件、傳真件未能及時(shí)送達(dá)的,或未送達(dá)的,視造成損失程度給予處罰。第五十四條 作廢文件,須用碎紙機(jī)粉碎處理,不可隨便放臵。由董事出席會(huì)議,其他人員可根據(jù)會(huì)議議程由董事長指定出席或列席。會(huì)議由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)組織落實(shí)。會(huì)議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開,公司經(jīng)營班子成員出席,其他人員可根據(jù)會(huì)議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。各類會(huì)議的承辦部門為綜合部,其中業(yè)務(wù)會(huì)議由主管該項(xiàng)業(yè)務(wù)的部門負(fù)責(zé)組織,綜合部協(xié)助。由公司相關(guān)部門提出,經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。(四)公司各部門或內(nèi)部工作會(huì)議由各部門負(fù)責(zé)人召集并確定出席及列席人選,需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議的,須向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),確定參加時(shí)間及事項(xiàng)。二、會(huì)議通知的內(nèi)容包括:會(huì)議的名稱,議題,時(shí)間,地點(diǎn),參加人(出席/列席),需準(zhǔn)備資料以及通知方法和途徑。三、會(huì)議應(yīng)于會(huì)議通知約定的時(shí)間召開,如議題改變、改期或取消,會(huì)議組織部門應(yīng)提前通知參會(huì)人員,并根據(jù)本管理辦法重新組織、布臵會(huì)場。二、會(huì)議主持人、召集部門及與會(huì)人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作,包括擬好會(huì)議時(shí)間、議程、提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、落實(shí)會(huì)場、填寫會(huì)議通知單通知與會(huì)人員等。三、會(huì)議場所提前布臵,保持整潔,所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。四、會(huì)場布臵、會(huì)議材料、用品準(zhǔn)備和會(huì)后處臵由指定的會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)。如要求同時(shí)進(jìn)行多個(gè)會(huì)XXX化妝品有限公司行政管理制度議的,由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排,以免沖突。第五十八條會(huì)議形成的決議,會(huì)議主持人要明確任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任者,監(jiān)督實(shí)施,保證落實(shí)。二、如需形成會(huì)議紀(jì)要的,會(huì)議記錄員要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)整理原始記錄,按照公司發(fā)文的審批程序,需由與會(huì)人員在會(huì)議紀(jì)要上簽名的,會(huì)議記錄員須及時(shí)督促簽署,并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。第六十條 會(huì)議考勤、秩序、違紀(jì)、監(jiān)督檢查一、與會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì),會(huì)議過程禁止吸煙,不得喧嘩,不得來回走動(dòng),不得無故遲到、早退或缺席。二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席,盡量不干擾會(huì)議進(jìn)行。認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容并做好記錄。不可無故打斷他人的發(fā)言,不可對發(fā)言者吹毛求疵。五、公司綜合部負(fù)責(zé)對相關(guān)各種類型會(huì)議的執(zhí)行與保密事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。七、接到會(huì)議通知后如有特殊情況需請假的員工,必須在會(huì)議召開半個(gè)小時(shí)前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假,并立即報(bào)公司綜合部備案,緊急情況可先口頭請假,會(huì)后補(bǔ)辦假條。八、公司組織的培訓(xùn)活動(dòng)參照第六點(diǎn),第七點(diǎn)執(zhí)行。十、會(huì)議決策的執(zhí)行情況由會(huì)議主持部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。第六十二條 出車管理一、在日常工作中,以下情況可安排用車:(一)財(cái)務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)(特殊情況另行處理);(二)需要到較遠(yuǎn)地方辦理的工作業(yè)務(wù); XXX化妝品有限公司行政管理制度(三)因公運(yùn)輸拾公斤以上物品;(四)前往無公交車到達(dá)的地點(diǎn)辦理業(yè)務(wù);(五)公司經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)特許的緊急事務(wù);(六)公司集體活動(dòng)統(tǒng)一用車。如因緊急公務(wù)需要且無車輛可調(diào)派的,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意,綜合部確認(rèn)后,員工可搭乘出租車出行,費(fèi)用列入所在部門辦公管理費(fèi)用。(一)有政府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。第六十五條《派車單》必須嚴(yán)格按照格式要求填寫,寫明出發(fā)時(shí)間及實(shí)際返回時(shí)間。第六十六條公司所需派車車輛須報(bào)董事長同意,綜合部負(fù)責(zé)車輛的出借登記。XXX化妝品有限公司行政管理制度第六十八條 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理本部門的鑰匙(包括門、抽屜、柜子等鑰匙),不得任意自制。第六十九條 鑰匙不得擅自借給他人使用,特殊情況需借用鑰匙的,需做好相關(guān)登記(見附23)。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理,任何人不得私自配制,違者一經(jīng)查出,每次處以500元的罰款。第十三章 檔案管理規(guī)定第七十一條 檔案管理:由綜合部負(fù)責(zé)歸口管理。第七十三條 檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報(bào)綜合部備案的,應(yīng)安排專人整理,于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部,并辦理簽收登記手續(xù)。二、及各部門上報(bào)文件。三、文件的檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)整理、保管,并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案(含電子版)報(bào)送至公司綜合部備案。五、公司綜合部必須及時(shí)補(bǔ)充完善員工成長檔案。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。:員工任職材料(求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動(dòng)材料、勞動(dòng)關(guān)系聲明、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)協(xié)議、身份證(復(fù)印件)等相關(guān)材料)員工考評(píng)材料(員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評(píng)定、參與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料)員工獎(jiǎng)罰材料(公司以正式發(fā)文形式對其進(jìn)行通報(bào)表彰或批評(píng)的文件、榮譽(yù)證書(復(fù)印件);黨政部門或社會(huì)團(tuán)體所授予的聘書、榮譽(yù)證書(復(fù)印件)等相關(guān)材料)員工資證材料(所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等(復(fù)印件)相關(guān)材料)員工綜合材料(反映員工成長信息的其他材料); ; ; ; 。:; ; ; ;、材料; ; ; ; ; ; ; 。: ; ; ; ; 、傳真; ; 。四、每個(gè)檔案盒上必須填上檔案層級(jí)、類別、起止時(shí)間并按序號(hào)填寫檔案盒內(nèi)的文件名。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料,如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等,必須用文件冊裝存,其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。八、會(huì)計(jì)檔案的保管按財(cái)務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。一、永久保管的檔案:凡是對公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件材料,以及在維XXX化妝品有限公司行政管理制度護(hù)公司等方面具有永久性憑證價(jià)值和文化價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。第七十六條 檔案的密級(jí)確定(參照《保密管理規(guī)定》)。二、檔案歸還:公司檔案室的檔案辦理借出后,借出人必須在一個(gè)月內(nèi)交還。借閱者要愛護(hù)檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。三、公司員工調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案需經(jīng)檔案保管人同意,如需復(fù)印會(huì)計(jì)資料需經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意,外單位人員調(diào)閱、復(fù)印、
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