【正文】 多可借閱兩冊，借閱時間不得超過一個月，如有特殊事由需續(xù)借者，務(wù)必辦理續(xù)借手續(xù)。五、員工所借圖書，如遇清點或公務(wù)上需參考時必須隨時收回，借書人不得拒絕。第三十四條 各部門訂閱的報刊、雜志需由綜合部指派專人收發(fā)。第三十六條 員工調(diào)崗、離職時，還清所借閱圖書、資料后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。第七章 物品管理規(guī)定為更好的控制公司的辦公成本，合理使用辦公費用，規(guī)范辦公用品的采購和領(lǐng)用，特制定本規(guī)定。二、低值易耗品：不屬于固定資產(chǎn)，但價值較高或使用時間較長的物品，如鐵皮柜、打印機等。（一）耐用辦公用品包括計算器、裁紙刀、剪刀、筆筒、直尺、訂書機、卷筒紙盒、檔案（文件）盒、書立、垃圾桶、煙灰缸、電話機等。：透明膠、膠水、水性筆（芯）、圓珠筆（芯）、鉛筆、釘書針、卷筒紙、面巾紙、檔案袋、文件夾、回形針、大頭針、鐵夾、筆記本、熒光筆、橡皮、涂改液、裝訂夾、光盤等。二、辦公用品的采購（一）定點采購原則由綜合管理部和成本合約部視情況在每年年初進(jìn)行市場詢價比較后，確認(rèn)23家作為定點采購單位。采購時間一般為每季度第一個月的10日前，可根據(jù)具體情況調(diào)整。綜合部根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果，比照常備辦公用品庫存情況對需采購的物品進(jìn)行調(diào)劑，對庫存緊張或無庫存的物品可進(jìn)行補充性采購。（四）預(yù)算內(nèi)日常應(yīng)急性采購在日常工作期間，如各部門需在預(yù)算內(nèi)應(yīng)急采購無庫存或庫存緊缺的物品，須填寫庫存外(預(yù)算內(nèi))辦公用品申購表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，報董事長核同意后，由文員聯(lián)系定點供應(yīng)商落實采購。三、大宗物品的采購達(dá)到招標(biāo)要求的須按招標(biāo)管理規(guī)定辦理，未達(dá)到招標(biāo)規(guī)定要求的需要進(jìn)行多家詢價，力求價廉物美。四、特殊物品無法統(tǒng)一采購時，必須事前征得分管領(lǐng)導(dǎo)同意后方可自行采購。六、采購單件物品在500元以上的，必須填寫呈批件，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后,由招投標(biāo)采購專員進(jìn)行采購。二、常備辦公用品庫由文員擔(dān)任保管責(zé)任人，具體負(fù)責(zé)辦公用品采購計劃XXX化妝品有限公司行政管理制度 的收集、匯總、統(tǒng)計、分析，辦公用品采購工作的實施，辦公用品的入庫登記、保管、分發(fā)以及各類相關(guān)報表的制作等工作。二、領(lǐng)用新購固定資產(chǎn)時，領(lǐng)用人必須在《出入庫單》中“保管人”一欄簽字，經(jīng)綜合部經(jīng)理和保管人簽字后方可領(lǐng)用，并由保管人將《出入庫單》送財務(wù)部登記備案。四、耐用辦公用品于員工入職時，由員工本人向綜合部按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用，原則上不再增補，若破損、殘舊需更換的必須以舊換新重新辦理領(lǐng)用手續(xù)；發(fā)生遺失的，由領(lǐng)用人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（見附件10）中“備注”欄寫明原因并辦理領(lǐng)用手續(xù)。六、領(lǐng)用低值易耗品時領(lǐng)用人必須在《低值易耗品領(lǐng)用登記表》（見附件11）中簽字確認(rèn)，特殊情況如由各部門自行購買的低值易耗品，必須到綜合部辦理登記備案；發(fā)生遺失或損壞的，需向綜合部報告并簽字確認(rèn)。八、部分辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)（一）水性筆：員工入職時領(lǐng)取1支；（二）反尾夾：各部門每半年各型號限領(lǐng)一盒； XXX化妝品有限公司行政管理制度（三）皮質(zhì)筆記本：經(jīng)理級以上人員每半年限領(lǐng)一本，對基層員工不提供皮質(zhì)筆記本；（四）普通軟抄筆記本：基層員工每人每半年限領(lǐng)一本；（五）水性筆芯：每人每次限領(lǐng)1支；（六）耐用辦公用品：員工入職時按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取。如因調(diào)崗或離職須移交固定資產(chǎn)價值較高的低值易耗品給其他人員的，由綜合部組織驗收后，確認(rèn)無誤后，方可辦理移交手續(xù)；如移交清單中發(fā)生物品損壞或遺失的，根據(jù)財務(wù)部意見辦理責(zé)任人賠償事宜。二、辦公用品應(yīng)由綜合部每月進(jìn)行數(shù)量、金額統(tǒng)計后報財務(wù)部備案（見附件12）三、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品使用地點發(fā)生變化時，綜合部和財務(wù)部應(yīng)及時更正有關(guān)備案資料，保證帳、卡、物一致。五、固定資產(chǎn)和價值較高的低值易耗品如需搬出辦公場所時，須填寫《放XXX化妝品有限公司行政管理制度行條》（見附件13），報部門領(lǐng)導(dǎo)及綜合部經(jīng)理同意后方可搬離。六、管理人員違反規(guī)定致使物品流失的，由其本人負(fù)責(zé)追回，無法追回造成公司損失的，由責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償?？讨茊挝?、部門及有關(guān)業(yè)務(wù)專用印章，必須有上報批準(zhǔn)的正式公文，由需要刻章的單位提出申請，并詳細(xì)寫明印章的樣式、規(guī)格和名稱，報公司領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。二、刻好的印章詳細(xì)登記印章刻制單位、使用單位、啟用日期、保管人員，并留下印模，作為鑒別真?zhèn)蔚囊罁?jù)。四、印章如因各種原因報廢停止使用時，由綜合部將原印章收回封存或銷毀，并將印章停用日期、收繳部門、收繳人姓名、收繳日期、封存或銷毀人姓名及日期等登記存檔備案。二、財務(wù)專用章、法定代表人印鑒由法定代表人授權(quán)財務(wù)部負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)保XXX化妝品有限公司行政管理制度管。四、保管人員變動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)并提交綜合部備案。二、合同專用章“合同專用章”主要用于公司對外簽訂的一切合同。四、法定代表人印鑒“法定代表人印鑒”主要用于需要法定代表人簽字的協(xié)議、文件等書面文本，由法定代表人審批后方可使用。XXX化妝品有限公司行政管理制度（二）財務(wù)相關(guān)文件：如報表、投融資須提供的材料等財務(wù)相關(guān)文件，由公司財務(wù)總監(jiān)（分管財務(wù)、成本）審批方可使用。如員工因私辦理個人業(yè)務(wù)需要蓋章的，如收入證明、在職證明等還需填寫《XXX化妝品年有限公司用印審批表》，經(jīng)相關(guān)部門審核后方可蓋章。（五）勞動合同:由董事長或董事長授權(quán)的人員簽批方可蓋章。二、檔案留存（一）用印憑據(jù)：《用印審批登記表》、《合同審批登記表》或領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文件的原件交綜合部留存；（二）用印材料：所有對相關(guān)單位的正式發(fā)文、合同（協(xié)議）或其他重要文件都必須在綜合部留存原件一份以上（含對方簽收件），其他相關(guān)部門根據(jù)需要留存復(fù)印件；合同（協(xié)議）還須將電子版發(fā)至綜合部備案。三、公司所有印章均不允許蓋在空白紙和空白介紹信上，特殊情況需在空白紙或空白介紹信上蓋章須報請經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)審批，由批準(zhǔn)人承擔(dān)連帶責(zé)任擔(dān)保。對不符合用章規(guī)定的合同（協(xié)議）、介紹信、公函等文件，印章保管人有權(quán)拒絕蓋印。XXX化妝品有限公司行政管理制度（二）如因特殊工作情況需要，經(jīng)業(yè)務(wù)發(fā)生部門負(fù)責(zé)人申請，填寫《印章借出審批表》（詳見附件17），可辦理相關(guān)印章借出手續(xù)。（三）印章借出人為臨時保管責(zé)任人，其應(yīng)為公司正式員工，在保管印章過程中，須按照公司制度要求，履行印章保管責(zé)任，正確、規(guī)范實施用印。第四十八條 其他（一）啟用其他業(yè)務(wù)章，應(yīng)同時制訂適用范圍，并以公司正式發(fā)文形式周知。（三）對外行政工作應(yīng)使用公司公章。第九章 文印管理規(guī)定第四十九條 公司文件的打印、復(fù)印、傳真，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由指定承辦人負(fù)責(zé)文件的打印、復(fù)印、傳真。第五十條 私人資料不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機傳遞。第五十二條 承辦人員在接收傳真后應(yīng)及時送達(dá)收件人,因接收文件、傳真疏忽造成文件、傳真件未能及時送達(dá)的,或未送達(dá)的,視造成損失程度給予處罰。第五十四條 作廢文件，須用碎紙機粉碎處理，不可隨便放臵。由董事出席會議，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議由董事會秘書負(fù)責(zé)組織落實。會議由總經(jīng)理決定召開或由經(jīng)營班子提議召開，公司經(jīng)營班子成員出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。各類會議的承辦部門為綜合部，其中業(yè)務(wù)會議由主管該項業(yè)務(wù)的部門負(fù)責(zé)組織，綜合部協(xié)助。由公司相關(guān)部門提出，經(jīng)營班子分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后召開。（四）公司各部門或內(nèi)部工作會議由各部門負(fù)責(zé)人召集并確定出席及列席人選，需要公司領(lǐng)導(dǎo)參加會議的，須向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，確定參加時間及事項。二、會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/列席），需準(zhǔn)備資料以及通知方法和途徑。三、會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議組織部門應(yīng)提前通知參會人員，并根據(jù)本管理辦法重新組織、布臵會場。二、會議主持人、召集部門及與會人員都應(yīng)分別做好有關(guān)準(zhǔn)備工作，包括擬好會議時間、議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、填寫會議通知單通知與會人員等。三、會議場所提前布臵，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。四、會場布臵、會議材料、用品準(zhǔn)備和會后處臵由指定的會務(wù)人員負(fù)責(zé)。如要求同時進(jìn)行多個會XXX化妝品有限公司行政管理制度議的，由公司綜合部根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第五十八條會議形成的決議，會議主持人要明確任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任者，監(jiān)督實施，保證落實。二、如需形成會議紀(jì)要的，會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原始記錄，按照公司發(fā)文的審批程序，需由與會人員在會議紀(jì)要上簽名的，會議記錄員須及時督促簽署，并提請公司總經(jīng)理簽發(fā)。第六十條 會議考勤、秩序、違紀(jì)、監(jiān)督檢查一、與會人員應(yīng)提前到會，會議過程禁止吸煙，不得喧嘩，不得來回走動，不得無故遲到、早退或缺席。二、遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進(jìn)行。認(rèn)真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。五、公司綜合部負(fù)責(zé)對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進(jìn)行監(jiān)督檢查。七、接到會議通知后如有特殊情況需請假的員工,必須在會議召開半個小時前向分管經(jīng)營班子或總經(jīng)理書面請假，并立即報公司綜合部備案，緊急情況可先口頭請假，會后補辦假條。八、公司組織的培訓(xùn)活動參照第六點，第七點執(zhí)行。十、會議決策的執(zhí)行情況由會議主持部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。第六十二條 出車管理一、在日常工作中，以下情況可安排用車：（一）財務(wù)部其他因公存、取現(xiàn)金伍仟元以上的業(yè)務(wù)（特殊情況另行處理）；（二）需要到較遠(yuǎn)地方辦理的工作業(yè)務(wù)； XXX化妝品有限公司行政管理制度（三）因公運輸拾公斤以上物品；（四）前往無公交車到達(dá)的地點辦理業(yè)務(wù)；（五）公司經(jīng)營班子以上領(lǐng)導(dǎo)特許的緊急事務(wù)；（六）公司集體活動統(tǒng)一用車。如因緊急公務(wù)需要且無車輛可調(diào)派的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，綜合部確認(rèn)后，員工可搭乘出租車出行，費用列入所在部門辦公管理費用。（一）有政府相關(guān)部門或重要合作單位人員需陪同前往。第六十五條《派車單》必須嚴(yán)格按照格式要求填寫，寫明出發(fā)時間及實際返回時間。第六十六條公司所需派車車輛須報董事長同意，綜合部負(fù)責(zé)車輛的出借登記。XXX化妝品有限公司行政管理制度第六十八條 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理本部門的鑰匙（包括門、抽屜、柜子等鑰匙），不得任意自制。第六十九條 鑰匙不得擅自借給他人使用，特殊情況需借用鑰匙的，需做好相關(guān)登記（見附23）。公共區(qū)域的鑰匙由綜合部統(tǒng)一管理，任何人不得私自配制，違者一經(jīng)查出，每次處以500元的罰款。第十三章 檔案管理規(guī)定第七十一條 檔案管理：由綜合部負(fù)責(zé)歸口管理。第七十三條 檔案的收集一、公司各部門的重要檔案需報綜合部備案的，應(yīng)安排專人整理，于每年2月10日前將檔案、檔案目錄及電子版移交綜合部，并辦理簽收登記手續(xù)。二、及各部門上報文件。三、文件的檔案由檔案管理人員負(fù)責(zé)整理、保管，并于每年2月10日前將上一年檔案目錄、營銷類及其他重要合同、文件等檔案（含電子版）報送至公司綜合部備案。五、公司綜合部必須及時補充完善員工成長檔案。二、各種檔案資料按業(yè)務(wù)類別分類。：員工任職材料（求職材料、入職申請表、面試登記表、錄用審核表、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正審批表、員工異動材料、勞動關(guān)系聲明、勞動合同、培訓(xùn)協(xié)議、身份證（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工考評材料（員工績效考核、任職條件考核、工作述職、崗位評定、參與公司內(nèi)外培訓(xùn)及考試等相關(guān)材料）員工獎罰材料（公司以正式發(fā)文形式對其進(jìn)行通報表彰或批評的文件、榮譽證書（復(fù)印件）；黨政部門或社會團(tuán)體所授予的聘書、榮譽證書（復(fù)印件）等相關(guān)材料）員工資證材料（所擁有的專業(yè)資格證、職稱證、學(xué)歷證等（復(fù)印件）相關(guān)材料）員工綜合材料（反映員工成長信息的其他材料）； ； ； ； 。：； ； ； ；、材料； ； ； ； ； ； ； 。： ； ； ； ； 、傳真； ； 。四、每個檔案盒上必須填上檔案層級、類別、起止時間并按序號填寫檔案盒內(nèi)的文件名。六、不能裝訂的有關(guān)文件資料，如營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證書等，必須用文件冊裝存，其文件冊上必須注明袋內(nèi)物品的名稱。八、會計檔案的保管按財務(wù)相關(guān)管理制度執(zhí)行。一、永久保管的檔案：凡是對公司有長遠(yuǎn)利用價值的文件材料，以及在維XXX化妝品有限公司行政管理制度護(hù)公司等方面具有永久性憑證價值和文化價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。第七十六條 檔案的密級確定（參照《保密管理規(guī)定》）。二、檔案歸還：公司檔案室的檔案辦理借出后，借出人必須在一個月內(nèi)交還。借閱者要愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。三、公司員工調(diào)閱會計檔案需經(jīng)檔案保管人同意，如需復(fù)印會計資料需經(jīng)財務(wù)經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)同意，外單位人員調(diào)閱、復(fù)印、摘錄會計檔案，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；會計檔案原則上不得外借，確屬特殊需要,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第七十八條 檔案保管一、檔案管理人員必須精心管理檔案，不得讓無關(guān)人員查閱檔案，不得口頭向外泄露有關(guān)檔案秘密。二、檔案管理人員必須定時對檔案進(jìn)行檢查，根據(jù)季節(jié)變化或具體環(huán)境放XXX化妝品有限公司行政管理制度臵防潮劑。三、檔案室必須配臵滅火器，防止火災(zāi)事故。任何檔案、文件、資料一經(jīng)簽收，不論是電子版或紙質(zhì)版，接收人或借閱人如出現(xiàn)檔案資料遺失情況，必須及時報告本部門負(fù)責(zé)人和綜合部負(fù)責(zé)人，并負(fù)責(zé)在指定的時間內(nèi)追蹤查找。各部門人員的檔案列入離職移交物品范圍，由離職人員的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。二、公司保密等級級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。三、公司保密等級的確定：（一）公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；（二）公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議紀(jì)錄、公司經(jīng)營情況為機密級；（三）公司的人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息為秘密。除有特別規(guī)定的以外，絕密級不超過30年，機密級不超過20年，秘密級不超過10年。五、一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍；如屬不鼓勵對外公開的內(nèi)容，僅限公司員工知曉。二、公司秘密事項，應(yīng)當(dāng)依據(jù)保密范圍的規(guī)定及時確定密級，最遲不得超過十日。四、屬于公司秘密的文件、資料和物品，由責(zé)任部門標(biāo)明密級和保密期限。五、