行政前臺工作流程-在線瀏覽
2024-10-25 02:11本頁面
【正文】 多的首飾，首飾應和著裝相互配合。三、郵件、信件的收發(fā)詳細記錄每日信件、郵件的收發(fā)情況，負責送信件、郵件的保安和簽收信件、郵件的員工都要做登記并簽字；如接收人不在公司，要及時電話通知，并記其返回時間，及時送予并簽收；如接收人不是大樓內(nèi)辦公人員，要及時電話通知，與其接洽好簽收時間來簽收郵件或信件；如無法聯(lián)系接收人，應及時通知行政管理部部長。面向來訪者點頭微笑致意：“您好，請問您找哪一位？、請問您是哪家公司？、請問貴姓？”如果正在打字應立即停止，即使是在打電話也要對來客點頭示意；登記《客戶來訪登記薄》，弄清來訪者身份和意圖。如果要找的人正在忙，可以請來訪者稍等或引領來訪者到洽談室或會議室等候，用規(guī)范的儀態(tài)（手勢指引或起身帶位）引領來訪者入座，并倒水給客人。若來訪者未預約或是初次拜訪，不得將公司領導的各種聯(lián)系方式隨意告訴素不相識的人，若有事宜，盡量選用轉(zhuǎn)告方式；如果來訪者知道找誰，但未預約來訪時，不要直接回答要找的人在或不在，而要告訴對方：讓我看看他是否在，要打電話給相關同事或領導。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為下一步的處理留下了余地。五、帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢在走廊的引導方法：接待人員在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)；在樓梯的引導方法：當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓，應該是接待人員走在前面，客人走在后面，上下樓時，接待人員應該注意客人的安全。七、對內(nèi)接待早上上班主動向同事問好，下班時也主動向同事告別。前臺要隨時保持有人在位置上，如遇臨時有事要離開，需主動交其他同事幫忙接電話或接待來訪客人。八、電話的接聽和記錄接聽電話應熱情，使用普通話和禮貌用語。應調(diào)整好表情，使用禮貌用語如“謝謝您”“請問有什么可以幫您嗎？”“不用謝”等。首先要說“您好，內(nèi)蒙古日新投資集團有限公司”要勤說“請問、請稍等”之類的謙詞。轉(zhuǎn)接電話時，要禮貌的說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。如果是做廣告的或變相做廣告之類的電話，應用禮貌的借口掛掉電話，或轉(zhuǎn)接到相關部門；在打電話和接電話過程中都應牢記讓客戶先收線。因此，在電話即將結(jié)束時，應禮貌的請客戶先收線，這時再掛電話；在與客戶進行電話溝通過程中需要做必要的文字記錄，電話接聽完畢之前，不要忘記復誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。九、文件的收發(fā)（一）紙質(zhì)文件的收發(fā)前臺收/發(fā)文件應及時在《收文明細》、《發(fā)文明細》中登記文件收、發(fā)文件的時間、收/發(fā)單位、項目名稱、收/發(fā)內(nèi)容等；并簽字，發(fā)文中還需要求收件人簽字；前臺向收/發(fā)件單位確定所收/發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字；前臺復印2份，1份交項目負責人，1份交總經(jīng)理；前臺將原件交檔案管理員存檔，并要求檔案管理員簽字確認。前臺根據(jù)簽收文件人留下的電話致電確認文件的齊全及達到；將《收文明細》/《發(fā)文明細》以及《文件外送單》分別按項目分類交檔案管理員歸檔。（二）電子文件的收發(fā)前臺需詢問所收/發(fā)文件的相關內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等；在電腦上建立新文件夾，如：“年月日_收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收”、“發(fā)”的文件夾，然后在“收”、“發(fā)”的文件夾中建一個“年月日_項目名稱”的文件夾；將接收/發(fā)送文件存放至電腦相關項目文件夾中，并同樣在《收文明細》、《發(fā)文明細》中記錄，收、發(fā)方式在備注中注明；及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關項目負責人，并確認對方收到；當天工作結(jié)束后，將接收/發(fā)送的文件發(fā)至檔案管理員，由其整理后存至服務器相應項目文件夾中。十、辦公室臨時安排的其他工作
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